Boards können für so ziemlich alles genutzt werden, was man in einem Projekt erfassen möchte: Verwaltung von Aufgaben, Entwicklung neuer Funktionen, Priorisierung von Fehlern, Überwachung von Risiken, Planung von Sprints oder Releases, Verbreitung von Ideen, und noch Vielem mehr.
Die flexiblen Board-Ansichten können frei konfiguriert werden. Es ist sehr einfach loszulegen und damit zu arbeiten.
Es können beliebig viele Boards in OpenProject angelegt werden, mit so vielen Listen und so vielen Karten darauf wie benötigt. In den Boards kann dann gemeinsam mit dem Team gearbeitet werden. Sie können z.B. Arbeitsabläufe unterstützen, z.B. für einfache Status Updates, oder für die Priorisierung und Visualisierung von Aufgaben. Es können neue Karten erstellt werden oder bestehende Arbeitspakete aus einem Projekt oder Unterprojekt hinzugefügt werden.
Die Listen und Karten ermöglichen es auf eine einfache und intuitive Weise informiert zu bleiben und stets das Wesentliche im Blick zu haben. Listen können z.B. Arbeitsabläufe visualisieren, eine Version darstellen, einen Benutzer oder auch eine beliebig andere Gruppierung aufweisen. Jede Karte visualisert ein Arbeitspaket im Projekt. Karten können per Drag and Drop priorisiert und in eine andere Liste verschoben werden.
Auf einen Blick sehen was wichtig ist und was als nächstes getan werden muss. Einfach den Status und die nächsten Schritte in einem Projekt erfassen.
Mehr Details können zu einer Karten hinzugefügt werden, wie z.B. Beschreibung, Priorität, Anhänge, Kommentare oder auch Zeitbuchungen.
Wählen Sie Ihr Board aus einer Auswahl von sechs verschiedenen Typen aus. Mit dem Basis-Board können Sie flexible Boards für jede Art von Aktivität erstellen, die Sie nachverfolgen möchten, z.B. Ideenmanagement. Wenn Sie Arbeitspakete zwischen den Listen verschieben, wird keine Änderungen am Arbeitspaket selbst vorgenommen. Bei allen anderen 5 Board-Typen werden Arbeitspakete (Karten) beim Verschieben zwischen zwei Listen automatisch aktualisiert, basierend auf der Liste, in die sie verschoben wurden.
Mit einem benutzerdefinierten Design und Ihrem eigenen Logo können Sie OpenProject an Ihre Firmen Corporate Identity anpassen. Sie können z.B. Farben für den Header, die Navigation, das Menü, Links und Buttons definieren und ein eigenes Logo und Favicon hochladen.
Auch das eigene Farbschema ist responsive und wird nicht nur auf Desktop sondern auch auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones angezeigt.
In der Administration können Sie ganz einfach das Farbschema anpassen, ein Logo und Favicon hochladen und ein Touch Icon für Tablets und Smartphones definieren.
Die verschiedenen Optionen für die Anpassung der Benutzeroberfläche bieteten größtmögliche Flexibilität ohne Programmierkenntnisse. Einfach und schnell können Sie die Oberfläche anpassen und auch bei Bedarf zurücksetzen.
Schnell kommunizieren: Wer ist welchen Arbeitspaketen zugeordnet, wie viele Aufgaben sind noch offen und mehr. Um Ihnen maximale Flexibilität zu bieten, können Sie aus sieben verschiedenen Diagrammtypen wie Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen und Liniendiagrammen auswählen.
Auf diese Weise sehen Sie schnell den Status Ihres Projekts und können entsprechend handeln.
Markieren Sie ganze Arbeitspaketzeilen basierend auf dem ausgewählten Status oder der ausgewählten Priorität.
Sehen Sie sofort, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Heben Sie den Status und die Priorität mit benutzerdefinierten Farben hervor.
Das Enddatum wird automatisch hervorgehoben: Überfällige Termine werden rot dargestellt, Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig sind, werden orange dargestellt.
Intelligente Workflows unterstützen Sie bei der einfachen Aktualisierung mehrerer Arbeitspaketattribute auf einmal mit einem einzigen Klick auf eine Schaltfläche. Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche klickt, werden die Aktionen ausgelöst und z.B. Status, Bearbeiter und Fortschritt werden sofort aktualisiert.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Aktionen, um Ihren Workflow zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und die Arbeitslast zu reduzieren.
Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Aktionen und legen Sie fest, wann und für wen sie angezeigt werden. Wählen Sie aus einer Vielzahl verschiedener Aktionen (z. B. Empfänger, Status, Priorität, Start- / Enddatum ändern, ...), um die benutzerdefinierte Aktion an Ihren speziellen Anwendungsfall anzupassen.
Möchten Sie Arbeitspaketanhänge anhand ihres Inhalts schnell finden? Dies ist jetzt dank der Volltextsuche möglich. Sie können entweder nach dem Inhalt eines Anhangs oder nach dem Dateinamen suchen. Rufen Sie einfach die Seite mit den Arbeitspaketen auf und wenden Sie die Anhangsfilter an, um die Arbeitspakete mit diesen Anhängen anzuzeigen.
Durchsuchen Sie die am häufigsten verwendeten Dateien (z. B. Textdateien, PDF-Dokumente, Excel-Dokumente, Word-Dokumente, LibreOffice-Dateien usw.).
Neben der Volltextsuche in Anhängen können Sie auch nach Arbeitspaketen basierend auf dem Anhangsnamen suchen.
Damit finden Sie schnell Dokumente anhand eines angfügten Dateinamens.
Arbeitspaketattribute werden in separaten Gruppen zusammengefasst (z. B. Details, Personen, Schätzungen und Zeit). Je nach Anwendungsfall sind die Standardgruppen und -attribute möglicherweise nicht immer optimal. Verwenden Sie Arbeitspaketformulare, um die für jeden Typ angezeigten Attribute anzupassen.
Standardmäßig werden für alle Arbeitspakettypen dieselben Attribute angezeigt, z. B. Phasen, Meilensteine, Aufgaben oder Fehler. Oft ist das nicht das, was Sie wollen. Der Beginn und das Fälligkeitsdatum können für Phasen und Meilensteine relevant sein, möglicherweise jedoch nicht für Bugs.
Als Administrator können Sie die Typen anpassen und definieren, welche Attribute (einschließlich benutzerdefinierter Felder) für welche Typen angezeigt werden. Sie können auch Attributgruppen definieren, um die Arbeitspaketarten weiter anzupassen.
Attributgruppen fungieren als Überschriften und Container für Attribute, die logisch zusammenpassen. Durch das Erstellen eigener Attributgruppen können Sie direkt kommunizieren, worum es bei bestimmten Attributen geht.
Indem Sie beispielsweise eine Attributgruppe Kunden erstellen, teilen Sie Ihren Teammitgliedern mit, dass die Attribute in dieser Gruppe Ihre Kunden betreffen. Entfernen Sie unwichtige Attribute und legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Attribute angezeigt werden.
Sobald Sie einen Arbeitspakettyp (z. B. den Typ Task) angepasst haben, werden die definierten Attribute und Attributgruppen für alle Arbeitspakete dieses Typs angezeigt.
Durch das Festlegen beschreibender Attributgruppennamen sehen die Projektmitglieder sofort, welche Werte festgelegt werden sollen.
Sie können Arbeitspakettypen sogar so anpassen, dass nur sehr wenige Attribute oder nur benutzerdefinierte Feldattribute angezeigt werden.
Mit dieser Option können Sie alle nicht wesentlichen Informationen ausblenden und effektiv mit Ihrem Team kommunizieren.
Als Benutzer der Enterprise Edition können Sie benutzerdefinierte Felder mit Mehrfachauswahl für Arbeitspakete erstellen (entweder vom Typ Liste oder vom Typ Benutzer). Andere Kriterien wie erforderlicher Status, Filter oder durchsuchbar bleiben unverändert.
Weisen Sie dem Arbeitspaket im Arbeitspaket, das das benutzerdefinierte Feld verwendet, einfach einen oder mehrere Werte zu. Mit der Mehrfachauswahl können Sie mehrere Optionen gleichzeitig auswählen.
Um die Mehrfachauswahl zu aktivieren, wählen Sie beim Erstellen eines benutzerdefinierten Felds einfach die Mehrfachauswahlschaltfläche.
Schauen wir uns ein Beispiel an:
Wenn ein Unternehmen Produkte für mehrere Kunden entwickelt und ein benutzerdefiniertes Feld für Arbeitspakete erstellt, um zu verfolgen, welche Kunden an einem Produkt interessiert sind, ist es sinnvoll, mehrere Werte für das benutzerdefinierte Feld "Kunden" auswählen zu können.
Gleiches gilt für das Filtern von Arbeitspaketen: Sie können sowohl nach einzelnen Werten als auch nach mehreren Werten filtern.
