Planificador de equipos

El módulo de planificación de equipos le ayuda a obtener una visión completa de en qué está trabajando cada miembro de su equipo. Puede utilizarlo para realizar un seguimiento del progreso actual de los paquetes de trabajo en los que está trabajando su equipo, programar nuevas tareas, reprogramarlas o incluso reasignarlas a distintos miembros.

Example team planner showing an eight-week view of work packages assigned to team members

Esencialmente, el planificador de equipos es una vista de calendario con una columna de asignados en el lado izquierdo. Cada paquete de trabajo asignado a un miembro del equipo aparecerá como una tarjeta que abarca una duración determinada (desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización). Estas tarjetas pueden moverse, estirarse, acortarse o retirarse para organizar la planificación de su equipo.

Nota

Team planner is an Enterprise add-on and can only be used with Enterprise cloud or Enterprise on-premises. La actualización desde Community es sencilla y contribuye a apoyar a OpenProject.

Para utilizar este módulo, debe tener activado el módulo de paquetes de trabajo.

Tema Contenido
Resumen del módulo Ver una lista de todos los planificadores de equipos existentes o crear uno nuevo
Aspectos básicos de la planificación de equipos Comprender los aspectos básicos de la organización de un planificador de equipos
Añadir miembros del equipo y paquetes de trabajo Añada miembros al equipo y programe, reprograme y reasigne paquetes de trabajo
Vista detallada del paquete de trabajo Ver o editar un paquete de trabajo específico
Eliminar un paquete de trabajo Eliminar (desprogramar) paquetes de trabajo visibles

Este vídeo está disponible en inglés.

Resumen del módulo

Si hace clic en la entrada Planificadores de equipos de la barra lateral izquierda, accederá al módulo de planificadores de equipos con una lista de todos los planificadores de equipos existentes:

A screenshot of a list of team planners visible after clicking on Team Planners on the left-hand menu

  1. Puede crear un nuevo planificador de equipos utilizando el botón + Planificador de equipo situado en la parte superior derecha, cerca de su avatar, o en la parte inferior de la barra de menú de la izquierda.
  2. Haga clic en un planificador de equipos existente (guardado) para abrirlo.
  3. Team planners marked as favorite under visibility settings appear under the Favorite heading in the menu bar.
  4. Los planificadores de equipos con ajustes de visibilidad pública aparecen bajo el encabezado Público de la barra de menús.
  5. Los nuevos planificadores de equipos aparecen por defecto bajo el epígrafe Privado de la barra de menú de la izquierda. Estos solo son visibles para usted.

Consejo

Both public and private team planners can be added as favored planners.

Aspectos básicos de la planificación de equipos

A screenshot of an example team planner with different functions highlighted

Un planificador de equipos tiene una serie de características numeradas del 1 al 8 en la captura de pantalla anterior:

  1. Haga clic en el nombre de su planificador de equipos (Equipo de Marketing en el ejemplo anterior) para editarlo. A menos que se trate de un nuevo planificador de equipo, este cambio debe confirmarse pulsando el icono del disquete que aparece junto al nombre después de cambiarlo.
  2. Utilice el botón + Añadir existente para añadir un paquete de trabajo existente al planificador de equipos. Para ello, busque el paquete de trabajo y arrastre su ficha a un asignado, en un momento determinado. Esto actualizará entonces los atributos asignado a, fecha de inicio y fecha de finalización de ese paquete de trabajo.
  3. Add a new team member to the assignee column by Clicking on the + Assignee button.
  4. Por defecto, el planificador de equipos solo mostrará los paquetes de trabajo asignados que pertenezcan al proyecto actual. Sin embargo, también es posible añadir paquetes de trabajo asignados que pertenezcan a otros proyectos. Puede hacer visibles estos paquetes de trabajo de otros proyectos utilizando la función Incluir proyectos y seleccionando los proyectos adicionales que desee incluir en esta vista.
  5. Utilice la función Filtro (igual que en el módulo paquetes de trabajo) para mostrar solo los paquetes de trabajo que cumplan determinados criterios de filtrado. Podría, por ejemplo, filtrar de forma que solo fueran visibles los paquetes de trabajo de determinados tipos, determinados estados o determinados valores de campos personalizados.
  6. El botón Pantalla completa le permite ver el planificador de equipos en modo de pantalla completa.
  7. El botón [⋮] (más) le ofrece opciones adicionales, como guardar, renombrar y guardar una copia (guardar como) o eliminar el planificador de equipos. Aquí también puede modificar las opciones de visibilidad.
  8. Por defecto, el planificador de equipos solo muestra la semana laboral (semana excluyendo el fin de semana y los días no laborables). Utilice el desplegable para alternar entre las vistas de semana laboral, 1 semana, 2 semanas, 4 semanas u 8 semanas. Con las flechas puede navegar por las semanas hacia delante y hacia atrás. El botón Hoy le lleva a la semana actual.

