Reuniones únicas
Con OpenProject 15.3, se mejoraron las reuniones, introduciendo una clara distinción entre reuniones únicas y reuniones periódicas. Esta página cubre las características y funciones de las reuniones únicas en OpenProject.
Para obtener información sobre la configuración de series de reuniones periódicas y plantillas, consulte esta página. Tenga en cuenta que las repeticiones individuales de una serie de reuniones periódicas son reuniones únicas y tienen las mismas funciones que las descritas aquí.
Nota
El módulo Reuniones debe estar activado en la Configuración del proyecto para poder crear y editar reuniones.
| Tema | Contenido |
|---|---|
| Crear una nueva reunión | Cómo crear una nueva reunión en OpenProject. |
| Editar una reunión | Cómo editar una reunión existente. |
| Añadir un paquete de trabajo al programa | Cómo agregar un paquete de trabajo a una agenda de reuniones. |
| Crear o editar la agenda de reuniones | Cómo crear o editar la agenda. |
| Añadir participantes a la reunión | Cómo invitar a personas a una reunión. |
| Añadir archivos adjuntos a la reunión | Cómo agregar archivos adjuntos a una reunión. |
| Enviar email a todos los participantes | Cómo enviar un email a todos los participantes de la reunión. |
| Descargar una reunión como un evento iCalendar | Cómo descargar una reunión como un evento iCalendar. |
| Cerrar una reunión | Cómo cerrar una reunión en OpenProject. |
| Reabrir una reunión | Cómo volver a abrir una reunión en OpenProject. |
| Copiar una reunión | Cómo copiar una reunión en OpenProject (reuniones recurrentes). |
| Eliminar una reunión | Cómo eliminar una reunión en OpenProject. |
Crear y editar reuniones únicas
Crear una nueva reunión
Puede crear una reunión desde un proyecto o desde el módulo global Reuniones.
Para crear una nueva reunión, haga clic en el botón verde + Reunión de la esquina superior derecha y seleccione el tipo de reunión que desea crear. Puede elegir entre reuniones únicas, periódicas o clásicas.
Para conocer los pasos necesarios para crear una reunión clásica, consulte esta página. Para conocer los pasos a seguir para establecer reuniones periódicas, consulte esta página.
Si elige la opción única, introduzca el título, el lugar, la fecha y hora de inicio y la duración de la reunión.
Si está creando una reunión desde un módulo global, primero tendrá que seleccionar un proyecto al que se atribuya la reunión.
Consejo
La duración puede introducirse tanto en horas como en minutos. Por ejemplo, para una reunión que debe durar 1,5 horas, puede introducir:
- 1,5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Pulse el botón Crear reunión para guardar los cambios. A continuación, puede añadir más detalles a la reunión.
Crear o editar la agenda de reuniones
Tras crear una reunión, puede configurar una agenda de reunión.
Para ello, añada secciones, puntos del orden del día o paquetes de trabajo existentes seleccionando la opción deseada bajo el botón verde + Añadir. A continuación, podrá añadir notas a cada punto del orden del día.
Añadir una sección al orden del día
Las secciones le permiten agrupar los puntos del orden del día en bloques para una mejor organización.
Para añadir una sección, pulse el botón + Añadir situado en la parte inferior de los puntos del orden del día y seleccione la opción Sección.
Si, antes de crear su primera sección, su reunión ya contaba con [puntos del orden del día] existentes (#add-an-agenda-item), estos se incluirán automáticamente en una sección denominada Sección sin título. Si lo desea, puede cambiar el nombre de esta sección.
Nota
Si utiliza secciones, todos los puntos de la agenda deben tener secciones.
Después de añadir una sección, puede especificarla aún más añadiendo puntos del orden del día o paquetes de trabajo a la misma.
También puede añadir puntos del orden del día a secciones específicas, bien arrastrando y soltando los puntos en cada sección, bien pulsando el botón Más (⋯) y eligiendo la acción deseada.
Este menú también le permite cambiar el nombre de una sección, moverla o eliminar toda la sección seleccionando la opción correspondiente en el menú desplegable situado detrás del icono Más (⋯) de la derecha. Si se desplaza una sección, los puntos del orden del día se desplazarán con ella.
Consejo
También puede reorganizar las secciones arrastrándolas y soltándolas hacia arriba y hacia abajo.
Importante
Al eliminar una sección se eliminarán todos los puntos del orden del día que la contengan. Si una sección contiene puntos del orden del día, se le pedirá confirmación antes de borrarla.
