Verwaltung von dynamischen Besprechungen

Die in OpenProject 13.1 eingeführten dynamischen Besprechungen bieten eine einfachere Verwaltung von Besprechungen, eine verbesserte Erstellung der Tagesordnung sowie die Möglichkeit, Arbeitspakete mit Besprechungen zu verknüpfen und umgekehrt.

Hinweis: Das Modul Besprechungen muss in den Projekteinstellungen aktiviert sein, um Besprechungen erstellen und bearbeiten zu können.

Thema	Inhalt
Besprechungen in OpenProject	Wie können Sie Besprechungen in OpenProject öffnen?
Neue Besprechung erstellen	Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung bearbeiten	Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen	Wie können Sie ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen?
Erstellen und Bearbeiten der Tagesordnung	Wie können Sie die Tagesordnung erstellen oder bearbeiten?
Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen	Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
Besprechung-Anhänge hinzufügen	So fügen Sie Anhänge zu einer Besprechung hinzu.
E-Mail an alle Teilnehmenden senden	Wie senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmenden der Besprechung?
Eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen	Wie laden Sie eine Besprechung als iCalendar Event herunter?
Besprechung schließen	Wie schließen Sie eine Besprechung in OpenProject?
Eine Besprechung erneut eröffnen	Wie öffnen Sie eine bereits geschlossene Besprechung in OpenProject?
Besprechung kopieren	So kopieren Sie eine Besprechung in OpenProject (wiederkehrende Besprechungen).
Besprechung löschen	Wie löschen Sie eine Besprechung in OpenProject?

Besprechungen in OpenProject

Durch Auswahl von Besprechungen im Projektmenü auf der linken Seite erhalten Sie eine nach Datum sortierte Übersicht über alle Besprechungen innerhalb eines bestimmten Projekts. Durch Klicken auf einen der Besprechungsnamen können Sie weitere Details der Besprechung einsehen.

Um einen Überblick über die projektübergreifenden Besprechungen zu erhalten, wählen Sie Besprechungen im globalen Modulmenü.

Über das Menü auf der linken Seite können Sie nach bevorstehenden oder vergangenen Besprechungen filtern. Sie können die Liste der Treffen auch nach Ihrer eigenen Teilnahme filtern.

Erstellen und Bearbeiten von dynamischen Besprechungen

Neue Besprechung anlegen

Sie können entweder eine Besprechung aus einem Projekt oder aus dem globalen Modul Besprechungen erstellen.

Hinweis: Dynamische Besprechungen wurden in OpenProject 13.1 eingeführt. Im Moment können Sie mit dem Modul Besprechungen klassische oder dynamische Besprechungen erstellen, aber bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit, klassische Besprechungen zu erstellen, irgendwann aus OpenProject entfernt wird.

Um eine neue Besprechung anzulegen, klicken Sie bitte auf den grünen + Besprechung Button in der oberen rechten Ecke.

Geben Sie den Titel, die Art, den Ort, das Startdatum und die Dauer Ihrer Besprechung ein.

Falls Sie eine Besprechung aus einem globalen Modul erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt auswählen, dem das Meeting zugeordnet wird. Nachdem Sie ein Projekt ausgewählt haben, wird Ihnen die Liste der potenziellen Teilnehmenden (Projektmitglieder) angezeigt, mit der Sie auswählen können, wen Sie einladen möchten. Nach der Besprechung können Sie vermerken, wer an der Besprechung teilgenommen hat.

Wenn Sie auf den blauen Button Anlegen klicken, werden Ihre Änderungen gesichert.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details einer Besprechung ändern möchten, z. B. die Uhrzeit oder den Ort, öffnen Sie die Besprechungsdetails, indem Sie auf das Stiftsymbol neben den Besprechungsdetails klicken.

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort der Besprechung anpassen können.

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den grünen Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Um den Titel der Besprechung zu bearbeiten, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Besprechungstitel bearbeiten.

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungs-Tagesordnung

Nachdem Sie eine Besprechung erstellt haben, können Sie eine Besprechungs-Tagesordnung einrichten.

Sie können Punkte zu einer Tagesordnung hinzufügen oder direkt mit bestehenden Arbeitspaketen verknüpfen, indem Sie die gewünschte Option unter der grünen Schaltfläche Hinzufügen auswählen. Sie können zu jedem Tagesordnungspunkt Notizen und Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie die Option Tagesordnungspunkt wählen, können Sie diesen Punkt benennen, die voraussichtliche Dauer in Minuten festlegen und einen Teilnehmer auswählen, der neben dem Tagesordnungspunkt angezeigt werden soll. Dies könnte z.B. ein Projektmitglied sein, das für diesen bestimmten Tagesordnungspunkt verantwortlich ist oder ihn präsentiert. Standardmäßig wird der Name des Teilnehmers, der den Tagesordnungspunkt hinzufügt, vorausgewählt, aber er kann entweder entfernt oder durch einen der anderen eingeladenen Teilnehmer ersetzt werden.

