Fallstudie

Berliner Senatsverwaltung für Bildung

Die Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie setzt auf hybrides IT-Projektmanagement mit Hilfe von OpenProject.

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Hybrides IT-Projektmanagement im Ressort Bildung, Jugend und Familie

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Berlin gehört zu den größten Hauptverwaltungen des Landes Berlin. Im IT-Umfeld werden zahlreiche Projekte parallel umgesetzt – von Infrastruktur- und Arbeitsplatzprojekten über Fachverfahren bis hin zu komplexen Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben im Schul-, Jugend- und Sozialbereich.

Um diesen wachsenden Projektumfang strukturiert zu steuern, setzt die Senatsverwaltung auf ein hybrides Projektmanagement. Klassische Planungssicherheit wird dabei mit agilen Arbeitsweisen kombiniert. OpenProject bildet hierfür die zentrale Plattform.

Alle IT-bezogenen Projekte durchlaufen einen einheitlichen Prozess. Mit OpenProject kann dieser vollständig abgebildet werden, von der Idee über Planung und Umsetzung bis zum Projektabschluss.

Mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit

Durch den Einsatz von OpenProject erhält die Senatsverwaltung einen ressortweiten Überblick über laufende und geplante IT-Projekte. Projektstände, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sind jederzeit nachvollziehbar.

Die strukturierte Projektabbildung erleichtert:

die Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT und externen Dienstleistern,

die Vorbereitung von Entscheidungen in Gremien,

sowie ein stringentes Projektcontrolling.

Projektinformationen sind nicht mehr über einzelne Werkzeuge verteilt, sondern zentral gebündelt und für berechtigte Personen transparent zugänglich.

Einführung, Governance und Akzeptanz

Die Einführung von OpenProject erfolgte im Zusammenspiel mit dem gezielten Aufbau eines Projektmanagement Office (PMO), das methodische Standards definiert, Projekte begleitet und als zentrale Anlaufstelle für Projektverantwortliche dient.

Durch diese klare organisatorische Verankerung wurde Projektmanagement im Ressort nachhaltig gestärkt und als fester Bestandteil der IT-Steuerung etabliert. Einheitliche Prozesse, transparente Regeln und praxisnahe Unterstützung sorgen dafür, dass auch komplexe IT-Vorhaben strukturiert und verlässlich umgesetzt werden können.

Gleichzeitig schafft diese Governance-Struktur Orientierung für Projektbeteiligte, die Projektmanagement nicht hauptberuflich ausüben. OpenProject unterstützt dabei als zentrales Werkzeug, welches Methoden, Transparenz und Zusammenarbeit in einem System zusammenführt.

Hybrides Arbeiten

OpenProject unterstützt sowohl klassische Projektphasen als auch agile Elemente. Dadurch bleibt die Planung verlässlich, während Projektverantwortliche flexibel auf neue Anforderungen reagieren können.

Transparenz

Status, Fortschritt und Verantwortlichkeiten sind jederzeit sichtbar. Das erleichtert Steuerung, Priorisierung und Entscheidungsfindung im Ressort.

Einheitliche Standards

Mit klaren Vorlagen, definierten Prozessen und zentraler Steuerung sorgt OpenProject für ein einheitliches Vorgehen über alle IT-Projekte hinweg.

Effiziente Zusammenarbeit

Interne und externe Projektbeteiligte arbeiten in einem gemeinsamen System. Abstimmungen werden nachvollziehbarer und der Koordinationsaufwand sinkt.

Arbeitspakete

Strukturierte Aufgaben- und Projektsteuerung.

Arbeitspakete bilden Aufgaben, Zuständigkeiten, Prioritäten und Status ab. Fortschritt und Verantwortlichkeiten sind transparent nachvollziehbar.

Boards

Übersicht und agile Steuerung.

Boards unterstützen die iterative Arbeitsweise und helfen, Aufgaben übersichtlich zu priorisieren und den aktuellen Projektstand schnell zu erfassen.

Meilensteine

Klassische Projektplanung.

Meilensteine strukturieren Projekte in klar definierte Phasen und unterstützen die langfristige Planung und Steuerung von IT-Vorhaben.

Rollen und Berechtigungen

Klare Governance und Zugriffskontrolle.

Mit einem differenzierten Rollen- und Berechtigungskonzept wird gesteuert, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf. Das schafft Verbindlichkeit und Sicherheit im Verwaltungsumfeld.