Integración de OneDrive/SharePoint (extensión Enterprise)

Puede utilizar OneDrive/SharePoint como almacenamiento de archivos integrado en OpenProject.

Nota: La integración de OneDrive/SharePoint es una extensión Enterprise y solo puede utilizarse con Enterprise Cloud o Emprese On-Premises. La actualización desde Community es sencilla y contribuye a apoyar a OpenProject.

Esta integración le permite:

  • Vincular archivos y carpetas almacenados en OneDrive/SharePoint con paquetes de trabajo en OpenProject
  • Ver, abrir y descargar archivos y carpetas vinculados a un paquete de trabajo a través de la pestaña Archivos

Nota importante: Para poder usar OneDrive/SharePoint como almacenamiento de archivos en tu proyecto, el administrador de su instancia debe haber completado primero la configuración de la integración con OneDrive/SharePoint . Entonces un administrador del proyecto puede activar OneDrive/SharePoint en Almacenamientos de archivos para un proyecto.

Tema Descripción
Conectar OpenProject a OneDrive/SharePoint Cómo conectar su proyecto OpenProject y OneDrive/SharePoint
Vincular archivos y carpetas a paquetes de trabajo Cómo vincular archivos y carpetas a paquetes de trabajo en OpenProject
Cargar archivos desde OpenProject Cómo subir archivos a OneDrive/SharePoint desde OpenProject
Descargar, abrir carpetas y eliminar enlaces Cómo descargar y abrir archivos y carpetas y eliminar enlaces
Permisos y control de acceso Permisos y control de acceso en OneDrive/SharePoint almacenamientos de archivos

Conectar sus cuentas de OpenProject y OneDrive/SharePoint

Para empezar a utilizar esta integración, primero tendrá que conectar sus cuentas de OpenProject y Microsoft. Para ello, abra cualquier paquete de trabajo de un proyecto en el que un administrador haya añadido y habilitado un almacenamiento de archivos OneDrive/SharePoint y siga estos pasos:

  1. Seleccione el paquete de trabajo Vaya a la pestaña Archivos y, dentro de la sección correcta de almacenamiento de archivos, haga clic en el botón Inicio de sesión de almacenamiento.

    Iniciar sesión en almacenamiento SharePoint desde un paquete de trabajo OpenProject

  2. Aparecerá un mensaje de inicio de sesión de Microsoft pidiéndole que inicie sesión. Introduce tus credenciales e inicia sesión.

  3. Una vez que haya iniciado sesión, volverá automáticamente al paquete de trabajo en OpenProject y verá que ya puede empezar a cargar y vincular archivos.

    El almacenamiento OneDrive está disponible en un paquete de trabajo de OpenProject

Vincular archivos y carpetas a paquetes de trabajo

Además de enumerar los archivos adjuntos directamente a un paquete de trabajo, la pestaña Archivos muestra los archivos de OneDrive/SharePoint que están vinculados al paquete de trabajo actual. Si pasa el ratón por encima de cualquier archivo enlazado, tendrá opciones para abrir o descargar el archivo, mostrar la carpeta que lo contiene en SharePoint o eliminar el enlace.

Para vincular un archivo SharePoint al paquete de trabajo actual, puede:

  • seleccione un archivo local, que se cargará en el almacenamiento OneDrive/SharePoint y se vinculará a este paquete de trabajo
  • seleccione un archivo existente en OneDrive/SharePoint para vincularlo

Vincula archivos existentes a OneDrive/SharePoint desde un paquete de trabajo de OpenProject

Información: La ubicación predeterminada que se abre en el selector de archivos es la raíz de archivos de la unidad OneDrive/SharePoint configurada.

Selecciona un archivo o carpeta de SharePoint para enlazar a un paquete de trabajo de OpenProject

Subir archivos de OpenProject

Si el archivo que desea enlazar aún no ha sido subido a SharePoint, puede hacerlo haciendo clic en el enlace Subir archivos.

Subir enlace de archivo en un paquete de trabajo de OpenProject

A continuación, se le pedirá que seleccione un archivo (o varios archivos) de su ordenador que desee cargar a OneDrive/SharePoint.

Elegir un archivo para subir a SharePoint en un paquete de trabajo de OpenProject

Alternativamente, puede simplemente arrastrar un archivo o carpeta desde su ordenador a la zona de arrastre que aparecerá bajo el nombre de su almacenamiento de archivos OneDrive/SharePoint.

Una vez que haya seleccionado o soltado los archivos que desea cargar, deberá seleccionar la ubicación en OneDrive/SharePoint en la que deben almacenarse.

Información: La ubicación predeterminada que se abre en el selector de archivos es la raíz de archivos de la unidad OneDrive/SharePoint configurada.

Selecciona una ubicación de SharePoint para subir un archivo de OpenProject

Puede hacer clic en las carpetas que vea para navegar hasta ellas. Una ruta de navegación le muestra dónde se encuentra en la jerarquía de carpetas.

Para navegar un nivel hacia arriba o volver a la raíz, basta con hacer clic en el elemento principal correspondiente en la ruta de navegación.

Información: Si ha navegado a niveles profundos (más de 4 niveles), es posible que los niveles intermedios se colapsen para ahorrar espacio, pero siempre podrá navegar de vuelta al elemento principal inmediato o a la raíz para retroceder.

Para guardar los archivos cargados en la carpeta abierta en ese momento, pulse el botón Elegir ubicación.

El archivo seleccionado se carga en su instancia de OneDrive/SharePoint y se vincula al paquete de trabajo actual. Aparece bajo el nombre del almacén de archivos.

Archivo subido correctamente al almacenamiento SharePoint

Si un archivo ha sido eliminado en el almacenamiento de archivos OneDrive/SharePoint seguirá mostrándose en la pestaña Archivos. Sin embargo, no será seleccionable. Si pasa el cursor sobre un archivo borrado, verá el mensaje indicando que el archivo no pudo ser encontrado.

Un archivo ha sido eliminado del almacenamiento de archivos OneDrive/SharePoint

Descargar, abrir carpetas y eliminar enlaces

Si desea desvincular algún archivo o carpeta vinculado, sitúese sobre él en la lista de Archivos vinculados y pulse sobre el icono Desvincular.

Desvincular un archivo SharePoint vinculado a un paquete de trabajo de OpenProject

Para descargar un archivo, haga clic en el icono Descargar del menú contextual del enlace del archivo en la lista de archivos enlazados.

Si hace clic en el icono Carpeta, la carpeta OneDrive/SharePoint que contiene este archivo se abrirá en una pestaña aparte.

Permisos y control de acceso

Cuando un archivo o carpeta de OneDrive/SharePoint está vinculado a un paquete de trabajo, un usuario de OpenProject que tenga acceso a ese paquete de trabajo podrá:

  • Ver el nombre del archivo o carpeta vinculado
  • Ver cuando fue modificado por última vez (o creado, si aún no ha sido modificado)
  • Ver quién lo modificó por última vez (o quién lo creó, si aún no ha sido modificado)

Sin embargo, todas las acciones disponibles dependen de los permisos que el usuario de OpenProject (o más concretamente, la cuenta de OneDrive/SharePoint vinculada a ese usuario) tenga en OneDrive/SharePoint. En otras palabras, un usuario que no tenga permiso para acceder al archivo en OneDrive/SharePoint no podrá abrir, descargar, modificar o desvincular el archivo en OpenProject.

Tenga en cuenta que con carpetas de proyecto gestionadas automáticamente, estos permisos son establecidos por OpenProject basado en los permisos de usuario en OpenProject.