Gestion des réunions dynamiques

Introduite dans OpenProject 13.1, les réunions dynamiques offrent une gestion plus facile des réunions, une amélioration de la création de l’ordre du jour et la possibilité de relier les lots de travaux aux réunions et vice-versa.

Note: le module Meetings doit être activé dans les Paramètres du projet pour pouvoir créer et éditer des réunions.

Sujet Contenu
Réunions dans OpenProject Comment ouvrir des réunions dans OpenProject.
Créer une nouvelle réunion Comment créer une nouvelle réunion dans OpenProject.
Modifier une réunion Comment modifier une réunion existante.
Ajouter un lot de travaux à l’agenda Comment ajouter des lots de travaux à l’ordre du jour
Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion Comment créer ou modifier l’ordre du jour.
Ajouter des participants à une réunion Comment inviter des personnes à une réunion.
Envoyer un mail à tous les participants Comment envoyer un mail à tous les participants
Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar Comment télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar.
Fermer une réunion Comment fermer une réunion dans OpenProject.
Rouvrir une réunion Comment rouvrir une réunion dans OpenProject.
Copy a meeting How to copy a meeting in OpenProject (recurring meetings).
Supprimer une réunion Comment supprimer une réunion dans OpenProject.

Réunions dans OpenProject

En sélectionnant Réunions dans le menu à gauche au sein d’un projet, vous obtenez un aperçu de toutes les réunions triées par date. En cliquant sur le nom, vous pouvez consulter les détails de la réunion.

Pour avoir un aperçu des réunions sur plusieurs projets, vous pouvez sélectionner Réunions dans le menu des modules globaux.

Sélectionnez le module Réunions de la liste des modules globaux d’OpenProject

Le menu de gauche vous permettra de filtrer les réunions à venir ou passées. Vous pouvez également filtrer la liste des réunions en fonction de votre implication.

Vue d’ensemble des réunions

Créer et éditer des réunions dynamiques

Créer une nouvelle réunion

Vous pouvez créer une réunion à partir d’un projet ou du module global Réunions.

Remarque : Des réunions dynamiques ont été introduites dans OpenProject 13.1. Pour le moment, le module Réunions vous permet de créer réunions classiques ou les réunions dynamiques, mais gardez à l’esprit que la possibilité de créer des réunions classiques sera éventuellement retirée de OpenProject.

Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton vert + Réunion dans le coin supérieur droit.

Créer une nouvelle réunion dans OpenProject

Saisissez le titre, le type, l’emplacement, la date et la durée de votre réunion.

Si vous créez une réunion à partir d’un module global, vous devrez d’abord sélectionner un projet auquel la nouvelle réunion sera attachée. Après avoir sélectionné un projet, la liste des participants potentiels (membres du projet) apparaîtra pour que vous puissiez choisir qui inviter. Après la réunion, vous pouvez marquer ceux qui ont assisté à la réunion.

Cliquez sur le bouton bleu Créer pour enregistrer vos modifications.

Modifier une réunion

Si vous souhaitez modifier les détails d’une réunion, par exemple son heure ou son emplacement, ouvrir la vue des détails des réunions en cliquant sur l’icône crayon à côté des détails de la réunion.

modifier une réunion

Un écran d’édition s’affiche, où vous pouvez ajuster la date, l’heure, la durée et l’emplacement de la réunion.

modifier une réunion

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton vert Enregistrer. Annuler vous ramènera à la vue détaillée.

Afin de modifier le titre de la réunion, sélectionnez le menu déroulant derrière les trois points et sélectionnez Modifier le titre de la réunion.

Modifier un titre de réunion dans OpenProject

Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion

Après avoir créé une réunion, vous pouvez établir un ordre du jour de la réunion.

Vous pouvez ajouter des éléments à un agenda ou directement lier à des lots de travaux existants en sélectionnant l’option désirée sous le bouton vert Ajouter. You can add notes and attachments to every agenda item.

