Häufig gestellte Fragen zu Arbeitspaketen

Thema Inhalt
Arbeiten mit Arbeitspaketen Arbeitspaket-Attribute, Arbeitspaket-Informationen, Beziehungen
Filtern Arbeitspaket-Tabelle, Speichern und Ändern von Filtern und Ansichten
Status und Typ Arbeitspaket-Status und Arbeitspakettypen
Speichern und kopieren Verschieben und Kopieren von Arbeitspaketen
Selbstdefinierte Felder Zusätzliche Felder, selbstdefinierte Attribute und Werte
Exportieren Exportieren, Drucken, externe Speicherung
Teilen Arbeitspakete teilen
Versionen und Backlog Verwendung von Versionen in Arbeitspaketen und Beziehungen zum Backlogs-Modul

Arbeiten mit Arbeitspaketen

Wie kann ich eine Tabelle mit untergeordneten Arbeitspaketen zu meinem Arbeitspaket hinzufügen?

Bitte navigieren Sie zur Administration ->Arbeitspakete ->Typen, wählen Sie den jeweiligen Arbeitspakettyp aus und navigieren Sie zur Konfiguration des Arbeitspakets. Wählen Sie hier +Gruppe, um eine Arbeitspaket-Tabelle einzufügen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken.

Wie kann ich Personen, die keinen Account haben, Arbeitspakete zuweisen?

Wenn Sie Ihr Projekt allein verwalten möchten (ohne andere Teammitglieder zu informieren), empfehlen wir die Platzhalterkonto-Funktion zu verwenden.

Wie kann ich einem Arbeitspaket einen Anhang hinzufügen, wenn ich kein Mitglied des Projekts bin?

Es ist möglich, dass ein Nicht-Projektmitglied Anhänge zu Arbeitspaketen hinzufügt. Dazu müssen die Systemadministratoren der Rolle Nichtmitglied die Berechtigung Anhänge hinzufügen hinzufügen.

Wie kann ich Arbeitsauslastungen, Frist und Dauer in einem Arbeitspaket festlegen?

  • Arbeitslast: Verwenden Sie das Feld “ Aufwand” (früher hieß dieses Feld „Geschätzter Aufwand”)
  • Frist: Verwenden Sie hierfür das Feld “Enddatum”
  • Dauer: Verwenden Sie hierfür das Feld “Dauer”

Wie kann ich sehen, welche Arbeitspakete mir als Teil einer Gruppe zugewiesen wurden (z.B. “Marketing-Team”)?

Sie können den “Zugewiesen an”-Filter in der Arbeitspaket-Tabelle auf “Zugewiesen an oder dessen Gruppe” setzen, um alle Arbeitspakete zu sehen, die Ihnen direkt oder indirekt (durch eine Gruppenmitgliedschaft) zugewiesen sind. Speichern Sie die Ansicht, um sie für die Zukunft zu behalten.

Wie kann ich den Fortschritt eines Arbeitspakets messen?

Sie können den Fortschritt manuell verfolgen, indem Sie den Fortschritt in den Arbeitspaket-Details selbst ändern. Oder Sie verfolgen ihn automatisch, indem Sie den Fortschritt in Prozent jedem Status eines Arbeitspakets zuweisen. Sie finden die Anleitung für die Nutzung von automatischem Tracking hier (5. Punkt).

Wie kann ich den Fortschritt eines Arbeitspakets mit untergeordneten Arbeitspaketen messen?

OpenProject berechnet automatisch den Fortschritt von Arbeitspaketen mit untergeordneten Arbeitspaketen. Es fasst den Fortschritt der untergeordneten Arbeitspakete anhand des Aufwandes (früher: geschätzter Aufwand) jedes untergeordneten Arbeitspakets zusammen. OpenProject verwendet 1 Stunde als Standardwert, wenn das Feld Aufwand leer ist. Beim Hinzufügen der Fortschrittsleiste zu einer Arbeitspaket-Hierarchieansicht, fügen Sie bitte immer die Spalte für Aufwand hinzu, damit sie den Fortschritt genau verfolgen können. (Geschätzter) Aufwand, der manuell zu Arbeitspaketen mit Unterarbeitspaketen hinzugefügt wurde, wird ignoriert.

