Agile Verwaltung einfach gemacht: Digitalisieren Sie interne Aufgaben mit OpenProject
Agile Methoden machen Verwaltungen handlungsfähiger – doch ohne die richtige Software bleibt es oft bei guten Ideen. Ein modernes Aufgabenmanagement ermöglicht es, Prozesse effizient zu steuern und flexibel auf Veränderungen zu reagieren OpenProject bietet genau diese Möglichkeit: Eine anpassbare open source Lösung, die volle Kontrolle über Daten bei hohem Funktionsumfang sichert. Kostengünstig.
Lesen Sie in diesem Artikel…
- wie Aufgabenmanagement bei der Einführung agiler Prozesse helfen kann,
- welche Funktionen eine Software für agiles Projektmanagement in der Verwaltung benötigt,
- inwiefern OpenProject diese Anforderungen erfüllt,
- welche öffentlichen Verwaltungen aus Deutschland erfolgreich mit OpenProject arbeiten – und welche Funktionen sie besonders schätzen.
Digitale Verwaltung, die funktioniert: Weniger Komplexität, mehr Effizienz
Endlose Excel-Listen, verloren gegangene E-Mails und überquellende Postfächer - kommt Ihnen das bekannt vor? Viele Verwaltungsteams kämpfen mit veralteten Tools und starren Abläufen, die den Arbeitsalltag eher erschweren als erleichtern. Digitalisierung soll helfen, doch allzu oft bringt sie komplizierte, teure und unpraktische Lösungen mit sich.
Verständlicherweise wollen deshalb viele vom Thema Digitalisierung nichts mehr hören. Zu oft wurden Verbesserungen versprochen, die am Ende nur noch mehr Komplexität geschaffen haben. Die eigentliche Frage ist also: Wie können digitale Werkzeuge Verwaltungsarbeit wirklich vereinfachen – ohne neue Hürden zu schaffen?
OpenProject bietet hier einen pragmatischen Ansatz. Die open source Projekt- und Aufgabenmanagementsoftware hilft, Aufgaben klar zu strukturieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ohne Mitarbeitende mit unnötiger Komplexität zu belasten. Gestaltungsfreiheit für Administrator:innen, einfache und perfekt zugeschnittene Anwendung für die Mitarbeitenden.
Mit effizientem Aufgabenmanagement agile Prozesse einführen
Auf dem Weg zu mehr Agilität in der Verwaltung ist digitales Aufgabenmanagement ein zentraler Baustein. Täglich entstehen in öffentlichen Verwaltungen zahlreiche Aufgaben, Genehmigungen und Vorgänge, die koordiniert werden müssen. Ohne eine klare Struktur entstehen Verzögerungen, Mehrarbeit und mangelnde Transparenz. Hier sorgt ein professionelles Aufgabenmanagement dafür, dass:
- Verantwortlichkeiten klar definiert sind,
- alle Aufgaben jederzeit nachverfolgt werden können,
- Arbeitsabläufe effizient und transparent ablaufen.
Agiles Arbeiten bedeutet nicht Chaos, sondern Flexibilität bei einer gleichzeitigen Basis-Struktur. Verwaltungsmitarbeitende können schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Arbeit an aktuelle Bedarfe anpassen. Statt starre Prozesse immer wieder anzupassen, können durch agile Strukturen effizientere Abläufe entstehen, die dynamisch mitwachsen. Dies ermöglicht eine nachhaltige, zukunftsfähige Arbeitsweise in der Verwaltung.
Welche Funktionen braucht eine Software für Aufgabenmanagement in der Verwaltung?
Damit Aufgabenmanagement in der Verwaltung einfach und effizient funktioniert, muss die Software folgende Eigenschaften mitbringen:
- Einfache Anwendung: Nur die Administrator:innen müssen sich mit technischen Details befassen – für alle anderen ist die Bedienung unkompliziert und intuitiv.
