Das schwarze Loch im Backlog - und der Weg heraus mit OpenProject
Fast jedes agile Team erreicht irgendwann den Punkt, an dem sich der Product Backlog, welcher früher Quelle von Klarheit und Orientierung war, eher wie eine Last anfühlt. Das sagt nichts über die Fähigkeiten des Teams aus. Es passiert selbst den Besten. Je größer ein Produkt wird, desto komplexer wird es, konkurrierende Prioritäten und sich verschiebende Ziele unter einen Hut zu bringen und dabei gleichzeitig das Team auf die Arbeit zu fokussieren, welche den größten Mehrwert schafft.
Besonders frustrierend ist dabei, dass die meisten Anwendungen für Projektmanagement kaum weiterhelfen. Sie sind hervorragend darin, Aufgaben zu erfassen, geben aber wenig Orientierung, wie man sie sinnvoll strukturiert. Das führt dazu, dass sich viele Teams eigene Systeme entwickeln – mit uneinheitlichen Tags, vagen Ticket-Titeln und Refinement-Sitzungen, die sich im Kreis drehen. In der langen Liste von Elementen im Backlog gehen Prioritäten schnell unter, der Fokus verschwimmt und die Klarheit geht verloren. Ihre Arbeit verdient ein besseres System.
Genau hier setzt OpenProject an. Mit Backlog buckets erhalten Teams eine integrierte Möglichkeit, ihren Backlog in sinnvolle Kategorien zu gliedern und Dringendes von Explorativem, klar Definiertes von noch Unklarem zu trennen. Das macht Priorisierungsgespräche einfacher, die Planung verlässlicher und den weiteren Weg für alle klarer.
Die Buckets sorgen nicht nur für bessere Abstimmung, sie steigern auch die Produktivität Ihres Teams. Anstatt immer wieder von vorn anzufangen oder das Refinement neu aufzurollen, verschieben Sie Elemente einfach von einem Bucket in ein anderes, sobald sich die Prioritäten ändern. Nichts wird durcheinandergebracht, Ihre Arbeit wird lediglich neu ausgerichtet.
So nutzen Sie Backlog buckets optimal
Stellen Sie sich Backlog buckets als Behälter vor, in denen Sie zusammengehörige Arbeitspakete gruppieren können. Sie können so viele Buckets erstellen, wie Ihr Team benötigt. Gern geben wir Ihnen ein paar Anregungen, wie Sie Backlog buckets in Ihrem Team einsetzen können.
Tipp
Diese Kategorien können einer thematischen Benennungsstruktur folgen, welche auf Ihren Produktentwicklungsprozess abgestimmt ist.
- 🏗️ Bereit für die Entwicklung: Vollständig ausgearbeitete, geschätzte und priorisierte Aufgaben, die alles enthalten, was ein Entwickler benötigt, um sofort mit der Umsetzung zu beginnen.
- 🍒 Low hanging fruits: Kleine, klar definierte Aufgaben, die sich mit minimalem Aufwand schnell erledigen lassen und sofort Nutzen bringen.
- 🔭 Klärungsbedarf: Elemente, die zu vage oder unklar sind, um sie anzugehen. Sie müssen erst recherchiert, geklärt oder genauer untersucht werden, bevor sie weiterverfolgt werden können.
- 🎨 Design benötigt: Funktionen, die definiert und priorisiert sind, aber noch auf das UI-/UX-Design warten, bevor die Entwicklung beginnen kann.
- 💡 Zukünftige Ideen: Interessante Konzepte und Vorschläge, die derzeit zwar keine Priorität haben, aber im Blick behalten werden sollten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu prüfen.
Tipp
Sie können Backlog buckets auch nutzen, um eine Triage Ihrer Fehler zu organisieren.
- 🔥 Kritische Bugs: Die Produktionsumgebung ist gestört, es droht Datenverlust oder es besteht eine Sicherheitslücke. Erfordert sofortige Aufmerksamkeit.
- ⛔ Bugs mit hoher Priorität: Die Kernfunktionalität ist für eine beträchtliche Anzahl von Nutzern beeinträchtigt. Es gibt keinen akzeptablen Workaround. Priorität im nächsten Sprint.
- ⚠️ Bugs mit mittlerer Priorität: Eine Funktion ist betroffen, aber es gibt einen Workaround, oder die Auswirkungen beschränken sich auf Randfälle oder eine kleine Nutzergruppe. Für kommende Sprints einplanen.
- 🐛 Bugs mit niedriger Priorität: Kleinere UX-Probleme, kosmetische Defekte oder selten ausgelöste Randfälle. Geringe Auswirkung auf die Nutzer. Einplanen, sobald Kapazitäten frei sind.
- 🔍 Bugs mit Klärungsbedarf: Noch nicht genug Informationen zum Triagieren. Erfordert eine Reproduktion, Rückfragen beim Melder oder eine technische Überprüfung, bevor eine Priorisierung möglich ist.
- 📦 Zurückgestellte Bugs: Bekanntes Problem, aber auf absehbare Zeit nicht eingeplant. Bleibt für die Sichtbarkeit erhalten, ist aber aus der aktiven Planung heraus.
Tipp
Für größere Teams, die in Teilteams an einem gemeinsamen Backlog arbeiten, bietet es sich an, das Backlog in Bereiche für die einzelnen Teams aufzuteilen.
- 🖥️ Frontend – UI-Komponenten und alles, was Nutzer im Produkt direkt sehen und bedienen.
