Jeder, der schon einmal die Kapazitätsplanung gemacht hat, kennt diese Situation: Ein Projekt steht kurz vor dem Start, doch die Mitarbeiter, auf die Sie gezählt haben, sind bereits anderweitig gebunden. Die Arbeit zu planen, ist nur der halbe Aufwand. Zu wissen, wer dafür zur Verfügung steht, ist die andere Hälfte. Und dafür zu sorgen, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, ist der Punkt, an dem es kompliziert wird.
Mit OpenProject 17.7 führen wir integriertes Ressourcenmanagement ein, das Teams dabei unterstützt, die Arbeit auf der Grundlage der Verfügbarkeit, der Kompetenzen und der Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu planen. Anstatt ein neues Tool anzubinden, werden diese Funktionen Teil derselben Plattform, die Teams bereits jetzt zum Planen und Umsetzen von Projekten nutzen.
Das kommende Release führt das neue Modul zum Ressourcenmanagement (Enterprise-Add-on) ein. Darin können Teams einen oder mehrere Ressourcenplaner für verschiedene Planungsszenarien erstellen. Darüber hinaus profitieren Nutzer in allen OpenProject Plänen von Verbesserungen bei der Benutzerverwaltung durch das Hinzufügen von Abteilungen, Benutzerattributen und Arbeitszeiten mit Verfügbarkeitserfassung. Zusammen bilden diese Funktionen die Grundlage für eine realistischere, projektübergreifende Kapazitätsplanung.
Lesen Sie in diesem Artikel:
- Warum Ressourcenmanagement mit zunehmender Projektgröße unverzichtbar wird.
- Wer ist verfügbar? Verstehen Sie die Auslastung Ihres Teams mit dem Ressourcenplaner.
- Wer sollte die Arbeit übernehmen? Planen Sie Arbeit für konkrete Personen oder für die Fähigkeiten, die Sie brauchen.
- Wer kann die verbleibenden Aufgaben übernehmen? Bringen Sie offene Aufgaben per Ressourcenzuweisung mit den passenden Personen zusammen.
- Wie Abteilungen, Nutzerattribute und Arbeitszeiten die Grundlage für eine realistische Planung schaffen.
- Was mit OpenProject 17.7 bereits möglich ist und was als Nächstes kommt.
Tipp
Menschen sind mehr als nur Ressourcen. Dennoch haben wir dieses Modul Ressourcenmanagement genannt, weil es der Begriff ist, den die meisten Organisationen kennen und suchen, wenn sie diese Funktion suchen. Ebenso werden Sie von uns den Begriff „Kapazitätsplanung“ lesen, der unsere Sichtweise besser widerspiegelt: dass es bei der Planung letztlich um Menschen und ihre Zeit geht.
TL;DR: Was ändert sich beim Ressourcenmanagement in OpenProject 17.7?
OpenProject 17.7 führt integriertes Ressourcenmanagement ein, das Teams dabei unterstützt, die Arbeit auf der Grundlage der Verfügbarkeit, der Kompetenzen und der Kapazitäten der Mitarbeiter zu planen.
In der Community Edition enthalten:
- Organisieren Sie die Nutzer mit Abteilungen und einer Organisationsstruktur.
- Erfassen Sie Benutzerattribute wie Berufsbezeichnungen, Kernkompetenzen und Sprachen.
- Definieren Sie Arbeitszeiten, künftige Änderungen am Arbeitszeitplan und Abwesenheiten.
Verfügbar im Premium Enterprise Plan:
- Planen Sie Arbeit mit dem neuen Ressourcenplaner, der vier verschiedene Planungsansichten bietet.
- Weisen Sie entweder bestimmte Personen oder die von Ihnen benötigten Kompetenzen und Rollen zu.
- Bringen Sie offene Ressourcenanfragen per Ressourcenzuweisung mit passenden Projektmitgliedern zusammen.
Was mit Ressourcenmanagement bei OpenProject möglich wird
Ein einzelnes Projekt zu planen ist schon herausfordernd genug. Sobald mehrere Projekte um dieselben Personen konkurrieren, wird die Planung zu einer ganz anderen Herausforderung.
Die meisten Projektmanagement-Tools helfen Teams dabei, eine wichtige Frage zu beantworten: Was muss getan werden? Wenn Projekte wachsen und um dieselben Personen konkurrieren, wird eine weitere Frage genauso wichtig: Wer kann die Arbeit tatsächlich erledigen – und wann?
Viele Jira-Teams beantworten diese Frage mit Marketplace-Apps wie BigPicture oder Tempo Capacity Planner. Andere Organisationen verlassen sich auf eigenständige Plattformen zum Arbeitsmanagement oder sogar auf Tabellenblätter, um zu verstehen, wer verfügbar ist.