Le bouton Ajouter avec deux choix : point de l’ordre du jour ou lot de travaux

Après avoir finalisé l’agenda, vous pouvez toujours modifier les points de l’ordre du jour, ajouter des notes, les déplacer vers le haut ou vers le bas ou les supprimer. En cliquant sur les trois points situés sur le bord droit de chaque point de l’ordre du jour, vous afficherez un menu avec ces options.

Editer l’ordre du jour dans les réunions dynamiques OpenProjec

Vous pouvez également réorganiser les points de l’ordre du jour en cliquant sur la poignée de glissement (l’icône avec six points) sur le bord gauche de chaque point de l’ordre du jour et en faisant glisser cet élément au-dessus ou au-dessous.

La poignée de glissement sur le bord gauche de chaque point de l’ordre du jour

Les durées de chaque point de l’ordre du jour sont automatiquement additionnées. Si cette somme dépasse la durée planifiée saisie dans Détails de la réunion, la durée des heures de l’agenda qui dépassent la durée planifiée apparaîtra en rouge pour vous en avertir.

Réunion OpenProject trop longue

Ajouter un lot de travaux à l’ordre du jour

Il y a deux façons d’ajouter un lot de travaux à un point d’ordre du jour.

  • Depuis le module Réunions : en utilisant le bouton + Ajouter, ajoutez un lot de travaux ou
  • Depuis un lot de travaux particulier : en utilisant le bouton + Ajouter à la réunion dans l’onglet Réunions

Vous pouvez ajouter un lot de travaux aux réunions à venir ou passées tant que le lot de travaux est marqué ouvert.

Lots de travaux OpenProject dans l’agenda des réunions

Participants

Ajouter des participants à une réunion

Vous verrez la liste de tous les membres invités du projet sous Participants. Vous pouvez ajouter des participants (Invités et Participants) à une réunion en étant en mode édition. Le processus est le même pour la création d’une nouvelle réunion ou la modification d’une réunion existante.

ajout de participants à la réunion

Vous verrez la liste de tous les membres du projet et serez en mesure de voir qui a été invité en en regardant les coches à côté de chaque nom dans la colonne Invités. Après la réunion, vous pouvez marquer qui a réellement participé en utilisant les cases à cocher sous la colonne Participé.

invite meeting participants

Pour retirer un membre du projet de la réunion, il suffit de décocher les deux cases.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer vos modifications.

Envoyer un e-mail à tous les participants

Vous pouvez envoyer un rappel par mail à tous les participants à la réunion. Sélectionnez le menu déroulant en cliquant sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Envoyer un mail à tous les participants. Un rappel par mail avec les détails de la réunion (y compris un lien vers la réunion) est envoyé immédiatement à tous les invités et participants.

Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar

Vous pouvez télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar. Sélectionnez le menu déroulant en cliquant sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Télécharger l’évènement iCalendar.

En savoir plus sur l’abonnement à un calendrier.

Clôturer une réunion

Cliquer sur le bouton Clôturer la réunion après la fin de la réunion verrouille l’état actuel et la rend accessible en lecture seule uniquement.

Clôturer une réunion dans OpenProject

Rouvrir la réunion

Une fois la réunion terminée, elle ne peut plus être modifiée. Les membres du projet ayant le droit de modifier et de fermer les réunions verront toutefois une option Rouvrir la réunion. Le bouton rouvre une réunion et permet une modification ultérieure.

Rouvrez une réunion dans OpenProject

Copier une réunion

You can copy an existing meeting. This is useful if you have recurring meetings. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Copy.

Copy a dynamic meeting in OpenProject

A screen will open, which will allow you adjust the name, time, location and further details of the copied meeting. By default, the date for the copied meeting will be moved forward by one week from the original meeting’s date. You also have an option of copying the agenda. Don’t forget to Save the copied meeting.

Edit details of a copied dynamic meeting in OpenProject

Supprimer la réunion

Vous pouvez supprimer une réunion. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit, sélectionnez Supprimer la réunion et confirmez votre choix.

Suppression d’une réunion dynamique dans OpenProject