Backlog und Sprints

Hinweis

Das Modul Backlogs wird aktuell fortlaufend verbessert. Diese Dokumentation wird regelmäßig aktualisiert, um die neuesten Änderungen zu berücksichtigen.

Die Arbeit in agilen Projektteams gewinnt zunehmend an Bedeutung, und mit OpenProject ist dies einfacher denn je. OpenProject unterstützt Ihre Arbeit mit der Agile- und Scrum-Methodik durch eine Vielzahl verbesserter Funktionen. Sie können jetzt Sprints erstellen und verwalten, Arbeitspakete in Sprints und im Backlog erfassen und priorisieren, automatisierte Sprint Boards oder Burndown-Charts verwenden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie auf der OpenProject Feature-Seite Agile and Scrum.

Bitte beachten Sie, dass dieses Nutzungshandbuch keine Einführung in die Scrum-Methodik darstellt, sondern lediglich die Scrum-bezogenen Funktionen und Anleitungen in OpenProject erläutert.

Backlog verwalten

Das Backlog-Modul ist in zwei Bereiche unterteilt: Auf der linken Seite finden Sie das Backlog, bestehend aus dem Eingangs-Backlog unten und den darüber liegenden Backlog buckets (sofern vorhanden). Rechts werden Sprints angezeigt. Falls keine Backlog buckets erstellt wurden, wird auf der linken Seite lediglich der Eingangs-Backlog angezeigt.

Sprint Container

Jeder Sprint wird in einem speziellen Container angezeigt, der die wichtigsten Planungsinformationen enthält, darunter den Namen des Sprints, den Status, das Start- und Enddatum, die Anzahl der Arbeitspakete und die Gesamtzahl der Story Points.

Je nach Sprintstatus wird entweder die Schaltfläche Sprint starten (für Sprints in Planung) oder Sprint abschließen (für aktive Sprints) angezeigt.

Hinweis

Die Schaltfläche Sprint starten ist deaktiviert, wenn bereits ein anderer Sprint aktiv ist oder wenn keine Sprintdaten definiert wurden. Die Schaltfläche ist möglicherweise auch nicht vorhanden, wenn Sie nicht die Berechtigung haben, “Sprints zu starten/abzuschließen”.

Backlog buckets

Backlog buckets helfen Ihnen dabei, Arbeitspakete innerhalb des Backlogs zu organisieren und zu priorisieren. Ein Backlog bucket ist eine mit Namen versehene Liste von Arbeitspaketen, die unabhängig vom Eingangs-Backlog angepasst werden kann. Die Ansicht „Backlog und Sprints“ zeigt alle Backlog buckets innerhalb des aktuellen Projekts an, einschließlich des Namens und der Anzahl der darin enthaltenen Arbeitspakete.

Hinweis

Backlog buckets sind projektspezifisch und werden nicht projektübergreifend geteilt.

Arbeitspakete in Backlogs

Die Arbeitspakete, die in der Backlog- und Sprint-Ansicht angezeigt werden, enthalten die folgenden Informationen:

• Typ
• ID
• Status
• Zugewiesen an
• Story-Punkte
• Priorität
• Thema
• Übergeordnetes Arbeitspaket

Auf kleineren Bildschirmen können die Namen von Empfängern und Prioritäten ausgeblendet werden, um Platz zu sparen, sind aber weiterhin über Tooltips verfügbar.

Hinweis

Wenn ein übergeordnetes Arbeitspaket für Nutzende aufgrund von Berechtigungen nicht sichtbar ist, wird stattdessen Unsichtbar angezeigt.

Ein Arbeitspaket:

• kann jeweils nur zu einem Backlog bucket gehören.
• kann nicht gleichzeitig zu einem Sprint und einem Backlog bucket gehören.
• kann nicht gleichzeitig zu einem Backlog bucket und dem Eingangs-Backlog gehören.

Sie können Arbeitspakete in allen Containern (Backlog-Bucket, Posteingang und Sprints) per Drag & Drop oder mit der Option Verschieben aus dem Arbeitspaketmenü sortieren.