OpenProject verfolgt einen anderen Ansatz und integriert das Ressourcenmanagement direkt in dieselbe Plattform, die Teams ohnehin schon zum Planen und Umsetzen von Projekten nutzen.
Die Idee für das Ressourcenmanagement entstand im Rahmen der Migration des Projekts eines Kunden. Beim Ablösen des Jira-Setups stellte das Team fest, dass Ressourcenmanagement in Jira in der Regel über Marketplace-Apps und nicht über das Kernprodukt bereitgestellt wird. Dies bestärkte OpenProject, Funktionen für das Ressourcenmanagement integriert als Teil der Plattform bereitzustellen.
Es überrascht nicht, dass die Verwaltung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg eine der am häufigsten nachgefragten Funktionen in unserer Community ist, mit 187 Stimmen von Nutzern. OpenProject 17.7 ist unser erster Schritt, um Teams dabei zu unterstützen, diese Fragen zu beantworten, ohne auf separate Planungstools zurückgreifen zu müssen.
Um diese neuen Funktionen greifbarer zu machen, nutzen wir in den nächsten Abschnitten ein fiktives Beispiel.
Planung mit dem Modul für Ressourcenmanagement von OpenProject (Enterprise-Add-on)
Im neuen Modul „Ressourcenmanagement“ können Teams einen oder mehrere Ressourcenplaner anlegen, um die Arbeit innerhalb ihrer Projekte zu planen. Ressourcenplaner unterstützen Teams dabei, Arbeitspakete an die Projektmitglieder zuzuweisen und dabei ihre jeweiligen Zeitpläne, Fähigkeiten und Verfügbarkeiten zu berücksichtigen.
Wir begleiten nun Nadia, Projektmanagerin in einer mittelgroßen Agentur, die gerade ein neues Kundenprojekt übernommen hat. Die Abteilungen, Nutzerattribute und Arbeitszeiten ihres Teams sind in OpenProject bereits eingerichtet, sodass sie sich auf die Planung der anstehenden Aufgaben konzentrieren kann.
Verstehen Sie die Auslastung Ihres Teams mit dem Ressourcenplaner
Nadia hat gerade ein neues Kundenprojekt übernommen. Bevor sie sich auf einen Termin festlegen kann, an dem das Projekt fertig gestellt sein wird, muss sie wissen, ob ihr Team tatsächlich die nötige Kapazität hat. Der Entwickler unterstützt bereits parallel einen anderen Kunden, die Designerin ist im nächsten Monat im Urlaub, und die Mitarbeiterin für Qualitätssicherung kommt erst kurz vor dem geplanten Release dazu. Schnell wird klar, ein Blick auf die Arbeitspakete allein beantwortet die Frage nicht, die sie zu lösen versucht.
Mit dem neuen Ressourcenplaner von OpenProject können Projektmanager wie Nadia je nach Fragestellung zwischen vier Planungsansichten wechseln: einer Arbeitspaket-Zeitleiste, einer Nutzer-Zeitleiste, einer Arbeitspaketliste und einer Ansicht von Nutzer-Karten. Jede Ansicht stellt dieselben Planungsdaten aus einer anderen Perspektive dar.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen zwei dieser Ansichten.
Arbeitspaket-Zeitleiste
Die Arbeitspaket-Zeitleiste rückt die zu verteilende Arbeit selbst in den Mittelpunkt. Geplante Zuweisungen werden direkt neben den Arbeitspaketen angezeigt. So sehen Sie auf einen Blick, was bereits eingeplant ist, wo Kapazität zugewiesen wurde und welche Aufgaben noch besetzt werden müssen.
Abbildung: Der OpenProject Ressourcenplaner bietet vier Planungsansichten, die Teams dabei helfen, die Arbeitsauslastung zu überblicken und Aufgaben zu identifizieren, für die noch Personen benötigt werden (noch unter Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Hinweis
Die Ressourcenplanung stützt sich auf die Arbeitspläne der Nutzer. Das Warnsymbol zeigt an, dass für dieses Arbeitspaket noch keine Arbeit geplant wurde.
Nutzer-Kartenliste
Manchmal lautet die Frage nicht „Welche Arbeit ist geplant?“, sondern „Wer ist verfügbar und wer hat die passende Expertise?“ Die Nutzer-Kartenliste führt wichtige Informationen zusammen – etwa Abteilungen, Arbeitszeitpläne, Sprachkenntnisse, Kernkompetenzen und die aktuelle Auslastung. Damit verschafft diese Ansicht Planern einen schnellen Überblick über die Menschen hinter der Arbeit.
Abbildung: Die Nutzerkartenliste bietet einen Überblick über die Teammitglieder, deren Fachkenntnisse und ihre aktuelle Verfügbarkeit für die Arbeitsplanung (unter Entwicklung, Änderungen bis zur Veröffentlichung vorbehalten).