Añadir un punto a la orden del día
Si selecciona la opción Punto de la agenda, podrá darle un nombre, añadir notas, fijar la duración prevista en minutos y seleccionar un usuario para que aparezca junto al punto en la agenda. Puede tratarse, por ejemplo, de una reunión o de un miembro del proyecto que sea responsable del tema o de alguien que vaya a presentar ese tema en concreto.
Por defecto, al crear un punto del orden del día, éste se rellenará previamente con el nombre del usuario que añade el punto del orden del día, pero puede eliminarse o sustituirse por el de uno de los demás participantes en la reunión.
Las secciones mostrarán la suma de todas las duraciones de todos los elementos que las contengan (o al menos, de aquellos que tengan una duración especificada).
Consejo
Si necesita guardar la agenda fuera de OpenProject, puede generar un PDF optimizado utilizando la función de impresión (Ctrl/Cmd + P).
Añadir paquete de trabajo a la reunión
Si selecciona la opción Paquete de trabajo, puede vincular un paquete de trabajo introduciendo un ID de paquete de trabajo o empezando a escribir una palabra clave, lo que abrirá una lista de posibles opciones.
Editar el orden del día de una reunión
Una vez finalizada la agenda, siempre puedes editar los puntos de la agenda, añadir notas, subir o bajar un punto o eliminarlo. Al hacer clic en el icono de menú Más (tres puntos) situado en el borde derecho de cada punto de la agenda, aparecerá un menú de opciones disponibles, entre las que se incluyen editar, copiar el enlace al portapapeles, mover el punto de la agenda dentro de la misma o eliminarlo.
También puede reordenar los puntos del orden del día haciendo clic en el asa de arrastre (icono con seis puntos) situada en el borde izquierdo de cada punto del orden del día y arrastrando ese punto hacia arriba o hacia abajo.
Las duraciones de cada punto del orden del día se suman automáticamente. Si esa suma supera la duración prevista introducida en Detalles de la reunión, la duración de las horas de la agenda que superen la duración prevista aparecerá en rojo para advertirle del hecho.
Add agenda item outcomes
During a meeting, stakeholders will often take certain decisions, add useful information or note down follow-up points. In OpenProject, these can be added as outcomes to each agenda item. To note outcomes, the meeting status has to first be set to in progress. Once in progress, there will be a + Outcome button at the end of each agenda item. To add an outcome, simply click this button.
An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing a wiki page.
Click Save to add the outcome agenda.
After saving an agenda item outcome, you can still edit it. Click the More (three dots) menu on the right edge of each outcome item and select Edit outocme.
This menu also allows you to Copy link to clipboard and to Remove the outcome.
Consejo
Outcomes are also displayed in the Meetings tab of a work package in a read-only format.
Añadir un paquete de trabajo al orden del día
Hay dos maneras de añadir un paquete de trabajo a una agenda de reuniones.
- Desde el módulo Reuniones: utilizando el botón + Añadir, añada un punto del orden del día de un paquete de trabajo o
- Desde un determinado paquete de trabajo: utilizando el botón + Añadir a reunión de la ficha Reuniones.
Puede añadir un paquete de trabajo a reuniones próximas o pasadas siempre que el paquete de trabajo esté marcado como abierto.
Consejo
Las próximas reuniones se muestran en orden cronológico, de la reunión más cercana a la más lejana. Las reuniones anteriores se muestran en orden cronológico inverso, de la reunión más reciente a la más antigua.
Editar una reunión
Si desea cambiar los detalles de una reunión, por ejemplo su hora o lugar, abra la vista de detalles de la reunión haciendo clic en el icono de rueda dentada situado junto a Detalles de la reunión.
Aparecerá una pantalla de edición en la que podrá ajustar la fecha, la hora, la duración y el lugar de la reunión.
No olvide guardar los cambios pulsando el botón Guardar. Cancelar le devolverá a la vista de detalles.
Consejo
Si otra persona edita o actualiza la página de la reunión actual al mismo tiempo y guarda sus cambios, se notificará a usted y a todos los demás usuarios de la misma página de ello con un pequeño banner en la parte superior de la página. Pulse el botón Recargar para cargar la versión actualizada de la página.
Para editar el título de la reunión, seleccione el menú desplegable situado detrás de los tres puntos y elija Editar título de la reunión.
