Arbeitspakete exportieren

Sie können Arbeitspakete von Ihrer OpenProject Instanz in verschiedenen Formaten über die Export-Funktion exportieren.

So starten Sie den Export

Um Arbeitspakete in ein anderes Format zu exportieren, besuchen Sie das Arbeitspakete Modul und wählen Sie eine Standard- oder gespeicherte Arbeitspaketansicht (Tabellen- oder Kartenansicht), die Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie anschließend im Drop-Down-Menü auf Exportieren.

Exportieren aus der Tabelle

Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das gewünschte Format auswählen können. Klicken Sie auf eines der möglichen Formate, um den Export zu starten. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie einstellen können, welche Daten exportiert werden sollen und was die verschiedenen Formate enthalten.

Exportdialog

Export-Inhalte

Es werden alle Arbeitspakete exportiert, die in der Arbeitspaket-Tabelle in der aktuell ausgewählten Ansicht enthalten sind, es sei denn, Instanzadministrator:inen haben eine bestimmte Exportgrenze festgelegt. Das Limit kann in den Arbeitspaket-Einstellungen in den System Einstellungen geändert werden. Für neu erstellte Instanzen ist standardmäßig eine Höchstzahl von 500 Arbeitspaketen festgelegt.

Anmerkung: Die PDF-Exportoptionen umfassen alle Arbeitspakete in der ausgewählten Arbeitspaket-Tabelle, unabhängig von der Begrenzung. Die mögliche Exportgrenze ist für die Exportoptionen XLS, CSV und Atom relevant.

Spalten

Die exportierte Datei zeigt die Spalten an, die Sie für die Arbeitspaket-Tabelle aktiviert haben. Durch Hinzufügen oder Entfernen bestimmter Spalten können Sie steuern, welche Spalten in die exportierte Datei aufgenommen werden sollen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitspaketansicht, die Sie konfiguriert haben, speichern, damit die Änderungen in den Bericht aufgenommen werden.

Einige Formate wie das PDF beschränken die Anzahl der verfügbaren Spalten aufgrund von Einschränkungen der PDF-Rendering-Engine, um zu vermeiden, dass der verfügbare Speicherplatz überlastet wird.

Optionen für das Exportformat

OpenProject hat mehrere Optionen zum Exportieren von Arbeitspaketen wie PDF, XLS, CSV und Atom. Sehen Sie unten, was jedes Format beinhaltet.

PDF Export

OpenProject bietet mehrere Optionen für den Export von Arbeitspaketen im PDF Format.

PDF-Tabelle

PDF-Tabelle exportiert die Arbeitspaket-Tabelle, die die Arbeitspakete als einzelne Zeilen mit den ausgewählten Spalten für die Arbeitspaket-Tabelle anzeigt. Die Arbeitspaket-IDs sind mit den jeweiligen Arbeitspaketen verknüpft. Ein Klick auf eine Arbeitspaket-ID führt Sie direkt zu dem Arbeitspaket in OpenProject.

OpenProject PDF Tabellenexport

PDF-Bericht

Mit PDF Berichten können Sie detaillierte und aktuelle Arbeitspläne für Ihr Projekt in einem sauberen und praktischen Format exportieren. Er enthält ein Titelblatt, ein Inhaltsverzeichnis (mit einer Auflistung aller Arbeitspakete), gefolgt von der Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete in Blockform. Das Inhaltsverzeichnis ist anklickbar und mit den entsprechenden Seiten im Bericht verlinkt, was die Navigation erheblich erleichtert.

Für jedes Arbeitspaket ist eine Tabelle mit Attributen enthalten, wobei die Attribute den Spalten in der Arbeitspaket-Tabelle entsprechen. Beim Export eines einzelnen Arbeitspakets werden die Attribute entsprechend der Konfiguration des Arbeitspaketformulars angezeigt.

Auf die Tabelle der Attribute folgen die Beschreibung des Arbeitspakets und ggf. benutzerdefinierte Langtextfelder, die [eingebettete Arbeitspaket- und Projektattribute] unterstützen(../../wysiwyg/#attributes).

Hinweis: Das Einbetten von formatiertem Text, z.B. Beschreibungen von anderen Arbeitspaketen, wird derzeit nicht unterstützt.

OpenProject_pdf_report_export

Hinweis: Wenn “Summe anzeigen” in der Arbeitspaket-Tabelle aktiviert ist, dann wird die Summentabelle zwischen Inhaltsverzeichnis und Arbeitspaketbeschreibung in einem Übersichtsabschnitt eingefügt.

