5 Tipps für Remote-Arbeit

Off to home office

Ever since the outbreak of the corona virus (COVID-19), we are increasingly called upon to take protective measures and avoid social contacts. In waves, events are getting cancelled, trips postponed, companies ask their employees to work from home. Over night, a remote culture was introduced. Working from home, in distributed teams - how does that work?
Many companies had to adjust to a remote working environment as they had not have it in place before Covid. They had to figure out how to organize a team that works completely remotely.

Articles and recommendations on remote work, home office and teleworking are circulating everywhere. GitLab is certainly a pioneer in this area and has published a detailed manual on remote working. We highly recommend this manual to anyone who is setting up and managing a remote team.
At OpenProject we have already been working in distributed teams for over 10 years. Sicherlich sind persönliche Treffen wichtig, aber man kann sie mit einiger Disziplin auf ein Minimum reduzieren. Gerne möchten wir unsere Erfahrungen und Tipps zu Remote-Arbeit mit Ihnen teilen.

Arbeiten von zu Hause - Wie funktioniert das überhaupt?

Arbeiten von zu Hause, im Home-Office, erfordert einiges an Disziplin. Aber mit ein paar Tipps lässt es sich doch relativ einfach in die Praxis umsetzen.

1. Datenschutz und Sicherheit - auch und insbesondere zu Hause.

Auch zu Hause haben der Datenschutz und die Sicherheit der Kunden- und Unternehmensdaten oberste Priorität. Natürlich sollte dies auch alles im Büro erfolgen, aber vergewissern Sie sich noch einmal, dass die Festplatten aller Mitarbeiter verschlüsselt sind, dass Daten oder Passwörter nicht irgendwo abgespeichert (oder aufgeschrieben) werden. Der Zugriff auf externe Applikationen sollte immer über einen zweiten Faktor gesichert werden. Hier bieten die allermeisten Dienste eine zweite Authentifizierung über SMS oder über eine App. Vergewissern Sie sich, dass E-Mails mit sensiblen Daten immer verschlüsselt versendet werden (wir nutzen z.B. GPG). Der Zugriff auf sensible Dienste muss zusätzlich gesichert werden und sollte bei einem Zugriff von außerhalb des Firmennetzwerks nur über ein VPN ermöglicht werden.
Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz niemals ohne Ihren Computer zu sperren. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen für das Thema Datenschutz und Sicherheit.

2. Sich zu Hause einrichten: ein fester Arbeitsplatz, gute Hardware und schnelles Internet.

Die Grundvoraussetzung für remote Arbeiten ist auch zu Hause gute Hardware und ein schnelles Internet. Sparen Sie nicht an einem hochwertigen und hochauflösendem externen Monitor, einem sehr guten Headset, einer Kamera.
Sind tagsüber andere Familienmitglieder im Haus oder der Wohnung? Wenn es kein separates Zimmer gibt, können Sie Ihren Arbeitsplatz vielleicht etwas weiter weg vom Hauptgeschehen aufbauen. Kommunizieren Sie auch unbedingt klar und deutlich an die anwesenden Personen in welcher Zeit Sie zu Hause ungestört sein müssen.

3. Prozesse und Meetings etablieren.

Kommunikation ist insbesondere in verteilten Teams sehr wichtig. In diesem Rahmen möchte ich nicht auf alle Prozesse eingehen, sondern vielmehr auf die schnell und einfach umzusetzenden mit großer Wirkung. Wir haben bei OpenProject seit längerer Zeit feste Prozesse und Routinen eingeführt. Meetings laufen nach dem Scale up Prinzip, das wir vor über fünf Jahren erfolgreich im Unternehmen eingeführt haben.

