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5 Tipps für Remote-Arbeit

 #FlattenTheCurve - ab in's Home-Office

Es ist eine Ausnahmesituation für uns alle: Durch den Ausbruch des Coronavirus (COVID-19) und die rasanten Entwicklungen, sind wir nun verstärkt dazu aufgerufen Schutzmaßnahmen zu treffen und soziale Kontakte größtmöglich zu vermeiden. Veranstaltungen werden abgesagt, Reisen werden verschoben oder auf ein Minimum reduziert, Firmen schicken Ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Auf einmal muss von jetzt auf gleich eine Remote-Kultur eingeführt werden. Arbeiten von zu Hause, in verteilten Teams - funktioniert das überhaupt?
Viele Unternehmen stellt dies nun zusätzlich vor eine große Herausforderung: Wie organisiere ich ein Team, das komplett remote arbeitet?
Artikel und Empfehlungen zu Home-Office und Telearbeit kursieren derzeit überall. GitLab ist hier sicherlich Vorreiter und hat vor kurzem ein ausführliches Handbuch über Remote Arbeiten veröffentlicht, das wir jedem ans Herz legen, der sich nun vor der Herausforderung sieht ein remote Team aufzusetzen und zu steuern.
Auch wir bei OpenProject arbeiten schon seit über 10 Jahren teilweise in verteilten Teams. Sicherlich sind persönliche Treffen wichtig, aber man kann sie mit einiger Disziplin auf ein Minimum reduzieren. Angesichts der kritischen Lage ist es notwendig, dass wir alle unseren Beitrag leisten. Gerne möchten wir unsere Erfahrungen und Tipps zu Remote-Arbeit mit Ihnen teilen.

Arbeiten von zu Hause - Wie funktioniert das überhaupt?

Arbeiten von zu Hause, im Home-Office, erfordert einiges an Disziplin. Aber mit ein paar Tipps lässt es sich doch relativ einfach in die Praxis umsetzen.

1. Datenschutz und Sicherheit - auch und insbesondere zu Hause.

Auch zu Hause haben der Datenschutz und die Sicherheit der Kunden- und Unternehmensdaten oberste Priorität. Natürlich sollte dies auch alles im Büro erfolgen, aber vergewissern Sie sich noch einmal, dass die Festplatten aller Mitarbeiter verschlüsselt sind, dass Daten oder Passwörter nicht irgendwo abgespeichert (oder aufgeschrieben) werden. Der Zugriff auf externe Applikationen sollte immer über einen zweiten Faktor gesichert werden. Hier bieten die allermeisten Dienste eine zweite Authentifizierung über SMS oder über eine App. Vergewissern Sie sich, dass E-Mails mit sensiblen Daten immer verschlüsselt versendet werden (wir nutzen z.B. GPG). Der Zugriff auf sensible Dienste muss zusätzlich gesichert werden und sollte bei einem Zugriff von außerhalb des Firmennetzwerks nur über ein VPN ermöglicht werden.
Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz niemals ohne Ihren Computer zu sperren. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen für das Thema Datenschutz und Sicherheit.

2. Sich zu Hause einrichten: ein fester Arbeitsplatz, gute Hardware und schnelles Internet.

Die Grundvoraussetzung für remote Arbeiten ist auch zu Hause gute Hardware und ein schnelles Internet. Sparen Sie nicht an einem hochwertigen und hochauflösendem externen Monitor, einem sehr guten Headset, einer Kamera.
Sind tagsüber andere Familienmitglieder im Haus oder der Wohnung? Wenn es kein separates Zimmer gibt, können Sie Ihren Arbeitsplatz vielleicht etwas weiter weg vom Hauptgeschehen aufbauen. Kommunizieren Sie auch unbedingt klar und deutlich an die anwesenden Personen in welcher Zeit Sie zu Hause ungestört sein müssen.

3. Prozesse und Meetings etablieren.

Kommunikation ist insbesondere in verteilten Teams sehr wichtig. In diesem Rahmen möchte ich nicht auf alle Prozesse eingehen, sondern vielmehr auf die schnell und einfach umzusetzenden mit großer Wirkung.  Wir haben bei OpenProject seit längerer Zeit feste Prozesse und Routinen eingeführt. Meetings laufen nach dem Scale up Prinzip, das wir vor über fünf Jahren erfolgreich im Unternehmen eingeführt haben.

