Besprechungen verwalten

Mit Besprechungen in OpenProject können Sie Ihre Projektbesprechungen verwalten und dokumentieren, gemeinsam mit Ihrem Team eine Agenda erstellen und Protokolle mit den Teilnehmenden teilen - alles an einem zentralen Ort.

Wichtig

Mit OpenProject 13.1 haben wir neben den klassischen Meetings auch dynamische Meetings eingeführt. Mit OpenProject 15.3 werden dynamische Besprechungen durch Einmalige Besprechungen und Wiederkehrende Besprechungen ersetzt, um das Meeting-Management weiter zu verbessern. Mit OpenProject 16.0 wurden die klassischen Meetings aus OpenProject entfernt.

Thema	Inhalt
Besprechungen in OpenProject	Wie können Sie Besprechungen in OpenProject öffnen?
Einmalige Besprechungen	Wie erstellen und bearbeiten Sie eine einmalige Besprechung in OpenProject?
Wiederkehrende Besprechungen	Wie erstellen und bearbeiten Sie eine Terminserie in OpenProject?
Besprechungen FAQs	Häufig gestellte Fragen zu Besprechungen in OpenProject.

Meetings in OpenProject

Besprechungen in OpenProject helfen Teams, Diskussionen zu organisieren, Tagesordnungen zu verfolgen und Entscheidungen effizient zu dokumentieren. Es gibt zwei Arten von Besprechungen: einmalige Besprechungen und wiederkehrende Besprechungen. Einmalige Besprechungen sind eigenständige Veranstaltungen, die für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit geplant sind. Wiederkehrende Besprechungen, oder Terminserien bieten eine strukturierte Möglichkeit, eine Reihe von zusammenhängenden Besprechungen zu definieren, um Konsistenz zu gewährleisten und die manuelle Einrichtung zu reduzieren.

Besprechungen Übersicht

Durch Auswahl von Besprechungen im Projektmenü auf der linken Seite erhalten Sie eine nach Datum sortierte Übersicht über alle Besprechungen, zu denen Sie innerhalb eines bestimmten Projekts eingeladen wurden. Durch Klicken auf einen der Besprechungsnamen können Sie weitere Details der Besprechung einsehen.

Um einen Überblick über die projektübergreifenden Besprechungen zu erhalten, wählen Sie Besprechungen im globalen Modulmenü.

Die Besprechungen werden auf der Grundlage der Anfangszeit in die folgenden Gruppen eingeteilt:

• Heute listet die für denselben Tag geplanten eröffneten Besprechungen auf

• Morgen listet die für übermorgen geplanten eröffeneten Besprechungen auf

• Später in dieser Woche listet alle eröffneten Besprechungen auf, die in den nächsten zwei Tagen bis zum Ende der Woche stattfinden

• Nächste Woche und später listet alle eröffneten Besprechungen auf, die für die nächste Woche und später angesetzt sind

Besprechungsfilter

Das Menü auf der linken Seite erlaubt Ihnen, Besprechungen nach folgenden Kriterien zu filtern:

• Meine Besprechungen listet alle Meetings auf, an denen Sie teilnehmen
• Wiederkehrende Besprechungen listet alle für Sie sichtbaren wiederkehrenden Besprechungen auf
• Alle Besprechungen listet alle für Sie sichtbaren Besprechungen auf
• Terminserien listet Besprechungsereignisse auf, die Teil von Terminserien sind
• Einladungen listet alle Besrepchungen auf, zu denen Sie eingeladen sind
• Teilgenommen listet alle Besprechungen auf, bei denen Sie als anwesend gekennzeichnet wurden
• Von mir erstellt listet alle von Ihnen erstellten Besprechungen auf

Mit den Schaltflächen neben Filtern können Sie nach anstehenden oder vergangenen Besprechungen filtern.

Sie können auch die Besprechungsfilter verwenden, um die Liste der Besprechungen anhand der folgenden Kriterien zu verfeinern:

• Teilnehmende Nutzer:innen - zeigt Meetings an, an denen bestimmte Nutzer:innen teilgenommen haben

• Autor - zeigt Meetings an, die bestimmte Nutzer:innen erstellt haben

• Eingeladene Nutzer:innen - zeigt die Besprechungen an, zu denen bestimmte Nutzer:innen eingeladen wurden

• Teil einer Terminserie - zeigt Besprechungen an, die Teil einer bestimmten Terminserie sind

• Projekt - zeigt Besprechungen für ein bestimmtes Projekt an (dies wird nur in der globalen Modulansicht angezeigt, d.h. nicht innerhalb eines bestimmten Projekts)

  

Besprechungen abonnieren

Sie können alle Ihre OpenProject Besprechungen in einer externen Kalenderanwendung (wie Outlook, Apple Calendar oder Open-Xchange) abonnieren. So erhalten Sie einen einzigen, schreibgeschützten Kalender, der automatisch auf dem neuesten Stand bleibt, ohne auf individuelle .ics-E-Mail-Einladungen angewiesen zu sein.

Ein Abonnement erstellen

Sie können OpenProject Besprechungen entweder über das Modul Meetings oder über Ihre Kontoeinstellungsseite abonnieren.

Klicken Sie auf der Übersichtsseite für Besprechungen (entweder global oder projektspezifisch) auf das Symbol Mehr (drei Punkte) und wählen Sie Im Kalender abonnieren.

Sie werden durch die Erstellung eines iCal-Abonnement-Tokens geführt:

1. Benennen Sie den Token und klicken Sie auf Abonnement erstellen.

2. Kopieren Sie die URL des generierten iCal-Meeting-Abonnements. Diese URL wird nur einmal angezeigt und ermöglicht es jedem, der sie hat, Ihre Besprechungen zu sehen.

3. Fügen Sie diese URL zu Ihrem externen Kalender hinzu, um Ihre OpenProject Besprechungen zu abonnieren.

Wenn Sie nur an einer bestimmten Besprechung interessiert sind, können Sie stattdessen diese bestimmte Besprechung als iCal-Ereignis herunterladen.

Tipp

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie das Meetings Modul vom OpenProject Team verwendet wird, werfen Sie einen Blick auf diesen Blog Artikel.

Erfahren Sie mehr über OpenProject als Open Source Meeting Management Software.