OpenProject_work_package_table_sum

OpenProject_pdf_report_sum

PDF-Bericht mit Bildern

Der PDF Bericht mit Bildern entspricht dem PDF Bericht, enthält aber zusätzlich die Bilder aus der Arbeitspaketbeschreibung.

Hinweis: Bilder, die im Abschnitt Dateien des Arbeitspakets oder in den Kommentaren zur Aktivität angehängt oder verlinkt sind, werden nicht in den PDF Bericht mit Bildern aufgenommen.

OpenProject_work_package_export

Hinweis: Wenn Sie Arbeitspakete in Form eines Gantt-Diagramms exportieren möchten, lesen Sie bitte die Gantt-Diagramm PDF-Exportanleitung.

Excel (XLS) Export

Anmerkung: Um exportierte XLS Dateien in Microsoft Excel zu öffnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Kodierung auf UTF-8 setzen. Excel erkennt die Kodierung nicht automatisch und fragt auch nicht automatisch nach der Kodierung. Stattdessen wird die Datei unter Microsoft Windows einfach mit der falschen Kodierung geöffnet.

OpenProject kann eine Tabelle für Microsoft Excel mit den folgenden Optionen exportieren:

XLS

XLS: ein einfaches Tabellenblatt, das der OpenProject Arbeitspaket-Tabelle mit ihren Spalten und Arbeitspaketen als Zeilen mit ausgewählten Filtern entspricht.

OpenProject_work_package_export_excel

XLS mit Beschreibung

XLS mit Beschreibungen: gleich wie oben, aber mit einer zusätzlichen Spalte für Arbeitspaketbeschreibungen, die nicht in der Tabelle ausgewählt werden können.

OpenProject_work_package_export_excel_description

XLS mit Beziehungen

XLS mit Beziehungen: gleich wie XLS, aber mit zusätzlichen Spalten zur Auflistung jeder Arbeitspaketbeziehung in einer separaten Zeile.

OpenProject_work_package_exportieren_excel_relations

Einschränkungen

Der OpenProject XLS Export berücksichtigt derzeit nicht alle Optionen in der Arbeitspaket-Ansicht der exportierten Formular:

  • Die Reihenfolge der Arbeitspakete in einer manuell sortierten Abfrage wird nicht beachtet. Dies ist eine bekannte Einschränkung (Ticket).
  • Die Hierarchie der Arbeitspakete, wie sie in der Arbeitspaket-Ansicht angezeigt wird. Die exportierte XLS-Datei ist immer im “flachen” Modus.

CSV-Export

OpenProject kann die Tabelle in ein kommasepariertes CSV exportieren. Diese Datei ist UTF-8 kodiert.

Anmerkung: Um exportierte CSV-Dateien in Microsoft Excel zu öffnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Kodierung auf UTF-8 setzen. Excel erkennt die Kodierung nicht automatisch und fragt auch nicht automatisch nach der Kodierung. Stattdessen wird die Datei unter Microsoft Windows einfach mit der falschen Kodierung geöffnet.

OpenProject_work_package_export_csv

Einschränkungen

Der OpenProject CSV Export berücksichtigt derzeit nicht alle Optionen in der Arbeitspaket-Ansicht der exportierten Formular:

  • Die Reihenfolge der Arbeitspakete in einer manuell sortierten Abfrage wird nicht beachtet. Dies ist eine bekannte Einschränkung (Ticket).
  • Die Hierarchie der Arbeitspakete, wie sie in der Arbeitspaket-Ansicht angezeigt wird. Die exportierte CSV-Datei ist immer im “flachen” Modus.

Atom (XML) Export

OpenProject kann eine Tabelle in ein XML-basiertes Atomformat exportieren. Diese Datei ist UTF-8 kodiert.

OpenProject_work_package_export_atom

Einzelne Arbeitspakete exportieren

Es ist auch möglich, einzelne Arbeitspakete im PDF und Atom-Format zu exportieren. Klicken Sie dazu auf das Einstellungssymbol in der rechten oberen Ecke und wählen Sie das bevorzugte Format aus dem Dropdown-Menü.

OpenProject_single_work_package_export_options

Eine exportierte PDF-Datei enthält alle Arbeitspaketfelder, die im Arbeitspaketformular konfiguriert sind, unabhängig davon, ob sie ausgefüllt sind oder nicht.

Der Atom-Export enthält einen Arbeitspaket-Titel, eine:n Autor:in, einen Link zum Arbeitspaket und die Aktivitäten des Arbeitspakets.