Éditer les lots de travaux

Mettre à jour un lot de travaux

Pour modifier un lot de travaux, double-cliquez sur une ligne de lot de travaux dans la vue tableau ou ouvrez la vue écran fractionné pour en voir les détails.

Dans les détails du lot de travaux, vous pouvez cliquer dans n’importe quel champ pour le mettre à jour, par exemple, pour modifier la description, le statut, la priorité, la personne assignée ou pour ajouter un commentaire.

Conseil

Vous pouvez également insérer un saut de page dans le champ de description si vous avez l’intention d’exporter un lot de travaux au format PDF et que vous souhaitez que la description soit affichée sur des pages séparées d’un rapport PDF.

Pour enregistrer les modifications dans la description, cliquez sur l’icône de coche.

Les autres champs de saisie peuvent être enregistrés avec la touche Entrée.

Le message vert en haut du lot de travaux indique une mise à jour réussie.

Conseil

Les modifications que vous avez apportées sont enregistrées localement. Si vous avez quitté la page ou si vous n’avez pas pu enregistrer vos modifications en raison d’une difficulté technique, vous pouvez accéder aux dernières modifications via la barre d’outils de l’éditeur.

Tous les changements d’un lot de travaux sont documentés dans l’onglet Activité du lot de travaux.

Remarque

Il n’est pas possible d’annuler les modifications apportées aux lots de travaux en utilisant la combinaison Ctrl+Z.

Créer un lien vers une page wiki ou en créer une

Vous pouvez associer une page wiki existante à un lot de travail ou en créer une nouvelle directement à partir de la description du lot de travail.

Dans la barre d’outils de l’éditeur de texte enrichi, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez soit Page wiki existante, soit Nouvelle page wiki.

Les étapes suivantes varient selon que vous créiez une nouvelle page wiki ou que vous insériez un lien vers une page existante.

Créer une nouvelle page wiki

1. Veuillez saisir un titre pour la nouvelle page wiki.

2. Si vous y êtes invité, sélectionnez le fournisseur Wiki, puis cliquez sur Suivant.

En fonction de la configuration de votre système, vous pouvez choisir entre :

• Wiki interne, si le module wiki d’OpenProject a été activé par un administrateur.
• Wiki externe, si un administrateur a configuré l’intégration d’un wiki externe, tel que XWiki (module complémentaire Enterprise).

[!REMARQUE] Si un seul fournisseur de wiki est configuré, OpenProject l’utilise automatiquement et ignore l’étape de sélection du fournisseur de wiki.

4. Sélectionnez la page wiki parente.

5. Cliquez sur Ajouter pour créer la page wiki et insérez un lien vers celle-ci dans la description du lot de travail.

Créer un lien vers une page wiki existante

3. L’étape de nommage est ignorée. S’il existe plusieurs fournisseurs, vous devrez sélectionner un fournisseur Wiki. Cliquez sur Suivant.
4. Recherchez et sélectionnez la page wiki vers laquelle vous souhaitez créer un lien. Vous pouvez également saisir une URL si vous connaissez déjà la destination.
5. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le lien à la description du lot de travail.

La page wiki est insérée dans la description sous forme de lien.

Toutes les pages wiki liées sont également répertoriées dans l’onglet Wikis du lot de travail.

Gérer les pages wiki liées

L’onglet Wikis affiche toutes les pages wiki liées au lot de travail.

En fonction de votre configuration et des liens existants, il peut comporter les sections suivantes :

• Une section pour chaque fournisseur de wiki configuré (par exemple, Wiki interne ou XWiki Knowledge Hub)
• Mentionné dans la description
• Cité dans

Dans chaque section dédiée à un fournisseur de wiki, vous pouvez créer des liens supplémentaires en cliquant sur Page wiki, puis en sélectionnant soit Page wiki existante, soit Nouvelle page wiki. La procédure de création de liens est la même que celle utilisée pour insérer des pages wiki dans la description du lot de travail.

Pour supprimer un lien vers une page wiki, cliquez sur le menu à trois points situé à la fin de la ligne, puis sélectionnez Supprimer le lien vers la page.

