Comment créer, configurer et gérer vos projets avec OpenProject
Vous avez décidé de faire passer votre gestion de projet au niveau supérieur et avez choisi OpenProject comme logiciel open source ? Vous avez probablement hâte de commencer. Mais comme souvent avec un nouvel outil : vous vous demandez par où commencer ? Nous avons rassemblé un aperçu des premières étapes à suivre pour gérer vos projets dans OpenProject. Veuillez noter que toutes les étapes décrites dans cet article nécessitent un statut d’administrateur de projet.
Voici un aperçu de cet article pour faciliter une navigation rapide :
- Démarrer vos projets (créer et ouvrir des projets, hiérarchie, tableau de bord, portefeuille, favoris, modèles)
- Importer des tâches dans OpenProject
- Organiser et visualiser votre projet (lots de travaux, graphiques de Gantt, tableaux agiles, backlogs, feuilles de route)
- Plus d’assistance et d’informations
Commencer vos projets
Créer et ouvrir des projets
Tout d’abord, vous devez créer un projet. Connectez-vous à OpenProject et dans le coin supérieur gauche de la première page, sous Sélectionner un projet, vous pouvez créer un nouveau projet en cliquant sur + Projet.
Vous pouvez également créer un nouveau projet en cliquant sur le bouton vert + Projet dans le widget Projets de la même page d’accueil. Veuillez noter que vous pouvez supprimer, ajouter et modifier la position des widgets sur la page de présentation du projet.
Une fois que vous ou d’autres membres de l’équipe avez créé des projets dans OpenProject, vous pouvez choisir le projet à ouvrir lorsque vous vous connectez. Pour ouvrir un projet existant, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un projet dans le coin supérieur gauche de l’en-tête et sélectionnez le projet que vous voulez ouvrir. Vous pouvez également commencer à saisir un nom de projet pour filtrer les projets en fonction du titre.
Veuillez noter que vous devez être membre d’un projet pour pouvoir le voir et le sélectionner.
[!TIP] Vous verrez également un projet si un lot de travaux de ce projet a été partagé avec vous, mais dans ce cas, seul le module Lots de travaux et le lot de travaux partagé seront visibles au sein du projet.
Hiérarchie du projet
OpenProject vous permet d’organiser vos projets dans une hiérarchie en créant des projets avec des sous-projets. Vous pouvez créer un sous-projet dans les paramètres du projet principal.
Vous pouvez également créer un nouveau projet et définir son projet parent dans les paramètres lors de la création.
Les projets et sous-projets sont affichés en fonction de leur hiérarchie dans le menu déroulant Sélectionner un projet.
Tableau de bord du projet
Pour bien gérer vos projets, assurez-vous de toujours connaître leur statut en temps réel. Cela vous permet de maintenir votre projet sur la bonne voie et de le réajuster rapidement si nécessaire. L’aperçu du projet dans OpenProject est une page de tableau de bord comprenant des informations importantes sur le projet.
Vous pouvez afficher des informations pertinentes pour votre équipe, telles que les membres, les actualités, la description du projet, les rapports sur les lots de travaux ou l’état d’avancement du projet. Vous pouvez supprimer ou ajouter des informations concernant le projet sous forme de widgets au tableau de bord, et ordonner et redimensionner les widgets en fonction de vos besoins.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs widgets, notamment :
- Actualités,
- Membres,
- Documents,
- Description du projet,
- Statut du projet,
- Temps passé,
- Calendrier,
- Sous-projets,
- Graphique, vue d’ensemble ou tableau des lots de travaux,
- Texte personnalisé,
Portefeuille de projets
Pour avoir un aperçu de tous les projets dans lesquels vous vous impliquez, vous pouvez vérifier les statuts et d’autres détails dans les Listes de projets en haut à gauche sous Sélectionner un projet. Cet aperçu vous montre tous les projets avec des attributs tels que le statut, la dernière activité et la description. Utilisez des filtres pour personnaliser la vue et afficher les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour ajouter les informations personnalisées que vous voulez.
Comme pour les lots de travaux, vous pouvez personnaliser votre liste de projets, l’enregistrer comme une nouvelle vue et l’ajouter à vos favoris. Pour en savoir plus, consultez notre documentation sur les listes de projets.
Ajouter des projets à vos favoris
Vous avez peut-être remarqué les étoiles jaunes à côté de certains projets dans les captures d’écran ci-dessus. Ce sont des projets favoris. Les utilisateurs peuvent ajouter des projets à leurs favoris en cliquant sur l’icône en forme d’étoile dans la liste des projets (première colonne). Ou en accédant à la page d’aperçu du projet et en activant l’étoile dans le coin supérieur droit. Les favoris sont personnels et vous n’avez pas besoin d’être administrateur pour utiliser cette fonctionnalité.
Modèles de projets
Afin de gagner du temps et d’assurer la cohérence entre les projets, utilisez les modèles de projets dans OpenProject. Vous créez simplement un nouveau projet et l’enregistrez ensuite en tant que modèle. Vous pouvez également créer un projet sur lequel vous travaillez déjà en changeant les paramètres du projet sur Définir comme modèle. Avec un modèle de projet, vous configurez tous les éléments que vous souhaitez retrouver dans vos projets futurs, tels que :
- Membres du projet,
- Modules,
- Structure de projet par défaut dans le diagramme de Gantt,
- Modèles de lots de travaux et plus.
