Gestion des réunions dynamiques

Introduite dans OpenProject 13.1, les réunions dynamiques offrent une gestion plus facile des réunions, une amélioration de la création de l’ordre du jour et la possibilité de relier les lots de travaux aux réunions et vice-versa.

Note: le module Meetings doit être activé dans les Paramètres du projet pour pouvoir créer et éditer des réunions.

Sujet	Contenu
Réunions dans OpenProject	Comment ouvrir des réunions dans OpenProject.
Créer une nouvelle réunion	Comment créer une nouvelle réunion dans OpenProject.
Modifier une réunion	Comment modifier une réunion existante.
Ajouter un lot de travaux à l’agenda	Comment ajouter des lots de travaux à l’ordre du jour
Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion	Comment créer ou modifier l’ordre du jour.
Ajouter des participants à une réunion	Comment inviter des personnes à une réunion.
Ajouter les pièces jointes de la réunion	Comment ajouter des pièces jointes à une réunion.
Envoyer un mail à tous les participants	Comment envoyer un mail à tous les participants
Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar	Comment télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar.
Fermer une réunion	Comment fermer une réunion dans OpenProject.
Rouvrir une réunion	Comment rouvrir une réunion dans OpenProject.
[Copier une réunion] (#copy-a-meeting)	Comment copier une réunion dans OpenProject (réunions récurrentes).
Supprimer une réunion	Comment supprimer une réunion dans OpenProject.

Réunions dans OpenProject

En sélectionnant Réunions dans le menu à gauche au sein d’un projet, vous obtenez un aperçu de toutes les réunions triées par date. En cliquant sur le nom, vous pouvez consulter les détails de la réunion.

Pour avoir un aperçu des réunions sur plusieurs projets, vous pouvez sélectionner Réunions dans le menu des modules globaux.

Le menu de gauche vous permettra de filtrer les réunions à venir ou passées. Vous pouvez également filtrer la liste des réunions en fonction de votre implication.

Créer et éditer des réunions dynamiques

Créer une nouvelle réunion

Vous pouvez créer une réunion à partir d’un projet ou du module global Réunions.

Remarque : Des réunions dynamiques ont été introduites dans OpenProject 13.1. Pour le moment, le module Réunions vous permet de créer réunions classiques ou les réunions dynamiques, mais gardez à l’esprit que la possibilité de créer des réunions classiques sera éventuellement retirée de OpenProject.

Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton vert + Réunion dans le coin supérieur droit.

Saisissez le titre, le type, l’emplacement, la date et la durée de votre réunion.

Si vous créez une réunion à partir d’un module global, vous devrez d’abord sélectionner un projet auquel la nouvelle réunion sera attachée. Après avoir sélectionné un projet, la liste des participants potentiels (membres du projet) apparaîtra pour que vous puissiez choisir qui inviter. Après la réunion, vous pouvez marquer ceux qui ont assisté à la réunion.

Cliquez sur le bouton bleu Créer pour enregistrer vos modifications.

Modifier une réunion

Si vous souhaitez modifier les détails d’une réunion, par exemple son heure ou son emplacement, ouvrir la vue des détails des réunions en cliquant sur l’icône crayon à côté des détails de la réunion.

Un écran d’édition s’affiche, où vous pouvez ajuster la date, l’heure, la durée et l’emplacement de la réunion.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton vert Enregistrer. Annuler vous ramènera à la vue détaillée.

Afin de modifier le titre de la réunion, sélectionnez le menu déroulant derrière les trois points et sélectionnez Modifier le titre de la réunion.

Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion

Après avoir créé une réunion, vous pouvez établir un ordre du jour de la réunion.

Vous pouvez ajouter des éléments à un agenda ou directement lier à des lots de travaux existants en sélectionnant l’option désirée sous le bouton vert Ajouter. Vous pouvez ajouter des notes et des [pièces jointes] (#meeting-attachments) à chaque point de l’ordre du jour.

Si vous sélectionnez l’option Point à l’ordre du jour, vous pouvez nommer ce point, définir la durée prévue en minutes et sélectionner un utilisateur à afficher à côté du point à l’ordre du jour. Il peut s’agir, par exemple, d’une réunion ou d’un membre du projet responsable ou présentateur de ce point particulier de l’ordre du jour. Par défaut, le nom de l’utilisateur qui ajoute le point à l’ordre du jour est présélectionné, mais il peut être supprimé ou remplacé par l’un des autres invités à la réunion.

Si vous sélectionnez l’option Paquet de travail, vous pouvez lier un paquet de travail en saisissant un ID de paquet de travail ou en commençant à taper un mot-clé, ce qui ouvrira une liste d’options possibles.