In diesem Beispiel können Sie alle Anforderungen anzeigen, die zwei Ihrer Kunden haben.
Mit der Enterprise Edition können Sie Beziehungsspalten direkt zur Arbeitspaketliste hinzufügen.
Sie erhalten einen Überblick über die Relationen aller angezeigten Arbeitspakete.
In der Spalte werden einige Arbeitspakete angezeigt, die in einem bestimmten Verhältnis zum Arbeitspaket stehen. Durch Klicken auf die Nummer können Sie die Liste erweitern und die Arbeitspakete anzeigen, die die angegebene Art der Beziehung zum Arbeitspaket aufweisen.
Öffnen Sie einfach die Bearbeitung der Spalten in der Arbeitspaketliste und wählen Sie die Beziehung aus, die in der Liste der Arbeitspakete angezeigt werden soll.
Sie können entweder die Art der Beziehung (z. B. gesperrt durch, folgt) oder die Art des zugehörigen Arbeitspakets (z. B. Aufgabe, Meilenstein, Phase) anzeigen.
Use Case 1: Entwicklung
Wenn Sie neue Funktionen entwickeln und diese vor einer Veröffentlichung testen, können einige kritische Fehler auftreten. Um zu verhindern, dass fehlerhafte Features veröffentlicht werden, können Sie eine gesperrte Beziehung zwischen den Fehlern und dem Feature erstellen.
Dies verhindert, dass das Feature geschlossen wird, ohne dass die Bugs zuerst geschlossen werden. Um einen Überblick über die Funktionen und die Fehler zu erhalten, die die Freigabe dieser Funktionen blockieren, filtern Sie einfach nach den Funktionen und fügen Sie der Liste der Arbeitspakete die Spalte Blockiert von hinzu.
Sie haben jetzt einen kompakten Überblick über die Funktionen und die Fehler, die die Freigabe dieser Funktionen blockieren. Um zu sehen, welche Fehler ein bestimmtes Feature blockieren, klicken Sie einfach auf die Nummer, die für das Feature in der Spalte Blockiert von angezeigt wird.
Use Case 2: Release Management
Wenn Sie neue Releases planen, ist es wichtig zu sehen, welche Arbeitspakete für die Releases erforderlich sind. Das Anzeigen dieser Informationen ist einfach.
Erstellen Sie einfach eine Beinhaltet-Beziehung zwischen den Arbeitspaketen im Release und dem Release selbst. Auf der Arbeitspaket-Seite können Sie dann leicht sehen, welche Arbeitspakete zu einem Release gehören und wie viele abgeschlossen wurden.
Besonders wenn Sie viele benutzerdefinierte Felder haben, ist es manchmal unklar, welche Attribute dies sind und welche Informationen Benutzer eingeben sollten.
Erstellen und verwalten Sie Hilfetexte für Projekt- oder Arbeitspaketattribute. Wählen Sie die Felder aus, für die zusätzliche Erläuterungen erforderlich sind. In den Hilfetexten können Sie genau angeben, was gemeint ist und was der Benutzer tun muss.
Dies ist sehr hilfreich für komplexe Projekte mit mehreren spezifischen Arbeitspaketformularen und mehreren benutzerdefinierten Feldern. Insbesondere neue Benutzer lernen die Arbeitspaketformulare viel schneller kennen. Außerdem reduzieren Sie die Anzahl fehlerhafter oder falscher Eingaben.
Als Benutzer der Enterprise Edition können Sie in der Administration Attribut-Hilfetexte festlegen.
Sie können ein beliebiges Projekt- oder Arbeitspaketattribut (einschließlich benutzerdefinierter Felder) auswählen und die Beschreibung angeben, die den Projektmitgliedern angezeigt wird.
Verwenden Sie die Wiki-Syntax, um den Hilfetext zu formatieren, z. B. um Überschriften oder Listen einzugeben. Sie können auch Links eingeben, z. B. zu zusätzlichen Dokumenten oder Unternehmensrichtlinien.
Auf der Arbeitspaketseite zeigt ein Fragezeichen neben Attributen an, dass ein Hilfetext für ein Attribut vorhanden ist. Projektmitglieder können einfach auf das Fragezeichen klicken, um die Beschreibung für das Attribut (in der Administration definiert) anzuzeigen.
Als Administrator können Sie die Beschreibungen der Attributtextfelder vor Ort bearbeiten, z. um Anpassungen vorzunehmen oder Fehler in der Beschreibung zu korrigieren.