- ⚙️ Backend – APIs, Datenmodelle und die Kernfunktionalität, die das Produkt im Hintergrund antreibt.
- 📱 Mobil – Alles, was mit der mobilen App zu tun hat.
- 🚀 DevOps – Infrastruktur, Bereitstellungspipelines, Überwachung und alles, was dafür sorgt, dass das Produkt in der Produktion zuverlässig läuft.
- 🎨 Design - UX-Forschung, Wireframes und Prototypen, die benötigt werden, bevor die Entwicklung beginnen kann.
- 📊 Produktmanagement – Offene Produktfragen, Erkundungsaufgaben und strategische Initiativen, die die Ausrichtung des Produkts definieren.
Wenn Ihre Organisation Frameworks wie SAFe nutzt, können Sie mit Backlog buckets Themen für bestimmte PIs (Program Increments) priorisieren.
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PI #1 (01.01.2027 – 31.03.2027) – Elemente, deren Umsetzung innerhalb dieses Programminkrements zugesagt wurde, welche priorisiert und im Rahmen der PI-Planung vereinbart wurden.
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PI #2 (01.04.2027 – 30.06.2027) – Vorläufig für das nächste Programminkrement vorgesehene Punkte, die zur frühzeitigen Abstimmung und Vorbereitung eingesehen werden können.
Falls Sie Ihre Themen in einer vierteljährlichen Roadmap priorisieren, können Sie Backlog buckets für die kommenden Quartale anlegen.
- Q3 2026 – Elemente, die für dieses Quartal fest eingeplant und priorisiert sind, und derzeit aktiv verfeinert und für die Entwicklung vorbereitet werden.
- Q4 2026 – Elemente, die für das nächste Quartal vorgesehen sind und für eine frühzeitige Abstimmung und Vorbereitung vor der Planung sichtbar bleiben.
- Q1 2027 – Ideen und Initiativen, die vorläufig in die Zukunft eingeordnet sind und sich ändern können, wenn sich die Prioritäten verschieben.
Wichtig
Diese Kategorisierungsmethoden sind lediglich Vorschläge und sollen als Anregung dienen. Wir empfehlen Ihnen, den Stil zu wählen, der am besten zur Arbeitsweise Ihres Teams passt.
Weitere Verbesserungen auf der Roadmap
Wir arbeiten kontinuierlich daran, Ihre Erfahrung mit Backlog buckets zu verbessern. Möchten Sie mitbestimmen, was als Nächstes kommt? Alle Roadmap-Punkte unten verlinken auf das zugehörige Arbeitspaket in unserer öffentlichen Roadmap. Dort können Sie den Fortschritt verfolgen, Updates abonnieren und Feedback geben.
Diese Neuerungen können Sie erwarten:
Filterbasierte Backlog buckets
Zusätzlich zu den bereits verfügbaren manuellen Backlog buckets planen wir, smarte Backlog buckets einzuführen. Beim Anlegen eines Buckets können Sie eine Reihe von Filtern festlegen – nach Typ, Priorität, Status, Zuweisung oder jedem anderen Attribut, das für Ihr Team relevant ist. OpenProject füllt den Bucket dann automatisch mit allen passenden Arbeitspaketen und hält ihn fortlaufend aktuell, während Ihr Backlog wächst und sich verändert. Ein neues Arbeitspaket erfüllt Ihre Kriterien? Es landet sofort im richtigen Bucket, ganz ohne manuelles Sortieren. Das Ergebnis ist ein Backlog, das sich selbst organisiert, sodass Ihr Team weniger Zeit mit Aufräumen und mehr Zeit für die eigentliche Umsetzung aufwenden kann.
Massenbearbeitung von Backlog buckets
Möchten Sie schnell mehrere Arbeitspakete auswählen und mit wenigen Klicks demselben Bucket zuordnen? Das wird bald mit der neuen Massenbearbeitung für Backlog buckets möglich sein.
Backlog buckets in Arbeitspaketlisten
Wenn Arbeitspaketlisten bereits fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags sind, werden Sie die nächste Neuerung lieben. OpenProject integriert Backlog-Buckets in die Arbeitspaketlisten – das bedeutet, dass Sie Ihre Liste bald filtern können, um nur Elemente aus einem bestimmten Bucket anzuzeigen, den zugewiesenen Bucket als eigene Spalte darzustellen und sogar Ihre gesamte Liste nach Buckets zu gruppieren oder zu sortieren.
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche in Ihrem Backlog
Möchten Sie sich während einer Backlog-Refinement-Sitzung nur auf bestimmte Backlog buckets konzentrieren? Kein Problem. Wir geben Ihnen die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Buckets auf Ihrem Bildschirm sichtbar sein sollen, damit Sie sich voll und ganz auf das konzentrieren können, was für Sie wichtig ist.
Backlog buckets priorisieren
Manche Buckets sind wichtiger als andere, oder? Kein Problem. Sie werden Ihre Backlog buckets schnell neu anordnen können, sodass sie Ihre Prioritäten widerspiegeln.
Probieren Sie es selbst aus und sagen Sie uns Ihre Meinung
Noch unsicher, wie Sie Backlog buckets verwenden sollen? Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um sie auszuprobieren und Ihr Feedback zu teilen. Wenn Sie weitere Rückmeldungen oder Ideen haben, kommentieren Sie gern die verlinkten Arbeitspakete.