Consejo

The team planner will highlight non-working days in the calendar with a darker background color. Por defecto, un paquete de trabajo no puede arrastrarse o redimensionarse de forma que comience o termine en estos días a menos que la opción «Solo días laborables» esté desactivada para ese paquete de trabajo. Para saber cómo hacerlo, consulte la documentación sobre Días laborables y duración.

Añadir miembros del equipo y paquetes de trabajo

Añadir miembros al equipo

Cuando cree un nuevo planificador de equipos, estará vacío, así:

An example of a newly-created empty team planner in OpenProject

El primer paso para configurar el calendario de planificación de su equipo es añadir a los miembros del equipo. To do so, click on the + Assignee button then search for the team member you would like to add from the the drop-down list (1). Esto añadirá una nueva fila a la vista de calendario para ese miembro del equipo.

Repita este paso hasta que se hayan añadido todos los miembros relevantes del equipo y, a continuación, guárdelo utilizando el icono del disquete situado en el encabezado superior (2).

Adding team members to a team planner in OpenProject

Si necesita eliminar a un miembro de esta lista, pase el ratón por encima de su nombre y pulse el botón X que aparece junto a su nombre. (Esta acción simplemente elimina la fila y no afecta al estado del usuario en el proyecto).

Cuando haya terminado de añadir miembros al planificador de equipos, haga clic en el icono del disquete situado en el encabezado superior para guardarlo.

Añadir y editar paquetes de trabajo

A continuación, puede añadir paquetes de trabajo existentes a su planificador. Puede hacerlo creando un nuevo paquete de trabajo o añadiendo paquetes de trabajo existentes.

Crear un nuevo paquete de trabajo

Puede crear un nuevo paquete de trabajo para un miembro concreto de su equipo haciendo clic en una celda de la fila de asignados de ese miembro del equipo.

Consejo

You can also click and drag across a date range to create a work package that spans those dates. El primer recuadro será la fecha de inicio y el último la fecha de finalización.

Creating a new work package by clicking and dragging across multiple day cells

Se abrirá un diálogo de nuevo paquete de trabajo. La persona asignada y las fechas de inicio y finalización ya estarán fijadas en función de dónde haya hecho clic para crear el paquete de trabajo. Puede añadir cualquier detalle adicional, como el asunto, el tipo de paquete de trabajo, una descripción y añadir anexos. Si se desplaza más abajo en la pantalla dividida, también podrá acceder a otros atributos como el coste y el tiempo, así como a los campos personalizados que puedan existir.

An example of the new work package split screen view

Añadir un paquete de trabajo existente

Si desea tomar un paquete de trabajo existente y asignarlo a un miembro de su equipo para una fecha de inicio determinada, el planificador de equipos se lo pone fácil.

Comience pulsando el botón + Añadir existente situado debajo del nombre del planificador de equipos y busque el paquete de trabajo que desea añadir. Una vez que la encuentre, arrastre y suelte la tarjeta del paquete de trabajo en el calendario, en función de a quién desee asignarla y a qué fecha de inicio. La fecha de finalización se derivará automáticamente en función de la duración del paquete de trabajo.

Nota

Scheduling tasks by adding existing work packages is easier in the one or two week view, especially if you have work packages that can span a weekend.

