Gestión de reuniones

Las reuniones en OpenProject le permiten gestionar y documentar sus reuniones de proyecto, preparar una agenda de reuniones junto con su equipo y compartir las actas con los asistentes, todo en un único lugar.

Tema	Contenido
Reuniones en OpenProject	Cómo abrir reuniones en OpenProject.
Reuniones únicas	Cómo crear y editar reuniones individuales en OpenProject.
Reuniones periódicas	Cómo crear y editar reuniones periódicas en OpenProject.
Preguntas frecuentes sobre reuniones	Preguntas frecuentes sobre las reuniones en OpenProject.

Reuniones en OpenProject

Las reuniones en OpenProject ayudan a los equipos a organizar discusiones, hacer un seguimiento de las agendas de las reuniones y documentar las decisiones de forma eficiente. Existen dos tipos de reuniones: reuniones únicas y reuniones periódicas. Las reuniones únicas son eventos independientes programados para una fecha y hora concretas. Las reuniones periódicas introducen una forma estructurada de definir una serie de reuniones relacionadas, garantizando la coherencia y reduciendo la configuración manual.

Resumen de las reuniones

Seleccionando Reuniones en el menú de proyectos de la izquierda, obtendrá una visión general de todas las reuniones a las que ha sido invitado dentro de un proyecto específico ordenadas por fecha. Pulsando sobre el nombre de una reunión podrá ver más detalles de la misma.

Para obtener una visión general de las reuniones de varios proyectos, puede seleccionar Reuniones en el menú de módulos globales.

Las reuniones se agruparán en función de la hora de inicio de la reunión en los siguientes grupos:

• Hoy enumera las reuniones abiertas programadas para el mismo día

• Mañana enumera las reuniones abiertas programadas para el día después

• A finales de esta semana enumera todas las reuniones abiertas programadas entre dos días a partir de ahora y hasta el final de la semana

• La semana que viene y después enumera todas las reuniones abiertas programadas la próxima semana y más adelante

Filtros de reuniones

El menú de la izquierda le permitirá filtrar las reuniones en función de lo siguiente:

• Mis reuniones enumera todas las reuniones en las que participa
• Reuniones periódicas enumera todas las reuniones periódicas visibles para usted
• Todas las reuniones enumera todas las reuniones visibles para usted
• Serie de reuniones enumera las reuniones que forman parte de reuniones periódicas
• Invitaciones enumera todas las reuniones a las que está invitado
• Ha asistido enumera todas las reuniones en las que se le marcó como que había asistido
• Creadas por mí enumera todas las reuniones creadas por usted

Los botones situados junto a Filtros le permitirán filtrar por reuniones próximas o pasadas.

También puede utilizar los filtros de reuniones para afinar la lista de reuniones en función de los siguientes criterios:

• El usuario asistió - muestra las reuniones a las que asistió un usuario específico

• Autor - muestra las reuniones creadas por un usuario específico

• Usuario invitado - muestra las reuniones a las que fue invitado un usuario específico

• Parte de una serie de reuniones: muestra las reuniones que forman parte de series de reuniones específicas.

• Proyecto - muestra las reuniones de un proyecto específico (solo se mostrará en la vista global del módulo, es decir, no dentro de un proyecto específico).

  

Suscribirse a las reuniones

Puede suscribirse a todas sus reuniones de OpenProject en una aplicación de calendario externa (como Outlook, Apple Calendar u Open-Xchange). Esto proporciona un calendario único y de solo lectura que se mantiene actualizado automáticamente, sin depender de invitaciones individuales por correo electrónico en formato .ics.

Además de ver las reuniones, la suscripción a reuniones le permite responder a las invitaciones a reuniones directamente desde su calendario. Su respuesta (Aceptada, Tentativa o Rechazada) se sincroniza de nuevo con OpenProject y se muestra como su estado de participación en la reunión.

Crear una suscripción

Puede suscribirse a las reuniones de OpenProject desde el módulo Reuniones o desde la página Ajustes de la cuenta.

En la página de resumen de reuniones (ya sea global o específica de un proyecto) haga clic en el icono Más (tres puntos) y seleccione Suscribirse al calendario.

Se le guiará a través del proceso de creación de un token de suscripción a iCal:

1. Asigne un nombre al token y haga clic en Crear suscripción.

2. Copie la URL de suscripción a la reunión de iCal generada. Esta URL sólo se muestra una vez y permite que cualquiera que la tenga pueda ver sus reuniones.

3. Añada esta URL a su calendario externo para suscribirse a las reuniones de OpenProject.

Una vez suscrito, las fechas de las reuniones y las actualizaciones se sincronizan automáticamente. Si responde a una invitación de reunión en su calendario, su estado de participación se actualizará en OpenProject y será visible para los organizadores de la reunión y otros participantes.

Nota

Si responde a una invitación a una reunión en su calendario antes de que la reunión se haya creado completamente o sea visible en OpenProject, su respuesta se aplicará una vez que la reunión esté disponible, siempre y cuando la suscripción al calendario siga activa.

Si sólo está interesado en una reunión concreta, puede descargar esa reunión específica como un evento de iCal en su lugar.

Consejo

Si está interesado en saber cómo utiliza el equipo de OpenProject el módulo Reuniones, eche un vistazo a este artículo del blog y a este caso de uso.

Obtenga más información sobre OpenProject como software de gestión de reuniones de código abierto .