Verwaltung von dynamischen Besprechungen

Die in OpenProject 13.1 eingeführten dynamischen Besprechungen bieten eine einfachere Verwaltung von Besprechungen, eine verbesserte Erstellung der Tagesordnung sowie die Möglichkeit, Arbeitspakete mit Besprechungen zu verknüpfen und umgekehrt.

Hinweis: Das Modul Besprechungen muss in den Projekteinstellungen aktiviert sein, um Besprechungen erstellen und bearbeiten zu können.

Thema Inhalt
Besprechungen in OpenProject Wie können Sie Besprechungen in OpenProject öffnen?
Neue Besprechung erstellen Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung bearbeiten Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen Wie können Sie ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen?
Erstellen und Bearbeiten der Tagesordnung Wie können Sie die Tagesordnung erstellen oder bearbeiten?
Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
E-Mail an alle Teilnehmenden senden Wie senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmenden der Besprechung?
Eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen Wie laden Sie eine Besprechung als iCalendar Event herunter?
Besprechung schließen Wie schließen Sie eine Besprechung in OpenProject?
Eine Besprechung erneut eröffnen Wie öffnen Sie eine bereits geschlossene Besprechung in OpenProject?
Besprechung kopieren So kopieren Sie eine Besprechung in OpenProject (wiederkehrende Besprechungen).
Besprechung löschen Wie löschen Sie eine Besprechung in OpenProject?

Besprechungen in OpenProject

Durch Auswahl von Besprechungen im Projektmenü auf der linken Seite erhalten Sie eine nach Datum sortierte Übersicht über alle Besprechungen innerhalb eines bestimmten Projekts. Durch Klicken auf einen der Besprechungsnamen können Sie weitere Details der Besprechung einsehen.

Um einen Überblick über die projektübergreifenden Besprechungen zu erhalten, wählen Sie Besprechungen im globalen Modulmenü.

Meeting-Modul aus den globalen OpenProject-Modulen auswählen

Über das Menü auf der linken Seite können Sie nach bevorstehenden oder vergangenen Besprechungen filtern. Sie können die Liste der Treffen auch nach Ihrer eigenen Teilnahme filtern.

Besprechungsübersicht in globalen OpenProject Modulen

Erstellen und Bearbeiten von dynamischen Besprechungen

Neue Besprechung anlegen

Sie können entweder eine Besprechung aus einem Projekt oder aus dem globalen Modul Besprechungen erstellen.

Hinweis: Dynamische Besprechungen wurden in OpenProject 13.1 eingeführt. Im Moment können Sie mit dem Modul Besprechungen klassische oder dynamische Besprechungen erstellen, aber bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit, klassische Besprechungen zu erstellen, irgendwann aus OpenProject entfernt wird.

Um eine neue Besprechung anzulegen, klicken Sie bitte auf den grünen + Besprechung Button in der oberen rechten Ecke.

Neue Besprechung in OpenProject erstellen

Geben Sie den Titel, die Art, den Ort, das Startdatum und die Dauer Ihrer Besprechung ein.

Falls Sie eine Besprechung aus einem globalen Modul erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt auswählen, dem das Meeting zugeordnet wird. Nachdem Sie ein Projekt ausgewählt haben, wird Ihnen die Liste der potenziellen Teilnehmenden (Projektmitglieder) angezeigt, mit der Sie auswählen können, wen Sie einladen möchten. Nach der Besprechung können Sie vermerken, wer an der Besprechung teilgenommen hat.

Wenn Sie auf den blauen Button Anlegen klicken, werden Ihre Änderungen gesichert.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details einer Besprechung ändern möchten, z. B. die Uhrzeit oder den Ort, öffnen Sie die Besprechungsdetails, indem Sie auf das Stiftsymbol neben den Besprechungsdetails klicken.

edit-meeting

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort der Besprechung anpassen können.

edit-meeting

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den grünen Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Um den Titel der Besprechung zu bearbeiten, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Besprechungstitel bearbeiten.

Besprechungstitel in OpenProject bearbeiten

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungs-Tagesordnung

Nachdem Sie eine Besprechung erstellt haben, können Sie eine Besprechungs-Tagesordnung einrichten.

Sie können Punkte zu einer Tagesordnung hinzufügen oder direkt mit bestehenden Arbeitspaketen verknüpfen, indem Sie die gewünschte Option unter der grünen Schaltfläche Hinzufügen auswählen. Sie können zu jedem Tagesordnungspunkt Notizen und Anhänge hinzufügen.

