Ziele setzen und erreichen mit der Open Source Software für OKRs (Objectives and Key Results)

OpenProject als sichere webbasierte Projektmanagement-Software unterstützt viele verschiedene Anwendungsfälle. At the beginning of each quarter, it is very convenient to follow the OKR process in OpenProject, set your strategic goals, derive smaller goals, and break them down into manageable and measurable smaller results.

Was sind OKRs?

After Agile, OKR is now arguably a well known buzzword in modern business management and people management. Nicht das Unternehmen gibt einzig von oben herab Ziele vor, sondern die Mitarbeiter:innen werden bei diesem Management-Framework mit in die Formulierung der Unternehmensziele einbezogen.

OKR steht für Objectives and Key Results. Mit OKR werden einzelnen Aufgaben von Mitarbeiter:innen und/oder Teams mit den strategischen Unternehmenszielen verknüpft. Basierend auf den Unternehmenszielen leiten sich die Teams regelmäßig (z.B. jedes Quartal) ihre Ziele ab und definieren messbare Ergebnisse.

Objectives are qualitative goals: Where do I want to go or what do I want to achieve (always with regard to the corporate goal(s)). Key Results are quantitative smaller results (tasks) which count towards the Objective: What do I have to do to achieve the goal and how can I measure it?

Die allgemeinen Unternehmensziele werden in qualitative Ziele heruntergebrochen und durch quantitative Ergebnisse für jeden Planungszeitraum ergänzt. The Objective is achieved when all underlying Key Results are completed.

OpenProject ist eine webbasierte und sichere Open Source OKR Software

Wir verwenden OpenProject als OKR Software selbst, um unsere (leicht modifizierte) Form von OKR zu unterstützen. Neben vielen anderen Funktionen können in OpenProject einfach Ziele definiert werden. Hierbei kann man zunächst (strategische) Unternehmensziele definieren und dokumentieren. Hierfür eignet sich das Arbeitspaketmodul. Es werden zunächst die Arbeitspakettypen GOAL und KEY RESULT definiert und dem Projekt hinzugefügt.

Bei Bedarf können weitere selbstdefinierte Felder, wie z. B. Goal Kategorie und KPI dem Arbeitspakettyp hinzugefügt werden. In einer Liste (Goal Backlog) können dann die Ziele erfasst und ausgearbeitet werden. Hier empfiehlt es sich z.B. verschiedene Goal Kategorien zuzuordnen. During your goal planning, prioritize the goals in OpenProject, assign them to an Accountable, and add them to a version (e.g. Goals Q1 2026).

For the planning of the next quarter, set a filter, e.g. to the version “Goals Q1 2026”. Diese strategischen Ziele können Sie mit dem Team und jeder verantwortlichen Person besprechen, daraus einzelne qualitative Ziele (Objectives) für den nächsten Planungszeitraum ableiten und messbare Ergebnisse (Key Results) für diese hinzufügen.

This works very well in OpenProject via the relations feature. Either choose the relation “Includes” between the Objective and the respective Key Results or add Key Results as children for Objectives.

In the list you can then display which Key Results need to be completed in order to fulfil the Objective. Of course, all other features of the work packages, such as comments, status, priority, %Complete, custom fields, workflows, etc. work in addition to this.

If you set Key Results as children, you could create a “Part of” relation between tasks and Objective. Or, the other way round, add the “Includes” relation to the Objective.

This way, you are able to configure your OKR process to your needs. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Dokumentation und Verfolgung von OKRs sowie eine direkte Integration in das Projektmanagement zur Umsetzung der Ziele.

Tipp

We will soon publish an article to explain step by step how we work with OpenProject as OKR software in the company. Subscribe to our blog or follow us on our social networks (LinkedIn, X, Fosstodon, Bluesky and Reddit) to not miss this update.

What else should be considered when working with OKRs?

It is best to start with only a few Objectives. Sie sollten innerhalb des Unternehmens / Teams klar definieren, worauf Sie sich im nächsten Quartal konzentrieren wollen.

Die Key Results sollten so detailliert wie möglich erstellt werden. Es sollte ein messbares Ergebnis enthalten, damit Sie genau wissen, wann das Ziel erreicht wurde. If necessary, you can work with the %Complete field in OpenProject to show how far along you are in achieving each Key Result and to visualize progress over time.

Das Team sollte sich darauf einigen, ob es sich um “streched goals” oder fixe Ziele handelt, also welche, die am Ende des Zeitraums realistisch abgeschlossen werden können. So oder so sollten sie SMART sein. Read more about goal setting in this wikipedia article.

Sollte ein Ziel nicht innerhalb einer Periode erreichbar sein, versuchen wir diese wenn möglich in kleinere Iterationen herunterzubrechen. Falls das auch nicht möglich ist, nehmen wir in Kauf, dass ein Ziel auch in die nächste Periode mit übernommen werden kann, inkl. neuer Key Results.

Offensichtlich kann eine OKR Software nur den Prozess unterstützen. Es ist wichtig, die Ziele und Ergebnisse mit dem Team im Detail zu diskutieren. Sie in regelmäßigen Meetings zu überprüfen und gegebenenfalls nachzubessern. Eine Überprüfung des Prozesses und Lessons Learned wird besonders am Ende jedes abgeschlossenen Planungszeitraums und vor der nächsten Iteration empfohlen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback, Anregungen und Ideen, wie Sie OpenProject als OKR-Software nutzen.