Wenn Sie die Option Arbeitspaket wählen, können Sie ein Arbeitspaket verknüpfen, indem Sie entweder eine Arbeitspaket-ID eingeben oder mit der Eingabe eines Schlüsselworts beginnen, wodurch sich eine Liste mit möglichen Optionen öffnet.

Nachdem Sie die Tagesordnung fertiggestellt haben, können Sie die Tagesordnungspunkte jederzeit bearbeiten, Notizen hinzufügen, einen Punkt nach oben oder unten verschieben oder ihn löschen. Wenn Sie auf die drei Punkte am rechten Rand eines jeden Tagesordnungspunkts klicken, wird ein Menü mit den verfügbaren Optionen angezeigt, darunter Bearbeiten, Kopieren des Links in die Zwischenablage, Verschieben des Tagesordnungspunkts innerhalb der Tagesordnung oder Löschen desselben.

Sie können die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte auch ändern, indem Sie auf den Ziehgriff (das Symbol mit den sechs Punkten) am linken Rand jedes Tagesordnungspunkts klicken und den Punkt nach oben oder unten ziehen.

Die Dauern der einzelnen Tagesordnungspunkte werden automatisch addiert. Wenn diese Summe die unter Besprechungsdetails eingegebene geplante Dauer übersteigt, wird die Dauer der Tagesordnungspunkte, die die geplante Dauer überschreiten, in Rot angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen.

Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Besprechungs-Tagesordnung ein Arbeitspaket hinzuzufügen.

• Aus dem Modul Besprechungen: über die Schaltfläche + Hinzufügen einen Tagesordnungspunkt des Arbeitspakets hinzufügen oder
• Von einem bestimmten Arbeitspaket: über die Schaltfläche + Zu Besprechung hinzufügen auf der Registerkarte Besprechungen

Sie können ein Arbeitspaket zu anstehenden oder vergangenen Besprechungen hinzufügen, solange das Arbeitspaket als offen markiert ist.

Teilnehmende der Besprechung

Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

Unter Teilnehmer sehen Sie die Liste aller eingeladenen Projektmitglieder. Sie können Teilnehmer (Eingeladene und Teilnehmende) zu einer Besprechung im Bearbeitungsmodus hinzufügen. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten.

Sie sehen die Liste aller Projektmitglieder und können anhand der Häkchen neben den Namen in der Spalte Eingeladen erkennen, wer eingeladen wurde. Nach der Besprechung können Sie anhand der Häkchen in der Spalte “Teilgenommen” erfassen, wer tatsächlich teilgenommen hat.

Um ein eingeladenes Projektmitglied aus einer Besprechung zu entfernen, deaktivieren Sie einfach beide Häkchen.

Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.

E-Mail an alle Teilnehmenden senden

Sie können eine E-Mail-Erinnerung an alle Teilnehmenden der Besprechung senden. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie E-Mail an alle Teilnehmenden senden. Eine E-Mail-Erinnerung mit den Besprechungsdetails (einschließlich eines Links zur Besprechung) wird sofort an alle Eingeladenen und Teilnehmenden gesendet.

Besprechungs-Anhänge

Sie können Anhänge in den Besprechungen im Bereich Anhänge in der rechten unteren Ecke finden. Sie können entweder den Link +Dateien anhängen verwenden, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen, oder sie per Drag & Drop verschieben.

Zusätzliche Anhänge können dem Abschnitt Notizen von Agendapaketen hinzugefügt werden, indem Sie sie aus dem Abschnitt Anhänge ziehen und ablegen.

Besprechungshistorie

Sie können verfolgen, welche Änderungen an einer Besprechung vorgenommen wurden und von welchem Benutzer. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie Besprechungshistorie.

Dadurch werden die Details der Besprechungshistorie angezeigt.

Eine Besprechung als iCalender-Termin herunterladen

Sie können eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen.

Lesen Sie mehr über das Abonnieren eines Kalenders.

Eine Besprechung schließen

Wenn Sie nach Abschluss der Besprechung auf Besprechung schließen klicken, wird der aktuelle Status gesperrt und schreibgeschützt.

Besprechung wiedereröffnen

Sobald eine Besprechung geschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Projektmitglieder mit der Berechtigung, Besprechungen zu bearbeiten und zu schließen, sehen jedoch die Option Besprechung wiedereröffnen. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Besprechung erneut geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Eine Besprechung kopieren

Sie können eine bestehende Besprechung kopieren. Dies ist nützlich, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. Um eie Besprechung zu kopieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kopieren.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen, die Uhrzeit, den Ort und weitere Details der kopierten Besprechung anpassen können. Standardmäßig wird das Datum der kopierten Besprechung um eine Woche gegenüber dem Datum der ursprünglichen Besprechung vorverlegt. Sie haben auch die Möglichkeit, die Tagesordnung und Anhänge zu kopieren. Vergessen Sie nicht, die kopierte Besprechung zu speichern, indem Sie auf die grüne Schaltfläche Erstellen klicken.

Eine Besprechung löschen

Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.