Gestión de reuniones

Las reuniones en OpenProject le permiten gestionar y documentar sus reuniones de proyecto, preparar una agenda de reuniones junto con su equipo y compartir las actas con los asistentes, todo en un único lugar.

Tema	Contenido
Reuniones en OpenProject	Cómo abrir reuniones en OpenProject.
Reuniones únicas	Cómo crear y editar reuniones individuales en OpenProject.
Reuniones periódicas	Cómo crear y editar reuniones periódicas en OpenProject.
Preguntas frecuentes sobre reuniones	Preguntas frecuentes sobre las reuniones en OpenProject.

Reuniones en OpenProject

Las reuniones en OpenProject ayudan a los equipos a organizar discusiones, hacer un seguimiento de las agendas de las reuniones y documentar las decisiones de forma eficiente. Existen dos tipos de reuniones: reuniones únicas y reuniones periódicas. Las reuniones únicas son eventos independientes programados para una fecha y hora concretas. Las reuniones periódicas introducen una forma estructurada de definir una serie de reuniones relacionadas, garantizando la coherencia y reduciendo la configuración manual.

Resumen de las reuniones

Seleccionando Reuniones en el menú de proyectos de la izquierda, obtendrá una visión general de todas las reuniones a las que ha sido invitado dentro de un proyecto específico ordenadas por fecha. Pulsando sobre el nombre de una reunión podrá ver más detalles de la misma.

Para obtener una visión general de las reuniones de varios proyectos, puede seleccionar Reuniones en el menú de módulos globales.

Las reuniones se agruparán en función de la hora de inicio de la reunión en los siguientes grupos:

• Hoy enumera las reuniones abiertas programadas para el mismo día

• Mañana enumera las reuniones abiertas programadas para el día después

• A finales de esta semana enumera todas las reuniones abiertas programadas entre dos días a partir de ahora y hasta el final de la semana

• La semana que viene y después enumera todas las reuniones abiertas programadas la próxima semana y más adelante

Filtros de reuniones

El menú de la izquierda le permitirá filtrar las reuniones en función de lo siguiente:

• Mis reuniones enumera todas las reuniones en las que participa
• Reuniones periódicas enumera todas las reuniones periódicas visibles para usted
• Todas las reuniones enumera todas las reuniones visibles para usted
• Serie de reuniones enumera las reuniones que forman parte de reuniones periódicas
• Invitaciones enumera todas las reuniones a las que está invitado
• Ha asistido enumera todas las reuniones en las que se le marcó como que había asistido
• Creadas por mí enumera todas las reuniones creadas por usted

Los botones situados junto a Filtros le permitirán filtrar por reuniones próximas o pasadas.

También puede utilizar los filtros de reuniones para afinar la lista de reuniones en función de los siguientes criterios:

• El usuario asistió - muestra las reuniones a las que asistió un usuario específico

• Autor - muestra las reuniones creadas por un usuario específico

• Usuario invitado - muestra las reuniones a las que fue invitado un usuario específico

• Parte de una serie de reuniones: muestra las reuniones que forman parte de series de reuniones específicas.

• Proyecto - muestra las reuniones de un proyecto específico (solo se mostrará en la vista global del módulo, es decir, no dentro de un proyecto específico).

  

Suscribirse a las reuniones

Puede suscribirse a todas sus reuniones de OpenProject en una aplicación de calendario externa (como Outlook, Apple Calendar u Open-Xchange). Esto proporciona un calendario único y de solo lectura que se mantiene actualizado automáticamente, sin depender de invitaciones individuales por correo electrónico en formato .ics.

In addition to viewing meetings, subscribing to meetings allows you to respond to meeting invitations directly from your calendar. Your response (Accepted, Tentative, or Declined) is synchronized back to OpenProject and shown as your participation status in the meeting.

Crear una suscripción

Puede suscribirse a las reuniones de OpenProject desde el módulo Reuniones o desde la página Ajustes de la cuenta.

En la página de resumen de reuniones (ya sea global o específica de un proyecto) haga clic en el icono Más (tres puntos) y seleccione Suscribirse al calendario.

Se le guiará a través del proceso de creación de un token de suscripción a iCal:

1. Asigne un nombre al token y haga clic en Crear suscripción.

2. Copie la URL de suscripción a la reunión de iCal generada. Esta URL sólo se muestra una vez y permite que cualquiera que la tenga pueda ver sus reuniones.

3. Añada esta URL a su calendario externo para suscribirse a las reuniones de OpenProject.

Once subscribed, meeting dates and updates are synchronized automatically. If you respond to a meeting invitation in your calendar, your participation status is updated in OpenProject and visible to meeting organizers and other participants.

Nota

If you respond to a meeting invitation in your calendar before the meeting is fully created or visible in OpenProject, your response will still be applied once the meeting becomes available, as long as the calendar subscription remains active.

If you are only interested in a specific meeting, you can download that specific meeting as an iCal event instead.

Consejo

If you are interested in how the Meetings module is used by the OpenProject team, please take a look at this blog article and this use case.

Obtenga más información sobre OpenProject como software de gestión de reuniones de código abierto .