Die Schaltfläche Hinzufügen mit zwei Möglichkeiten: Tagesordnungspunkt oder Arbeitspaket

Nachdem Sie die Tagesordnung fertiggestellt haben, können Sie die Tagesordnungspunkte jederzeit bearbeiten, Notizen hinzufügen, einen Punkt nach oben oder unten verschieben oder ihn löschen. Wenn Sie auf die drei Punkte am rechten Rand eines jeden Tagesordnungspunktes klicken, wird ein Menü mit diesen Optionen angezeigt.

Tagesordnung in dynamischen Besprechungen von OpenProject bearbeiten

Sie können die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte auch ändern, indem Sie auf den Ziehgriff (das Symbol mit den sechs Punkten) am linken Rand jedes Tagesordnungspunkts klicken und den Punkt nach oben oder unten ziehen.

Ziehe Griff neben einem Tagesordnungspunkt

Die Dauern der einzelnen Tagesordnungspunkte werden automatisch addiert. Wenn diese Summe die unter Besprechungsdetails eingegebene geplante Dauer übersteigt, wird die Dauer der Tagesordnungspunkte, die die geplante Dauer überschreiten, in Rot angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen.

OpenProject Besprechung ist zu lang

Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Besprechungs-Tagesordnung ein Arbeitspaket hinzuzufügen.

Sie können ein Arbeitspaket zu anstehenden oder vergangenen Besprechungen hinzufügen, solange das Arbeitspaket als offen markiert ist.

OpenProject Arbeitspakete in Tagesordnung

Teilnehmende der Besprechung

Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

Unter Teilnehmer sehen Sie die Liste aller eingeladenen Projektmitglieder. Sie können Teilnehmer (Eingeladene und Teilnehmende) zu einer Besprechung im Bearbeitungsmodus hinzufügen. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten.

Teilnehmende der Besprechung hinzufügen

Sie sehen die Liste aller Projektmitglieder und können anhand der Häkchen neben den Namen in der Spalte Eingeladen erkennen, wer eingeladen wurde. Nach der Besprechung können Sie anhand der Häkchen in der Spalte “Teilgenommen” erfassen, wer tatsächlich teilgenommen hat.

Teilnehmende zur Besprechung einladen

Um ein eingeladenes Projektmitglied aus einer Besprechung zu entfernen, deaktivieren Sie einfach beide Häkchen.

Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.

E-Mail an alle Teilnehmenden senden

Sie können eine E-Mail-Erinnerung an alle Teilnehmenden der Besprechung senden. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie E-Mail an alle Teilnehmenden senden. Eine E-Mail-Erinnerung mit den Besprechungsdetails (einschließlich eines Links zur Besprechung) wird sofort an alle Eingeladenen und Teilnehmenden gesendet.

Eine Besprechung als iCalender-Termin herunterladen

Sie können eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen.

Lesen Sie mehr über das Abonnieren eines Kalenders.

Eine Besprechung schließen

Wenn Sie nach Abschluss der Besprechung auf Besprechung schließen klicken, wird der aktuelle Status gesperrt und schreibgeschützt.

Meeting in OpenProject schließen

Besprechung wiedereröffnen

Sobald eine Besprechung geschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Projektmitglieder mit der Berechtigung, Besprechungen zu bearbeiten und zu schließen, sehen jedoch die Option Besprechung wiedereröffnen. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Besprechung erneut geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Eine Besprechung in OpenProject wiedereröffnen

Eine Besprechung kopieren

Sie können eine bestehende Besprechung kopieren. Dies ist nützlich, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. Um eie Besprechung zu kopieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kopieren.

Eine dynamische Besprechung in OpenProject kopieren

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen, die Uhrzeit, den Ort und weitere Details der kopierten Besprechung anpassen können. Standardmäßig wird das Datum der kopierten Besprechung um eine Woche gegenüber dem Datum der ursprünglichen Besprechung vorverlegt. Sie haben auch die Möglichkeit, die Tagesordnung zu kopieren. Vergessen Sie nicht, die kopierte Besprechung zu speichern.

Details einer kopierten dynamischen Besprechung in OpenProject bearbeiten

Eine Besprechung löschen

Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.

Eine dynamische Besprechung in OpenProject löschen