Searching for existing work packages to add to the team planner

A veces, no es posible asignar un paquete de trabajo existente a un miembro concreto del equipo por diversas razones: puede que no sea miembro del proyecto al que pertenece el paquete de trabajo seleccionado, puede que no tenga los permisos necesarios o puede que usted mismo no tenga los permisos necesarios para editar las fechas o la persona asignada para ese paquete de trabajo. En este caso, un pequeño mensaje de error le indicará que la operación no se ha realizado correctamente.

Mover y redimensionar un paquete de trabajo

Hover on a work package to see drag handles

El planificador de equipos le permite reprogramar y reasignar rápidamente tarjetas de paquetes de trabajo:

  • Para reasignar paquetes de trabajo, haga clic y arrastre una tarjeta de la fila de un miembro del equipo a otra.
  • Para cambiar solo la fecha de inicio, pase el ratón por encima del paquete de trabajo y haga clic y arrastre las manijas de arrastre del borde izquierdo (1) de la tarjeta del paquete de trabajo para acortar o alargar la duración total.
  • Para cambiar solo la fecha de finalización, pase el ratón por encima del paquete de trabajo y haga clic y arrastre las manijas de arrastre del borde derecho (2) de la tarjeta del paquete de trabajo para acortar o alargar la duración total.
  • Para mantener la duración pero desplazar el paquete de trabajo hacia delante o hacia atrás en el tiempo, simplemente haga clic y arrastre el paquete de trabajo horizontalmente.

Nota

Work packages can also expand and retract in width depending on how many non-working days are spanned (for example, a 3-day task starting on Thursday and ending on Monday will spread across 5 calendar days; dragging that same work package so that it starts on a Tuesday and ends on a Thursday means that it will spread across 3 calendar days. En ambos casos, la duración sigue siendo de 3 días.

A veces, no es posible modificar las fechas o el destinatario de los paquetes de trabajo por diversas razones. Puede deberse, por ejemplo, a que no disponga de los permisos necesarios para realizar ese cambio o a que las relaciones existentes lo hagan imposible. En estos casos, aparecerá un mensaje de error en la parte superior de la pantalla para informarle de que el cambio no ha sido posible.

Vista detallada del paquete de trabajo

Cuando quiera entender en qué está trabajando un miembro del equipo, o quiera reprogramar paquetes de trabajo, puede ser importante obtener el contexto completo de cada paquete de trabajo. Los planificadores de equipos lo hacen posible facilitándole el acceso a los detalles de los paquetes de trabajo.

Para abrir los detalles del paquete de trabajo en pantalla dividida, pase el ratón por encima de una tarjeta de paquete de trabajo y haga clic en el icono i (información):

Click on the i icon in a work package card to open details in split screen view

Se abrirán los detalles del paquete de trabajo en vista de pantalla dividida, donde podrá ver y editar todos los atributos del paquete de trabajo, consultar la actividad reciente, ver los archivos vinculados y vincular los nuevos o adjuntar otros, y ver y crear relaciones entre paquetes de trabajo.

An example of the work package detail view in split screen

Eliminar un paquete de trabajo

Dado que el planificador de equipos es simplemente una vista que muestra los paquetes de trabajo de determinados asignados durante un periodo de tiempo determinado, eliminar un paquete de trabajo significa simplemente no hacerlo visible en la vista actual. Esto puede lograrse de varias maneras:

  1. Añadir un filtro que excluirá ese paquete de trabajo (por ejemplo, filtrar por el tipo Tarea eliminará los paquetes de trabajo de otros tipos de esa vista).
  2. Eliminar las fechas de inicio y fin o cambiarlas para que no caigan en el periodo de tiempo mostrado en el planificador del equipo.
  3. Eliminar al asignado o cambiarlo por alguien que no haya sido añadido a este planificador de equipo en particular.

Alternativamente, el planificador de equipos ofrece una forma sencilla de eliminar un paquete de trabajo combinando 2 y 3 en una sola acción. Cuando empiece a arrastrar un paquete de trabajo, aparecerá una zona de eliminación en la parte inferior del planificador de equipos. Puede arrastrar una tarjeta de paquete de trabajo a esa zona de caída para borrar los atributos de asignatario, fecha de inicio y fecha de finalización de una sola vez.

The remove drop zone appears when dragging a work package card