OneDrive/SharePoint Integration (Enterprise-Add-on)

Sie können OneDrive/SharePoint als integrierten Dateispeicher in OpenProject verwenden.

Bitte beachten Sie: OneDrive/SharePoint Integration ist ein Enterprise Add-on und nur in Enterprise Cloud oder Enterprise on-premises enthalten. Ein Upgrade der kostenlosen Community-Edition ist einfach und hilft OpenProject zu unterstützen.

Diese Integration ermöglicht es Ihnen:

  • Dateien und Ordner in OneDrive/SharePoint mit Arbeitspaketen in OpenProject zu verknüpfen
  • Anzeigen, Öffnen und Herunterladen von Dateien und Ordnern, die mit einem Arbeitspaket verknüpft sind, über die Registerkarte Dateien

Wichtiger Hinweis: Um OneDrive/SharePoint als Datei-Speicher in Ihrem Projekt verwenden zu können, sollten die Administrator:innen Ihrer Instanz zuerst das OneDrive/SharePoint integration setup](../../../system-admin-guide/integrations/one-drive) abgeschlossen haben. Dann können die Projektadministrator:innen den integrierten Speicher in Dateispeicher für ein Projekt aktivieren.

Thema Beschreibung
OpenProject mit OneDrive/SharePoint verbinden Wie Sie Ihr OpenProject Projekt mit OneDrive/SharePoint verbinden
Dateien und Ordner mit Arbeitspaketen verlinken Wie Sie Ihre Dateien und Ordner mit Arbeitspaketen in OpenProject verknüpfen
Dateien von OpenProject hochladen Wie Sie Ihre Dateien von OpenProject zu OneDrive/SharePoint hochladen
Ordner herunterladen, Ordner öffnen und Links entfernen Download und Öffnen von Dateien und Ordnern und Entfernen von Links
Berechtigungen und Zugriffskontrolle Berechtigungen und Zugriffskontrolle im OneDrive/SharePoint Dateispeicher

Verbinden Sie Ihr OpenProject-Konto mit Ihrem OneDrive/SharePoint Konto

Um diese Integration zu verwenden, müssen Sie zuerst Ihr OpenProject Konto mit Ihrem Microsoft Konto verbinden. Öffnen Sie dazu ein beliebiges Arbeitspaket in einem Projekt, in dem ein OneDrive/SharePoint Dateispeicher hinzugefügt und aktiviert wurde, und folgen diesen Schritten:

  1. Wählen Sie ein Arbeitspaket aus. Gehen Sie auf den Reiter Dateien und klicken Sie im entsprechenden Bereich für den Dateispeicher auf die Schaltfläche SharePoint Login.

    Anmelden zum Sharepoint-Speicher von einem OpenProject Arbeitspaket

  2. Sie werden von Microsoft aufgefordert, sich anzumelden. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und melden Sie sich an.

  3. Sobald Sie sich angemeldet haben, kehren Sie automatisch zum Arbeitspaket in OpenProject zurück und sehen, dass Sie nun mit dem Hochladen und Verknüpfen von Dateien beginnen können.

    OneDrive Speicher ist in einem OpenProject Arbeitspaket verfügbar

Dateien und Ordner mit Arbeitspaketen verlinken

Zusätzlich zur Auflistung der an einem Arbeitspaket angehängten Dateien im Dateien Reiter werden nun auch OneDrive/SharePoint Dateien angezeigt, die mit dem aktuellen Arbeitspaket verknüpft sind. Wenn Sie mit der Maus über eine verknüpfte Datei fahren, sehen Sie die Optionen, die Datei zu öffnen oder herunterzuladen, den Ordner, der die Datei enthält, in SharePoint anzuzeigen oder die Verknüpfung zu entfernen.

Um eine SharePoint-Datei mit dem aktuellen Arbeitspaket zu verknüpfen, können Sie entweder:

  • eine lokale Datei auswählen, die zu OneDrive/SharePoint Speicher hochgeladen und mit diesem Arbeitspaket verknüpft wird
  • eine existierende Datei in OneDrive/SharePoint auswählen, auf die verlinkt werden soll

bestehende Dateien mit OneDrive/SharePoint aus einem OpenProject Arbeitspaket verbinden

Info: Der Standardspeicherort, der in der Dateiauswahl geöffnet wird, ist das Dateistammverzeichnis des konfigurierten OneDrive/SharePoint-Laufwerks.

Auswahl einer SharePoint-Datei oder eines Ordners, um ein OpenProject Arbeitspaket zu verlinken

Dateien von OpenProject hochladen

Wenn die zu verlinkende Datei noch nicht in SharePoint hochgeladen wurde, können Sie dies tun, indem Sie auf den Dateien hochladen-Link klicken.

