Gestion des réunions récurrentes

Avec OpenProject 15.3, les réunions ont été améliorées en introduisant une distinction claire entre les réunions ponctuelles et les réunions récurrentes. Cette page présente les caractéristiques et les fonctionnalités des réunions récurrentes. Pour en savoir plus sur les réunions ponctuelles, veuillez consulter cette page.

Les réunions récurrentes sont utiles pour planifier et organiser des réunions qui ont lieu régulièrement et qui ont la même structure. Elles consistent en des événements individuels qui se répètent à une fréquence et à un intervalle définis, et sont toutes basées sur un modèle de réunion composé de sections, de points d’ordre du jour et de participants prédéfinis.

Remarque

Vous devez activer le module Réunions dans les Paramètres du projet pour pouvoir créer et modifier des réunions.

Sujet	Contenu
Créer et modifier des réunions récurrentes	Comment créer et modifier des réunions récurrentes dans OpenProject.
Modifier le modèle des réunions récurrentes	Comment modifier un modèle de série de réunions récurrentes.
Modifier les séries de réunions récurrentes	Comment modifier des séries de réunions récurrentes dans OpenProject.
Modifier une occurrence de réunion récurrente	Comment modifier une réunion unique dans une série de réunions récurrentes.
Calendrier des réunions pour les réunions récurrentes	Comment éditer les backlogs pour les réunions récurrentes dans OpenProject.

Créer et modifier des réunions récurrentes

Vous pouvez créer une réunion récurrente à partir d’un projet ou du module global Réunions. Pour savoir comment organiser des réunions ponctuelles, veuillez consulter cette page.

Pour créer une nouvelle réunion récurrente, cliquez sur le bouton vert + Réunion dans le coin supérieur droit et sélectionnez Récurrente.

Saisissez le titre de votre réunion, le lieu, la date et les heures de début et de fin, la durée, la fréquence et l’intervalle. Notez que si vous créez une réunion à partir d’un module global, vous devez d’abord sélectionner un projet auquel la réunion appartient.

Conseil

La durée peut être saisie en heures et en minutes. Par exemple, pour une réunion qui doit durer une heure et demie, vous pouvez saisir :

• 1.5 h
• 90 min
• 90 minutes
• 1:30

Fréquence propose les options suivantes :

• Tous les jours
• Chaque jour ouvrable
• Toutes les semaines
• Jour du mois : cette option vous permet de programmer des réunions récurrentes à la même date chaque mois
• Une fois par mois, un jour de la semaine : cette option vous permet de choisir un numéro d’ordre et un jour de la semaine

En fonction de la fréquence sélectionnée, un ou plusieurs des champs supplémentaires suivants peuvent s’afficher :

L’intervalle est un champ entier obligatoire qui définit le modèle de récurrence d’une série de réunions. Il précise la fréquence à laquelle la réunion doit se répéter dans le cadre du schéma de récurrence sélectionné. Par exemple :

• Quotidien, Intervalle = 2 → La réunion a lieu tous les deux jours.
• Hebdomadaire, Intervalle = 4 → La réunion a lieu toutes les quatre semaines.

Conseil

Pour une récurrence basée sur les jours ouvrables, le champ Intervalle est masqué et toujours défini sur 1, ce qui signifie que la réunion a lieu tous les jours ouvrables sans qu’il soit nécessaire de la personnaliser.

Jour du mois est un champ obligatoire qui indique le jour du mois auquel les réunions auront lieu de manière récurrente. Par exemple, si vous saisissez « 4 », la réunion sera programmée le 4 de chaque mois.

Le champ Position est un champ indicateur ordinal obligatoire, dont les valeurs vont de « premier », « deuxième », « troisième » et « quatrième » à « dernier ». Par exemple : chaque premier lundi du mois.

Jour de la semaine est un champ obligatoire permettant de sélectionner un jour de la semaine, du lundi au dimanche.

Le champ « Fin de la série de réunions » est une liste déroulante qui permet de définir la date à laquelle une série de réunions récurrentes doit prendre fin. Les options suivantes sont disponibles :

• Jamais : la série de réunions se poursuit indéfiniment
• Après une date donnée : vous permet de définir une date de fin (la dernière occurrence sera programmée au plus tard à cette date, selon le modèle de récurrence)
• Après un certain nombre d’occurrences : cette option vous permet de spécifier le nombre d’occurrences individuelles après lesquelles la série se terminera

Remarque

Si l’heure de début prévue ne correspond pas à la date de la première diffusion effective, la légende est complétée par la mention suivante : « La première diffusion de cette série aura lieu le (date/heure) ».

