Projekte verwalten

In OpenProject können Sie Projekte erstellen, um mit Ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, gemeinsam Lösungen für Probleme zu finden, Aufgaben zu organisieren, Dokumente zu verwalten und Informationen mit Stakeholdern zu teilen. Mit einem Projekt können Sie Ihre Arbeit in OpenProject strukturieren und organisieren.

Ihre Projekte können öffentlich oder intern verfügbar sein. Die Anzahl an Projekte ist weder in der Community Edition noch in der Enterprise Cloud oder in der Enterprise On-premises Edition limitiert.

Thema	Inhalt
Projekt auswählen	Öffnen Sie ein Projekt, an dem Sie arbeiten möchten.
Ein neues Projekt erstellen	Erfahren Sie, wie Sie ein neues Projekt in OpenProject erstellen.
Unterprojekte erstellen	Erstellen Sie ein Unterprojekt eines existierenden Projekts.
Projektstruktur	Erfahren Sie, wie Sie eine Projektstruktur einrichten.
Projektkonfiguration	Konfigurieren Sie weitere Einstellungen für Ihre Projekte, wie die Beschreibung, die Projekthierarchiestruktur oder die Öffentlichkeit des Projektes.
Projekthierarchie ändern	Sie können die Hierarchie ändern, indem Sie das übergeordnete Projekt (“Unterprojekt von”) ändern.
Ein Projekt auf öffentlich stellen	Stellen Sie ein Projekt (zumindest für alle Benutzer:innen in Ihrer Instanz) öffentlich zur Verfügung.
Erstellen Sie eine Projektvorlage	Konfigurieren Sie ein Projekt und legen Sie es als Vorlage für zukünftige Projekte fest.
Verwenden Sie die Projektvorlage	Erstellen Sie ein neues Projekt basierend auf einer bestehenden Projektvorlage.
Projekt kopieren	Kopieren Sie existierendes Projekt.
Projekt archivieren	Erfahren Sie, wie Sie abgeschlossene Projekte archivieren.
Ein Projekt löschen	So löschen Sie ein Projekt.
Projektliste	Erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Projekte in der Projektliste.
Projektliste exportieren	Sie können die Projektliste als XLS oder CSV exportieren.
Projektübergreifende Berichte	Erfahren Sie wie Sie projektübergreifende Berichte über mehrere Projekte erstellen können.

Dieses Video ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Projekt auswählen

Erfahren Sie in unserem Grundlagenhandbuch wie man ein bestehendes Projekt in OpenProject öffnet.

Ein neues Projekt erstellen

Erfahren Sie in unserem Grundlagenhandbuch wie man ein neues Projekt in OpenProject anlegt.

Unterprojekte erstellen

Um ein Unterprojekt für ein bestehendes Projekt zu erstellen, navigieren Sie zu den Projekteinstellungen -> Informationen und klicken Sie auf den grünen Button + Unterprojekt.

Folgen Sie dann der Anleitung zur Erstellung eines neuen Projektes.

Projektstruktur

Mit Projekten bauen Sie eine Struktur in OpenProject auf. Sie können übergeordnete Projekte und Unterprojekte anlegen. Ein Projekt kann eine Abteilung eines Unternehmens darstellen, um z.B. eine fachliche Separierung zu erschaffen:

• Firma (Eltern-Projekt)
  • Marketing (Unterprojekt)
  • Verkauf
  • Personalmanagement
  • IT
  • …

Außerdem können Projekte für übergreifende Teams erstellt werden, die gemeinsam an einem Thema arbeiten:

• Ein neues Produkt starten
  • Design
  • Entwicklung
  • …

Oder Sie erstellen ein Projekt um Produkte oder Kund:innen zu verwalten.

• Produkt A
  • Kundin A
  • Kunde B
  • Kundin C

OpenProject verwendet die Projekte zum Beispiel, um die Entwicklung verschiedener Module, Plugins und Features zu strukturieren:

Bitte beachten: Sie müssen ein Mitglied eines Projekts sein, um das Projekt sehen und darin arbeiten zu können.

Projektkonfiguration

In der Projektkonfiguration können Sie weitere erweiterte Einstellungen festlegen. Navigieren Sie zur Projektkonfiguration, indem Sie ein Projekt wählen und anschließend auf -> Projekteinstellungen -> Informationen klicken.

• Sie können festlegen, ob das Projekt einen Elternteil haben soll, indem Sie Unterprojekt von auswählen. Auf diesem Weg können Sie die Projekthierarchie bearbeiten.

