Arbeitspaket PDF-Export

Wenn Sie im Dropdown-Menü des Arbeitspakets die Option PDF generieren auswählen, öffnet sich ein modales Fenster, in dem Sie eine Vorlage auswählen und deren Optionen anpassen können.

PDF-Generierung Modal für den Export einzelner Arbeitspakete in OpenProject

Vorlage ist ein Dropdown-Menü mit allen derzeit möglichen Optionen. Jede Vorlage erzeugt ein anderes Dokument und bietet eigene Optionen, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden.

Aus welchen Vorlagen Sie auswählen können, hängt vom Typ des Arbeitspakets ab. Administratoren können für jeden Arbeitspakettyp Vorlagen aktivieren und deaktivieren ihre Reihenfolge ändern, wodurch bestimmt wird, welche Vorlage im Dropdown-Menü voreingestellt ist.

Alle Vorlagen haben folgendes gemeinsam:

  • Die in der Beschreibung und in Langtextfeldern verwendeten Bilder werden in die PDF-Datei eingebettet.
  • Eingebettete Arbeitspakete und Projektattribute werden auf ihre aktuellen Werte aufgelöst.
  • Das im Export angezeigte Logo stammt aus den Design-Einstellungen. Wenn kein Exportlogo konfiguriert ist, wird das OpenProject-Logo verwendet.
  • Der Name der heruntergeladenen Datei setzt sich aus dem Projekt, dem Arbeitspaket-Typ, der ID und dem Betreff zusammen, gefolgt von Datum und Uhrzeit des Exports.

Optionen für alle Vorlagen

Unabhängig von der ausgewählten Vorlage können Sie Folgendes anpassen:

  • Silbentrennung – wenn ausgewählt, wird eine Trennlinie zwischen Wörtern in den Export eingefügt, um das Layout zu verbessern. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

  • Sprache und Silbentrennung – ein Dropdown-Menü mit Sprachen, die für die Silbentrennung verwendet werden können. Ihre aktuelle Sprache wird automatisch ausgewählt, sofern für diese Sprache eine Silbentrennung verfügbar ist. Die Auswahl ändert nicht die im PDF-Export verwendete Sprache.

Attribute und Beschreibung

Diese Vorlage exportiert das Arbeitspaket als kompaktes Dokument, das alle seine Attribute sowie seine Beschreibung enthält. Dies ist die richtige Wahl, wenn Sie eine ausdruckbare Übersicht über ein einzelnes Arbeitspaket benötigen.

Der Export enthält:

  • Eine Überschrift mit dem Typ, der ID und dem Betreff des Arbeitspakets, gefolgt vom aktuellen Status. Die Überschrift ist mit dem Arbeitspaket in OpenProject verlinkt.
  • Alle Attribute des Arbeitspakets, gruppiert und sortiert genau wie in der Formularkonfiguration des Arbeitspaket-Typs. Jede Gruppe wird mit ihrem Titel vorgestellt. Attribute werden auch dann aufgeführt, wenn sie leer sind; Attribute, auf die Sie keinen Zugriff haben, werden jedoch nicht angezeigt.
  • Benutzerdefinierte Langtextfelder an der in der Formularkonfiguration festgelegten Position, jeweils mit ihrem Namen als Beschriftung.
  • Die Beschreibung des Arbeitspakets.
  • Eingebettete Arbeitspaket-Tabellen aus der Formular-Konfiguration, beispielsweise eine Tabelle mit untergeordneten Elementen. Enthält eine solche Tabelle keine Arbeitspakete, wird dies im Export angegeben.

Hinweis

Das Layout des PDF-Exports folgt dem für bestimmte Arbeitspaket-Typen definierten Arbeitspaket-Konfigurationsformular.

Zusätzlich zu den oben genannten Optionen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • Fußzeilentext, der in der Mitte der Fußzeile jeder Seite angezeigt wird, wobei das Exportdatum links und die Seitenzahl rechts davon steht. Der Projektname wird als Fußzeilentext vorgeschlagen. Sie können den vorgeschlagenen Fußzeilentext anpassen.

