Estudo de caso

Departamento de Educação do Senado de Berlim

O Departamento de Educação, Juventude e Família do Senado de Berlim confia na gestão híbrida de projetos de TI com a ajuda do OpenProject.

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Gestão de projetos informáticos híbridos no Ministério da Educação, da Juventude e da Família

O Departamento de Educação, Juventude e Família do Senado de Berlim é uma das maiores administrações centrais do estado de Berlim. Muitos projetos estão em implementação paralela no ambiente de TI, de projetos de infra-estruturas e locais de trabalho, a procedimentos especializados e projetos complexos de digitalização e transformação nas áreas escolar, juvenil e social.

Para gerir este âmbito de projeto crescente de uma forma estruturada, a Administração do Senado baseia-se numa gestão de projetos híbrida. A fiabilidade do planeamento clássico é combinada com métodos de trabalho Agile. O OpenProject é a plataforma central para o efeito.

Todos os projetos de TI passam por um processo padronizado. Com o OpenProject, pode ser mapeado na sua totalidade, da ideia ao planeamento, da implementação à conclusão do projeto.

Maior transparência e melhor capacidade de controlo

Ao utilizar o OpenProject, a Administração do Senado tem uma síntese de todo o departamento dos projetos de TI atuais e planeados. O estado dos projetos, as responsabilidades e os próximos passos podem ser acompanhados em qualquer altura.

O mapeamento estruturado do projeto facilita:

coordenação entre departamentos, TI e fornecedores de serviços externos

a preparação das decisões nos comités,

e um controlo rigoroso dos projetos.

A informação do projeto já não é distribuída por ferramentas individuais, mas sim agrupada centralmente, e acessível de forma transparente a pessoas autorizadas.

Introdução, governação e aceitação

A introdução do OpenProject ocorreu em paralelo com a criação de um Gabinete de Gestão de Projetos (PMO), que define normas metodológicas, apoia projetos e serve de ponto de contacto central para os gestores de projetos.

Esta clara ancoragem organizacional reforçou de forma sustentável a gestão de projetos no departamento e estabeleceu-a como parte integrante da gestão das TI. Processos uniformes, regras transparentes e apoio prático garantem que mesmo projetos complexos de TI podem ser implementados de forma estruturada e fiável.

Ao mesmo tempo, esta estrutura de governação fornece orientação aos participantes do projeto que não trabalham na gestão de projetos a tempo inteiro. O OpenProject apoia como ferramenta central que combina métodos, transparência e colaboração num único sistema.

Trabalho híbrido

O OpenProject suporta tanto as fases clássicas do projeto como elementos Agile. Isto mantém o planeamento fiável, permitindo aos gestores de projeto responder de forma flexível a novos requisitos.

Transparência

O estado, o progresso e as responsabilidades são visíveis em qualquer altura. Isto facilita o controlo, a definição de prioridades e a tomada de decisões no departamento.

Normas uniformes

Com modelos claros, processos definidos e controlo central, o OpenProject assegura uma abordagem uniforme em todos os projetos de TI.

Colaboração eficiente

Os participantes internos e externos do projeto trabalham num sistema partilhado. A coordenação torna-se mais transparente, e o esforço de coordenação é reduzido.

Pacotes de trabalho

Gestão estruturada de tarefas e projetos.

Os pacotes de trabalho mapeiam tarefas, responsabilidades, prioridades e estado. O progresso e as responsabilidades são possíveis de acompanhar com transparência.

Quadros

Síntese e gestão Agile.

Os quadros suportam métodos de trabalho iterativos e ajudam a definir claramente as prioridades das tarefas, bem como a compreender rapidamente o estado atual do projeto.

Marcos

Planeamento clássico de projetos.

Os marcos estruturam os projetos em fases claramente definidas, e apoiam o planeamento e a gestão a longo prazo dos projetos de TI.

Funções e permissões

Governação clara e controlo de acesso.

Um conceito diferenciado de funções e permissões controla quem está autorizado a ver ou editar que informação. Isto cria compromisso e segurança no ambiente administrativo.