KI-gestütztes Projekt- und Portfoliomanagement mit OpenProject
Das Thema KI ist überall. Insbesondere große Sprachmodelle (LLM), von denen die meisten Menschen sprechen, wenn sie über KI reden. Diese Modelle werden immer mehr zu alltäglichen Werkzeugen in unserem Arbeits- und Privatleben. Gleichzeitig bleiben Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Transparenz bestehen.
Wir bei OpenProject haben uns intensiv mit diesem Thema beschäftigt. Uns sind sowohl das unglaubliche Potenzial als auch die berechtigten Bedenken bewusst. In diesem Artikel erhalten Sie einen ersten Einblick, wie OpenProject mit KI umgeht – und was Sie als Nutzer:in erwarten können.
Wie geht OpenProject mit KI um?
Bei OpenProject nähern wir uns KI – oder genauer gesagt Sprachmodellen – mit Neugier und Vorsicht. Unser Ziel ist klar: Wir möchten unseren Nutzer:innen helfen, Zeit zu sparen und Komplexität zu reduzieren, ohne dabei die Privatsphäre oder Open Source Standards zu beeinträchtigen.
Dabei halten wir uns an einen einfachen Grundsatz: „Ein Dummkopf mit einem Werkzeug ist immer noch ein Dummkopf.“ Das gilt für Software genauso wie für künstliche Intelligenz: Was zählt, ist, wie man etwas nutzt. Oder anders ausgedrückt: Technologie hilft nur, wenn sie verantwortungsbewusst eingesetzt wird. Deshalb entwickeln wir KI-gestützte Funktionen, die menschliche Entscheidungen unterstützen, ohne sie zu ersetzen.
Wir werden Sprachmodelle einsetzen, um unseren Nutzer:innen Zeit und Aufwand bei ihrer Arbeit zu sparen. Gleichzeitig bleiben wir unseren Grundsätzen treu: Open Source Standards werden nicht verletzt und Datenschutz hat für uns oberste Priorität.
Ein kurzer Hinweis: Obwohl wir in diesem Artikel den Begriff „KI“ verwenden, beziehen wir uns technisch gesehen auf große Sprachmodelle (Large Language Models – LLMs). Die Unterscheidung ist wichtig, aber aus Grund von Übersichtlichkeit verwenden wir auch die umgangssprachliche Bezeichnung.
Wichtig
Auch wenn wir KI/LLM-Funktionen in OpenProject implementieren werden, liegt die endgültige Entscheidung immer bei Ihnen als Nutzer:in. Daher möchten wir betonen, dass wir eine Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der KI-Funktionen anbieten werden.
OpenProject befolgt strenge ethische KI-Richtlinien
Menschliche Entscheidungsgewalt
- KI dient als Entscheidungshilfe, niemals als autonome Entscheidungsfindung
- Transparente Empfehlungen mit klaren Erläuterungen
- Alle kritischen Entscheidungen erfordern eine Überprüfung durch Menschen
- Klare Verantwortungsketten werden eingehalten
Datenschutz und Einhaltung der DSGVO
- Strenge Datentrennung zwischen Projekten und Kunden
- Minimale Datenerfassung
- Automatisierte Routinen zur Datenlöschung
- Geschlossene Prüfpfade und Dokumentation
Nachhaltigkeit & Ethik
- Auswahl energieeffizienter Modelle
- Ethische Beschaffung von Trainingsdaten
- Regelmäßige Tests zur Überprüfung der Voreingenommenheit und entsprechende Abhilfemaßnahmen
Weitere Informationen finden Sie in unseren Richtlinien zum verantwortungsvollen Umgang mit KI bei OpenProject auf GitHub.
PMflex- und PM²-Konformität
Unsere KI-Funktionen sind sowohl auf PM² als auch auf PMflex abgestimmt, den offiziellen deutschen Standard für strategisches Projekt- und Portfoliomanagement im öffentlichen Sektor. Das bedeutet, dass Arbeitsabläufe automatisch behördlichen Anforderungen entsprechen – manuelle Überprüfungen sind nicht erforderlich.
Dank KI kann OpenProject Risiken frühzeitig erkennen, bevor diese Zeitpläne oder Budgets beeinträchtigen. Echtzeit-Analysen und vorausschauende Erkenntnisse geben Teams im öffentlichen Sektor die Sicherheit, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Gleichzeitig können durch die Automatisierung von Workflows und Berichten bis zu 80 % der Zeit eingespart werden, die normalerweise für Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird – so können sich Teams auf die Strategie statt auf Routineaufgaben konzentrieren.
Vorschau auf einige erste KI-Funktionen in OpenProject
Auch wenn wir zum jetzigen Zeitpunkt noch keine festen Versprechen zum Veröffentlichungsdatum der KI-gestützten Funktionen machen können, möchten wir Ihnen einige Funktionen vorstellen, an denen wir intensiv arbeiten. Gerade bei dem noch relativ neuen Thema KI möchten wir alle Funktionen ausgiebig testen, bevor wir sie veröffentlichen.
