7 Funktionen für erfolgreiches Programmmanagement mit OpenProject

Programmmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist komplex. Mehrere Projekte müssen koordiniert, Abhängigkeiten gesteuert und der erzielte Nutzen transparent nachgewiesen werden. Mit PM², der Projektmanagement-Methodik der Europäischen Kommission, gibt es dafür einen klaren Rahmen. Das deutsche Bundesverwaltungsamt hat diesen Standard mit PMflex speziell für deutsche Behörden angepasst – praxisnah und mit Checklisten für Programme, Portfolios und Projekte.

Damit Sie als Programmmanager den Überblick behalten, brauchen Sie eine zentrale Steuerungsstelle – sozusagen ein Cockpit, das alle relevanten Informationen bündelt. Die quelloffene, in Europa entwickelte Software OpenProject liefert genau diese Unterstützung. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sieben Funktionen vor, die Sie im Programmmanagement konkret entlasten und stärken.

Was bedeutet gutes Programmmanagement?

Gutes Programmmanagement bedeutet, mehrere miteinander verbundene Projekte so zu steuern, dass sie gemeinsam den geplanten Nutzen erbringen. Anders als im Projektmanagement geht es nicht nur darum, ein einzelnes Vorhaben erfolgreich abzuschließen, sondern die Gesamtwirkung im Blick zu behalten. Während das Portfoliomanagement die strategische Auswahl und Priorisierung vorgibt, sorgt Programmmanagement für die koordiniert gesteuerte Umsetzung.

Für öffentliche Verwaltungen ist dieser Ansatz entscheidend: Programmmanagement schafft Transparenz, ermöglicht Rechenschaft gegenüber Stakeholdern und stellt sicher, dass politische oder organisatorische Ziele tatsächlich erreicht werden.

Programmmanagement im öffentlichen Sektor in Europa

Die Europäische Kommission hat mit PM² einen Standard entwickelt, der genau diese Anforderungen adressiert: Phasenmodelle, Rollen, Prozesse und Werkzeuge für Projekte und Programme. Das Bundesverwaltungsamt hat diesen Ansatz mit PMflex auf die Bedürfnisse deutscher Behörden übertragen – mit klaren Vorlagen und praxisnahen Checklisten.

OpenProject unterstützt Sie bei der Umsetzung beider Ansätze. Mit einheitlichen Workflows, Transparenz über Programmstrukturen und zentraler Dokumentation ist die Software ein ideales Werkzeug, um Programme nach PM² und PMflex professionell zu steuern.

Tipp

Selbstverständlich unterstützt OpenProject nicht nur Programmmanagement, sondern auch Projekt-** und Portfoliomanagement. Projekte bilden die operative Ebene, Programme bündeln mehrere Projekte mit gemeinsamem Nutzen, und Portfolios sorgen für die strategische Ausrichtung. Mit OpenProject haben Verwaltungen eine Lösung, die alle drei Ebenen abdeckt – integriert, transparent und standardkonform nach PM² und PMflex.

Sieben Funktionen für erfolgreiches Programmmanagement

• 1. Lebenszyklus festlegen: Phasen und Phasen-Gates
• 2. Überblick behalten: Programm-Dashboards und Grundlinie
• 3. Abhängigkeiten klar machen: Meilensteine und Beziehungen
• 4. Wirkung sichtbar machen: Outputs, Outcomes und Benefits
• 5. Schwierigkeiten früh erkennen: Risiko und Issue-Management
• 6. Transparenz schaffen: Berichte und Controlling
• 7. Zusammenarbeit stärken: Besprechungen anhand Arbeitspakete

1. Lebenszyklus festlegen: Phasen und Phasen-Gates

In PM² und PMflex sind Phasen und Phasen-Gates zentrale Bausteine. Jedes Programm durchläuft definierte Abschnitte – von der Initiierung über die Planung und Umsetzung bis hin zum Abschluss. An den Phasen-Gates wird geprüft, ob eine Phase erfolgreich abgeschlossen wurde und ob die nächste starten darf. Diese Governance stellt sicher, dass Entscheidungen transparent und nachvollziehbar sind.