Tägliche Abstimmungs-Meetings mit dem Team

Einmal am Tag, fünf Tage die Woche haben wir einen festen Abstimmungstermin im Team (“Daily stand up”). Wichtig: Einen Kalendereintrag für alle Teilnehmer nicht vergessen.
Der Termin ermöglicht einen engen und direkten Austausch im Team (trotz verteilten Arbeitsplätzen) und dient dazu auf dem Laufenden zu bleiben. Wichtige Themen werden angesprochen, es wird nicht diskutiert. Ggf. können sich daraus z.B. weitere Folge-Abstimmungen ergeben.
Das Meeting folgt immer der gleichen Agenda, kurz und knapp. Wir gehen dabei im Team reihum, jeder erzählt kurz:

1. Was gibt es Neues?
Was ist relevant für das Team? Gibt es Änderungen, Fortschritt, neue Entscheidungen, wichtige Termine, usw.? Dabei wirklich nur auf die Neuigkeiten konzentrieren. Es geht nicht darum zu erzählen woran jeder gerade arbeitet.

2. Meine Kernpriorität?
Was ist heute das wichtigste, das ich erreichen möchte?

3. Wo benötige ich Unterstützung?
Hänge ich irgendwo? Brauche ich irgendwo Input, Unterstützung?

4. Key Performance Indicators (KPIs)
Wir berichten kurz den aktuellen Status unserer KPIs.

Wöchentliche Abstimmungstermine

Einmal in der Woche findet ein ausführlicherer Abstimmungstermin statt - bei uns immer freitags. Auch dieser Termin folgt immer der gleichen Agenda:

1. Gute Nachrichten (5 Minuten)
Was gibt es für gute Nachrichten diese Woche? Neue Kunden? Fortschritt in den Projekten? Spannende Entwicklungen? Wir teilen fünf Minuten alle positiven Nachrichten mit dem Team.

2. Status der Projekte und Kernprioritäten für das Quartal (10 Minuten)
Jeder berichtet kurz den Status seiner Kernprioritäten, bzw. seines Quartalsziels, und gibt einen Ausblick für die nächste Woche. Welchen Fortschritt gab es diese Woche? Wo möchte ich nächste Woche stehen?

3. Feedback von Kunden und Kollegen (5 Minuten)
Was berichten unsere Kunden? Welche positiven und auch negativen Erfahrungen haben wir diese Woche gesammelt? Was können wir von unseren Kunden lernen?
Es findet aber auch eine gegenseitige Wertschätzung im Team statt: Was haben einzelne Mitarbeiter besonders gut gemacht diese Woche? Wem möchte man dankten? In diesem Rahmen heben wir auch hervor, wenn sich jemand in Bezug auf unsere Unternehmenswerte besonders eingesetzt hat.

4. Was stört mich? (“Streitkultur”) (5 Minuten)
Gibt es etwas, das mich stört? Sei es das “zu spät in die Termine kommen” des Kollegen, die patzige Antwort des Chefs oder die noch immer ausbleibende Rückmeldung vom Kunden. Hier darf sich jeder mal richtig auskotzen. Aber, ganz wichtig: Es wird hier so lange diskutiert und Vorschläge gemacht, bis wir alle sagen können: “Ja, wir sind nun alle fein!”

5. Diskussion eines Themas (30 - 60 Minuten)
Dieser Punkt ist optional und findet nur statt, wenn wir uns (vorab) auf ein gemeinsames Thema geeinigt haben, das wir in der Runde besprechen wollen. Häufig ist das angelehnt an unsere Quartalsziele: Vorstellung von Zwischenergebnissen oder Entwicklungsständen, Abstimmung von Anforderungen, Priorisierung von neuen Themen, allgemeine Prozessthemen, usw.

6. WWW (Who, What, When) - Klärung der Verantwortlichkeiten (5 Minuten)
Ganz einfach: Wer macht was bis wann? Und wichtig: Erstellung der Aufgaben in Tickets zur Nachverfolgung in OpenProject.

7. Ein Schlusssatz (“One phrase close")
Ein motivierender Satz am Ende. Mein Motto für heute. Was bewegt mich?

Darüber hinaus finden bei uns natürlich auch weitere Abstimmungstermine je nach Bedarf statt. Wichtig ist: Wir versuchen den Teilnehmerkreis von Meetings so klein wie möglich zu halten.

4. Die richtigen Tools für remote Arbeiten und Home-Office.

Selbstverständlich nutzen wir für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement OpenProject. Was könnten wir uns Besseres vorstellen, als mit der eigenen Software zu arbeiten und dadurch täglich zu sehen, was wir noch verbessern müssen?

Web-basiertes Projektmanagement und Team-Kollaboration

Was machen wir mit OpenProject?

OpenProject unterstützt uns bei der Remote-Arbeit maßgeblich. Mit OpenProject haben Unternehmen sicheren Zugriff von überall auf wichtige Informationen: Projekte, Zeitplanungen, Anforderungen, Meilensteine, Aufgaben, Termine, Protokolle, Dokumentationen und sehen den aktuellen Status und Prioritäten - alles zentral in einem System.
Hier ein kurzer Überblick, was wir in OpenProject alles abbilden.