Kann ich mehrere Arbeitspakete einem Arbeitspaket überordnen?

Das ist leider nicht möglich.

Warum kann ich keine Zeit über ein Arbeitspaket buchen?

Sie müssen zuerst das Modul “Zeit und Kosten” in den Projekteinstellungen aktivieren.

Ich erhalte die Fehlermeldung “Betreff darf nicht leer sein”, was ist falsch?

Eine mögliche Lösung: Wenn Sie diese Fehlermeldung erhalten, während Sie versuchen ein neues Arbeitspaket zu erstellen: Bitte navigieren Sie zu Administration -> Arbeitspakete -> Status ->[Status des Arbeitspakets, das Sie ändern wollten, z.B. “Neu”] und deaktivieren Sie das Kästchen neben “Arbeitspakete schreibgeschützt”. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert war, könnte es diese Fehlermeldung verursacht haben, da die Attribute des Projekts nicht geändert werden konnten.

Wie kann ich die Reihenfolge der Aktivitäten/Kommentare im Aktivitäts-Reiter eines Arbeitspakets ändern?

Diese Option kann in den Kontoeinstellungen geändert werden. Erfahren Sie mehr hier.

Warum aggregieren sich Änderungen an übergeordneten Arbeitspaketen, die durch Änderungen an untergeordneten Arbeitspaketen ausgelöst werden, nicht?

OpenProject aggregiert die Aktivitäten der untergeordneten Arbeitspaketen nur für das übergeordnete Arbeitspakets wenn:

  • Sie sich innerhalb des definierten Zeitrahmens des übergeordneten Arbeitspaketes befinden
  • Diese von der gleichen Person erstellt wurden
  • Wenn höchstens ein Kommentar Teil der Zusammenfassung ist (weil es schwierig ist, zwei Textkörper zusammenzuführen)

Da vererbte Änderungen immer kommentiert werden (“automatisch aktualisiert von…”), können diese nicht zusammengefasst werden.

Wie kann ich Positionsfeld/-spalte für Arbeitspakete füllen?

Das Attribut “Position” wird vom Backlogs-Plugin bereitgestellt und zeigt die Position eines Arbeitspakets im Backlog an. Wenn Sie beispielsweise ein Feature anlegen und es einem Sprint zuweisen, wird die Position des Features im Positions-Attribut in der Arbeitspaket-Tabelle angezeigt.

Kann ich ein gelöschtes Arbeitspaket wiederherstellen?

Es gibt keine einfache Möglichkeit, ein gelöschtes Arbeitspaket wiederherzustellen. Allgemein haben Sie die Möglichkeit, eigene Sicherungen zu erstellen und wiederherzustellen.

Filter und Abfragen

Wie kann ich geänderte Spalten oder Filter für die Arbeitspaket-Tabelle aufbewahren?

Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Speichern oder Speichern unter. Der Name der Ansicht wird in der Menüleiste links angezeigt. Bitte beachten Sie: Sie können die Standardansicht “Alle geöffnet” nicht ändern, ein Klick auf “Speichern” hat keinen Effekt.

Wie kann ich bestimmte Filter und Spalten in der Arbeitspaket-Tabelle für alle Teammitglieder einstellen?

Aktivieren Sie das Kästchen neben “Öffentlich” beim Speichern der Arbeitspaket-Ansicht. Wir schlagen vor, das Kästchen neben “Favoriten” ebenfalls anzukreuzen.

Wie kann ich den voreingestellten Filter “offen” in der Arbeitspaket-Ansicht entfernen oder ändern?

Dies ist im Moment nicht möglich, Sie können aber eine andere Ansicht konfigurieren und speichern.

