Fixez et atteignez vos objectifs avec un logiciel open source pour les OKR (objectifs et résultats clés)
OpenProject est un logiciel de gestion de projet sécurisé basé sur le Web qui répond à de nombreux cas d’utilisation. Au début de l’année, dans OpenProject, il est très pratique de suivre le processus OKR, de fixer vos objectifs stratégiques, de dériver des objectifs plus petits et de les décomposer en résultats plus petits, gérables et mesurables.
Qu’est-ce qu’un OKR ?
Après Agile, OKR est sans doute le nouveau mot à la mode dans la gestion moderne des entreprises et des ressources. Dans ce cadre de gestion, l’entreprise ne se contente plus de fixer des objectifs du haut vers le bas, mais les employés sont également impliqués dans la formulation des objectifs de l’entreprise.
OKR signifie « Objectives and Key Results », c.-à-d. objectifs et résultats clés. Avec les OKR, les tâches individuelles des employés et/ou des équipes sont liées aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Sur la base des objectifs de l’entreprise, les équipes définissent régulièrement (par exemple tous les trimestres) leurs objectifs individuels ou d’équipe et définissent des résultats mesurables pour ces objectifs. Les objectifs sont des buts qualitatifs : où voulons-nous aller ou que voulons-nous atteindre (toujours en relation avec le(s) but(s) de l’entreprise). Les résultats clés sont des résultats quantitatifs plus modestes (tâches) qui comptent pour la poursuite de l’objectif : que dois-je faire pour atteindre l’objectif et comment puis-je le mesurer ?
Les objectifs généraux de l’entreprise sont divisés en objectifs qualitatifs et en résultats clés quantitatifs pour chaque période de planification. L’objectif est atteint lorsque tous les résultats clés sous-jacents sont réalisés. [1]
OpenProject, un logiciel OKR open source basé sur le Web
Nous utilisons nous-mêmes OpenProject comme logiciel OKR afin de soutenir notre forme (légèrement modifiée) d’OKR. À l’instar de nombreuses autres fonctionnalités, les objectifs peuvent être facilement définis dans OpenProject. Définir, documenter et suivre les objectifs (stratégiques) de l’entreprise. Le module du lot de travaux est tout à fait adapté à cet effet. Tout d’abord, les types de lots de travaux OBJECTIF et RÉSULTAT CLÉ sont ajoutés et activés dans le projet. Si nécessaire, des champs personnalisés supplémentaires, tels que la catégorie d’objectif et l’indicateur de performance clé, peuvent être ajoutés au type de lot de travail. Rassemblez et précisez les objectifs (stratégiques) dans ce carnet d’objectifs. Dans ce cas, il est conseillé de les subdiviser, par exemple, en différentes catégories d’objectifs. Lors de la planification des objectifs, hiérarchisez les objectifs dans OpenProject, attribuez-les à un responsable et ajoutez-les à une version (par exemple, Objectifs T1 2022).
Pour la planification du trimestre suivant, définissez un filtre, par exemple sur la version « Objectifs T1 2022 ». Vous pouvez discuter de ces objectifs stratégiques avec l’équipe et chaque personne responsable, puis les décomposer en objectifs qualitatifs individuels pour la période suivante et y ajouter des résultats clés mesurables.
Cela fonctionne très bien dans OpenProject grâce à la fonctionnalité des relations. Établissez une relation « Inclut » entre l’objectif et les résultats clés correspondants. Dans la liste, vous pouvez ensuite afficher les résultats clés qui doivent être obtenus pour atteindre l’objectif. Bien entendu, toutes les autres fonctions des lots de travaux, telles que les commentaires, le statut, la priorité, le pourcentage de réalisation, les champs personnalisés, les flux de travail, etc. fonctionnent en parallèle. Vous pouvez ainsi configurer votre processus OKR en fonction de vos besoins. Cela permet une documentation et un suivi transparents et efficaces des OKR, ainsi qu’une intégration directe avec la gestion de projet.
Quels sont les autres éléments à prendre en compte ?
Il est préférable de commencer par quelques objectifs seulement. Vous devez discuter clairement au sein de l’entreprise ou de l’équipe des domaines sur lesquels vous concentrer au cours du prochain trimestre.
Les résultats clés doivent être ventilés et documentés de la manière la plus détaillée possible. Ils doivent inclure un résultat mesurable afin que vous sachiez exactement quand l’objectif est atteint. Si nécessaire, vous pouvez travailler avec le champ pourcentage de réalisation dans OpenProject.
L’équipe doit se mettre d’accord sur le fait de savoir si les objectifs sont extensibles ou fixes, c’est-à-dire s’ils peuvent être atteints de manière réaliste à la fin de la période. Dans tous les cas, ils doivent être SMART. [2]
Si un objectif n’est pas réalisable au cours d’une période donnée, nous essayons de le diviser en itérations plus petites si possible. Si cela n’est pas possible, nous acceptons qu’un objectif soit reporté à la période suivante, y compris les nouveaux résultats clés.
Il est évident que le logiciel OKR ne peut que soutenir le processus. Il est important de discuter en détail des objectifs et des résultats avec l’équipe, de les revoir lors de réunions régulières et de les améliorer si nécessaire. Il est particulièrement recommandé d’examiner le processus et les enseignements tirés avec l’équipe à la fin de chaque période de planification achevée et avant l’itération suivante.
Nous attendons avec impatience vos commentaires, suggestions et idées sur la meilleure façon d’utiliser OpenProject en tant que logiciel OKR.
Sources Wikipédia :
[1] OKR : https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_OKR
[2] Fixation des objectifs : https://en.wikipedia.org/wiki/Goal_setting