Einen Backlog bucket erstellen

Um einen Backlog bucket zu erstellen, klicken Sie in der Ansicht „Backlog und Sprints“ auf die Schaltfläche + Backlog bucket. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie den Namen des Buckets eingeben können. Klicken Sie auf Anlegen, um fortzufahren.

Zum Erstellen und Löschen von Backlog buckets sind entsprechende Projektberechtigungen erforderlich.

Einen Backlog Bucket bearbeiten oder löschen

Öffnen Sie das Menü Mehr (drei Punkte) eines Backlog buckets, um:

• Backlog Bucket bearbeiten
• Den Backlog bucket zu löschen

Beim Löschen eines Backlog buckets werden alle darin enthaltenen Arbeitspakete automatisch an das Ende des Eingangs-Backlogs verschoben.

Eingangs-Backlog

Der Posteingang wird automatisch mit allen Arbeitspaketen in einem Projekt gefüllt, die keinem Sprint oder Backlog-Bereich zugewiesen sind und die nicht durch die Backlog-Einstellungen des Projekts ausgeschlossen wurden. Wenn ein Arbeitspaket einem Sprint oder einem Bucket hinzugefügt oder geschlossen wird, wird es aus dem Posteingang entfernt.

Hinweis

Geschlossene Arbeitspakete werden aus dem Eingangs-Backlog und den Backlog buckets entfernt, sind aber weiterhin in den Sprints sichtbar.

Wenn sich zu viele Elemente im Backlog befinden, erscheint in der Mitte des Eingangs-Backlogs ein Link Zeige weitere Elemente. Dadurch wird der mittlere Bereich ausgeblendet, sodass Sie immer den oberen und unteren Teil des Eingangs-Backlogs sehen.

Arbeitspakete sortieren und verschieben

Neben jedem im Backlog, Eingangs-Backlog, Backlog bucket oder Sprint aufgeführten Arbeitspaket können Sie auf das Menü Mehr (drei Punkte) zugreifen, das folgende Optionen enthält:

• Öffnen Sie die Detailansicht oder die Vollbildansicht eines Arbeitspakets. Mit diesen Optionen können Sie festlegen, wie viele Informationen (über den Backlog Element) Sie anzeigen lassen möchten.
• Kopieren Sie die URL oder ID des Arbeitspakets in die Zwischenablage.
• Verschieben Sie ein Arbeitspaket.

Die Detailansicht öffnet die Informationen zum Arbeitspaket auf der rechten Seite, genau wie im Benachrichtigungscenter. Sie können die Detailansicht mit einem einzigen Klick auf eine Arbeitspaketkarte öffnen.

Wenn Sie die Vollbildansicht öffnen, wird das Arbeitspaket im Vollbildmodus geöffnet.

Sie können Arbeitspakete im Eingangs-Backlog, in einem Backlog bucket oder in einem Sprint priorisieren, indem Sie sie per Drag & Drop verschieben oder die Option Verschieben aus dem Arbeitspaket-Menü verwenden. Die gesamte Arbeitspaket-Karte kann als Drag-&-Drop-Bereich genutzt werden.

Je nach der aktuellen Position des Arbeitspakets können Sie es wie folgt verschieben:

• innerhalb des aktuellen Backlog bucket oder Sprints,
• in ein anderes Backlog bucket,
• in einen anderen Sprint,
• zurück in den Eingangs-Backlog.

Ausgeschlossene Arbeitspakettypen und Status

Je nach Projektkonfiguration können bestimmte Arbeitspaketarten und -status von der Backlog-Ansicht ausgeschlossen werden. Dies kann unter Projekt-Backlog-Einstellungen konfiguriert werden.

Ausgeschlossene Arbeitspakete:

• erscheinen nicht im Posteingang.
• erscheinen nicht in den Backlog Buckets.
• erscheinen weiterhin in Sprints.
• erscheinen weiterhin auf den Sprint-Boards.