Eine Anfrage diesbezüglich finden Sie hier.

Ich habe meine Arbeitspaket-Tabelle sortiert, wenn ich neu zu meiner Arbeitspaket-Tabelle komme, sieht sie aber nicht mehr so aus. Warum?

Es ist wahrscheinlich, dass Sie die Ansicht Ihrer Arbeitspaket-Tabelle nach der Sortierung nicht gespeichert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ansicht speichern (Menü oben rechts -> Speichern unter oder Speichern).

In der globalen Arbeitspaket-Tabelle sind nicht alle selbstdefinierten Felder für Filter verfügbar. Warum?

In der globalen Arbeitspaket-Tabelle werden nur die selbstdefinierten Felder, die für alle Projekte gelten, im Filterbereich angezeigt (Einstellung “für alle Projekte” in der Administration). Dies hat zwei Gründe: 1. Möglicherweise könnten in der globalen Filterliste sehr viele Werte angezeigt werden - vor allem, wenn viele selbstdefinierte Felder in einzelnen Projekten verwendet werden. Dies kann die Darstellung und (in extremen Fällen) die Leistung beeinträchtigen. 2. Da die Werte im Filterbereich für alle Benutzer:innen angezeigt werden, könnten sensible Informationen (Name der selbstdefinierten Felder und ihre Werte) prinzipiell für Personen sichtbar sein, die keinen Zugriff auf das jeweilige Projekt haben, in dem das selbstdefinierte Feld aktiviert ist.

Ich habe ein Arbeitspaket mit mehreren Unterarbeitspaketen. In der Arbeitspaket-Tabelle sehe ich nicht alle Arbeitspakete unter dem übergeordneten Arbeitspaket. Warum? Wie kann ich dies ändern?

Bitte erhöhen Sie die Anzahl der angezeigten Arbeitspakete pro Seite in der Administration. Dies verringer die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Phänomen auftritt. Es ist ein bekanntes Verhalten von OpenProject, aber nicht trivial zu lösen. Die entsprechende Feature-Anfrage finden Sie hier.

Status und Typ

Wenn ich ein neues Arbeitspaket erstelle, ist es immer eine “Task”. Wie kann ich den Standard-Arbeitspakettyp ändern?

Bitte navigieren Sie zu Administration ->Arbeitspakete ->Typen. Der Typ, der am Anfang der Liste steht, ist der Standardtyp. Um die Reihenfolge zu ändern, verwenden Sie die Pfeile auf der rechten Seite, um einen anderen Arbeitspakettyp an den Anfang der Liste zu verschieben.

Ich habe neue Arbeitspakettypen hinzugefügt. Warum kann ich sie nicht sehen?

Bitte stellen Sie sicher, dass sie die neuen Arbeitspakettypen in den Projekteinstellungen aktiviert haben. Falls Sie sie trotzdem nicht sehen können (z.B. im Board-Modul) aktualisieren Sie bitte OpenProject auf das neueste Release.

Wenn ich den Arbeitspakettyp eines bestehenden Arbeitspakets ändere, werden alle Attribute, die nicht Teil des neuen Arbeitspakettyps sind, entfernt. Was wird mit ihren Werten geschehen? Werden die Werte wieder angezeigt, wenn ich zum ursprünglichen Typ wechsele?

Die ursprünglichen Werte werden gelöscht, wenn der Arbeitspakettyp geändert wird. Bei Typänderung werden vorherige Attributswerte gelöscht, wenn diese nicht im neuen Typ enthalten sind. Dies wird auch in der Aktivität des Arbeitspakets angezeigt. Wenn Sie die Einstellungen zurück auf den früheren Typ ändern, werden die ursprünglichen Attribute (die für den Arbeitspaket-Typ in der Formularkonfiguration konfiguriert sind) erneut angezeigt, aber die ursprünglichen Werte nicht wiederhergestellt. Daher sollten Sie bei der Änderung von Arbeitspakettypen (z.B. von Task auf Milestone) sehr vorsichtig sein.