Les rubriques « Mentionné dans la description » et « Cité dans » sont fournies à titre indicatif. Elles affichent les pages wiki qui font déjà référence au lot de travail ou qui sont référencées par celui-ci. Ces sections peuvent être développées ou réduites et ne s’affichent que lorsqu’il existe des références correspondantes. Les titres de leurs sections indiquent le nombre de pages wiki associées.

Tous les liens vers les pages wiki sont cliquables et ouvrent la page wiki correspondante.

Affecter un membre de l’équipe à un lot de travail

Lorsque vous assignez un membre de l’équipe à un lot de travaux, vous pouvez distinguer entre personne assignée et responsable. La personne responsable, par définition, serait celle qui a la responsabilité de livrer le lot de travaux. La personne assignée est la personne actuellement assignée et travaillant sur le lot de travaux. Choisissez le membre respectif de l’équipe dans la liste déroulante pour la personne désignée ou responsable. Si vous cherchez à ajouter un membre de l’équipe qui n’apparaît pas dans la liste déroulante, ce membre de l’équipe peut ne pas encore être membre du projet et doit être invité.

Mettre à jour le statut d’un lot de travail

Pour mettre à jour le statut d’un lot de travaux, cliquez sur le statut actuel dans les détails du lot de travaux et sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante.

Veuillez noter que le statut peut différer du type de lot de travaux. Ils peuvent être configurés dans l’interface d’administration du système.

Ajouter des commentaires à un lot de travail

Pour ajouter un commentaire à un lot de travaux, ouvrez la vue des détails ou la vue fractionnée d’un lot de travaux. Sous l’onglet Activité, un champ de commentaire est disponible en bas.

Conseil

Pour les écrans plus étroits tels que les téléphones mobiles et les tablettes, le champ commentaire peut être affiché en haut, selon les paramètres de votre compte.

Citer un commentaire dans un lot de travaux

Vous pouvez également répondre à un commentaire spécifique et le citer dans votre texte de réponse. Pour cela, cliquez sur l’icône Plus (trois points) à droite du commentaire et sélectionnez Citer ce commentaire.

L’auteur du commentaire cité sera automatiquement @mentionné et notifié de la réponse à son commentaire.

Modifier un commentaire dans un lot de travaux

Pour modifier un commentaire d’un lot de travaux, cliquez sur l’icône Plus (trois points) sur le côté droit du commentaire et sélectionnez Modifier ce commentaire. Selon vos permissions, il est possible que vous puissiez modifier les commentaires des autres utilisateurs.

Copier un lien de commentaire de lot de travaux

Vous pouvez copier un lien direct vers un commentaire spécifique du lot de travaux dans OpenProject. Pour cela, cliquez sur l’icône Plus (trois points) sur le côté droit du commentaire et sélectionnez Copier le lien dans le presse-papier.

Commentaires internes (add-on Enterprise)

Commentaires internes pour les lots de travaux

Cette fonction est un add-on Enterprise et ne peut être utilisé qu'avec l'édition Enterprise cloud ou Enterprise sur site avec les formules d'abonnement Professional, Premium, Corporate.
Plus d'informations

Il est possible d’ajouter des commentaires qui ne seront visibles que par un groupe de personnes sélectionnées. Il s’agit de commentaires internes.

Veuillez vous référer à cette partie du guide de l’utilisateur pour obtenir plus de détails.

@ notification (mention)

Vous pouvez mentionner et notifier les membres de l’équipe via @notification. Ils recevront une notification dans OpenProject à propos des mises à jour (selon leurs paramètres de notification dans les paramètres Paramètres du compte).

Emojis

À partir d’OpenProject 13.0, vous pouvez ajouter des émoticônes à tous les éditeurs de texte. Tapez un deux-points et une lettre, par exemple :a dans l’éditeur de texte et obtenez une liste d’emojis que vous pouvez utiliser.

Lier des lots de travaux

Pour en savoir plus sur la manière de relier des lots de travaux dans l’éditeur de texte, veuillez consulter cette page Éditeur de texte enrichi dans OpenProject.

Joindre des fichiers aux lots de travaux

Important 

Veuillez noter que cette option doit être activée par l’administrateur de votre projet sous Paramètres du projet.

Vous pouvez téléverser manuellement des fichiers vers des lots de travaux directement sous l’onglet Fichiers dans la vue détaillée du lot de travaux. Vous pouvez soit attacher des fichiers par glisser-déposer soit en utilisant l’option +Joindre fichiers.

