Wie Sie mit Projektvorlagen arbeiten

Using project templates in OpenProject helps your team save time, avoid repetitive setup, and ensure a consistent project structure across your organization.

Schauen wir uns einmal an, wie Sie Projektvorlagen in OpenProject einrichten können.

3 steps to create a new project template

In OpenProject können nur Administrator:innen Projektvorlagen erstellen und entfernen. Auf diese Weise sorgen einige wenige Personen für Konsistenz und überwachen die Anzahl und Struktur der Vorlagen.

To set up a new project template, you can either create a new project from scratch or convert an existing one into a template. If you want to make sure that all settings are predefined as you need, we suggest creating a new template project.

In short, there are three steps:

1. Create a new project.
2. Adjust all settings so that the project is a good template.
3. Mark the project as template.

We will go through all three steps by using an example use case.

Project templates example use case

Let us use the example of organizing an event, e.g. a conference. Dies ist etwas, das häufig vorkommen kann, z. B. vierteljährlich oder jährlich. In order not to have to start from scratch every time and also to help in case different colleagues are organizing conferences, a template can be very useful to save time and build on past experiences.

We’ll walk you through which modules can be pre-configured to get the most value out of templates.

1. Create and name your project template

First, you create a new project by clicking on +Project on the header menu.

Now you see the screen where your template will later appear as well. Select a template to start with prefilled settings or start with a blank project.

Then, you name your project that will later become your template.

Wenn Sie Ihre Projektvorlage wie oben beschrieben erstellen, sollten Sie erwägen, Vorlage zum Namen hinzuzufügen, damit Sie sie leicht von Ihren normalen Projekten unterscheiden können. Your project template will appear e.g. in the project lists so that you would want to be able to see which of the projects serve as templates.

We advise to add a short description that will also appear in the overview of selecting a new project from a template. You can also define whether your new project should be the subproject of another project. For the function of being a template, this is not relevant, but if you use several templates, you could think about organizing them all under a “templates” project.

2. Adjust the project settings

Modulvorlage

Now, go to the project settings and activate the relevant modules for your template. For an event template, this could be modules like Activity, Boards, Budgets, Calendars, Documents and more.

Arbeitspaketvorlage

Next, set up the work packages needed to manage your project from initiation to closing. Fügen Sie dabei Beziehungen und Hierarchien hinzu, damit Sie schnell und einfach ein neues Projekt aus Ihrer Vorlage starten können.

Natürlich können Sie auch Ihr Arbeitspaket-Formular in der Vorlage anpassen, um alle für Ihre Organisation relevanten Informationen einzubeziehen. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Arbeitspaket öffnen, sehen Sie dann die von Ihnen eingerichtete Attributliste.

Vorlage für agile Boards

Wenn Sie die Board-Ansicht verwenden, um Aufgaben mit Ihrem Team zu erledigen, richten Sie diese ebenfalls ein. Durch die Konfiguration der Listen der Aktionsboards erhalten Sie vorgefertigte Boards, da diese automatisch Daten aus Ihren Arbeitspaketen beziehen.

Vorlage für Mitglieder

Erwägen Sie, Mitglieder für Ihre Projektvorlagen einzurichten. Entweder bleibt das gesamte Team immer gleich, oder Sie richten die Kernmitglieder ein, die mit Sicherheit Teil eines solchen Projekts sein werden. Define roles and permissions, rates and groups.

Vorlage für selbstdefinierte Felder

Creating custom fields in your project template allows you to have it available for all future projects based on this template. Wir haben beispielsweise ein Genehmigungsfeld erstellt, damit Manager:innen Kunstwerke, Merchandise-Artikel oder Ähnliches genehmigen können. Bitte beachten Sie, dass ein selbstdefiniertes Feld, wenn es global aktiviert ist, automatisch in einer Projektvorlage angezeigt wird.

Vorlage für Projektattribute

If you want to display specific attributes on the project overview page, you can select existing or create new project attributes for your template project.

3. Set your project as template

Wir haben nur die relevantesten Module gezeigt, um Ihnen einen Eindruck von den Vorteilen von Projektvorlagen zu vermitteln. Natürlich können auch andere Module wie Besprechungen oder Wiki für Ihre Vorlage eingerichtet werden.

Wichtig

Please note that due to complexity reasons, the modules Budgets and Time and costs cannot be copied with content for now. Bitte richten Sie diese nicht in Ihrer Vorlage ein, da diese Module bei Verwendung der Vorlage in Ihrem neu erstellten Projekt leer erscheinen würden.

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Once you’re happy with all settings on your template project, it’s essential to set it as template so that it will appear in the template selection when creating a new project.

To make this project a template, navigate to the project settings to either:

A) Go to information and click on the 3-dot-menu to choose set as template.

B) Or go to templates and enable the button to “set as template”.

Falls eine Projektvorlage nicht mehr relevant ist und nicht mehr verwendet werden soll, können Sie sie an dieser Stelle auch aus den Vorlagen entfernen.

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Congratulations, you’ve created your first project template in OpenProject. Now, if you click on +Project again, your template will appear in the selection overview:

Project templates help you start faster, stay consistent, and improve project outcomes — especially when your team manages recurring workflows.

Weitere Informationen zu Projektvorlagen und anderen Fragen zu OpenProject finden Sie in unserer Dokumentation.