Gestionar proyectos

En OpenProject puede crear proyectos para colaborar con los miembros de su equipo, hacer un seguimiento de los problemas, documentar y compartir información con las partes interesadas, organizar cosas. Un proyecto es una forma de estructurar y organizar su trabajo en OpenProject.

Sus proyectos pueden estar disponibles de forma pública o interna. OpenProject no limita el número de proyectos, ni en Community ni en Enterprise Cloud ni en Enterprise On-Premises.

Tema	Contenido
Seleccione un proyecto	Abra un proyecto en el que desee trabajar.
Crear un nuevo proyecto	Descubra cómo crear un nuevo proyecto en OpenProject.
Crear un subproyecto	Cree un subproyecto de un proyecto existente.
Estructura del proyecto	Descubra cómo establecer una estructura de proyecto.
Configuración del proyecto	Configure otros ajustes para sus proyectos, como la descripción, la estructura jerárquica del proyecto o su carácter público.
Cambiar la jerarquía del proyecto	Puede cambiar la jerarquía seleccionando el proyecto principal («subproyecto de»).
Establecer un proyecto como público	Haga que un proyecto sea accesible para (al menos) todos los usuarios de su instancia.
Crear una plantilla de proyecto	Configure un proyecto y establézcalo como plantilla para copiarlo en futuros proyectos.
Utilizar una plantilla de proyecto	Cree un nuevo proyecto basado en un proyecto de plantilla existente.
Copiar un proyecto	Copie un proyecto existente.
Archivar un proyecto	Descubra cómo archivar los proyectos finalizados.
Eliminar un proyecto	Cómo eliminar un proyecto.
Lista de proyectos	Obtenga una visión general de todos sus proyectos en la lista de proyectos.
Exportar lista de proyectos	Puede exportar la lista de proyectos a XLS o CSV.
Informes generales del proyecto	Cómo crear informes globales para varios proyectos.

Este vídeo está disponible en inglés.

Seleccione un proyecto

Descubra en nuestra Guía de iniciación cómo abrir un proyecto existente en OpenProject.

Crear un nuevo proyecto

Descubra en nuestra Guía de iniciación cómo crear un nuevo proyecto en OpenProject.

Crear un subproyecto

Para crear un subproyecto para un proyecto existente, vaya a Configuración del proyecto -> Información y pulse el botón verde + Subproyecto.

A continuación, siga las instrucciones para crear un nuevo proyecto.

Estructura del proyecto

Los proyectos construyen una estructura en OpenProject. Puede tener proyectos principales y subproyectos. Un proyecto puede representar una unidad organizativa de una empresa, por ejemplo, para tener asuntos separados:

• Empresa (proyecto principal)
  • Marketing (Subproyecto)
  • Ventas
  • RR. HH.
  • TI
  • …

Además, los proyectos pueden ser para equipos globales que trabajen en un tema:

• Lanzar un nuevo producto
  • Diseño
  • Desarrollo
  • …

O bien, un proyecto puede ser para separar productos o clientes.

• Producto A
  • Cliente A
  • Cliente B
  • Cliente C

OpenProject, por ejemplo, utiliza los proyectos para estructurar el desarrollo de los distintos módulos/plugins:

Nota: Tiene que ser miembro de un proyecto para poder ver el proyecto y trabajar en un proyecto.

Configuración del proyecto

Puede especificar otros ajustes avanzados para su proyecto. Navegue hasta la configuración de su proyecto seleccionando un proyecto, y haga clic en -> Configuración del proyecto -> Información.

• Puede definir si el proyecto debe tener un principal seleccionando Subproyecto de. De este modo, podrá cambiar la jerarquía del proyecto.

• Introduzca una descripción detallada de su proyecto.

• Verá el Identificador del proyecto por defecto. El identificador aparecerá en la URL.

Nota: Cambiar el identificador del proyecto mientras ya se está trabajando en él puede tener efectos importantes, por lo que no se recomienda. Por ejemplo, es posible que los repositorios no se carguen correctamente y que los enlaces profundos dejen de funcionar (ya que la URL del proyecto cambia cuando se modifica el identificador del proyecto).

• Puede establecer un proyecto como Público. Esto significa que se puede acceder a él sin necesidad de iniciar sesión en OpenProject.
• Pulse el botón azul Guardar para guardar los cambios.
• Si lo desea, utilice el autocompletador para rellenar los atributos del proyecto.

Obtenga información más detallada sobre la configuración del proyecto aquí.

Cambiar la jerarquía del proyecto

Para cambiar la jerarquía del proyecto, vaya a configuración del proyecto -> Información y cambie el campo Subproyecto de.

Pulse el botón azul Guardar para aplicar los cambios.

Establecer un proyecto como público

Si desea que un proyecto sea público, puede hacerlo marcando la casilla junto a «Público» en la configuración del proyecto ->Información.

Configurar un proyecto como público lo hará accesible a todas las personas dentro de su instancia de OpenProject.

(Si su instancia es accesible sin autenticación esta opción hará que el proyecto también sea visible para el público en general fuera de sus usuarios registrados)

Copiar un proyecto

Puede copiar un proyecto existente navegando hasta los ajustes del proyecto y haciendo clic en Copiar proyecto en la parte superior derecha de la configuración del proyecto.

Dé un nombre al nuevo proyecto. Seleccione qué módulos y ajustes desea copiar y si desea o no notificar a los usuarios por correo electrónico durante la copia. También puede copiar los tableros existentes (aparte del tablero Subproyecto) y el Resumen del proyecto junto con su proyecto.