Tägliche Abstimmungs-Meetings mit dem Team

Einmal am Tag, fünf Tage die Woche haben wir einen festen Abstimmungstermin im Team (“Daily stand up”). Wichtig: Einen Kalendereintrag für alle Teilnehmer nicht vergessen.
Der Termin ermöglicht einen engen und direkten Austausch im Team (trotz verteilten Arbeitsplätzen) und dient dazu auf dem Laufenden zu bleiben. Wichtige Themen werden angesprochen, es wird nicht diskutiert. Ggf. können sich daraus z.B. weitere Folge-Abstimmungen ergeben.
Das Meeting folgt immer der gleichen Agenda, kurz und knapp. Wir gehen dabei im Team reihum, jeder erzählt kurz:

1. First, what’s new?

   What is relevant for the team? Gibt es Änderungen, Fortschritt, neue Entscheidungen, wichtige Termine, usw.? Dabei wirklich nur auf die Neuigkeiten konzentrieren. Es geht nicht darum zu erzählen woran jeder gerade arbeitet.

2. my core priority?

   What is the most important thing I want to achieve today?

3. where do I need support?

4. Am I stuck somewhere? Brauche ich irgendwo Input, Unterstützung?

Wöchentliche Abstimmungstermine

Einmal in der Woche findet ein ausführlicherer Abstimmungstermin statt - bei uns immer freitags. Auch dieser Termin folgt immer der gleichen Agenda:

1. good news (5 minutes)

   What’s the good news this week? Neue Kunden? Fortschritt in den Projekten? Spannende Entwicklungen? Wir teilen fünf Minuten alle positiven Nachrichten mit dem Team.

2. project status and key priorities for the quarter (10 minutes)

   Everyone briefly reports the status of their core priorities, or quarterly target, and gives an outlook for the coming week. Welchen Fortschritt gab es diese Woche? Wo möchte ich nächste Woche stehen?

3. key performance indicators (KPIs)

   We briefly report the current status of our KPIs.

4. feedback from customers and colleagues (5 minutes)

   What do our customers report? Welche positiven und auch negativen Erfahrungen haben wir diese Woche gesammelt? What can we learn from our customers?

   But there is also a mutual appreciation within the team: What have individual employees done particularly well this week? Wem möchte man dankten? In diesem Rahmen heben wir auch hervor, wenn sich jemand in Bezug auf unsere Unternehmenswerte besonders eingesetzt hat.

5. Was stört mich? (“culture of argument”) (5 minutes)

   Is there something bothering me? Sei es das “zu spät in die Termine kommen” des Kollegen, die patzige Antwort des Chefs oder die noch immer ausbleibende Rückmeldung vom Kunden. Hier darf sich jeder mal richtig auskotzen. Aber, ganz wichtig: Es wird hier so lange diskutiert und Vorschläge gemacht, bis wir alle sagen können: “Ja, wir sind nun alle fein!” This agenda point is optional, as the team is growing, you might want to have these discussions in sub-teams or depending on your company culture you do it one on one, just make sure you give this topic space.

6. discussion of a topic (30 - 60 minutes)

   This point is optional and only takes place if we have agreed (in advance) on a common topic that we want to discuss in the team. Häufig ist das angelehnt an unsere Quartalsziele: Vorstellung von Zwischenergebnissen oder Entwicklungsständen, Abstimmung von Anforderungen, Priorisierung von neuen Themen, allgemeine Prozessthemen, usw.

7. WWW (Who, What, When) - clarification of responsibilities (5 minutes)

   Very simple: Who does what by when? Und wichtig: Erstellung der Aufgaben in Tickets zur Nachverfolgung in OpenProject.

8. core values

   We name the colleagues that actively lived and represented OpenProject’s core values in the last week. This is not a top-down exercise but within our flat hierarchies is done amongst colleagues within the same and across departments. Feel free to read up more about our values.

9. a final sentence (“One phrase close”)

   A motivating sentence at the end. Mein Motto für heute. Was bewegt mich?

   Darüber hinaus finden bei uns natürlich auch weitere Abstimmungstermine je nach Bedarf statt. Wichtig ist: Wir versuchen den Teilnehmerkreis von Meetings so klein wie möglich zu halten.

4. Die richtigen Tools für remote Arbeiten und Home-Office.

Selbstverständlich nutzen wir für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement OpenProject. Was könnten wir uns Besseres vorstellen, als mit der eigenen Software zu arbeiten und dadurch täglich zu sehen, was wir noch verbessern müssen?

Was machen wir mit OpenProject?