Wenn ein Arbeitspaket in den Backlog verschoben wird und sein Typ oder Status ausgeschlossen ist, wird die Verschiebung zwar erfolgreich abgeschlossen, aber das Arbeitspaket wird nicht mehr in der Backlog-Ansicht angezeigt.

Sprints erstellen und verwalten

Wichtig

Ab der Version OpenProject 17.3 sind Sprints neue Objekte, die nicht mehr an Versionen gebunden sind (wie es bei früheren OpenProject-Versionen der Fall war).

Ein Sprint ist ein geplanter und zeitlich begrenzter Zeitraum, in dem ein Scrum-Team eine bestimmte Anzahl von Aufgaben erledigt. Es handelt sich um Container, in die Arbeitspakete per Drag & Drop oder über das Menü manuell aus dem Eingangs-Backlog oder aus Backlog buckets hinzugefügt oder daraus entfernt werden können.

Sprints erstellen

Um einen Sprint zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Sprint in der oberen rechten Ecke des Backlogs-Moduls. Dadurch öffnet sich ein Formular, in das Sie Details zum Sprintnamen, Startdatum und Enddatum eingeben können. Die Dauer wird automatisch berechnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um fortzufahren.

Die Benennung von Sprints erfolgt standardmäßig numerisch (z. B. Sprint 1, Sprint 2). Diese Namen können entsprechend dem Arbeitsrhythmus Ihres Teams angepasst werden.

Einen Sprint starten oder abschließen

Ihr Sprint wird in Gang gesetzt, indem Sie auf die Schaltfläche Sprint starten in der Kopfzeile des Sprints klicken. Wenn Sie darauf klicken, wird das Sprint Board geöffnet.

Hinweis

Ein Sprint kann nicht gestartet werden, wenn bereits ein anderer Sprint läuft. In diesem Fall ist die Schaltfläche deaktiviert.

Sobald ein Sprint begonnen hat, gilt er als aktiv. Die Sprint-Kopfzeile zeigt den aktuellen Sprint-Status an und ermöglicht es Ihnen, den Sprint direkt von der Kopfzeile aus abzuschließen. Um einen Sprint abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Sprint abschließen in der Kopfzeile des Sprints.

Falls sich noch unvollendete Arbeitspakete im Sprint befinden, öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie entscheiden können, was mit ihnen geschehen soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Sie an den Anfang des Eingangs-Backlogs verschieben
• Sie an das Ende des Eingangs-Backlogs verschieben
• Sie in einen anderen Sprint verschieben

Arbeitspakete, deren Status unter Projekt-Backlog-Einstellungen als geschlossen konfiguriert ist, werden nicht verschoben, wenn ein Sprint abgeschlossen ist.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Arbeitspakete in einen anderen Sprint zu verschieben, müssen Sie den Zielsprint aus der Liste auswählen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Sprint abschließen, um den Sprint zu beenden. Der Sprint wird dann als abgeschlossen markiert, und andere Sprints können gestartet werden.

Hinweis

Arbeitspakete, die in den Posteingang verschoben wurden, werden möglicherweise nicht angezeigt, wenn ihr Typ oder Status von den Backlog-Ansichten ausgeschlossen ist.

Über das Sprint-Menü stehen weitere Sprint-Aktionen zur Verfügung, darunter:

• Sprint bearbeiten
• Arbeitspaket hinzufügen
• Sprint-Board
• Burndown-Diagramm

Ein Arbeitspaket hinzufügen

Um ein neues Arbeitspaket im Modul Backlogs zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke eines Sprints und wählen Sie + Arbeitspaket hinzufügen aus dem Dropdown-Menü. Es erscheint ein Formular-Dialog zum Erstellen eines neuen Arbeitspakets. Hier geben Sie direkt die Art des Arbeitspakets, den Betreff und die Beschreibung an. Klicken Sie auf Anlegen, um fortzufahren.

Dem Backlog wird ein neuer Eintrag hinzugefügt, um die neu erstellte Story anzuzeigen.

