Wenn Sie aktuell Jira verwalten, verbringen Sie möglicherweise einen Großteil Ihrer Woche damit, Schemata zu verwenden, um neue Projekte anzulegen oder bestehende Projekte zu pflegen. Welche Art von Vorgängen gibt es in einem Projekt, welchem Arbeitsablauf folgt jeder von ihnen, welche Felder werden auf welchem Bildschirm angezeigt und welche davon sind Pflichtfelder? Jedes dieser Elemente existiert in einem eigenen Schema, das global verwaltet und anschließend auf Projekte abgebildet wird. Als Jira-Administrator:in kennen Sie vielleicht das Problem, dass eine projektspezifische Änderung an einem Vorgangstyp bedeutet, dass Sie ein Schema bearbeiten müssen, welches in Ihrer gesamten Instanz gemeinsam genutzt wird. Oder, dass Sie ein doppeltes Schema erstellen müssen, nur um die Anforderungen eines einzelnen Projekts zu isolieren.
Im Folgenden wird erläutert, wie die Konzepte, die Sie bereits in Jira verwalten – wie beispielsweise Vorgangstypen, Workflows, Masken und Feldkonfigurationen – auf ein neues Modell in OpenProject abgebildet werden.
Wenn Sie bereits OpenProject administrieren, ist das auch für Sie eine große Chance, selbst wenn Sie sich bisher noch nie mit dem Schemamodell von Jira befasst haben. Aktuell werden die Felder und der Workflow eines Arbeitspaket-Typs einmal konfiguriert und gelten in gleicher Weise für jedes Projekt, in dem dieser Typ aktiviert ist.
Mit unserem neuen Konfigurationsmodell werden Workflows und Formulare zu eigenständigen Objekten. Sie definieren sie einmal, geben ihnen einen eindeutigen Namen und verwenden sie in so vielen Typen und Varianten, wie Sie möchten. Varianten sind ein neues Konzept, mit dem Sie Versionen eines Typs erstellen können, die sich in ihren Einstellungen geringfügig unterscheiden. Ihre bestehenden Typen funktionieren weiterhin genauso wie bisher, und an Ihrer aktuellen Konfiguration ändert sich nichts automatisch.
Wichtig
Diese Funktion ist für OpenProject 18.0 vorgesehen, dessen Veröffentlichung für Dezember 2026 geplant ist. Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel eine Vorschau ist. Die hier gezeigten Funktionen und Screenshots können sich vor der finalen Veröffentlichung noch ändern.
Beide Sprachen sprechen
Bevor wir einsteigen, eine kurze Übersetzung der Begriffe.
| Jira | OpenProject |
|---|---|
| Vorgangstyp | Arbeitspaket-Typ |
| Vorgangstyp-Schema | Pro Projekt aktivierte Typen und Varianten |
| Workflow-Schema | Workflow, der von Typen und Varianten verwendet wird |
| Bildschirmmaskenschema (für Vorgangstypen) | Formular, welches von Typen und Varianten verwendet wird |
| Feldkonfigurationsschema (Pflichtfelder) | Sichtbarkeit von Feldern und Pflichtfelder je nach Typ oder Variante |
Unsere Vision: Workflows und Formulare als eigenständige Objekte
Wir sind überzeugt, dass Administrator:innen sich nicht zwischen Konsistenz und Flexibilität entscheiden müssen sollten. Das ist die Vision hinter unserem neuen Konzept. Aktuell gehört ein Workflow in OpenProject zu genau einem Typ. Ab Version 18.0 ist ein Workflow ein eigenständiges Objekt – und ein Formular ebenso (also die Festlegung, welche Felder in einem Arbeitspaket erscheinen). Beide lassen sich aus der Administration unter „Arbeitspakete“ erstellen und konfigurieren.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Die neuen Workflow- und Formularbibliotheken bieten zentrale Übersichten über wiederverwendbare Workflows und Formulare, einschließlich der ihnen zugewiesenen Typen, Varianten und Projekte.
