Sujets automatiques pour les lots de travaux (add-on Enterprise)

[NOTE] Les sujets automatiques pour les lots de travaux sont un add-on Enterprise et ne peuvent être utilisés qu’avec l’édition Enterprise cloud ou Enterprise sur site. Une mise à niveau à partir de l’édition gratuite Community est facile et aide à soutenir OpenProject.

Introduction

Les sujets automatiques sont des titres prédéfinis et dynamiques pour les lots de travaux. Ils contribuent à la cohérence des noms et à la clarté des tâches répétitives.

Les administrateurs peuvent activer des sujets automatiques par type de lot de travaux en définissant un modèle de sujet qui inclut du texte statique et des attributs de référence, tels que l’auteur, la date de début, des champs personnalisés ou des informations relatives au parent et au projet. Lors de la création d’un lot de travaux, son objet est automatiquement généré et mis à jour selon le modèle défini.

Exemples :

  • Demande de vacances : [Auteur] [Date de début] - [Date de fin]
  • Entretien avec un candidat : [Champ personnalisé : Candidat] avec [Responsable] le [Date de début].
  • Facture du fournisseur : [Auteur] Facture [Date de création] - [Champ personnalisé : ID de la facture]

Un sujet verrouillé indique que votre administrateur a mis en place un modèle de sujet automatique pour ce type de lot de travaux (par exemple, les demandes de congé ou les factures).

Important 

Si le champ du sujet est verrouillé, cela peut également indiquer que vous n’avez peut-être pas l’autorisation de modifier ce lot de travaux spécifique.

Exemple d’un lot de travaux nouvellement créé avec un champ de sujet verrouillé dans OpenProject

Comment utiliser les sujets automatiques

Les lots de travaux avec sujets automatiques fonctionnent de la même manière que les lots de travaux ordinaires, à deux différences près :

  • Création ou modification : saisissez toutes les informations du lot de travaux comme vous le feriez normalement, à l’exception du champ « sujet », laissez-le vide.
  • Le sujet est en lecture seule : le sujet est généré automatiquement et ne peut pas être modifié manuellement.

Conseil

Toute modification des attributs du lot de travaux déclenche une mise à jour automatique du sujet, même si l’attribut modifié n’est pas référencé dans le modèle de sujet.

Comment les attributs apparaissent-ils dans les sujets ?

Les sujets automatiques reflètent les valeurs réelles des attributs tels que configurés par votre administrateur :

  • Dates (par exemple [Date de début], [Date de fin])
  • Utilisateurs (par exemple [Auteur], [Responsable])
  • Attributs (par exemple [Priorité], [Catégorie], [Champ personnalisé : X])
  • Détails du projet (par exemple, [Nom du projet], [Identifiant du projet])

Si un attribut référencé n’est pas disponible, le sujet affiche “N/A “ (voir FAQ).

Si un attribut référencé n’a pas de valeur, le sujet affiche [Nom de l’attribut].

Exemple d’un sujet de lot de travaux généré automatiquement

FAQ sur les sujets automatiques

Comment un sujet automatique est-il mis à jour ?

Lorsque les attributs référencés dans le modèle de sujet changent (par exemple, les dates ou les champs personnalisés), le sujet est automatiquement mis à jour lors de l’enregistrement. Aucune action supplémentaire n’est requise.

Que se passe-t-il si le modèle de sujet fait référence à des attributs de parent ou de projet ?

Si votre motif sujet inclut des attributs provenant d’un lot de travaux parent ou du projet, les changements dans ces attributs n’affectent pas immédiatement le sujet de l’enfant. Le sujet n’est actualisé qu’après la mise à jour et l’enregistrement du lot de travaux enfant. Il est prévu d’améliorer ce comportement dans une prochaine version.

Pourquoi la mention « N/A » apparaît-elle dans mon sujet ?

La mention « N/A » indique qu’un attribut référencé n’est pas disponible. Les raisons les plus courantes sont les suivantes :

  • Le motif fait référence à un attribut parent, mais aucun parent n’est attribué.

  • Un parent existe, mais l’attribut référencé n’est pas disponible dans le type de lot de travaux du parent.

  • L’attribut référencé n’est pas activé dans le projet actuel.

Une fois l’attribut disponible et renseigné, la mise à jour et l’enregistrement du lot de travaux actualisent automatiquement le sujet.

Conseil

Exemple : Modèle : FACTURE : [Champ personnalisé : ID de facture] - [Date de début]
Si « ID de facture » n’est pas disponible, vous verrez FACTURE : N/A - 2025-01-23.

Pourquoi [Nom de l’attribut] apparaît-il dans les sujets ?

[Nom de l’attribut] indique que l’attribut référencé n’a pas encore été rempli ou défini.