Stories priorisieren

Sie können verschiedene Arbeitspakete innerhalb des Eingangs-Backlogs, eines Backlog bucket oder eines Sprints priorisieren, indem Sie entweder die Option Verschieben verwenden oder sie per Drag & Drop verschieben. Auf diese Weise können Sie Arbeitspakete einem bestimmten Sprint oder Backlog bucket zuweisen, sie in das Eingangs-Backlog zurückverschieben oder sie innerhalb eines Sprints oder Buckets neu anordnen.

Story-Punkte

In einem Sprint können Sie den notwendigen Aufwand direkt als Story Points dokumentieren.

Die Sprint-Kopfzeile zeigt die Gesamtzahl der Story-Punkte an, die den Arbeitspaketen im Sprint zugewiesen sind.

Sie können die Story-Punkte direkt in der Backlogs-Ansicht bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf das Arbeitspaket, das Sie bearbeiten möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen in der Detailansicht des Arbeitspakets vor, die sich dann auf der rechten Seite öffnet.

Sprint-Boards

Sprint Boards sind für Teams besonders hilfreich, um den Fortschritt von Anfang an zu verfolgen und zu visualisieren.

Wenn Sie in der Kopfzeile eines Sprints auf die Schaltfläche Sprint starten klicken, wird automatisch ein spezielles Sprint Board erstellt und Sie werden zum aktiven Sprint Board weitergeleitet. Boards werden nach folgendem Muster benannt: [Projektname: Sprintname]. Ein Beispiel: Scrum-Projekt: Sprint 1.

Das Sprint Board erbt automatisch die Projektberechtigungen, d.h. es ist standardmäßig für alle Projektmitglieder zugänglich.

Hinweis

Das Sprint Board und das Burndown-Diagramm sind nur im Menü sichtbar, wenn ein Sprint aktiv ist.

Sprint-Feld in Arbeitspaket-Tabellen

Die Sprint-Eigenschaft kann auch in Arbeitspaket-Tabellen verwendet werden. Sie können:

• die Sprint-Spalte anzeigen,
• nach Sprint sortieren,
• Arbeitspakete nach Sprint gruppieren.

Hinweis

Für die Anzeige von Sprint-Informationen in Arbeitspaket-Tabellen sind entsprechende Projektberechtigungen erforderlich.

Burndown-Diagramm

Burndown-Diagramme sind hilfreich, um den Fortschritt eines Sprints zu visualisieren. Mit OpenProject können Sie Sprint- und Task-Burndown-Charts automatisch generieren.

Tipp

Voraussetzung dafür ist, dass das Start- und Enddatum des Sprints definiert sind und die Informationen zu den Story Points gut gepflegt sind.

Der Sprint-Burndown wird aus der Summe der geschätzten Story-Punkte berechnet. Wenn eine User Story auf “geschlossen” gesetzt ist (oder einen anderen Status hat, der in den Projekt-Backlog-Einstellungen als geschlossen konfiguriert ist), zählt sie für den Burndown. Der Aufgaben-Burndown errechnet sich aus der geschätzten Anzahl der Stunden, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig sind. Wenn eine Aufgabe auf “geschlossen” gesetzt wird, wird der Burndown angepasst.

Die verbleibenden Story-Punkte pro Sprint werden im Diagramm angezeigt. Optional kann auch das ideale Burndown-Diagramm als Referenz angezeigt werden. Der ideale Burndown geht von einer linearen Abarbeitung der Story Points vom Anfang bis zum Ende eines Sprints aus.

Sprints teilen

Sprint sharing

Diese Funktion ist ein Enterprise Add-on und kann nur mit Enterprise Cloud oder Enterprise On-Premises im Plan Corporate verwendet werden.
Weitere Informationen

Die gemeinsame Nutzung von Sprints ermöglicht es mehreren Projekten, dieselbe Sprintstruktur zu verwenden. Ein Sprint kann mit anderen Projekten, Unterprojekten oder gar nicht geteilt werden. Dies wird unter Projekteinstellungen konfiguriert.

Gemeinsame Sprints können Teams helfen, die Planung projektübergreifend zu koordinieren und unterstützen skalierte agile Frameworks wie SAFe.