Cliquez sur le bouton Créer une série de réunions pour enregistrer vos modifications. Cela créera la série de réunions récurrentes et vous redirigera vers la page du modèle de réunion.

Modifier le modèle de réunions récurrentes

Après avoir créé une série de réunions, vous êtes redirigé(e) vers le modèle de réunion récurrente, qui s’ouvrira par défaut en mode brouillon. À ce stade, aucune réunion n’a encore été organisée dans le cadre de la série de réunions récurrentes. Vous devez d’abord définir un modèle qui servira de base à toutes les réunions à venir. En d’autres termes, toutes les nouvelles itérations de réunions de la série seront une copie de ce modèle.

Vous pouvez définir le modèle de la même manière que vous le feriez pour une réunion ponctuelle : vous pouvez ajouter des sections, des points à l’ordre du jour, des lots de travaux et même un ensemble de participants. Gardez à l’esprit que chaque nouvelle occurrence d’une réunion dans la série utilisera ce modèle. Une fois que vous avez fini de modifier le modèle de réunion, vous pouvez créer la première réunion en cliquant sur le bouton Ouvrir la première réunion, qui vous dirigera vers la première occurrence de réunion ouverte dans la nouvelle série.

Important 

Une fois que vous avez quitté le mode brouillon, vous ne pouvez plus y revenir, c’est-à-dire que vous pouvez toujours modifier votre modèle, mais les modifications peuvent être visibles (en fonction de l’état de la notification par courrier électronique).

Il vous sera demandé de décider si les participants à la série de réunions doivent ou non recevoir des invitations et des mises à jour du calendrier. En fonction de votre choix, une bannière correspondante vous informera des actions à entreprendre.

Remarque

Les mises à jour concernant plusieurs réunions effectuées en peu de temps sont regroupées dans un seul e-mail de notification. Les participants recevront un e-mail récapitulant toutes les modifications, y compris les mises à jour concernant les participants et les changements apportés aux détails de la réunion.

Exception : les notifications de suppression de réunion sont envoyées immédiatement et séparément.

Vous pouvez toujours ajuster le modèle ultérieurement en sélectionnant la série de réunions dans le menu de gauche et en cliquant sur Modifier le modèle sur la page d’index de la série de réunions. Ces changements n’affecteront pas les réunions passées ou déjà créées (ouvertes).

Modifier les réunions récurrentes

Modifier les séries de réunions récurrentes

Le menu de gauche affiche toutes les séries de réunions existantes. En cliquant sur l’une d’entre elles, vous ouvrez la page d’index de cette série particulière, en affichant toutes les réunions prévues dans le cadre de cette série, qui sont regroupées par catégories :

• Ouvertes : liste toutes les réunions de la série qui ont été ouvertes et qui peuvent être modifiées. Toutes les réunions publiques seront également affichées dans la section Mes réunions.
• Planifiées : liste toutes les réunions de la série de réunions sélectionnée qui sont planifiées, mais pas encore ouvertes. Chaque fois qu’une réunion planifiée commence, la suivante s’ouvre automatiquement. Vous pouvez également ouvrir manuellement l’une des réunions planifiées pour importer le modèle et commencer à modifier l’ordre du jour.

Conseil

Une fois qu’une réunion est ouverte, les modifications apportées au modèle ne l’affectent pas.

Pour modifier la série de réunions, sélectionnez l’icône Plus (trois points) à l’extrême droite du nom de la série de réunions et sélectionnez Modifier la série de réunions.

Dans le même menu, vous disposez également des options suivantes :

• Télécharger la série de réunions en tant qu’événement iCalendar

• Envoyer un e-mail à tous les participants

• Terminer la série de réunions (cette option ne s’affiche que si la série n’a pas été terminée auparavant)

• Supprimer la série de réunions

Modifier une occurrence de réunion récurrente

Pour modifier une réunion unique au sein d’une série de réunions récurrentes, vous devez d’abord l’ouvrir en cliquant sur le bouton Ouvrir situé à côté de la réunion. Elle sera ensuite affichée dans la section Ordre du jour ouvert de la page d’index des réunions récurrentes, où vous pourrez cliquer sur la date et l’heure de la réunion.