Angenommen, Ihre Organisation nutzt einen Freigabe-Workflow für Änderungsanträge, Bestellungen und Verträge. Sie legen den Workflow „Genehmigung durch den Vorgesetzten“ einmalig an und verwenden ihn in allen drei Typen. Wenn sich der Freigabeprozess ändert, bearbeiten Sie den Workflow an einer Stelle, und alle Typen, die diesen nutzen, übernehmen die Änderung sofort.
Zwei Wege, einen Workflow oder ein Formular einzurichten
Wenn Sie den Workflow oder das Formular eines Typs oder einer Variante konfigurieren, haben Sie die Wahl zwischen:
Option 1: Einen bestehenden Workflow oder ein bestehendes Formular verwenden
Wählen Sie einen aus, der bereits in Ihrer Instanz existiert. Er bleibt verbunden, sodass jede Änderung daran überall wirkt, wo er verwendet wird. Genau das macht die Wartung im großen Maßstab schnell.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Bei der Konfiguration einer Typvariante können Administrator:innen einen bestehenden Workflow verwenden oder einen neuen für die Variante konfigurieren.
Ein auf diese Weise ausgewählter Workflow ist für den Typ oder die Variante schreibgeschützt, weshalb die Übergänge ausgegraut angezeigt werden (siehe Abbildung oben). Jede Änderung, die Sie am gemeinsam genutzten Workflow vornehmen, wirkt überall dort, wo er verwendet wird. Wenn Sie nur für diesen Typ oder diese Variante eine andere Version benötigen, wählen Sie Option 2.
Option 2: Einen neuen Workflow oder ein neues Formular konfigurieren
Erstellen Sie einen eigenen Workflow oder ein eigenes Formular. Sie können mit einer Kopie eines bestehenden Workflows oder Formulars beginnen und von dort aus bearbeiten, oder Sie fangen ganz von vorne an. Einmal gespeichert, ist es ein neues Objekt, das Sie auch in anderen Typen und Varianten verwenden können.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Ein neuer Workflow kann auf einer Kopie eines bestehenden Workflows basieren oder von Grund auf neu erstellt werden.
Formular: Feldsichtbarkeit und Pflichtfelder
Die Verwendung eines bestehenden Formulars bedeutet nicht, dass sich jedes Feld überall auf dieselbe Weise verhalten muss. Sie können:
- Felder für einen bestimmten Typ oder eine bestimmte Variante ein- oder ausschalten, sodass jeder nur die Felder anzeigt, die er benötigt.
- Ein selbstdefiniertes Feld für einen Typ zur Pflicht machen. Die einzelnen Varianten erkennen dies automatisch, und Sie können das Feld in einer einzelnen Variante weiterhin als optional festlegen. Beispielsweise bleibt ein Pflichtfeld beim Typ „Fehler“ auch in der Variante „Hardwarefehler“ ein Pflichtfeld, während es in der Variante „Softwarefehler“ optional sein kann.
Das Formular selbst bleibt unverändert, sodass sich Ihre Änderungen nur auf diesen einen Typ oder diese eine Variante auswirken.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Typvarianten können ein bestehendes Formular wiederverwenden oder über eine eigene Formularkonfiguration verfügen, einschließlich der Auswahl der anzuzeigenden Felder.
Damit Sie den Überblick behalten, finden Sie alle Workflows und Formulare an einem Ort. In den Workflow- und Formularbibliotheken werden alle Workflows und Formulare Ihrer Instanz aufgelistet, einschließlich der Typen und Varianten, in denen sie verwendet werden, sowie der Anzahl der Projekte, in denen sie aktiv sind. Bevor Sie also etwas Neues bauen, sehen Sie sofort, ob bereits ein passendes Objekt existiert.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Die Workflow-Bibliothek bietet einen Überblick über wiederverwendbare Workflows und zeigt, wo sie über Typen, Varianten, Rollen und Projekte hinweg verwendet werden.