Hinweis
Einige technische Informationen: Zur Entwicklung der KI-Funktionen verwenden wir unser eigenes OpenProject Haystack. Genau wie der Rest von OpenProject ist auch hier der gesamte Quellcode öffentlich zugänglich. Besuchen Sie unser Haystack GitHub, um es sich anzusehen und mehr über die Systemarchitektur zu erfahren.
Während eines Hackathons im Juli haben wir mehrere KI-gestützte Funktionen entwickelt und in einer Demo vorgestellt. Hier ist ein kurzer Überblick über die spezifischen KI-Funktionen, an denen wir nun weiterarbeiten:
- Automatisch generierte Tipps zur Verbesserung Ihres Projektmanagements
- Automatisch generierte Statusberichte
- KI-Funktionen für Dokumente: KI fragen, Text verbessern und mehr
Automatisch generierte Tipps zur Verbesserung Ihres Projektmanagements
Einige Benutzer:innen sind neu im Projekt- und Portfoliomanagement und benötigen möglicherweise Unterstützung. Idealerweise erfolgt dies direkt in der Anwendung, damit Benutzer:innen nicht in ihrem Handbuch nach Informationen suchen müssen. Außerdem kann kein externes Handbuch Ihnen genau die Informationen liefern, die Sie auf der Grundlage der bereits erstellten Daten benötigen.
Aus diesem Grund haben wir eine Funktion entwickelt, die automatisch Tipps anzeigt, welche speziell auf den PMflex- und PM²-Standards basieren. Aber auch Benutzer:innen, die nicht mit diesen Standards arbeiten, profitieren von dieser Funktion, da einige Hinweise allgemein hilfreich im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement sind.
Hier ist ein Beispiel, wie wir diese Funktion in einer Demo-Instanz implementiert haben:
Dies sind die Hinweise im Beispiel-Screenshot:
- Portfolio-Plan aktualisieren
- Dokumentation vervollständigen
- Fehlende Termine ergänzen
- Scope-Änderungen überwachen
Die Übersichtsseite zeigt nur die fünf relevantesten Notizen an. Die Informationen umfassen nicht nur fehlende Aufgaben, sondern auch Notizen zu bereits erledigten Aufgaben.
Automatisch generierte Statusberichte
Das Erstellen eines Projektstatusberichts kann sehr zeitaufwändig und mühsam sein und erfordert viel Kopieren und Einfügen. Mit Hilfe des OpenProject LLM sparen Anwender mehrere Stunden Zeit und können sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.
Die Funktion zur Erstellung von Statusberichten auf Knopfdruck befindet sich noch in der Entwicklung, wobei einige Teile davon gar keine KI-Funktionalität benötigen. Das LLM fasst hauptsächlich die im Projekt verwendeten Informationen zusammen und erstellt daraus einen kurzen Text.
Nach einer Minute ist Ihr Projektstatusbericht erstellt und Sie können ihn anpassen, speichern und mit anderen teilen. So könnte ein Statusbericht aussehen:
KI-Funktionen für Dokumente: KI fragen, Text verbessern und mehr
OpenProject arbeitet daran, bekannte KI-gestützte Schreibtools direkt in seinen Editor zu integrieren – so lassen sich Texte ganz einfach übersetzen, umformulieren, auf Rechtschreibung überprüfen oder erste Entwürfe erstellen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen. Innerhalb des Dokumentenmoduls, an dem wir derzeit ebenfalls arbeiten, kann die KI auch hilfreiche Aufgaben wie das Zusammenfassen längerer Texte übernehmen. Das optimiert Ihren Workflow und unterstützt Teams dabei, hochwertige Inhalte effizienter zu erstellen.
Fazit und Ausblick auf KI-Funktionen in OpenProject
“Wir arbeiten weiter an KI Funktionen, mit einem Ziel: Effizienteres, Standard-konformes Arbeiten mit einem Mausklick – auch ohne KI-Vorkenntnisse.” – Dominic Bräunlein, Feature Lead für KI-Themen bei OpenProject
Bei OpenProject sind wir bestrebt, KI-Funktionen zu entwickeln, die nicht nur hilfreich, sondern auch ethisch, sicher und transparent sind. Wir glauben, dass Sprachmodelle die Nutzer:innen bei ihrer täglichen Arbeit erheblich unterstützen können – insbesondere im öffentlichen Sektor, wo strukturierte Prozesse, Compliance und Dokumentation unerlässlich sind.
Durch die Kombination von KI mit den bewährten Projektmanagement-Funktionen von OpenProject wollen wir manuellen Aufwand reduzieren, die strategische Ausrichtung beschleunigen, und professionelles Projekt- und Portfoliomanagement für mehr Menschen zugänglich machen. Ganz gleich, ob Sie neu im Projektmanagement sind oder einen langjährigen Erfahrungsschatz mitbringen – unser Ziel ist es, Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen, ohne Ihr Urteilsvermögen zu ersetzen.
Wir werden die KI-Funktionen gemeinsam mit unserer Community, unseren Partner:innen und Anwender:innen sorgfältig weiterentwickeln und testen. Sie möchten die ersten Funktionen ausprobieren? Über unseren Blog und unseren Newsletter halten wir Sie auf dem Laufenden. Die Zukunft des Projektmanagements ist intelligent, aber allem voran offen und sicher.