Ich habe einen neuen Arbeitspaket-Status erstellt, warum kann ich ihn nicht auswählen?

Bitte fügen Sie den neuen Status dem Workflow für alle Arbeitspakete hinzu, für die Sie ihn verwenden möchten. Erfahren Sie hier, wie Sie die entsprechenden Workflows anpassen können. Bitte deaktivieren Sie das Kontrollkästchen oben (“Nur Statusanzeigen, die von diesem Typ verwendet werden”), um Ihren neuen Status sehen zu können.

Ist es möglich, die Statusliste anzupassen oder umzubenennen (z.B. die verfügbaren Arbeitspaketstatus)?

Ja, das ist absolut möglich. Um dies zu tun, erstellen Sie zunächst neue Status. Im zweiten Schritt können Sie diese dann Workflows zuweisen.

Wir möchten, dass jede Abteilung ihren eigenen “Status” mit unterschiedlichen Werteoptionen in OpenProject hat. Wie können wir das umsetzen?

Der Status, der von Benutzer:innen ausgewählt werden kann (basierend auf dem Workflow), wird immer anhand des Arbeitspakettyps und der Rolle der Person festgelegt. Um den gleichen Arbeitspakettyp (z.B. Task) zu nutzen aber einen unterschiedlichen Status für jede Abteilung anzuzeigen, müssen Sie für jede Abteilung eine separate Rolle erstellen. Sie können dann die Mitglieder einer Abteilung hinzufügen (idealerweise mit einer Gruppe) und ihnen die richtige Rolle zuweisen. Die Anleitung finden Sie hier. Um mit unterschiedlichen Status zu arbeiten, erstellen Sie diese zuerst in Administration ->Arbeitspakete ->Status. Gehen Sie als Nächstes zu Administration ->Arbeitspakete ->Workflow und wählen Sie die Kombination von Typ und Rolle aus, für die Sie den erlaubten Workflow-Übergang festlegen möchten. Sie können z.B. eine Rolle „Marketing – Mitglied“ erstellen und diese sowie den Typ (z.B. „Task“) auswählen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option „Nur Status anzeigen, die von diesem Typ verwendet werden“ deaktivieren und klicken Sie auf Bearbeiten. Jetzt können Sie die korrekten Statusübergänge auswählen. Wiederholen Sie diesen Schritt für die anderen (Abteilungs-) Rollen (z.B. „IT – Mitglied“) und wählen Sie die gewünschten Statusübergänge aus. Auf diese Weise können Sie einen unterschiedlichen Status für jede Abteilung festlegen (nur der Standardstatus wird freigegeben (d.h. standardmäßig „Neu“)). Bitte beachten Sie, dass es einem Mitglied einer anderen Abteilung eventuell nicht möglich sein wird, den Status eines Arbeitspakets zu aktualisieren, wenn es zuvor von einer anderen Abteilung aktualisiert wurde, da der Workflow diesen Statuswechsel möglicherweise nicht unterstützt.

Verschieben und kopieren

Welche Berechtigungen sind notwendig, um ein Arbeitspaket von einem Projekt in ein anderes zu verschieben?

Um ein Arbeitspaket von einem Projekt in ein anderes zu verschieben, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:

  • Die ausführende Person muss Zugang zu beiden Projekten haben.
  • Die ausführende Person benötigt mindestens folgende Berechtigungen in beiden Projekten:
    • “Arbeitspakete anzeigen”
    • “Arbeitspakete verschieben”

Wie kann ich Arbeitspaket-Hierarchien mit ihren Beziehungen kopieren?

Sie können Arbeitspaket-Vorlagen mit Hierarchien (über- und untergeordnete Arbeitspakete) erstellen und diese Vorlagen einschließlich der Beziehungen kopieren. Navigieren Sie zunächst zur Arbeitspaket-Tabelle. Markieren Sie alle Arbeitspakete (in der Hierarchie), die Sie kopieren möchten. Um mehrere Arbeitspakete auf einmal hervorzuheben und zu bearbeiten, halten Sie die Steuerungstaste gedrückt und wählen Sie die zu kopierenden Arbeitspakete aus.