Wo Typvarianten ins Spiel kommen
Gemeinsam genutzte Workflows und Formulare werden zusammen mit Typvarianten besonders nützlich.
Nehmen wir „Bug“ als Beispiel. Sowohl Ihr Hardware-Team als auch Ihr Software-Team erfassen Bugs, doch sie folgen unterschiedlichen Prozessen und benötigen unterschiedliche Felder. Anstatt zwei voneinander unabhängige Typen zu erstellen, legen Sie „Hardware Bug“ und „Software Bug“ als Varianten des übergeordneten Typs „Bug“ an. Jede Variante kann den Workflow und das Formular des übergeordneten Typs nutzen, ein anderes bestehendes auswählen oder ein neues konfigurieren.
In jedem Projekt wird jeweils eine Variante eines Typs verwendet. In Ihrem Hardware-Projekt folgt „Bug“ dem Hardware-Prozess, und in Ihrem Software-Projekt folgt er dem Software-Prozess. Da beide Varianten den Typnamen „Bug“ teilen, können Sie weiterhin alle Bugs auf globaler Ebene gemeinsam gruppieren und filtern, unabhängig davon, welche Variante Sie verwenden.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Mithilfe von Varianten können Administrator:innen unterschiedliche Konfigurationen eines Arbeitspaket-Typs für bestimmte Anwendungsfälle erstellen.
Weitere Einstellungen wie Standardwerte und PDF-Export
Andere Einstellungen einer Variante, wie beispielsweise die Standardeinstellungen (Standardbeschreibungstext), die Projektattribute und die Option “PDF generieren” (PDF-Exportvorlage), sind keine eigenständigen Objekte. Bei diesen übernimmt eine Variante entweder die Einstellung ihres übergeordneten Typs, oder Sie konfigurieren sie manuell. Unter „Einstellung“ verstehen wir jeden einzelnen Bestandteil der Konfiguration eines Typs, der unabhängig eingestellt werden kann.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Die Einstellungen für Arbeitspaket-Typen vereinen die Konfiguration von Varianten, Formularen, Workflows und anderen typspezifischen Optionen.
Wer Varianten erstellen darf
Administrator:innen einer Instanz können für jeden Typ festlegen, ob Projektadministratoren eigene Varianten erstellen und verwalten dürfen. Für jeden Typ wird dies über ein Kontrollkästchen gesteuert. Ist diese Option aktiviert, können Projektadministrator:innen Varianten für diesen Typ erstellen, und diese Varianten sind ausschließlich in ihrem Projekt verfügbar. Ist es nicht aktiviert, bleibt der Typ zentral verwaltet. So können große Organisationen die Arbeit delegieren, ohne den Überblick zu verlieren. Ein globaler Administrator kann das Verhalten eines Typs einheitlich gestalten und zentral verwalten, während er gleichzeitig projektbezogene Abweichungen zulässt.
Als Projektadministrator:in sehen Sie für jeden Typ dessen Varianten, welche davon in Ihrem Projekt verwendet werden, und ob Sie die Berechtigung haben, eigene Varianten anzulegen oder zu bearbeiten.
Vorschau auf OpenProject 18.0: Projektadministratoren:innen können die verfügbaren Arbeitspaket-Typen und deren Varianten einsehen und projektspezifische Varianten hinzufügen.
Wie es weitergeht
Gemeinsam genutzte Workflows und Formulare sind Teil unserer umfassenderen Arbeit im Bereich „Workflows & Automatisierungen“. Daneben behandeln wir Themen wie „Workspace Grundlagen“ und Verbesserungen für agile Arbeitsweisen, während wir OpenProject als selbst gehostete Alternative für Teams ausbauen, die Jira Data Center verlassen.
Wie immer würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen.