  • Seitenausrichtung, was die Auswahl von Portrait oder Landscape Layout der Seiten im PDF ermöglicht. Im Portrait werden zwei Attribute nebeneinander angeordnet, im Landscape vier. Wählen Sie „Landscape“ für Arbeitspakete mit vielen Attributen oder breiten eingebetteten Tabellen.

Beispiel eines PDF-Exports eines einzelnen Arbeitspakets in OpenProject

Vertrag

Diese Vorlage exportiert ausschließlich die Beschreibung des Arbeitspakets, formatiert gemäß der deutschen Standardvertragsvorlage. Attribute sind nicht enthalten, sodass die Beschreibung des Arbeitspakets den gesamten Inhalt des Dokuments ausmacht.

Das Dokument weist breite Seitenränder, Blocksatz und eine Nummerierung in Klammern für Listen auf, wie es bei Verträgen üblich ist. Das Logo befindet sich in der oberen linken Ecke jeder Seite.

[!TIPP] Da lediglich die Beschreibung exportiert wird, können Sie den Vertragstext als Standardtext für die Beschreibung eines Arbeitspaket-Typs vorbereiten und Werte wie den Vertragspartner oder ein Datum über eingebettete Attribute einfügen lassen.

Zusätzlich zu den oben genannten Optionen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • Fußzeilentext, der in der Mitte der Fußzeile jeder Seite angezeigt wird, wobei das Exportdatum links und die Seitenzahl rechts davon steht. Der Titel des Arbeitspakets wird als Fußzeilentext vorgeschlagen. Sie können den vorgeschlagenen Fußzeilentext anpassen.

PMflex-Artefakt

Diese Vorlage stellt das Arbeitspaket als PMflex-Artefakt dar: ein strukturiertes Dokument, das den Projektkontext mit dem Inhalt des Arbeitspakets und seinen verbundenen Arbeitspaketen verbindet. Der PM²-Leitfaden zum Projektmanagement beschreibt die wichtigsten Artefakte und Phasen der Methodik.

Der Export enthält:

  • Ein Deckblatt mit Angabe der Art des Arbeitspakets, der ID, des Themas und des Status sowie des Instanznamens und des Datums und der Uhrzeit des Exports.
  • Ein Inhaltsverzeichnis, sofern die untenstehende Option aktiviert ist.
  • Die Beschreibung des Arbeitspakets.
  • Alle Projektattribute des Projekts, Abschnitt für Abschnitt. Leere Abschnitte werden übersprungen.
  • Alle Attribute des Arbeitspakets, gruppiert entsprechend der Formularkonfiguration des Arbeitspaket-Typs.
  • Zugehörige Arbeitspakete aus eingebetteten Tabellen der Formularkonfiguration. Im Gegensatz zu den anderen Vorlagen, werden diese nicht als Tabellenzeilen aufgeführt, sondern mit ihren Attributen, ihrer Beschreibung und ihren benutzerdefinierten Langtextfeldern dargestellt, sodass das Artefakt für sich allein vollständig ist.

Zusätzlich zu den oben genannten Optionen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • Inhaltsverzeichnis – Wenn diese Option ausgewählt ist, wird dem Export ein Inhaltsverzeichnis hinzugefügt, das die Überschriften der Abschnitte auflistet. Die Einträge sind mit den jeweiligen Seiten verlinkt und listen die Abschnitte der Projektattribute sowie die Gruppen der Arbeitspaketattribute auf. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Tipp

Administratoren können den automatischen Artefakt-Export für einen Work-Package-Typ konfigurieren. Das Artefakt wird dann jedes Mal erstellt, wenn sich der Status eines Arbeitspakets ändert, und entweder als Anhang zum Arbeitspaket hinzugefügt oder in den mit dem Projekt verknüpften Nextcloud-Ordner hochgeladen.

Export generieren

Klicken Sie auf den Download Button, um den PDF-Export zu generieren.

Informationen dazu, wie Sie den Export eines einzelnen Arbeitspakets anstoßen können, finden Sie unter Arbeitspakete exportieren.