Ein Rechtsklick auf die hervorgehobenen Arbeitspakete öffnet ein Kontextmenü.

Wählen Sie Arbeitspakete kopieren aus, um alle ausgewählten Arbeitspakete einschließlich ihrer Beziehungen zu kopieren.

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In der folgenden Ansicht haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Attribute der zu kopierenden Arbeitspakete zu ändern. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Kopieren.

Wie kann ich ein Arbeitspaket in ein anderes Projekt verschieben?

In der Arbeitspaket-Tabelle: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitspaket und wählen Sie In anderes Projekt verschieben.

In der Detailansicht des Arbeitspakets: Klicken Sie auf Mehr (Taste mit drei Punkten in der oberen rechten Ecke) und dann auf In anderes Projekt verschieben.

Kann ich Aufgaben in Ordner gruppieren?

Es gibt keine Ordner für Arbeitspakete. Um Arbeitspakete, wie z.B. Aufgaben, zu gruppieren, können Sie die Filter- und Gruppierungsoptionen nutzen und die Filter speichern. Sie können auch alle zusammenhängenden Arbeitspakete als Kinder desselben übergeordneten Arbeitspakets (z.B. einer Phase) definieren. Sie können die Hierarchie für Arbeitspakete auf Ebene der Arbeitspaket-Tabelle einrücken (mit rechtem Mausklick auf die Zeile des Arbeitspakets → Hierarchie einrücken), um sie einem anderen Arbeitspaket unterzuordnen, wie z.B. einer Phase. Dies wird dann auch im Gantt-Diagramm angezeigt. Alternativ können Sie die Arbeitspaketkategorien oder ein selbstdefiniertes Feld verwenden, um Arbeitspakete zu filtern und zu gruppieren. Um unterschiedliche Themen oder Abteilungen zu gruppieren, können Sie außerdem Projekte verwenden.

Selbstdefinierte Felder

Wie kann ich zusätzliche Felder zu einem Arbeitspaket hinzufügen (z.B. “Abteilung”)?

Sie können dafür ein selbstdefiniertes Feld anlegen, das Sie dem Arbeitspaket-Formular hinzufügen. Folgen Sie bitte diesen Anweisungen.

Werden selbstdefinierte Arbeitsfelder des Typs “long text” im Export einer Arbeitspaket-Tabelle angezeigt?

Da selbstdefinierte Felder des Typs “long text” nicht als Spalte hinzugefügt werden können, können sie nicht über den seitenweiten Export exportiert werden. Allerdings können einzelne Arbeitspakete exportiert werden. Dies kann entweder über den “PDF Download” oder (besser) über die Browser-Druckfunktion erfolgen.

Kann ich selbstdefinierte Felder zusammenfassen?

Ja, Sie können die Summe von selbstdefinierten Feldern in der Arbeitspaket-Tabelle anzeigen, indem Sie die Option “Summen” in den Anzeigeeinstellungen des Arbeitspakets auswählen.

Die Berechnung einer Summe über verschiedene Attribute (z.B. geschätzte Zeit + hinzugefügte Stunden) ist jedoch nicht möglich.

Arbeitspakete teilen

Ist es möglich, ein Arbeitspaket mit eine:r Person außerhalb meines Projekts zu teilen?

Ja, ab OpenProject 13.1 können Sie ein Arbeitspaket mit Nutzer:innen außerhalb Ihres Projekts oder sogar mit Personen, die noch keinen Account auf Ihrer Instanz haben, teilen.

Exportieren

Ist es möglich, einen PDF-Export für die Übersicht der Arbeitspakete mit Gantt-Diagramm zu erstellen?

Der Export ist über die Browser-Druckfunktion (idealerweise mit Google Chrome) möglich. Um das Gantt-Diagramm auszudrucken, schauen Sie sich bitte diese Tipps an.