Hinweis
Nutzen Sie bereits den OpenProject Team Planner? Der neue Ressourcenplaner ergänzt die bestehenden Planungsfunktionen von OpenProject. Beide Funktionen unterstützen die Planung von Arbeit, doch der Ressourcenplaner bringt Zuweisungen von Arbeitspaketen, allgemeine Ressourcenzuweisungen und Kapazitätsplanung auf Basis von Arbeitszeitplänen mit. Der Team Planner bleibt in OpenProject 17.7 weiterhin verfügbar.
Eine Person oder allgemein die noch benötigten Fähigkeiten zuweisen
Nachdem Nadia die Gesamtauslastung ihres Teams versteht, kann sie mit der eigentlichen Planung der Arbeit beginnen. Für manche Arbeitspakete gibt es bereits einen klaren Verantwortlichen. Für andere noch nicht. Nadia weiß, dass sie vor dem Release jemanden aus der QA brauchen wird, aber noch nicht, wer das sein wird. In dieser Phase reicht es oft schon aus, die Rolle und die erforderlichen Fähigkeiten zu kennen.
Mit den Ressourcenzuweisungen von OpenProject können Nutzer wie Nadia entweder eine konkrete Person zuweisen oder die gesuchten Fähigkeiten, Rollen und Attribute definieren. Geplante Arbeiten können auf mehrere Personen verteilt und im Voraus terminiert werden. Auf diese Weise können Teams Kapazitäten reservieren, noch bevor sie genau wissen, wer die Arbeit ausführen wird.
Abbildung: Erstellung einer Ressourcenzuweisung für eine bestimmte Person oder auf der Grundlage der erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften (unter Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Ressourcenzuweisung: Offene Anfragen in konkrete Aufträge umwandeln
Nadia hat den größten Teil des Projekts fertig geplant. Eine Anfrage ist noch offen: Für die Labortests wird ein deutschsprachiger QA-Engineer benötigt, aber sie weiß noch nicht, wer die Aufgabe übernehmen wird. Statt selbst eine bestimmte Person zuzuweisen, erstellt sie eine Ressourcenanfrage auf Basis der erforderlichen Fähigkeiten und Verfügbarkeit.
Die Ansicht für die Ressourchenzuweisung von OpenProject hilft Ressourcenmanagern und Teamleitungen dabei, offene Ressourcenanfragen zu prüfen und sie mit passenden Projektmitgliedern zusammenzubringen. Die angefragten Fähigkeiten bleiben sichtbar, bis jemand zugewiesen ist. So behalten Sie Besetzungslücken leichter im Blick und schließen die Planung ab, ohne den Ressourcenplaner zu verlassen.
Abbildung: In der Ansicht „Ressourcenzuweisung“ werden offene Ressourcenanfragen anhand der definierten Fähigkeiten und Eigenschaften mit geeigneten Projektmitgliedern abgeglichen (unter Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Das Fundament für Ressourcenmanagement
Planung ist nur so gut wie die Informationen, auf denen sie basiert. Bevor Teams Arbeit realistisch planen können, muss OpenProject wissen, wer verfügbar ist, welche Fähigkeiten die Personen mitbringen und wie sie organisiert sind.
Deshalb führt OpenProject 17.7 mehr ein als nur das neue Modul für Ressourcenmanagement (Enterprise-Add-on). Es enthält außerdem mehrere Verbesserungen, die die Grundlage für eine realistische Planung schaffen – viele davon in der kostenlosen Community Edition.
Abteilungen und Organisationsstruktur
Die Ressourcenplanung beginnt damit, zu verstehen, wer wo arbeitet. OpenProject 17.7 führt Abteilungen als integrierte Organisationsstruktur ein und erleichtert so das Organisieren von Nutzern im gesamten Unternehmen. Abteilungen werden überall in OpenProject angezeigt, unter anderem in Nutzerprofilen und Hover-Karten. Organisationen, die LDAP nutzen, können ihre Abteilungsstruktur zudem mit OpenProject synchronisieren (Enterprise-Add-on).
Abbildung: Abteilungen können in einer hierarchischen Struktur organisiert werden, um die Struktur der Organisation widerzuspiegeln (unter Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Nutzerattribute
Zu wissen, wer in welcher Abteilung arbeitet, ist nur ein Teil des Gesamtbildes. Ressourcenplanung hängt auch davon ab, zu verstehen, was Menschen tun und welche Fähigkeiten sie mitbringen.
Mit OpenProject 17.7 können Organisationen Nutzerattribute wie Positionsbezeichnungen, Kernkompetenzen und Sprachkenntnisse festlegen. Diese Attribute sind überall in OpenProject verfügbar, auch in Nutzerprofilen und Hover-Karten, sodass sich bei der Planung künftiger Arbeit leichter passende Personen finden lassen.