Cette vidéo est disponible en anglais.
Importer des tâches dans OpenProject
Si vous gérez vos projets dans Excel ou dans un autre logiciel de gestion de projet, OpenProject vous propose une synchronisation Excel pour importer vos tâches dans l’application OpenProject. Exportez d’abord vos tâches à partir du système de gestion de projet existant, puis utilisez la synchronisation Excel pour les importer dans OpenProject.
Organiser et visualiser votre projet
Les projets varient et nécessitent une vue différente selon le projet. Selon le type de projets que vous gérez, vous pouvez préférer utiliser une vue en tableau des lots de travaux, des tableaux agiles, des diagrammes de Gantt, des backlogs, un tableau des tâches ou encore une feuille de route. OpenProject propose à la fois la gestion de projet traditionnelle et la gestion agile, et vous permet de combiner les deux dans une approche hybride de la gestion de projet.
Nous aimerions vous montrer les principaux modules OpenProject qui offrent différentes vues des projets. Notez que, comme nous l’avons mentionné plus tôt, vous pouvez également les combiner.
Lots de travaux
Les lots de travaux sont la base de votre collaboration dans OpenProject. Ils constituent les éléments du projet (comme les tâches, les fonctionnalités, les risques, les témoignages d’utilisateurs, les bugs, les demandes de modification et tout autre type que vous voulez créer) et englobent divers attributs supplémentaires, tels que le statut, le ou la responsable, la priorité ou la date d’échéance. La vue en tableau des lots de travaux affiche tous les lots de travaux sous forme de liste avec des attributs sélectionnés dans les colonnes. Vous pouvez personnaliser la vue en filtrant et en sélectionnant les attributs à afficher dans les colonnes, puis enregistrer cette vue personnalisée.
Diagrammes de Gantt
Le module Diagrammes de Gantt dans OpenProject affiche les lots de travaux sur une frise chronologique. Vous pouvez créer et gérer votre plan de projet de manière collaborative. Mettez les calendriers de votre projet à la disposition de tous les membres de l’équipe et partagez des informations actualisées avec les parties prenantes. Vous pouvez ajouter des dates de début et de fin, et les ajuster par glisser-déposer dans le diagramme de Gantt. Vous pouvez également ajouter des dépendances, des prédécesseurs ou des successeurs dans le diagramme de Gantt.
Conseil
En mars 2025, nous avons ajouté un mode de planification automatique qui simplifie la gestion des configurations complexes de projets. Vous pouvez en savoir plus sur les modes de planification automatique et manuel dans notre guide de l’utilisateur.
Tableaux agiles
Les tableaux Agile sont utilisés pour les méthodologies de gestion de projet agiles, telles que Scrum ou Kanban. Nos tableaux agiles peuvent être utilisés pour tout élément dont vous souhaitez assurer le suivi au sein de vos projets : tâches à accomplir, bugs à corriger, articles à revoir, fonctionnalités à développer, risques à surveiller, idées à communiquer, et tout ce que vous voulez ! Les tableaux se composent de listes (colonnes) et de cartes.
Vous pouvez choisir entre un tableau de base (fonctionnalité Community) et divers tableaux d’action (add-on Enterprise). Voici un exemple de tableau Kanban dans lequel les lots de travaux sont déplacés d’un statut au suivant. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents tableaux agiles, veuillez cliquer ici.
Backlogs
Pour qu’une équipe Scrum fonctionne efficacement, il est essentiel de disposer d’un backlog de produit bien structuré et priorisé, ainsi que de créer des backlogs de sprint. Dans OpenProject, vous pouvez facilement enregistrer et spécifier les exigences représentées par les récits utilisateur. De plus, vous pouvez répondre aux demandes et les trier par priorité pour les mettre en œuvre.
Tableaux des tâches pour les réunions Scrum (backlogs)
Pour faciliter les réunions quotidiennes Scrum, toutes les tâches d’une équipe et les obstacles du sprint sont enregistrés dans un tableau des tâches numériques. Le tableau de tâches numérique permet ainsi aux membres de l’équipe d’avoir un aperçu rapide de l’état actuel d’un sprint.
Feuille de route
Partagez votre feuille de route de produit avec vos intervenants, obtenez des commentaires sur vos idées et décomposez-la en un plan de publication détaillé. Dans la feuille de route, vous pouvez voir en un coup d’œil tous les lots de travaux et leurs statuts. Pour chaque version, les lots de travaux connexes peuvent être évalués à partir de la liste affichée dans la vue feuille de route. Les sujets qui sont éliminés représentent des lots de travaux fermés.
Plus d’assistance et d’informations
Nous avons inclus quelques liens vers notre documentation dans cet article qui comporte également des vidéos pour vous faciliter la découverte de l’utilisation d’OpenProject. Si vous souhaitez découvrir d’autres vidéos, n’hésitez pas à consulter la chaîne YouTube OpenProject.
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