OpenProject unterstützt Sie, diese Logik praxisnah umzusetzen. Schon in der kostenlosen Community-Version können Sie Phasen und Phasen-Gates nach PM² Vorgaben erstellen und überwachen. In der Enterprise-Version können Sie diese individuell bearbeiten sowie neue Phasen oder Phasen-Gates hinzufügen. So behalten Sie die Kontrolle – und wissen jederzeit, ob Ihr Programm auf Kurs bleibt.

2. Überblick behalten: Programm-Dashboards und Grundlinie

Für Programmmanager:innen zählt der schnelle Überblick auf Programmebene:

• Status aller Teilprojekte (z. B. Phase, Phasen-Gate Status, Ampel) im Blick behalten.
• Abweichungen und Engpässe früh erkennen (Termine, Budget, Qualität).
• Bevorstehende Meilensteine und Fristen berücksichtigen.
• Risiken und Issues identifizieren, die eskaliert werden müssen.
• Kennzahlen für Berichte und Entscheidungen bündeln.

Mit OpenProject richten Sie pro Programm eine Übersichtsseite (Dashboard) ein, welche alle relevanten Informationen anzeigt. Zusätzlich können Sie übergreifende Projektlisten erstellen, filtern, speichern und teilen, um die Kennzahlen aller Programm-Teilprojekte in einer übersichtlichen Tabelle zu bündeln. Um tiefer in Arbeitspakete, Risiken und kürzliche Änderungen einzutauchen, verwenden Sie die Funktion Baseline (Grundlinie).

Um in der Flugzeugmetapher vom Anfang zu bleiben, entsteht hier in OpenProject eine Art Cockpit, das alle Informationen auf einen Blick verfügbar macht und Ihnen jederzeit die Grundlage für fundierte Entscheidungen liefert.

3. Abhängigkeiten klar machen: Meilensteine und Beziehungen

Programme bestehen aus vielen Teilprojekten mit engen inhaltlichen und zeitlichen Verknüpfungen. Damit Sie Verzögerungen oder Konflikte frühzeitig erkennen, müssen Abhängigkeiten und gemeinsame Meilensteine jederzeit sichtbar sein.

In OpenProject bilden Sie ein Programm als Projekt mit Unterprojekten ab. Abhängigkeiten steuern Sie dabei über die vielfältigen Beziehungstypen zwischen Arbeitspaketen:

• Zeitliche Abhängigkeiten wie Vorgänger/Nachfolger.
• Logische Beziehungen wie Blockiert / Blockiert von oder Enthält.
• Eltern-Kind-Beziehungen, um komplexe Aufgaben klar zu strukturieren.
• Meilensteine auf Programm-Ebene, die für mehrere Unterprojekte gelten.

Diese Informationen lassen sich in verschiedenen Sichten darstellen – etwa im Gantt-Diagramm für zeitliche Abläufe, in Tabellenansichten für detaillierte Übersichten oder auch in Eltern-Kind-Boards (Enterprise Add-on), um die Hierarchie von Arbeitspaketen visuell nachzuvollziehen.

4. Wirkung sichtbar machen: Outputs, Outcomes und Benefits

In PM² und PMflex wird klar zwischen drei Ebenen unterschieden:

• Outputs sind die greifbaren Ergebnisse eines Projekts, z. B. ein neues IT-System.
• Outcomes sind die direkte Wirkung, wenn diese Ergebnisse genutzt werden, z. B. die aktive Arbeit mit dem System.
• Benefits sind der langfristige Nutzen für die Organisation, z. B. effizientere Prozesse oder geringere Kosten.

Für Programmmanager:innen ist es entscheidend, diese Wirkungskette vollständig im Blick zu behalten, statt nur auf die Fertigstellung einzelner Projektergebnisse zu schauen.

OpenProject unterstützt Sie dabei, indem für Outputs, Outcomes und Benefits eigene Arbeitspaket-Typen definiert werden können. Diese Typen lassen sich mit Statusübergänge für selbstdefinierte Workflows, Attributen und Statuswerten ausstatten und so exakt auf den jeweiligen Steuerungsbedarf zuschneiden. So entsteht eine transparente Struktur, in der jederzeit sichtbar wird, ob das Programm tatsächlich den geplanten Nutzen liefert.