Abbildung: Nutzerattribute wie Berufsbezeichnung, Sprachkenntnisse und Kernkompetenzen helfen Teams dabei, die richtigen Personen für anstehende Aufgaben zu finden (unter Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Arbeitszeiten und Verfügbarkeit: Planen mit realistischen Kapazitäten
Die Ressourcenplanung funktioniert nur, wenn sie auf realistischen Verfügbarkeitsangaben basiert. Wer 40 Stunden pro Woche arbeitet, steht nicht zwangsläufig 40 Stunden für Projektarbeit zur Verfügung. Besprechungen, interne Aufgaben oder Support-Tätigkeiten verringern allesamt die Zeit, die für geplante Projektarbeit bleibt.
OpenProject 17.7 führt Arbeitspläne ein, die je nach den konfigurierten Berechtigungen entweder von den Benutzern selbst oder zentral von Administratoren verwaltet werden können. Teams können individuelle Arbeitszeiten festlegen, den Verlauf vergangener Arbeitszeiten einsehen und künftige Änderungen sogar im Voraus planen, beispielsweise wenn ein Mitarbeitender seine Arbeitszeit von 36 auf 40 Stunden pro Woche erhöht (siehe Screenshot unten).
Zusätzlich lässt sich mit einem Verfügbarkeitsfaktor die Zeit abbilden, die tatsächlich für Projektarbeit zur Verfügung steht:
„Wir haben den Verfügbarkeitsfaktor eingeführt, weil die Arbeitszeit einer Person nicht unbedingt die Zeit widerspiegelt, die ihr tatsächlich für Projektarbeit zur Verfügung steht. Besprechungen, Verwaltungsaufgaben und andere wiederkehrende Tätigkeiten verringern diese Kapazität. Standardmäßig ist der Verfügbarkeitsfaktor auf 100 % gesetzt, sodass die effektiven Arbeitsstunden mit den konfigurierten Arbeitsstunden übereinstimmen.“ – Klaus Zanders, Senior Software Engineer, OpenProject GmbH
Ressourcenzuweisungen werden mit dieser effektiven Arbeitszeit abgeglichen, sodass Planer mögliche Konflikte erkennen können, bevor Arbeit zugewiesen wird.
Abbildung: Arbeitspläne kombinieren Arbeitszeiten, zukünftige Planänderungen und einen Verfügbarkeitsfaktor, um die effektive Kapazität eines Benutzers für die Projektarbeit zu berechnen (in Entwicklung, Änderungen vor der Veröffentlichung vorbehalten).
Zusammenfassung und Ausblick
Mit OpenProject 17.7 wird das integrierte Ressourcenmanagement in OpenProject eingeführt. Indem Projektplanung, Personen, Fähigkeiten und Verfügbarkeit auf einer Plattform zusammenkommen, können Teams fundiertere Planungsentscheidungen treffen, ohne auf separate Planungswerkzeuge wie BigPicture oder Tempo Capacity Planner angewiesen zu sein.
Mit OpenProject 17.7 können Teams:
- Arbeit planen, bevor Personen zugewiesen werden. Reservieren Sie Kapazität auf Basis der Fähigkeiten, die Sie benötigen, noch bevor Sie wissen, wer die Arbeit übernimmt.
- Arbeit innerhalb des Teams verteilen. Planen Sie, wer wann und wie lange mitwirkt. Nadia kann etwa einplanen, dass Aleksy zwei Tage am Prototyp arbeitet, Anke später in der Woche übernimmt und Susanne vor der Kundenabnahme für die Labortests dazustößt – alles auf Basis ihrer individuellen Arbeitszeitpläne.
- Mit echter Verfügbarkeit planen. Berücksichtigen Sie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und die effektive Kapazität, bevor Sie Aufträge zusagen.
- Projekt- und Ressourcenplanung zusammenhalten. Verwalten Sie Projekte, Personen und Kapazität auf einer Plattform, statt auf separate Planungswerkzeuge angewiesen zu sein.
Mit diesen Funktionen legt OpenProject 17.7 den Grundstein für künftige Planungsfunktionen, die auf Ressourcenzuweisungen, Arbeitszeitplänen und Projektdaten aufbauen. Wie immer entwickeln wir das Ressourcenmanagement nach dem Release auf Grundlage Ihres Feedbacks weiter.
Wenn Sie OpenProject bereits nutzen, würden wir gern erfahren, wie sich Ressourcenmanagement bzw. Kapazitätsplanung in Ihre Arbeitsabläufe einfügt. Und falls Sie Alternativen zu Jira und dazugehörigen Marketplace-Apps prüfen: OpenProject 17.7 bietet einen vollständig integrierten Ansatz, der Projektplanung und Ressourcenplanung unter einem Dach vereint.
