Gérer les réunions

Les réunions dans OpenProject vous permettent de gérer et de documenter vos réunions de projet dans un même endroit centralisé, de préparer un ordre du jour avec votre équipe et de documenter et partager les comptes rendus avec les participants.

Sujet	Contenu
Réunions dans OpenProject	Comment ouvrir des réunions dans OpenProject.
Créer une nouvelle réunion	Comment créer une nouvelle réunion dans OpenProject.
Modifier une réunion	Comment modifier une réunion existante.
Ajouter des participants à une réunion	Comment inviter des personnes à une réunion.
Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion	Comment créer ou modifier l’ordre du jour.
Copier une réunion (réunions récurrentes)	Comment créer des réunions récurrentes.

Réunions dans OpenProject

Cette vidéo est disponible en anglais.

En sélectionnant Réunions dans le menu du projet à gauche, vous obtenez un aperçu de toutes les réunions du projet triées par date. En cliquant sur le nom d’une réunion, vous pouvez voir plus de détails sur la réunion.

Remarque : afin de pouvoir utiliser le plugin de réunions, le module Réunions doit être activé dans les Paramètres du projet.

Créer une nouvelle réunion

Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton vert + Réunion dans le coin supérieur droit.

Saisissez le titre, le lieu, la date de début et la durée de votre réunion.

Sélectionnez les participants à la réunion dans la liste des membres du projet.

Cliquez sur le bouton bleu Créer pour enregistrer vos modifications.

Modifier une réunion

Si vous souhaitez modifier les détails d’une réunion, par exemple l’heure ou le lieu, ouvrez la vue détaillée de la réunion en cliquant sur le titre dans la liste globale et cliquez sur Modifier à côté du nom de la réunion.

Un écran de modification s’affiche et les informations relatives à la réunion peuvent être modifiées.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton bleu Enregistrer. Annuler vous ramènera à la vue détaillée.

Ajouter des participants à une réunion

Vous pouvez ajouter des participants (Invités et Participants) à une réunion en étant en mode édition. Le processus est le même pour la création d’une nouvelle réunion ou la modification d’une réunion existante. De plus, il est également possible d’enregistrer après la réunion qui y a réellement participé.

Vous pouvez voir la liste de tous les membres du projet sous Participants. Cette liste varie d’un projet à l’autre. Si vous sélectionnez le champ dans les colonnes Invités ou Participants, les membres du projet sélectionnés seront notifiés automatiquement lorsqu’un ordre du jour ou un protocole de réunion est créé.

Il vous suffit de décocher les cases correspondantes pour supprimer les membres du projet des réunions.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sécuriser les modifications que vous avez apportées.

Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion

Après avoir créé une réunion, vous pouvez établir un ordre du jour de la réunion.

1. Avant de commencer la réunion, tous les participants peuvent ajouter leur contribution à l’ordre du jour en cliquant simplement sur le bouton Modifier.
2. La barre d’outils vous permet de modifier le format du texte ou d’éditer des macros, par exemple la table des matières ou les tableaux des lots de travaux (voir la documentation de l’éditeur WYSIWYG pour plus de détails).
3. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.
4. Toutes les modifications apportées à l’ordre du jour sont enregistrées. Vous pouvez cliquer sur le bouton Historique pour obtenir une vue d’ensemble de tous les changements, y compris les personnes qui les ont effectués.
5. Cliquez sur le bouton Envoyer pour révision pour informer rapidement les participants de la réunion et leur envoyer un lien vers la réunion.
6. Appuyez sur le bouton Envoyer iCalendar pour envoyer une entrée de calendrier aux participants. Les utilisateurs peuvent ensuite ajouter rapidement la réunion à leur calendrier en acceptant l’invitation / en important le fichier iCal joint à l’e-mail de notification.
7. Au début de la réunion, clôturez l’ordre du jour pour empêcher toute autre modification et fournir la même base à tous les participants à la réunion. Après la clôture de l’ordre du jour, le compte rendu de la réunion s’affiche pour présenter les résultats de la réunion.

Créer ou modifier les comptes rendus de réunion

Les comptes-rendus de réunion sont automatiquement créés lorsque vous fermez l’ordre du jour dans la vue détaillée de la réunion et que vous sélectionnez l’option Fermer.

L’ordre du jour est clos et copié sur la page du compte rendu de la réunion comme base. Vous pouvez commencer à éditer le compte rendu dès maintenant. De la même manière que dans les pages wiki, vous pouvez mettre en forme le texte, associer des comptes rendus à des lots de travaux ou documents, et inclure des listes de lots de travaux ou autres macros.

Vous serez dirigé vers la vue de la réunion, où vous pourrez :

1. modifier les comptes rendus (n’oubliez pas d’enregistrer vos données),
2. consulter l’historique des modifications,
3. envoyer le compte-rendu pour consultation aux invités et aux participants (ainsi qu’aux observateurs et à l’auteur de la réunion).

Copier une réunion (réunions récurrentes)

Si vous avez des réunions récurrentes, comme un jour fixe, et que vous souhaitez simplifier le processus de création de réunions et d’ordres du jour, vous pouvez copier une réunion existante. Pour ce faire, sélectionnez la réunion et ouvrez la vue détaillée de la réunion.

Sélectionnez Copier dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez alors modifier la réunion copiée et ajouter de nouveaux détails. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sécuriser vos modifications.

Remarque : tous les paramètres seront copiés, à l’exception des comptes rendus, des participants et de l’historique de la réunion. Ainsi, si vous souhaitez conserver également le compte-rendu, vous devez le copier séparément.