Étude de cas

Département du Sénat de Berlin pour l'éducation

Le département du Sénat de Berlin pour l'éducation, la jeunesse et la famille mise sur une gestion hybride des projets informatiques avec l'aide d'OpenProject.

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Gestion de projets informatiques hybrides au sein du département de l'éducation, de la jeunesse et de la famille

Le département du Sénat de Berlin pour l’éducation, la jeunesse et la famille est l’une des plus grandes administrations centrales du Land de Berlin. De nombreux projets sont mis en œuvre en parallèle dans l’environnement informatique, des projets d’infrastructure et de lieu de travail aux procédures spécialisées et aux projets complexes de numérisation et de transformation dans les secteurs de l’enseignement, de la jeunesse et des affaires sociales.

Afin de gérer de manière structurée la portée croissante du projet, l’administration du Sénat s’appuie sur une gestion de projet hybride. La fiabilité de la planification classique est combinée à des méthodes de travail agiles. OpenProject constitue la plateforme centrale pour ce faire.

Tous les projets liés aux technologies de l’information suivent un processus standardisé. Avec OpenProject, ce processus peut être mappé dans son intégralité, de l’idée à l’achèvement du projet, en passant par la planification et la mise en œuvre.

Une plus grande transparence et un meilleur contrôle

En utilisant OpenProject, l’administration du Sénat dispose d’une vue d’ensemble des projets informatiques en cours et prévus. L’état d’avancement des projets, les responsabilités et les prochaines étapes peuvent être suivis à tout moment.

Le mappage structuré du projet facilite :

la coordination entre les services, l’informatique et les prestataires de services externes

la préparation des décisions au sein des comités,

et un contrôle rigoureux des projets.

Les informations relatives aux projets ne sont plus réparties entre les différents outils, mais sont centralisées et accessibles de manière transparente aux personnes autorisées.

Introduction, gouvernance et acceptation

L’introduction d’OpenProject s’est faite parallèlement à la mise en place ciblée d’un bureau de gestion de projet (PMO), qui définit les normes méthodologiques, soutient les projets et sert de point de contact central pour les responsables de projet.

Cet ancrage organisationnel clair a durablement renforcé la gestion de projet au sein du département et l’a établie comme partie intégrante de la gestion informatique. Des processus uniformes, des règles transparentes et un soutien pratique garantissent que même les projets informatiques complexes peuvent être mis en œuvre de manière structurée et fiable.

En même temps, cette structure de gouvernance fournit des conseils aux participants au projet qui ne travaillent pas à plein temps dans la gestion de projet. OpenProject soutient cette démarche en tant qu’outil central qui combine les méthodes, la transparence et la collaboration en un seul système.

Travail hybride

OpenProject prend en charge à la fois les phases classiques du projet et les éléments agiles. La planification reste ainsi fiable tout en permettant aux responsables de projet de répondre avec souplesse aux nouvelles exigences.

Transparence

Le statut, les progrès et les responsabilités sont visibles à tout moment. Cela facilite le contrôle, la définition des priorités et la prise de décision au sein du service.

Normes uniformes

Grâce à des modèles clairs, des processus définis et un contrôle central, OpenProject garantit une approche uniforme pour tous les projets informatiques.

Collaboration efficace

Les participants internes et externes au projet travaillent dans un système commun. La coordination devient plus transparente et l’effort de coordination est réduit.

Lots de travaux

Gestion structurée des tâches et des projets.

Les lots de travaux définissent les tâches, les responsabilités, les priorités et l'état d'avancement. La traçabilité des progrès et des responsabilités est transparente.

Tableaux

Vue d'ensemble et gestion agile.

Les tableaux soutiennent les méthodes de travail itératives et permettent de hiérarchiser clairement les tâches et d'appréhender rapidement l'état d'avancement du projet.

Jalons

Planification de projet classique.

Les jalons structurent les projets en phases clairement définies et soutiennent la planification et la gestion à long terme des projets informatiques.

Rôles et permissions

Une gouvernance et un contrôle d'accès clairs.

Un concept différencié de rôles et d'autorisations permet de contrôler qui est autorisé à consulter ou à modifier quelles informations. Cela crée un engagement et une sécurité dans l'environnement administratif.