Projektinitiierungsantrag-Einstellungen (Enterprise Add-on)
Mit den Einstellungen Projektinitiierungsantrag können Sie konfigurieren, wie die Projektinitiierung in OpenProject gehandhabt wird.
In diesem Abschnitt legen Sie fest, welche Projektinformationen während der Initiierung gesammelt werden und wie ein:e Benutzer:in durch diesen Prozess geführt wird. Sie können auch entscheiden, wie das resultierende Initiierungsdokument gespeichert werden soll: entweder als PDF, das direkt an das Artefakt-Arbeitspaket in OpenProject angehängt wird, oder (wenn eine externe Dateiablage konfiguriert ist) als Link zu einem außerhalb von OpenProject gespeicherten PDF.
Diese Einstellungen helfen dabei, einen konsistenten Prozess der Projekterstellung zu etablieren und sicherzustellen, dass wichtige Projektdetails vor der Erstellung eines Projekts festgelegt werden.
Um auf diese Einstellungen zuzugreifen, navigieren Sie zu Projektkonfiguration → Projektinitiierungsantrag.
Tipp
Ein Projekt, das für den Projektinitiierungsassistenten konfiguriert wurde, muss technisch gesehen nicht als Vorlage markiert sein. Es ist jedoch sehr empfehlenswert, es als Vorlage zu markieren, da dadurch das Projekt im Projekt-Erstellungsprozess aufgeführt wird. Andernfalls kann der Initiierungsantrag nur beim Kopieren dieses Projekts verwendet werden.
Projektinitiierungsantrag aktivieren
Die Funktion des Projektinitiierungsantrags ist für neue Projekte standardmäßig deaktiviert.
Nach der Aktivierung bietet OpenProject einen geführten, schrittweisen Assistenten, mit dem Projektmanager:innen einen Projektinitiierungsantrag stellen können. Sie können konfigurieren, welche Projektattribute einbezogen werden und wie das resultierende Dokument behandelt wird.
Klicken Sie auf Aktivieren, um die Konfiguration des Assistenten zu starten.
Einen Artefaktnamen wählen
Auf der Registerkarte Name können Sie den Namen auswählen, der für das Artefakt verwendet werden soll, welches bei der Einreichung eines Projektinitiierungsantrags erstellt wird. Der gewählte Name sollte mit der in Ihrer Organisation oder in Ihrem Projektmanagement-Rahmenwerk verwendeten Terminologie übereinstimmen.
Sie können aus den folgenden voreingestellten Optionen auswählen:
- Projekterstellungs-Assistent
- Projektinitiierungsantrag
- Projektmandat
Der ausgewählte Name bestimmt, wie das Artefakt beschriftet wird. Sie hat keinen Einfluss auf die Struktur oder die Schritte des Initiierungsprozesses, die unabhängig vom gewählten Namen gleich bleiben.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Projektattribute auswählen
Auf der Registerkarte Projekt-Attribute können Sie festlegen, welche Projektinformationen beim Projektinitiierungsantrag erfasst werden.
Nur Projektattribute, die für das Projekt aktiviert sind, stehen zur Auswahl. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer:innen nur nach Informationen gefragt werden, die im aktuellen Projektkontext relevant sind und unterstützt werden.
Sie können entweder einzelne Projektattribute oder ganze Abschnitte aktivieren oder deaktivieren.
Tipp
Wir empfehlen, mindestens ein Projektattribut vom Typ Benutzer einzufügen, z.B. eine Rolle, die für die Überprüfung von Initiierungsanträgen zuständig ist. Dieses Attribut kann später verwendet werden, um automatisch Verantwortung zuzuweisen, wenn der Antrag eingereicht wird.
Antragseinreichung konfigurieren
Auf der Registerkarte Einreichung des Antrags legen Sie fest, was passiert, wenn ein:e Benutzer:in einen Projektinitiierungsantrag einreicht.
Sobald eine Anfrage eingereicht wird, erstellt OpenProject ein neues Arbeitspaket und fügt das erzeugte Initiierungsartefakt als PDF-Datei an. Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wie dieses Arbeitspaket erstellt, zugewiesen und übermittelt wird.
Sie können Folgendes konfigurieren:
Arbeitspaket-Typ Wählen Sie den Arbeitspaket-Typ, der zum Speichern des abgeschlossenen Initiierungsartefakts verwendet wird, zum Beispiel Aufgabe, Meilenstein oder Phase.
Status bei Einreichung Wählen Sie den Status, in den das Arbeitspaket automatisch übergeht, sobald der Antrag eingereicht wird. Sie können Arbeitspaketstatus erstellen, die am besten zu Ihrem Rahmenwerk passen.
Zuweisung bei Einrichtung Wählen Sie ein Projektattribut vom Typ Benutzer. Die Person, der diesem Attribut bei der Initiierung zugewiesen wurde, wird Empfänger:in des neu erstellten Arbeitspakets.
Tipp
Für ein Projektattribut vom Typ Benutzer kann eine bestimmte Rollenzuweisung konfiguriert werden:
- Wenn eine Rollenzuweisung konfiguriert ist, kann jede:r Benutzer:in der Anwendung ausgewählt werden. Diese Person wird Mitglied des neu erstellten Projekts und die angegebene Rolle wird ihr zugewiesen.
- Wenn keine Rollenzuweisung konfiguriert ist, können nur Mitglieder des Vorlageprojekts ausgewählt werden.
Arbeitspaket-Kommentar Definieren Sie den Kommentar, der dem Arbeitspaket hinzugefügt wird, wenn der Antrag eingereicht wird. Die ausgewählte zugewiesene Person wird in diesem Kommentar automatisch per @ erwähnt. Ein Standardkommentar ist bereits vorausgefüllt und kann bei Bedarf angepasst werden.
Bestätigungs-E-Mail senden Aktivieren Sie diese Option, um eine Bestätigungs-E-Mail an die Person zu senden, die den Projektinitiierungsantrag gestellt hat.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Definieren Sie, wie das Artefakt exportiert wird
Auf der Registerkarte Artefakt-Export bestimmen Sie, wie das erzeugte Dokument gespeichert wird.
Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:
Als Dateianhang des Arbeitspakets speichern Das generierte Dokument wird als PDF-Dateianhang direkt auf dem Artefakt-Arbeitspaket in OpenProject gespeichert.
Datei in externen Dateispeicher hochladen und Dateilink zum Arbeitspaket hinzufügen Die erzeugte PDF-Datei wird in einem externen Dateispeicher gespeichert und ein Link zur Datei wird dem Artefakt-Arbeitspaket hinzugefügt.
Hinweis
Diese Option erfordert einen konfigurierten Dateispeicher mit automatisch verwalteten Projektordnern. Im Moment werden nur Nextcloud-Dateispeicher unterstützt. Wenn kein geeigneter externer Dateispeicher für das Projekt konfiguriert ist, ist diese Option nicht verfügbar.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Projektinitiierungsantrag deaktivieren
Um dieses Projekt nicht mehr als Vorlage für den Projektinitiierungsablauf zu verwenden, klicken Sie auf Deaktivieren in der oberen rechten Ecke.