Datei hochladen Link in einem OpenProject Arbeitspaket

Sie werden dann aufgefordert, eine Datei (oder mehrere Dateien) auf Ihrem Computer auszuwählen, die Sie in OneDrive/SharePoint hochladen möchten.

Auswahl einer Datei zum Hochladen auf SharePoint in einem OpenProject-Arbeitspaket

Alternativ können Sie auch einfach eine Datei oder einen Ordner von Ihrem Computer in den Ziehbereich ziehen, der dann unter dem Namen Ihres OneDrive/SharePoint Dateispeichers erscheint.

Sobald Sie die Dateien, die Sie hochladen möchten, ausgewählt oder abgelegt haben, müssen Sie den Speicherort auf OneDrive/SharePoint auswählen, an dem die Dateien gespeichert werden sollen.

Info: Der Standardspeicherort, der in der Dateiauswahl geöffnet wird, ist das Dateistammverzeichnis des konfigurierten OneDrive/SharePoint-Laufwerks.

Auswahl eines Sharepoint-Speicherorts zum Hochladen einer Datei aus OpenProject

Sie können auf Ordner klicken, um zu dem entsprechenden Ordner zu navigieren. Hilfreiche Breadcrumbs zeigen Ihnen, wo Sie sich in der Ordnerhierarchie befinden.

Um eine Ebene nach oben zu navigieren oder zum obersten Ordner zurückzukehren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Teil in der Breadcrumb-Navigation.

Info: Wenn Sie besonders tief navigiert sind (über 4 Ebenen), können Zwischenebenen aus Platzgründen eingeklappt werden, aber Sie können jederzeit zurück zum obersten Ordner oder dem direkt höheren Ordner navigieren.

Um die Dateien in den aktuell geöffneten Ordner hochzuladen, klicken Sie auf den Ort wählen Button.

Die ausgewählte Datei wird in Ihre OneDrive/SharePoint-Instanz hochgeladen und mit dem aktuellen Arbeitspaket verknüpft. Es erscheint unter dem Namen des Datei-Speichers.

Datei erfolgreich in den Sharepoint Speicher hochgeladen

Wenn eine Datei auf dem OneDrive/SharePoint-Datei-Speicher gelöscht wurde, wird sie weiterhin unter dem Reiter Dateien angezeigt. Es wird jedoch nicht wählbar sein. Wenn Sie den Mauszeiger über eine gelöschte Datei bewegen, wird die Meldung angezeigt, dass die Datei nicht gefunden wurde.

Eine Datei wurde aus dem OneDrive/SharePoint Datei-Speicher gelöscht

Dateien herunterladen, Zielordner öffnen und Verlinkung löschen

Wenn Sie die Verknüpfung einer Datei oder eines Ordners aufheben möchten, bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste der verknüpften Dateien darauf und klicken Sie auf das Symbol Dateilink Entfernen.

Aufheben der Verknüpfung einer verknüpften Sharepoint-Datei mit einem OpenProject-Arbeitspaket

Um eine Datei herunterzuladen, klicken Sie auf das Download Symbol im Kontextmenü des Dateilinks in der Liste der verknüpften Dateien.

Wenn Sie auf das Ordner Symbol klicken, wird der OneDrive/SharePoint Ordner mit dieser Datei in einem separaten Tab geöffnet.

Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Wenn eine OneDrive/SharePoint Datei oder ein -Ordner mit einem Arbeitspaket verknüpft ist, werden OpenProject-Nutzer:innen, die Zugriff auf dieses Arbeitspaket haben, in der Lage sein:

  • Den Namen der verknüpften Datei oder des verknüpften Ordners zu sehen
  • Zu sehen, wann die Datei oder der Ordner zuletzt modifiziert (oder kreiert, falls noch keine Änderungen durchgeführt wurden) wurde
  • Zu sehen, wer die Datei oder den Ordner zuletzt bearbeitet hat (oder wer sie erstellt hat, falls noch keine Änderungen durchgeführt wurden)

Alle verfügbaren Aktionen hängen jedoch von den Berechtigungen ab, die die OpenProject-Nutzer:innen (oder genauer gesagt die OneDrive/SharePoint-Konten, die an diese Benutzer:innen gebunden ist) in OneDrive/SharePoint haben. Mit anderen Worten, ein:e Nutzer:in, dem die Berechtigungen fehlen, auf die Datei in OneDrive/SharePoint zuzugreifen, wird ebenfalls nicht in der Lage sein, sie zu öffnen, modifizieren, herunterzuladen oder die Verknüpfung in OpenProject zu löschen.

Bitte beachten Sie, dass bei automatisch verwalteten Projektordnern diese Berechtigungen von OpenProject auf Basis der Benutzerrechte in OpenProject gesetzt werden.