- Flexible Methoden: Personalisierte Zusammensetzung von agilen und klassischen Methoden – im Baukastenprinzip, passend zur Arbeitsweise der jeweiligen Verwaltung.
- Aufgaben in Arbeitspaketen: Alle Informationen gesammelt an einem Ort, mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Fortschritten.
- Datenschutz und Konformität: Sicherheit und DSGVO-Konformität müssen selbstverständlich gewährleistet sein.
- Ohne Anbieterbindung: Öffentliche Verwaltungen müssen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten behalten.
Fünf Sterne für OpenProject – perfekt für Aufgabenmanagement in der Verwaltung
Die Anforderungen an moderne Verwaltungen steigen an allen Ecken: Mehr Aufgaben, mehr Reglementierungen – und mehr Digitalisierung. Mit OpenProject steht eine Lösung bereit, die genau für diese Herausforderungen entwickelt wurde. Schluss mit Excel-Tabellen wie “xxx_neu-2”, hin zu zentralem Aufgabenmanagement, gestützt von agilen Prozessen.
Unterziehen wir OpenProject dem Praxistest und beleuchten oben genannte fünf Anforderungen genauer:
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| ⭐ Einfache Bedienung für alle Mitarbeitenden | - Administrator:innen können die Instanz mit Hilfe umfangreicher Konfigurationsoptionen so einrichten, dass sie für Benutzende leicht zu bedienen ist. |
| ⭐ Strukturierte Abläufe mit klaren Zuständigkeiten | - Aufgaben werden transparent zugewiesen, sodass jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist.- Durch Statusupdates und automatische Benachrichtigungen bleibt der gesamte Arbeitsprozess nachvollziehbar. - Durch Statusupdates und automatische Benachrichtigungen bleibt der gesamte Arbeitsprozess nachvollziehbar. |
| ⭐ Flexibilität durch agile und klassische Methoden | - Egal ob Kanban, Scrum oder Gantt Diagramme – OpenProject unterstützt verschiedene Arbeitsweisen. - Verwaltungsteams können hybride Methoden nutzen und agile Prozesse schrittweise etablieren. |
| ⭐ Datenschutz und digitale Souveränität | - OpenProject ist open source, wodurch Verwaltungen die volle Kontrolle über ihre Daten behalten. - DSGVO-Konformität und sichere Hosting-Optionen ermöglichen maximale Sicherheit. |
| ⭐ Zukunftssichere und nachhaltige Lösung | - Keine Abhängigkeit von proprietären Anbietern, da OpenProject offen erweiterbar und anpassbar ist. - Regelmäßige Updates und eine aktive Community sorgen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung. |
Tipp
openDesk - Ihre sichere Office- und Kollaborations-Suite: Kennen Sie schon openDesk? Die Office- und Kollaborations-Suite bündelt bewährte open source Werkzeuge explizit für digitale Verwaltungsarbeit – darunter OpenProject für effizientes Aufgabenmanagement und agile Prozesse. Erfahren Sie mehr über openDesk.
Funktionen für die agile Verwaltung mit OpenProject – ein Überblick
Für eine erfolgreiche digitale Verwaltungsarbeit braucht es mehr als nur Aufgabenmanagement. OpenProject bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse öffentlicher Verwaltungen zugeschnitten sind:
- Agile Boards - Aufgaben und Prozesse visuell verwalten, flexibel priorisieren und den Überblick behalten.
- Besprechungen - Besprechungen strukturiert planen, mit Arbeitspaketen verlinken und so spielerisch agile Methoden wie Dailys integrieren.
- Datums-Erinnerungen und Benachrichtigungen - Wichtige Termine nie mehr verpassen und frühzeitig informiert werden.
- Individuelle Aktionen und Workflows - Automatisierte Prozesse für wiederkehrende Aufgaben definieren und Abläufe effizienter gestalten.
- Zeit- und Kostenverfolgung - Arbeitszeiten und Budgets genau erfassen, um Projekte und Ressourcen optimal zu verwalten.
