Gestión de reuniones
Las reuniones en OpenProject le permiten gestionar y documentar sus reuniones de proyecto en un lugar central, preparar una agenda de reuniones junto con su equipo y documentar y compartir las actas de las reuniones con los asistentes a las mismas en un lugar central.
Reuniones se define como un módulo que permite organizar reuniones. El módulo debe activarse en la configuración del proyecto para que aparezca en la navegación lateral.
| Tema | Contenido |
|---|---|
| Reuniones en OpenProject | Cómo abrir reuniones en OpenProject. |
| Crear una nueva reunión | Cómo crear una nueva reunión en OpenProject. |
| Editar una reunión | Cómo editar una reunión existente. |
| Añadir participantes a la reunión | Cómo invitar a personas a una reunión. |
| Crear o editar la agenda de reuniones | Cómo crear o editar la agenda. |
| Copiar una reunión (reuniones periódicas) | Cómo crear reuniones recurrentes. |
Reuniones en OpenProject
Este vídeo está disponible en inglés.
Al seleccionar Reuniones en el menú de proyectos de la izquierda, obtendrá un resumen de todas las reuniones del proyecto ordenadas por fecha. Pulsando sobre el nombre de una reunión podrá ver más detalles de la misma.
Nota: para poder utilizar el plugin de reuniones, es necesario activar el módulo Reuniones en la Configuración del proyecto.
Crear una nueva reunión
Para crear una nueva reunión, pulse el botón verde + Reunión en la esquina superior derecha.
Introduzca el título, el lugar y la fecha de inicio y duración de su reunión.
Seleccione a los participantes en la reunión de la lista de miembros del proyecto.
Pulse el botón azul Crear para guardar los cambios.
Editar una reunión
Si desea cambiar los detalles de una reunión, por ejemplo su hora o su lugar, abra la vista de detalles de las reuniones pulsando sobre el título en la lista general y pulse Editar junto al nombre de la reunión.
Aparecerá una pantalla de edición y podrá ajustar la información de la reunión.
No olvide guardar los cambios pulsando el botón azul Guardar. Cancelar le devolverá a la vista de detalles.
Añadir participantes a la reunión
Puede añadir participantes (Invitados y Asistentes) a una reunión estando en el modo de edición. El proceso es el mismo tanto si crea una nueva reunión como si edita una ya existente. Además, puede registrar después de la reunión quién participó realmente en ella.
Puede ver la lista de todos los miembros del proyecto en Participantes. Esta lista varía de un proyecto a otro. Si selecciona el campo en las columnas Invitados o Asistentes, los miembros del proyecto seleccionados recibirán una notificación automática cuando se cree una agenda o un protocolo de reunión.
Quitando la marca de verificación podrá eliminar a los miembros del proyecto de las reuniones.
Pulse el botón Guardar para asegurar los cambios realizados por usted.
Crear o editar la agenda de reuniones
Tras crear una reunión, puede configurar una agenda de reunión.
- Antes de comenzar la reunión, todos los participantes pueden añadir sus aportaciones al orden del día simplemente pulsando el botón Editar.
- Con la barra de herramientas, puede realizar cambios en el formato del texto o editar macros, por ejemplo, índices o tablas de paquetes de trabajo (consulte la documentación del editor WYSIWYG para obtener más detalles).
- No olvide guardar sus cambios.
- Se hace un seguimiento de todos los cambios realizados en la agenda. Puede hacer clic en el botón Historial para obtener una visión general de todos los cambios, incluidas las personas que los han realizado.
- Pulse el botón Enviar para revisión para notificar rápidamente a los participantes sobre la reunión y enviarles un enlace a la misma.
- Pulse el botón Enviar iCalendar para enviar una entrada de la agenda a los participantes. A continuación, los usuarios pueden añadir rápidamente la reunión a su calendario aceptando la invitación / importando el archivo iCal adjunto a la notificación por correo electrónico.
- Al comienzo de la reunión, Cierre el orden del día para evitar cualquier otro cambio y proporcionar la misma base a todos los participantes en la reunión. Tras cerrar el orden del día, se muestra el acta de la reunión para recoger los resultados de la misma.
Crear o editar actas de reuniones
Las actas de reunión se crean automáticamente al cerrar la agenda en la vista de detalles de la reunión y seleccionar la opción Cerrar.
La agenda se cierra y se copia en la página de actas de la reunión como base. Ya puede empezar a editar las actas. Del mismo modo que en las páginas wiki, puede dar formato al texto, enlazar actas a paquetes de trabajo, documentos e incluir listas de paquetes de trabajo u otras macros.
Se le dirigirá a la vista de la reunión, donde podrá
- editar las actas (no olvide guardar sus datos),
- ver el historial de cambios,
- enviar las actas para su revisión a los invitados y asistentes (así como a los observadores y al autor de la reunión).
Copiar una reunión (reuniones periódicas)
Si tiene reuniones recurrentes, como un Jour Fixe, y desea simplificar el proceso de creación de reuniones y agendas, puede copiar una reunión existente. Para ello, seleccione la reunión y abra la vista detallada de la reunión.
Seleccione Copiar en la esquina superior derecha.
Ahora puede editar la reunión copiada y añadir los nuevos detalles. Pulse el botón Guardar para asegurar sus cambios.
Nota: se copiarán todos los ajustes, excepto las actas, los participantes y el historial de reuniones. Así que si quiere conservar también las actas, tendrá que copiarlas por separado.