Participantes de la reunión
Añadir participantes a la reunión
Verá la lista de todos los miembros del proyecto invitados en Participantes. Puede añadir participantes (invitados y asistentes) a una reunión en modo de edición. El proceso es el mismo tanto si crea una nueva reunión como si edita una ya existente. Puede hacer clic en el icono de rueda dentada situado junto a la sección Participantes o hacer clic en el enlace Añadir participantes situado bajo la lista de participantes existentes.
Verá la lista de todos los miembros del proyecto y podrá saber, basándose en las casillas junto al nombre en la columna Invitados, quién ha sido invitado. Después de la reunión, puede registrar quién participó realmente utilizando las casillas de la columna Asistentes.
Para eliminar de una reunión a un miembro del proyecto invitado, basta con desmarcar las dos casillas.
Pulse el botón Guardar para confirmar los cambios.
Enviar email a todos los participantes
Puede enviar un recordatorio por correo electrónico a todos los participantes en la reunión. Seleccione el desplegable haciendo clic en el icono Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione Enviar correo electrónico a todos los participantes. Un recordatorio por email con los detalles de la reunión (incluyendo un enlace a la reunión) se envía inmediatamente a todos los invitados y asistentes.
Archivos adjuntos en reuniones
Puede adjuntar archivos a las reuniones en la sección Archivos adjuntos de la esquina inferior derecha. Puede utilizar el enlace +Adjuntar archivos para seleccionar archivos de su ordenador o arrastrarlos y soltarlos.
Los archivos adjuntos pueden añadirse a la sección Notas de los paquetes de la agenda arrastrándolos y soltándolos desde la sección Archivos adjuntos.
Historial de la reunión
Puede hacer un seguimiento de los cambios realizados en una reunión y que usuario los realizó. Seleccione el desplegable haciendo clic en el icono Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione Historial de reuniones.
Esto mostrará los detalles del historial de la reunión.
Descargar una reunión como un evento iCalendar
Usted puede descargar una reunión como un evento iCalendar. Seleccione el desplegable haciendo clic en el menú Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione la opción Descargar evento de iCalendar.
Lee más sobre suscribirse a un calendario.
Change meeting status
Meetings in OpenProject can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Depending on the meeting status, different options are available, such as editing the agenda, adding outcomes, or finalizing the meeting. You can transition between these statuses using the meeting status button with a drop-down menu under the meeting name or in the right-hand pane.
Clicking on this button will show following status options:
Open: reverts the meeting to an editable state, but existing outcomes remain read-only.
In progress: enables outcome documentation for agenda items.
Closed: locks the meeting and prevents further edits.
Open meeting status
When a meeting is Open, you can prepare the agenda by adding or removing agenda items. Once the agenda is ready, the meeting can be marked as In Progress.
Consejo
In an open meeting state in addition to the status menu, you will directly see the Mark as in progress link on the right.
Mark meeting in progress
Once the agenda is ready, the meeting can be marked as In progress. To mark a meeting in progress you can use the dropdown status menu on the right side or under the meeting name.
Setting a meeting In progress allows adding Agenda item outcomes by using the + Outcome buttons.
Once all outcomes are documented, you can close the meeting. To do that use the dropdown status menu on the right side or under the meeting name.
Cerrar reuniones
Once all outcomes are documented, you can close the meeting. To do that use the dropdown status menu on the right side or under the meeting name.
Consejo
In a meeting marked in progress in addition to the status menu, you will directly see the Close meeting link on the right.
Closing a meeting locks the current state and makes it read-only.
Reabrir reuniones
Una vez que una reunión ha sido cerrada, ya no se puede editar. Project members with the permission to edit and close meetings will, however, see a Re-open meeting option. Al hacer clic en este re-abre una reunión y permite seguir editando.
Copiar una reunión
Puede copiar una reunión existente. Esto es útil si tiene reuniones recurrentes. Para copiar una reunión, haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Copiar.
Se abrirá una ventana modal que le permitirá ajustar el título, la hora, el lugar y otros detalles de la reunión copiada. Por defecto, la fecha de la reunión copiada se fijará para el día siguiente. También tiene la opción de copiar el orden del día, los anexos y la lista de participantes. También tiene la opción de enviar un correo electrónico a todos los participantes una vez copiada la reunión.
Si copia una reunión cerrada, el nuevo estado de la reunión se establecerá automáticamente como abierto. No olvide guardar la reunión copiada haciendo clic en el botón Crear reunión.
Eliminar reuniones
Puede eliminar una reunión. Para ello, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha, selecciona Eliminar reunión y confirma tu elección.