Das Arbeitspaket XLS Export dauert sehr lange (> 10 Minuten). Warum ist das so und was kann ich dagegen tun?

Der Arbeitspaket-Export wird als Hintergrundauftrag ausgeführt (wie z.B. beim Kopieren von Projekten). Daher kann der Export sich teilweise etwas verzögern. Folgende Faktoren können sich auf die Dauer des Exports auswirken:

  • Anzahl der zu exportierenden Arbeitspakete
  • Ausgewählter Export (z.B. XLS mit Beziehungen werden möglicherweise viele weitere Berechnungen durchgeführt)
  • Anzahl der Spalten im Export (kleine Auswirkung)

Um herauszufinden, wie viele Hintergrundaufträge gelaufen sind oder sich verzögert haben, geben Sie “/health_checks/full” hinter der URL ein (z.B. myopenprojectinstance.com/health_checks/full). Dies gibt einen Überblick über “worker_backed_up”, der die Anzahl der Hintergrundaufträge anzeigt, die in den letzten 5 Minuten nicht ausgeführt werden konnten. Wenn es mehrere Einträge gibt, kann dies darauf hindeuten, dass die Anzahl der Webworker erhöht werden sollte.

Eine Dokumentation hierzu finden Sie in diesem Handbuchabschnitt (siehe Abschnitt “Anzahl der Webarbeiter ermitteln”).

Versionen und Backlogs

Ich kann die Version eines übergeordneten Arbeitspakets oder eines untergeordneten Arbeitspakets nicht ändern

Der schnellste Weg, dieses Problem zu beheben, ist das Backlogs-Modul im Projekt zu deaktivieren, in dem sich Ihre Aufgaben befinden. Dies sollte sofort das Problem, dass Sie Arbeitspakete nicht mehr aktualisieren können, beheben. Wenn Sie aktiv mit dem Backlogs-Modul im Projekt arbeiten, könnten Sie z.B. das übergeordnete Epic vom übergeordneten Projekt in das Projekt, in dem die untergeordneten Aufgaben liegen, verschieben. Alternativ können Sie den Typ “Task” in einen anderen Typ (z.B. “User-Story”) ändern. Dies sollte das Problem ebenfalls lösen. Für den Kontext: Vom Backlogs-Modul aus können ebenfalls Sie zum “Task-Board” wechseln. Das Task-Board zeigt die Arbeitspakete, die einem Sprint zugewiesen sind (z.B. Epic, User Story) sowie die dazugehörigen Aufgaben. Das Task-Board kann jedoch nur Aufgaben anzeigen, die sich im selben Projekt befinden wie das (übergeordnete) Arbeitspaket (Epic, User Story). Um zu vermeiden, dass beide Daten eingeschränkt angezeigt werden, müssen sich Tasks und deren übergeordnete Arbeitspakete immer im selben Projekt befinden und der gleichen Version zugewiesen werden.

Was bedeutet die Fehlermeldung “Übergeordnetes Arbeitspaket ist ungültig, da das Arbeitspaket (…) eine Backlog-Aufgabe ist und daher keine übergeordnete Aufgabe außerhalb des aktuellen Projekts haben kann”?

Diese Meldung erscheint, wenn das Backlogs-Modul aktiviert ist und Sie versuchen, ein Arbeitspaket des Projekts A als untergeordnetes Arbeitspaket eines anderen Arbeitspakets des Projekts B zu setzen.

Im Backlogs-Modul können Arbeitspakete nur untergeordnete Arbeitspakete der gleichen Version und des gleichen Projekts haben. Um zu vermeiden, dass unterschiedliche Informationen im Backlog und in der Boardansicht angezeigt werden, gibt es diese Einschränkung. Sie können das Problem lösen, indem Sie das Backlogs-Modul deaktivieren oder das Projekt (und ggf. die Version) des Arbeitspakets, das Sie verschieben möchten, ändern.