¡¡Atención!! - Los presupuestos no pueden copiarse, por lo que deben eliminarse previamente de la tabla de paquetes de trabajo. Como alternativa, puede eliminarlos en el módulo Presupuestos y, por tanto, eliminarlos también de los paquetes de trabajo.

Para una mayor configuración abra la Configuración avanzada. Aquí puede especificar (entre otras cosas) la URL (identificador) del proyecto, su visibilidad y su estado. Además, puede establecer valores para los campos personalizados (no mostrados en la captura de pantalla).

A continuación, pulse el botón azul Copiar.

Archivar un proyecto

Para archivar un proyecto, vaya a Configuración del proyecto y pulse el botón Archivar proyecto.

Nota: Esta opción siempre está disponible para los administradores de instancias y proyectos. También puede activarse para roles específicos habilitando el permiso Archivar proyecto para ese rol a través de la página Roles y permisos en la configuración del administrador.

Entonces, el proyecto ya no podrá seleccionarse en la selección de proyectos. Sigue estando disponible en el panel de control Ver todos los proyectos si pone el filtro «Activo» en «desactivado» (mueva el control deslizante hacia la izquierda). También puede desarchivarlo allí, utilizando los tres puntos situados en el extremo derecho de una fila.

Eliminar un proyecto

Si desea eliminar un proyecto, vaya a la Configuración del proyecto. Pulse el botón Borrar proyecto en la parte superior derecha de la página.

También puede eliminar un proyecto a través del resumen de proyectos.

Nota: La eliminación de proyectos solo está disponible para los administradores del sistema.

Lista de proyectos

Para obtener un resumen de todos sus proyectos, pulse el botón Listas de proyectos situado en la parte inferior del menú Seleccione un proyecto del encabezado de navegación superior izquierdo.

Obtendrá entonces una lista de todos sus proyectos en OpenProject. Puede utilizar este resumen de proyectos para crear un panel de control de estado de varios proyectos si incluye sus propios campos personalizados del proyecto, por ejemplo, opciones personalizadas de estado, responsable, duración del proyecto, etc.

Nota: Los campos personalizados del proyecto son una extensión de Enterprise y solo se mostrarán aquí para Enterprise On-Premises y Enterprise Cloud.

Con la flecha de la derecha puede visualizar la descripción del proyecto.

Con el icono horizontal de tres puntos situado a la derecha de la lista puede abrir otras funciones, como crear un nuevo subproyecto, configuración del proyecto, archivar un proyecto, copiar y borrar un proyecto. Tenga en cuenta que debe ser administrador del sistema en OpenProject para acceder a estas funciones. Descubra cómo desarchivar proyectos aquí.

Puede elegir las columnas mostradas por defecto en la Configuración del sistema en la Administración. Para acceder a ella rápidamente, utilice el icono tres puntos verticales situados en la parte superior derecha.

Para cambiar el orden de los campos personalizados (columnas) mostrados siga las instrucciones que aparecen aquí: Mostrar un campo personalizado de proyecto.

Para visualizar los paquetes de trabajo de todos sus proyectos en un diagrama de Gantt haga clic en el icono Abrir como diagrama de Gantt de la parte superior derecha. Se trata de un atajo para llegar rápidamente al informe descrito en el capítulo siguiente. La vista del diagrama de Gantt puede configurarse en la Configuración del sistema en la Administración.

Actividad general

Además de la vista del diagrama de Gantt y la función de filtro para la lista de proyectos, también puede acceder a la actividad de todos los usuarios en todos los proyectos.

Haciendo clic en el botón Actividad general puede abrir una vista en la que se documentan todas las actividades globales más recientes del proyecto. En el menú de la izquierda puede filtrar la actividad por diferentes áreas para controlar, por ejemplo, la actividad de los paquetes de trabajo, las páginas wiki o las reuniones.

Exportar proyectos

Puede exportar la lista de proyectos seleccionando la lista Ver todos los proyectos del desplegable. Para exportar la lista de proyectos, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione > Exportar.

A continuación, puede seleccionar el formato en el que desea exportar la lista de proyectos.

Se puede exportar como .xls o .csv.

Informes generales del proyecto

A menudo necesitará ver información sobre más de un proyecto a la vez y querrá crear informes generales del proyecto.

Haga clic en el icono Módulos con los nueve cuadrados en el encabezado de navegación. Estos son los módulos generales del proyecto en OpenProject.

Aquí encontrará

• La lista global de proyectos
• Las tablas globales de paquetes de trabajo (véase más abajo)
• El resumen global de noticias
• El módulo global de tiempo y costes

Tablas globales de paquetes de trabajo

Seleccione Paquetes de trabajo en el menú desplegable Módulos de la parte superior derecha (nueve cuadrados). Ahora verá todos los paquetes de trabajo de los proyectos para los que tiene los permisos necesarios.

En esta lista general del proyecto, puede buscar, filtrar, agrupar por, ordenar, resaltar y guardar vistas del mismo modo que en la tabla de paquetes de trabajo de cada proyecto.

Puede agrupar por proyectos haciendo clic en el encabezado de la tabla de paquetes de trabajo junto a PROYECTO y seleccionando Agrupar por. Colapsar los grupos le permitirá obtener una vista general de los hitos agregados de los proyectos, tal y como se describe aquí.