Was wir nicht mit OpenProject machen?
Wir haben aber auch noch einige weitere Tools im Einsatz, die wir hiermit gerne weiterempfehlen möchten:

OpenProject unterstützt uns bei der Remote-Arbeit maßgeblich. Mit OpenProject haben Unternehmen sicheren Zugriff von überall auf wichtige Informationen: Projekte, Zeitplanungen, Anforderungen, Meilensteine, Aufgaben, Termine, Protokolle, Dokumentationen und sehen den aktuellen Status und Prioritäten - alles zentral in einem System.
Hier ein kurzer Überblick, was wir in OpenProject alles abbilden.

• Planning our development roadmap.
• Definition, estimation, prioritization of requirements (epics, features).
• Creating, assigning and tracking tasks.
• Prioritization of topics in agile Kanban Boards.
• File exchange (as an attachment of work packages).
• Creation and documentation of schedules (agendas and protocols).
• Forum for exchange with customers.
• Wiki for process documentation.
• Time recording on individual work packages for billing customers.
• Project management, including project planning and project status.

What we do not do with OpenProject?
We have a few more tools that we are using in addition, which we would like to recommend here. Wherever possible, we are using an open source solution that provides us with the best possible security and data privacy set up. Over the last year, we have done a lot to eliminate the application of proprietary solutions and solutions whose security poses a threat to our data. We are proud that in the following, you only find open source tools.

Source Code Verwaltung

Zwar verfügt OpenProject über eine integrierte Source Code Verwaltung, allerdings gibt es hier deutlich bessere Lösungen. Wir nutzen GitHub (eine Alternative wäre GitLab). Wir haben eine Github-Integration in OpenProject. Damit erstellen Sie einen Pull-Request in Github und können diesen direkt in ein Arbeitspaket in OpenProject verlinken.

Dokumentenmanagement

OpenProject ist kein Dokumentenmanagement-System. Für das Einfügen von Anhängen zu Aufgaben und anderen Arbeitspaketen ist es wunderbar geeignet, aber nicht für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. We are using the open source solution Nextcloud to store documents and collaborate on content. It offers us the security, privacy and control that we need.

Chat

Ein zusätzlicher Team-Chat ist hilfreich für remote Teams. We are trying to always use an open source tool with highest security standards. In this case we introduced Element to quickly communicate with employees and colleagues. Wir haben hier zu verschiedenen Themen unterschiedliche Kanäle angelegt, sodass jeder nur die Informationen bekommt, die er benötigt.

Webmeetings

For our meetings internally or with customers, we are using Big Blue Button: digital meeting rooms and screen sharing. Runs directly in the browser without any installation of additional software and you can host video calls with unlimited participants.

Kalender

Wir pflegen unsere Kalender und teilen sie mit allen. Jeder sieht wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Termine werden eingestellt und zu- oder abgesagt. Erreichbarkeiten (Tage und Uhrzeit) (insb. bei Teilzeitmitarbeitern) und auch Urlaub oder Abwesenheiten werden im Kalender gepflegt. We are using mailbox.org for our emails and consequently also the calendar that comes with it.

5. Disziplin

Es klingt leichter gesagt als getan: Remote-Arbeit arbeiten erfordert mehr Disziplin. On the one hand, there could more distraction depending on the set up (e.g. how many kids are at home), but on the other hand, this also tempts you to be available without interruption. Stellen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Team Regeln auf, die für alle gelten: Gibt es feste Arbeitszeiten oder ermöglichen wir flexible Zeiteinteilung? Wie sind die Erreichbarkeiten? Am tragen Sie die Zeiten direkt in den gemeinsamen Kalender ein. Termine werden immer - und zwar wirklich immer - Zu- oder Abgesagt. Wir lassen niemanden warten und kommen pünktlich zu einem (web-basierten) Meeting. I guess this really depends on the setting and how many children you have :-))

Ich hoffe damit ein paar Anregungen und Hilfestellungen zu geben um ein remote Team aufzusetzen. Melden Sie sich gerne für einen Austausch und weitere Tipps und Empfehlungen rund um das Thema Home-Office und Remote-Arbeit.