• Geben Sie eine detaillierte Beschreibung für Ihr Projekt an.

• Hier sehen Sie die Standard-Projektkennung. Der Kennung wird in der URL angezeigt.

Anmerkung: Das Ändern der Projektkennung eines bereits bearbeiteten Projektes kann große Auswirkungen auf die Zusammenarbeit haben und wird daher nicht empfohlen. Zum Beispiel werden Repositories möglicherweise nicht korrekt geladen und Deep Links funktionieren nicht mehr (da sich die Projekt-URL ändert, wenn die Projektkennung geändert wird).

• Sie können ein Projekt auf öffentlich setzen. Dies bedeutet, dass auf das Projekt ohne Anmeldung bei OpenProject zugegriffen werden kann.
• Klicken Sie auf den blauen Button Speichern um Ihre Änderungen zu sichern.
• Wenn Sie möchten, verwenden Sie die Autovervollständigung, um die Projekt-Attribute auszufüllen.

Detailliertere Informationen zu den Projekteinstellungen finden Sie hier.

Projekthierarchie ändern

Um die Hierarchie des Projekts zu ändern, gehen Sie zu den Projekteinstellungen -> Informationen und ändern Sie die Information im Unterprojekt von Feld.

Klicken Sie auf den blauen Button Speichern um Ihre Änderungen zu sichern.

Ein Projekt auf öffentlich setzen

Wenn Sie ein Projekt auf öffentlich setzen wollen, klicken Sie in den Projekteinstellungen ->Informationen das Kästchen neben “Öffentlich” an.

Wenn Sie ein Projekt auf öffentlich setzen, ist es für alle Personen innerhalb Ihrer OpenProject-Instanz zugänglich.

(Sollte Ihre Instanz ohne Authentifizierung zugänglich sein, macht diese Option das Projekt auch für die Allgemeinheit außerhalb Ihrer registrierten Benutzer:innen sichtbar)

Projekt kopieren

Sie können ein bestehendes Projekt kopieren, indem Sie zu den Projekteinstellungen navigieren und oben rechts in den Projekteinstellungen auf Projekt kopieren klicken.

Geben Sie dem neuen Projekt einen Namen. Wählen Sie aus, welche Module und Einstellungen Sie kopieren möchten und ob Sie die Projektmitglieder während des Kopiervorgangs per E-Mail benachrichtigen möchten oder nicht. Sie können auch bestehende Boards (mit Ausnahme des Subprojekt-Boards) und die Projektübersicht mit Ihrem Projekt kopieren.

Achtung!!! - Budgets können nicht kopiert werden, daher müssen sie vorher aus der Arbeitspaket-Tabelle entfernt werden. Alternativ können Sie diese im Budget-Modul löschen und somit auch aus den Arbeitspaketen entfernen.

Zur weiteren Konfiguration öffnen Sie die erweiterten Einstellungen. Hier können Sie unter anderem die URL (Kennung) des Projekts, seine Sichtbarkeit und seinen Status festlegen. Außerdem können Sie Werte für selbstdefinierte Felder festlegen (im Screenshot nicht dargestellt).

Drücken Sie den blauen Button Speichern.

Projekt archivieren

Um ein Projekt zu archivieren, navigieren Sie zu den Projekteinstellungen und klicken Sie auf den Button Projekt archivieren.

Hinweis: Diese Option ist immer für Mitglieder der Instanz- und Projekt-Administration verfügbar. Es kann auch für bestimmte Rollen aktiviert werden, indem die Berechtigung zur Projektarchivierung für diese Rolle über die Einstellungen für Rollen und Berechtigungen in den Administrations-Einstellungen aktiviert wird.

Anschließend kann das Projekt nicht mehr aus der Projektauswahl ausgewählt werden. Es ist immer noch im Alle Projekte anzeigen-Dashboard verfügbar, wenn Sie den “Aktiv”-Filter auf “aus” setzen (Schieberegler nach links verschieben). Dort können Sie die Archivierung auch wieder aufheben, indem Sie auf die drei Punkte am rechten Ende einer Zeile klicken und “Entarchivieren” auswählen.

Ein Projekt löschen

Wenn Sie ein Projekt löschen möchten, navigieren Sie bitte zu der Projektkonfiguration. Klicken Sie auf den Button Projekt löschen oben rechts auf der Seite.

Sie können ein Projekt auch über die Projektübersicht löschen.

Hinweis: Das Löschen von Projekten ist nur für Systemadmins möglich.