5. Schwierigkeiten früh erkennen: Risiko und Issue-Management

Gutes Risiko-Management hilft Ihnen, nachts ruhig zu schlafen. Als Programmmanager:in müssen Sie nicht nur aktuelle Probleme im Blick behalten, sondern auch mögliche Risiken und Issues, die das gesamte Programm gefährden können.

In OpenProject lassen sich Risiken und Issues genau wie Outputs oder Outcomes als eigene Arbeitspaket-Typen abbilden – mit individuellen Workflows und Attributen. So steuern Sie Eintrittswahrscheinlichkeiten, Auswirkungen und Gegenmaßnahmen systematisch und vermeiden, dass wichtige Punkte im Projektalltag untergehen.

Hinweis

Aktuell arbeitet das OpenProject-Team intensiv an einem erweiterten Risiko-Modul, das die Anforderungen aus PMflex bald noch konsequenter unterstützen und eine noch präzisere Steuerung auf Programmebene ermöglichen wird. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Risiko-Modul Entwicklung auf OpenProject Community

6. Transparenz schaffen: Berichte und Controlling

Für Programmmanager:innen zählt, jederzeit belastbare Informationen für die eigene Steuerung und für Berichtspflichten nach oben zur Verfügung zu haben. Sie brauchen Klarheit über den Stand Ihres Programms – und gleichzeitig standardisierte Unterlagen, um Portfoliomanager:innen, Behördenleitungen oder politische Entscheidungsträger:innen zuverlässig zu informieren.

OpenProject stellt dafür standardisierte Reports und Controlling-Funktionen bereit. Statusberichte, Budgetübersichten oder Fortschrittsanalysen lassen sich konsolidiert erstellen und direkt als PDF exportieren – ideal für die regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern. Zusätzlich berücksichtigt OpenProject Vorlagen nach PMflex, sodass Ihre Berichte den etablierten Standards entsprechen und ohne Nacharbeit einsatzbereit sind.

So behalten Sie selbst den Überblick und liefern zugleich transparente, vergleichbare Informationen für die Steuerung auf Portfolio- und Leitungsebene.

7. Zusammenarbeit stärken: Besprechungen anhand Arbeitspakete

Was wäre, wenn Ihre Team-Besprechungen genau da ansetzen, wo die eigentliche Arbeit stattfindet? Statt Informationen mühsam aus Mails oder externen Word- oder Excel-Dokumenten zusammenzutragen, können Sie in OpenProject direkt auf Arbeitspakete zugreifen, die im Programm oder Teilprojekt hinterlegt sind.

So erstellen Sie im Handumdrehen Tagesordnungen mit den relevanten Themen, dokumentieren Ergebnisse unmittelbar in der Besprechung und erzeugen noch während des Meetings eine Dokumentation des Besprochenen. Im OpenProject-Stil direkt mit Verlinkungen zu den jeweiligen Riskiken, Meilensteinen, Outcomes und mehr. Alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand, und die Nachvollziehbarkeit ist jederzeit gewährleistet. Besprechungen sind ein Highlight von OpenProject, das gerade in Behördenprogrammen mit vielen Beteiligten enorme Vorteile bringt und von Programmmanager:innen schnell nicht mehr missen möchten.

Fazit: Programmmanagement nach PM² und PMflex erfolgreich umsetzen

Programmmanager:innen in öffentlichen Verwaltungen stehen vor der Aufgabe, komplexe Vorhaben transparent und nachvollziehbar zu steuern. Mit PM² und PMflex stehen dafür klare Standards bereit – und mit OpenProject ein Werkzeug, das diese Standards in der Praxis konsequent unterstützt.

Von Phasen-Gates über Dashboards bis hin zu Risiko-Management und Besprechungen: OpenProject bietet Ihnen ein integriertes „Cockpit“, das Steuerung erleichtert, Transparenz schafft und die Zusammenarbeit stärkt. So führen Sie Programme nicht nur zuverlässig durch die einzelnen Phasen, sondern stellen auch sicher, dass die geplanten Outcomes und Benefits tatsächlich erreicht werden.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftspflicht entscheidend sind, ist OpenProject die passende Lösung, um Programme nach europäischen Standards sicher zum Ziel zu bringen.