Sous l’onglet Fichiers, vous verrez la liste de toutes les pièces jointes précédemment téléversées, y compris les noms de fichiers, ainsi que le nom de l’utilisateur qui a téléversé la pièce jointe et la date à laquelle il l’a fait. Si aucun fichier n’a encore été joint, la liste sera vide.

Les pièces jointes sont des fichiers ou des images ajoutées aux descriptions des lots de travaux.

Vous pouvez supprimer une pièce jointe en la survolant et en cliquant sur l’icône Supprimer.

Conseil

Les pièces jointes contenues dans les commentaires du lot de travaux (p. ex., les captures d’écran) ne seront pas affichées sous l’onglet Fichiers.

Rappels sur les lots de travaux

Si vous souhaitez qu’un lot de travaux vous soit rappelé ultérieurement, vous pouvez utiliser la fonction Rappel. Cliquez sur l’icône Rappel (réveil) dans la vue détaillée du lot de travaux.

Une liste d’options prédéfinies utiles s’ouvre, dans laquelle vous pouvez faire votre choix :

• demain
• dans 3 jours
• dans une semaine
• dans un mois
• à une date/heure particulière

La sélection de l’une de ces options entraîne l’affichage d’une fenêtre modale. L’heure sera réglée sur 9 heures pour la date que vous avez choisie (à l’exception de la dernière option). Cette fenêtre modale vous permet d’ajuster la date et l’heure préremplies et d’ajouter une note. Cette note sera visible lorsque le rappel sera déclenché dans le centre de notification.

Conseil

Toutes les options de rappel prédéfinies seront réglées sur 9 heures du matin à la date sélectionnée.

Spécifiez l’heure et la date auxquelles vous souhaitez recevoir le rappel et ajoutez éventuellement une note pour apporter plus de contexte. Cliquez ensuite sur le bouton Définir le rappel.

Lorsque vous définissez un rappel, un message de confirmation s’affiche. L’icône de rappel affiche désormais un badge indiquant qu’un rappel a été défini. Vous pouvez modifier le rappel existant en cliquant à nouveau sur l’icône de rappel.

Un badge pour indiquer un rappel dans le lot de travaux d’OpenProject

À la date et à l’heure configurées, vous recevrez le rappel dans le centre de notification.

Remarque

S’il existe plusieurs notifications pour un même lot de travaux, le rappel aura la priorité et la note de rappel apparaîtra au bas de la page. Si, pour un même lot de travaux, une notification de rappel et une notification d’alerte de date ont été configurées, l’alerte de date est combinée avec la note de rappel de sorte que les deux sont visibles.

Conseil

Vous pouvez choisir de recevoir des notifications immédiates par e-mail pour profiter de rappels personnels. Pour cela, ajustez les paramètres de votre compte en conséquence.

Observateurs

Ajouter des observateurs à un lot de travail

Pour ajouter des observateurs, ouvrez la vue détaillée du lot de travaux, sélectionnez l’onglet Observateurs sur le côté droit et choisissez les membres que vous souhaitez ajouter à l’aide du menu déroulant ou en commençant à saisir leur nom.

Il est également possible de s’ajouter soi-même en tant qu’observateur (si vous avez les autorisations nécessaires).

Supprimer les observateurs d’un lot de travail

Pour supprimer les observateurs, accédez à la vue détaillée du lot de travaux et sélectionnez l’onglet Observateurs. Survolez le nom de l’observateur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l’icône en forme de croix située à côté du nom de l’observateur. L’utilisateur ne recevra plus de notifications dans OpenProject concernant les modifications de ce lot de travaux en fonction de ses paramètres de notification. Cependant, si l’utilisateur est l’auteur, la personne assignée ou responsable du lot de travaux, il peut toujours y avoir des notifications. Pour obtenir plus d’informations, lisez ceci.

Exporter les lots de travaux

Pour exporter les lots de travaux, choisissez Exporter … dans le menu Paramètres en haut à droite de la table des lots de travaux (ou du graphique de Gantt).

Veuillez consulter ce guide séparé pour plus d’informations sur l’exportation des lots de travaux.