Projektliste

Um eine Übersicht über alle Ihre Projekte zu erhalten, klicken Sie auf den Button Projektliste am unteren Ende des Projektauswahlmenüs oben links.

Sie erhalten dann eine Liste aller Ihrer Projekte in OpenProject. Sie können diese Projektübersicht verwenden, um ein Multiprojekt-Status-Dashboard zu erstellen, wenn Sie Ihre eigenen selbstdefinierten Projektfelder einfügen, wie z.B. selbstdefinierte Statusoptionen, Projektleitung, Projektdauer und mehr.

Bitte beachten Sie: Selbstdefinierte Projektfelder sind ein Enterprise Add-on und werden hier nur für Enterprise On-premises und Enterprise Cloud angezeigt.

Mit dem Pfeil auf der rechten Seite können Sie die Projektbeschreibung anzeigen.

Mit dem horizontalen Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite der Liste können Sie weitere Funktionen öffnen, über die Sie z.B. ein neues Unterprojekt erstellen, Projekteinstellungen vornehmen, ein Projekt archivieren, ein Projekt kopieren und löschen können. Bitte beachten Sie, dass Sie Systemadministrations-Berechtigungen in OpenProject benötigen, um auf diese Funktionen zugreifen zu können. Wie Sie die Archivierung von Projekten aufheben können, erfahren Sie hier.

Die standardmäßig angezeigten Spalten können Sie in den Systemeinstellungen in der Administration auswählen. Um schnell darauf zuzugreifen, verwenden Sie das vertikale Symbol mit den drei Punkten oben rechts.

Um die Reihenfolge der angezeigten selbstdefinierten Felder (Spalten) zu ändern, folgen Sie diesen Anweisungen: Anzeige eines selbstdefinierten Projektfeldes.

Um die Arbeitspakete all Ihrer Projekte in einem Gantt-Diagramm anzuzeigen, klicken Sie auf Als Gantt-Ansicht öffnen rechts oben in der Projektliste. Dies ist eine Abkürzung, um schnell zu dem Bericht zu gelangen, der im Kapitel unten erläutert wird. Die Gantt-Diagrammansicht kann in den Systemeinstellungen in der Administration konfiguriert werden.

Aktivität aller Projekte anzeigen

Neben der Gantt-Diagrammansicht und der Filterfunktion für die Projektliste können Sie auch auf die Aktivitäten aller Mitglieder in allen Projekten zugreifen.

Indem Sie auf Aktivität aller Projekte anzeigen klicken, öffnen Sie eine Ansicht, in der alle aktuellen globalen Projektaktivitäten dokumentiert sind. Im Menü auf der linken Seite können Sie die Aktivität nach verschiedenen Bereichen filtern, um sie zu kontrollieren, z.B. die Aktivität von Arbeitspaketen, Wiki-Seiten oder Meetings.

Projekte exportieren

Sie können die Projektliste exportieren, indem Sie Projektliste aus dem Dropdown-Menü auswählen. Um die Projektliste zu exportieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie > Exportieren.

Als Nächstes können Sie das Format wählen, in dem Sie die Projektliste exportieren möchten.

Sie kann als .xls oder .csv exportiert werden.

Projektübergreifende Berichte

Oft müssen Sie Informationen über mehr als ein Projekt auf einmal einsehen und dafür Projektberichte erstellen.

Klicken Sie auf das Module-Icon (neun Quadrate) in der Header-Navigation. Dies sind die projektübergreifenden Module in OpenProject.

Hier finden Sie

• Die globale Projektliste
• Die globale Arbeitspaket-Tabellen (siehe unten)
• Die globale Nachrichtenübersicht
• Das globale Zeit- und Kostenmodul

Globale Arbeitspaket-Tabelle

Wählen Sie Arbeitspakete aus dem Dropdown-Menü Module oben rechts (neun Quadrate) aus. Nun sehen Sie alle Arbeitspakete in den Projekten, für die Sie die erforderlichen Berechtigungen haben.

In dieser Projekt-übergreifenden Liste können Sie suchen, filtern, gruppieren, sortieren, markieren und Ansichten speichern, auf die gleiche Weise wie in der Arbeitspaket-Tabelle in jedem Projekt.

Sie können nach Projekten gruppieren, indem Sie in den Header der Arbeitspaket-Tabelle neben PROJEKT klicken und Gruppieren nach auswählen. Das Zusammenklappen der Gruppen ermöglicht Ihnen eine Übersicht der zusammengefassten Meilensteine der Projekte wie hier beschrieben.