Après avoir finalisé l’agenda, vous pouvez toujours modifier les points de l’ordre du jour, ajouter des notes, les déplacer vers le haut ou vers le bas ou les supprimer. En cliquant sur les trois points situés sur le bord droit de chaque point de l’ordre du jour, vous ferez apparaître un menu d’options disponibles, notamment la modification, la copie du lien dans le presse-papiers, le déplacement du point de l’ordre du jour au sein de l’ordre du jour ou sa suppression.

Vous pouvez également réorganiser les points de l’ordre du jour en cliquant sur la poignée de glissement (l’icône avec six points) sur le bord gauche de chaque point de l’ordre du jour et en faisant glisser cet élément au-dessus ou au-dessous.

Les durées de chaque point de l’ordre du jour sont automatiquement additionnées. Si cette somme dépasse la durée planifiée saisie dans Détails de la réunion, la durée des heures de l’agenda qui dépassent la durée planifiée apparaîtra en rouge pour vous en avertir.

Ajouter un lot de travaux à l’ordre du jour

Il y a deux façons d’ajouter un lot de travaux à un point d’ordre du jour.

• Depuis le module Réunions : en utilisant le bouton + Ajouter, ajoutez un lot de travaux ou
• Depuis un lot de travaux particulier : en utilisant le bouton + Ajouter à la réunion dans l’onglet Réunions

Vous pouvez ajouter un lot de travaux aux réunions à venir ou passées tant que le lot de travaux est marqué ouvert.

Participants

Ajouter des participants à une réunion

Vous verrez la liste de tous les membres invités du projet sous Participants. Vous pouvez ajouter des participants (Invités et Participants) à une réunion en étant en mode édition. Le processus est le même pour la création d’une nouvelle réunion ou la modification d’une réunion existante.

Vous verrez la liste de tous les membres du projet et serez en mesure de voir qui a été invité en en regardant les coches à côté de chaque nom dans la colonne Invités. Après la réunion, vous pouvez marquer qui a réellement participé en utilisant les cases à cocher sous la colonne Participé.

Pour retirer un membre du projet de la réunion, il suffit de décocher les deux cases.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer vos modifications.

Envoyer un e-mail à tous les participants

Vous pouvez envoyer un rappel par mail à tous les participants à la réunion. Sélectionnez le menu déroulant en cliquant sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Envoyer un mail à tous les participants. Un rappel par mail avec les détails de la réunion (y compris un lien vers la réunion) est envoyé immédiatement à tous les invités et participants.

Pièces jointes à la réunion

Vous pouvez consulter les pièces jointes des réunions dans la section Pièces jointes dans le coin inférieur droit. Vous pouvez utiliser le lien +Attacher des fichiers pour sélectionner des fichiers à partir de votre ordinateur ou les faire glisser et les déposer.

Les pièces jointes peuvent être ajoutées à la section Notes des paquets d’agenda en les glissant-déposant depuis la section Pièces jointes.

Historique de la réunion

Vous pouvez savoir quelles modifications ont été apportées à une réunion et par quel utilisateur. Sélectionnez la liste déroulante en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Historique des réunions.

Les détails de l’historique de la réunion s’affichent.

Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar

Vous pouvez télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar. Sélectionnez le menu déroulant en cliquant sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Télécharger l’évènement iCalendar.

En savoir plus sur l’abonnement à un calendrier.

Clôturer une réunion

Cliquer sur le bouton Clôturer la réunion après la fin de la réunion verrouille l’état actuel et la rend accessible en lecture seule uniquement.

Rouvrir la réunion

Une fois la réunion terminée, elle ne peut plus être modifiée. Les membres du projet ayant le droit de modifier et de fermer les réunions verront toutefois une option Rouvrir la réunion. Le bouton rouvre une réunion et permet une modification ultérieure.

Copier une réunion

Vous pouvez copier une réunion existante. Cette fonction est utile si vous avez des réunions récurrentes. Pour copier une réunion, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Copier.

Copier une réunion dynamique dans OpenProject](openproject_dynamic_meetings_copy_meeting.png)

Un écran s’ouvre, qui vous permet d’ajuster le nom, l’heure, le lieu et d’autres détails de la réunion copiée. Par défaut, la date de la réunion copiée sera avancée d’une semaine par rapport à la date de la réunion originale. Vous avez également la possibilité de copier l’ordre du jour et les pièces jointes. N’oubliez pas de Sauvegarder la réunion copiée en cliquant sur le bouton vert Créer.

Supprimer la réunion

Vous pouvez supprimer une réunion. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit, sélectionnez Supprimer la réunion et confirmez votre choix.