Éditer les lots de travaux de façon groupée

Pour effectuer une mise à jour en bloc et modifier plusieurs lots de travaux en même temps, accédez à la vue du tableau des lots de travaux. Mettez en surbrillance tous les lots de travaux que vous voulez modifier. Astuce : Garder le Ctrl. enfoncée pour sélectionner et éditer plusieurs lots de travaux à la fois.

Pour ouvrir le menu contextuel rapide, appuyez sur le bouton DROITE de la souris.

Ensuite, vous avez la possibilité de :

• Ouvrir la vue détaillée de tous les lots de travaux sélectionnés.
• Ouvrir la vue plein écran de tous les lots de travaux sélectionnés.
• Éditer en bloc tous les lots de travaux sélectionnés.
• Modifier en bloc le projet de tous les lots de travaux sélectionnés.
• Dupliquer en bloc tous les lots de travaux sélectionnés, y compris les relations hiérarchiques (relations parent-enfant).
• Supprimer en bloc tous les lots de travaux sélectionnés.

En bas de la page, vous pouvez décider si les notifications concernant ces modifications doivent être envoyées ou non. Il est logique de ne pas cocher la case pour les mises à jour importantes afin d’éviter que les utilisateurs soient inondés par les e-mails.

Mettre à jour un lot de travaux dans une vue tableau

Dans la vue du tableau des lots de travaux, vous pouvez non seulement ouvrir un seul lot de travaux, mais aussi déclencher des actions directes telles que la journalisation du temps et des coûts, dupliquer, télécharger ou supprimer ledit lot de travaux. Pour accéder au menu contextuel rapide, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur n’importe quel lot de travaux dans une vue de tableau de lots de travaux et de sélectionner l’action souhaitée.

Les options suivantes sont à votre disposition.

• Ouvrir la vue détailée - ouvre la vue détaillée d’un lot de travaux sur le côté droit de l’écran.
• Ouvrir l’affichage plein écran - ouvre la vue détaillée d’un lot de travaux sur l’ensemble de l’écran.
• Copier le lien dans le presse-papiers - copie dans le presse-papiers un lien court vers le lot de travaux sélectionné.
• Afficher l’horodatage - ouvre une fenêtre de dialogue vous permettant de saisir le temps directement dans un lot de travaux sans avoir à l’ouvrir au préalable.
• Consigner coûts unitaires - vous permet d’accéder à l’écran de journalisation des coûts. Une fois que vous avez enregistré les coûts et sauvegardé la saisie, vous revenez à la vue tableau
• Déplacer vers un autre projet : cette option permet de déplacer le lot de travaux sélectionné vers un autre projet.
• Dupliquer : ouvre une vue détaillée d’un nouveau lot de travaux sur le côté droit de l’écran. Ce nouveau lot de travaux est une copie exacte du lot de travaux que vous avez sélectionné, mais vous pouvez ajuster tous les détails que vous souhaitez modifier, puis les sauvegarder.
• Dupliquer dans un autre projet : cette option permet de dupliquer le lot de travaux sélectionné vers un autre projet.
• Supprimer - supprime un lot de travaux. Vous serez invité à confirmer la suppression.
• Télécharger le PDF - télécharge le lot de travaux sélectionné en tant que fichier PDF.
• Télécharger Atom - télécharge le lot de travaux sélectionné en tant que fichier Atom.
• Indenter la hiérarchie - crée une relation enfant-parent avec le lot de travaux directement ci-dessus. Le lot de travaux que vous avez sélectionné devient le lot de travaux enfant. Le lot de travaux directement au-dessus devient le lot de travaux parent.
• Créer un nouvel enfant - ouvre un nouveau lot de travaux sur le côté droit de l’écran. Ce nouveau lot de travaux a déjà une relation enfant avec le lot de travaux que vous avez sélectionné.

Conseil

Dans OpenProject 14.5, le terme Copier un lot de travaux a été remplacé par Dupliquer un lot de travaux. Changer de projet a été remplacé par Déplacer vers un autre projet.

Si vous avez ouvert le menu contextuel rapide pour un lot de travaux ayant un lot de travaux parent, vous verrez aussi :

• L’option Supprimer la hiérarchie, qui supprimera la relation enfant-parent.

Remarque

Si vous ouvrez le module des diagrammes de Gantt, le menu contextuel rapide aura des options différentes de celles de la vue du tableau des lots de travaux.