Hier ist ein beispielhaftes Status-Board, das in OpenProject erstellt wurde:
Tipp
Wussten Sie schon? OpenProject ist Ihre beste Wahl, wenn Sie weder ausschließlich agile noch ausschließlich klassische Projektmanagement-Funktionen verwenden. Es bietet eine große Bandbreite an Anpassungsmöglichkeiten und eine flexible Verwaltung. Lesen Sie hier mehr über Ihre beste Mischung mit hybridem Projektmanagement.
Europäische Verwaltungen arbeiten erfolgreich mit OpenProject
Nicht erst seit dem Startschuss für openDesk ist OpenProject eine beliebte Software-Wahl für Projekt- und Aufgabenmanagement im öffentlichen Sektor. Gründe haben wir bereits einige genannt. Lesen Sie jetzt mehr über konkrete Praxisbeispiele. Wir haben mit Kunden gesprochen und mit ihnen Fallstudien erstellt, um transparent zu machen, was typische Herausforderungen von Verwaltungen sind und wie genau OpenProject – und mit welchen Funktionen – eine Lösung ist.
Wie arbeiten öffentliche Einrichtungen aus Deutschland mit OpenProject?
Die folgenden und weitere Fallstudien finden Sie auf dieser Seite über Projektmanagement für den öffentlichen Sektor.
FITKO (Föderale IT-Kooperation)
“Mit OpenProject als Teil von openDesk haben wir eine zentrale, flexible Plattform im Einsatz, die unsere Arbeit als Geschäftsstelle des Föderalen IT-Standardisierungsboard enorm erleichtert – von der Sitzungsplanung, der Durchführung und Dokumentation dieser Termine bis zur zentralen Verwaltung föderaler IT-Standards unterstützt uns die Software bei der Zusammenarbeit und Steuerung unserer Vorhaben.”
Tobias Schuh, Koordinator IT-Standards bei der FITKO (Föderale IT-Kooperation)
Die FITKO steht vor der großen Herausforderung, eine Vielzahl von Aufgaben und Akteuren zu koordinieren und zu vereinfachen. Mit Einführung von openDesk steht FITKO-Mitglieder:innen eine zentrale und sichere Office- und Kollaborations-Suite zur Verfügung, die genau das ermöglicht. Lesen Sie mehr in der Fallstudie von FITKO mit OpenProject.
Stadt Ravensburg
“OpenProject ermöglicht uns eine langfristige und zuverlässige Planung, ohne dass wir unsere Leute überlasten. Für uns als Kommune haben wir erst durch OpenProject richtig die Chance erhalten, ordentliche Ressourcenplanung zu machen. Da bietet uns OpenProject eine hohe Zuverlässigkeit und Transparenz der Aufgabenlast”
Eric Fischer, ehemaliger Prozess- und Projektmanager im Bereich Digitalisierung der Stadt Ravensburg
Die Stadt Ravensburg ist nur eine von vielen Städten und Kommunen, die auf OpenProject setzen. Seit 2023 nutzt die Stadt Ravensburg OpenProject für größtenteils klassisches Projektmanagement, etwa mit Funktionen wie Gantt Diagrammen oder dem Zeit- und Kostenmodul. Eine Herausforderung vor Einführung von OpenProject war, das Arbeitspensum der Mitarbeitenden überhaupt sichtbar zu machen. Jetzt kann genau und vor allem rechtzeitig eingesehen werden, wo ggf. Aufgaben anderweitig verteilt werden müssen. Lesen Sie mehr in der Fallstudie über die Stadt Ravensburg und OpenProject.
Fazit: Jetzt agil starten – im eigenen Tempo
Die beste Art, OpenProject kennenzulernen? Einfach mal ausprobieren! Sie können OpenProject 14 Tage lang kostenlos testen - ganz unverbindlich und ohne Verpflichtungen. Entdecken Sie selbst, wie intuitiv und leistungsstark digitales Aufgabenmanagement für Ihre Verwaltung sein kann.
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