Cela ouvrira la page de la réunion spécifique. Vous pouvez ensuite modifier la réunion en utilisant les mêmes fonctions que pour éditer des réunions ponctuelles, y compris l’ajout de sections et de points à l’ordre du jour, la documentation des résultats des points à l’ordre du jour, l’invitation des participants et l’ajout de pièces jointes.

De plus, vous pouvez copier une série d’occurrences de réunions spécifiques en tant que réunion unique. Pour cela, cliquez sur l’icône Plus (trois points)** et sélectionnez Dupliquer comme réunion ponctuelle.

Dans le même menu, vous disposez également des options suivantes :

• Télécharger l’événement iCalendar
• Envoyer une invitation par e-mail aux participants
• Exporter au format PDF
• Historique
• Annuler cette occurrence

Déplacer un point de l’ordre du jour à la réunion suivante

En plus de toutes les options disponibles lorsque vous cliquez sur le menu à trois points Plus (⋯) pour un point de l’ordre du jour lors de l’édition des réunions ponctuelles, vous verrez une option supplémentaire pour déplacer le point de l’ordre du jour vers la prochaine réunion de la série.

Lorsque vous cliquez sur cette option, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. À partir de là, choisissez où déplacer l’élément : une section de l’ordre du jour ou le backlog.

La confirmation déplace le point de l’ordre du jour et les résultats (s’il y en a) dans la réunion suivante.

Dupliquer un point de l’ordre du jour dans la prochaine réunion

Si vous ne souhaitez pas déplacer un point de l’ordre du jour dans la réunion suivante (et le retirer de la réunion en cours), mais le conserver dans le protocole de la réunion en cours et en discuter à nouveau la prochaine fois, vous pouvez le dupliquer dans la prochaine occurrence.

Cela peut être utile, par exemple, si un point a été discuté et doit faire l’objet d’un suivi lors de la prochaine réunion, alors que le compte rendu de la réunion en cours doit rester complet.

Pour dupliquer un point de l’ordre du jour dans la réunion suivante, ouvrez le menu Plus (⋯) d’un point de l’ordre du jour et sélectionnez Dupliquer → Dupliquer dans la réunion suivante.

Lorsque vous cliquez sur cette option, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Vous devrez ensuite sélectionner une destination dans le menu déroulant : soit une section de l’agenda, soit le backlog.

La confirmation créera une copie du point de l’ordre du jour dans la prochaine réunion immédiate. Le point original de l’ordre du jour est maintenu dans la réunion en cours, ce qui permet de conserver le protocole intact.

Remarque

Les résultats de la réunion ne seront pas dupliqués si un point de l’ordre du jour de la réunion est dupliqué. Les résultats ne seront copiés que si un point de l’ordre du jour de la réunion est déplacé.

Backlogs des réunions pour les réunions récurrentes

Backlogs de la série

Un backlog de série est une section spéciale préexistante, située sous les points de l’ordre du jour de la réunion en cours, dans laquelle d’autres sujets peuvent être listés pour examen. Ces éléments peuvent ensuite être ajoutés à une réunion spécifique par l’organisateur, avant ou pendant la réunion.

Le backlog peut être réduit ou développé en cliquant sur le titre. Le backlog de l’ordre du jour pour les réunions récurrentes sera visible dans toutes les réunions de la série.

Conseil

Par défaut, le backlog est étendu lorsque le statut de la réunion est ouverte, réduit si le statut de la réunion est en cours, et masqué si la réunion est fermée.

Ajouter et modifier des éléments aux backlogs de séries

Vous pouvez ajouter des points à l’ordre du jour et lier des lots de travaux de la même manière que vous le feriez dans l’ordre du jour de la réunion : soit en glissant et déposant via la poignée sur la gauche, soit en utilisant le bouton Ajouter.

L’icône déroulante Plus (trois points) à droite ouvre un menu permettant d’éditer, de réorganiser ou de supprimer un élément dans le backlog de la série. Vous pouvez également y ajouter des notes et déplacer un élément du backlog vers une réunion en cours. S’il y a plusieurs sections dans la réunion en cours, il vous sera demandé de sélectionner d’abord une section.

Effacer les backlogs de l’ordre du jour

Vous pouvez soit supprimer des éléments d’un backlog de série, soit effacer un backlog entier en cliquant sur l’option Effacer les backlogs dans le menu Plus (trois points), à côté du nom du backlog. Utilisez cette option avec prudence, car l’action ne peut pas être annulée.