  • Planung unserer Entwicklungsroadmap.
  • Definition, Schätzung, Priorisierung von Anforderungen (Epics, Features).
  • Erstellung, Zuweisen und Nachverfolgung von Aufgaben.
  • Priorisieren von Themen in agilen Kanban Boards.
  • Austausch von Dateien (als Anhang von Arbeitspaketen).
  • Erstellung und Dokumentation von Terminen (Agenden und Protokolle).
  • Forum für den Austausch mit Kunden.
  • Wiki für die Dokumentation von Prozessen.
  • Zeiterfassung auf einzelnen Arbeitspaketen für die Abrechnung mit Kunden.
  • Verwaltung von Projekten, inkl. Projektplanung und Projektstatus.

Was wir nicht mit OpenProject machen?
Wir haben aber auch noch einige weitere Tools im Einsatz, die wir hiermit gerne weiterempfehlen möchten:

Source Code Verwaltung

Zwar verfügt OpenProject über eine integrierte Source Code Verwaltung, allerdings gibt es hier deutlich bessere Lösungen. Wir nutzen GitHub (eine Alternative wäre GitLab). Wir haben eine Github-Integration in OpenProject. Damit erstellen Sie einen Pull-Request in Github und können diesen direkt in ein Arbeitspaket in OpenProject verlinken.

Dokumentenmanagement

OpenProject ist kein Dokumentenmanagement-System. Für das Einfügen von Anhängen zu Aufgaben und anderen Arbeitspaketen ist es wunderbar geeignet, aber nicht für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Wir nutzen hierfür die Google Docs und Google Drive.

Chat

Ein zusätzlicher Team-Chat ist hilfreich für remote Teams. Wir nutzen Slack, um sich schnell mit Mitarbeitern und Kollegen auszutauschen (eine Alternative wäre RocketChat). Wir haben hier zu verschiedenen Themen unterschiedliche Kanäle angelegt, sodass jeder nur die Informationen bekommt, die er benötigt.

Webmeetings

Für unsere Meetings nutzen wir Whereby: Digitale Meetingräume und Screen-Sharing. Läuft direkt im Browser ohne irgendwelche Installation von weiterer Software. Aktuell testen wir gerade Jitsi als Open Source Alternative.

Kalender

Wir pflegen unsere Kalender und teilen sie mit allen. Jeder sieht wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Termine werden eingestellt und zu- oder abgesagt. Keine Reaktion gibt es nicht. Erreichbarkeiten (Tage und Uhrzeit) (insb. bei Teilzeitmitarbeitern) und auch Urlaub oder Abwesenheiten werden im Kalender gepflegt. Wir nutzen hierfür den Google Kalender.

Kundenmeetings

Für längere Meetings mit Kunden nutzen wir Zoom. Gute Bild- und Tonqualität, Recordings möglich, Screensharing. Hierfür muss eine zusätzliche App installiert werden. Natürlich kann man bei Zoom das Thema Datenschutz nicht außer Acht lassen. Hier finden Sie spannende Tips wie man in Zoom-Meetings seine Privatsphäre schützen kann.

5. Disziplin

Es klingt leichter gesagt als getan: Remote-Arbeit arbeiten erfordert mehr Disziplin. Einerseits gibt es mehr Ablenkung, auf der anderen Seite verleitet dies aber auch dazu ununterbrochen erreichbar zu sein. Stellen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Team Regeln auf, die für alle gelten: Gibt es feste Arbeitszeiten oder ermöglichen wir flexible Zeiteinteilung? Wie sind die Erreichbarkeiten? Am tragen Sie die Zeiten direkt in den gemeinsamen Kalender ein. Termine werden immer - und zwar wirklich immer - Zu- oder Abgesagt. Wir lassen niemanden warten und kommen pünktlich zu einem (web-basierten) Meeting.

Ich hoffe damit ein paar Anregungen und Hilfestellungen zu geben um ein remote Team aufzusetzen. Melden Sie sich gerne für einen Austausch und weitere Tipps und Empfehlungen rund um das Thema Home-Office und Remote-Arbeit.

Mein Schlusssatz für heute (One phrase close): “Ich bin davon überzeugt, dass wenn wir alle mitmachen und bereit sind unsere sozialen Kontakte für einige Zeit auf ein absolutes Minimum zu reduzieren, dann werden wir es schaffen das Schlimmste abzuwenden!”

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3 responses to “5 Tipps für Remote-Arbeit

  1. vpnwelt sagt:

    Viele Menschen denken fälschlicherweise, dass es bei Remote-Arbeit darum geht, von überall aus zu arbeiten. Aber das ist nur ein Teil davon. Der Schlüssel zur Fernarbeit ist dort zu leben, wo man am besten arbeitet.

    1. Birthe Lindenthal sagt:

      … oder auch dort arbeiten zu können, wo man am besten lebt! 🙂

  2. vpnwelt sagt:

    Stimmt doch auch =)

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