Après plusieurs mois de collaboration entre OpenProject et XWiki, l’intégration prochaine d’XWiki est sur le point d’être finalisée. Prévue pour la prochaine version, OpenProject 17.6, en juillet 2026, cette fonctionnalité permettra aux équipes de relier le travail sur les projets et la documentation sur les deux plateformes. Pour les organisations à la recherche d’une alternative open source à Jira et Confluence, cette intégration permet de rapprocher la gestion de projets dans OpenProject et la gestion des connaissances d’entreprise dans XWiki.
Dans cet article, vous découvrirez en quoi la future intégration de XWiki vous sera utile :
- Liens vers les pages XWiki dans l’onglet des lots de travaux.
- Liens vers les pages XWiki dans les descriptions des lots de travaux.
- Suivi des références entre OpenProject et XWiki.
- Découvrez dans quels cas l’intégration de XWiki est pertinente pour votre organisation.
Du partenariat au produit
Lorsqu’OpenProject et XWiki ont annoncé leur partenariat il y a un an, nous partagions un objectif commun : créer une alternative open source plus performante à Jira et Confluence en rapprochant la gestion de projet et la gestion des connaissances d’entreprise. Depuis lors, les équipes des deux projets travaillent en étroite collaboration pour concrétiser cette vision. L’intégration prochaine de XWiki dans OpenProject 17.6 constitue l’un des premiers résultats majeurs de cette collaboration.
Cette intégration relie OpenProject et XWiki là où les équipes en ont le plus besoin : directement dans leur travail quotidien. Au lieu de devoir basculer entre les tâches du projet et la documentation, les utilisateurs pourront créer, relier et consulter des pages XWiki directement depuis OpenProject.
La raison est simple : les projets ne se composent que rarement uniquement de tâches. Les équipes travaillent également sur les exigences, les décisions, la documentation technique, les procédures et les enseignements tirés. L’intégration XWiki permet de maintenir le lien entre ces connaissances et les lots de travaux dans lesquels les tâches sont planifiées et suivies, ce qui évite d’avoir à effectuer des recherches dans des outils disparates ou à gérer deux fois les mêmes informations.
Cette intégration aide les équipes à :
- Veiller à ce que le travail sur les projets et le savoir-faire de l’entreprise restent étroitement liés.
- Trouver les informations dont vous avez besoin sans avoir à passer d’un outil à l’autre.
- Améliorer la collaboration en associant directement la documentation au travail qu’elle accompagne.
- Améliorer la traçabilité en établissant un lien entre les exigences, les décisions et la documentation d’une part, et l’exécution du projet d’autre part.
- Tenir un registre plus complet des connaissances et des résultats liés au projet.
Voyons ensemble les nouveautés de la version 17.6 d’OpenProject.
Remarque
OpenProject 17.6 marque la première étape majeure de l’intégration de XWiki dans OpenProject. L’intégration correspondante du côté d’XWiki est déjà disponible, ce qui permet aux équipes d’afficher et de créer des lots de travaux OpenProject directement à partir des pages XWiki. D’autres améliorations sont prévues de part et d’autre.
Lier les pages XWiki dans l’onglet des lots de travaux
Avec OpenProject 17.6, les lots de travaux comporteront un nouvel onglet « Wiki ». À partir de là, les utilisateurs peuvent créer une nouvelle page XWiki ou associer une page existante à leur lot de travaux. Qu’il s’agisse d’un cahier des charges, d’une description de processus ou d’une directive interne, les connaissances pertinentes peuvent être directement associées au travail qu’elles soutiennent.
Une fois la connexion établie, les utilisateurs peuvent passer rapidement d’OpenProject à XWiki et vice-versa. Cela permet aux équipes de maintenir un lien entre le travail sur les projets et les connaissances, plutôt que de les gérer séparément.
Remarque
Les captures d’écran figurant dans cet article sont des maquettes de conception de l’intégration prévue de XWiki. L’interface utilisateur définitive est susceptible d’évoluer avant la mise en production.
Image : Intégration d’OpenProject et d’XWiki (APERÇU) : ajoutez des wikis depuis XWiki à l’onglet « Wiki » du nouveau lot de travaux.
Les utilisateurs peuvent soit créer une nouvelle page XWiki directement depuis OpenProject, soit associer une page existante qui fait déjà partie de leur base de connaissances.
Insérer des liens vers des pages XWiki dans les descriptions des lots de travaux
Parfois, un simple lien suffit. Dans d’autres cas, la documentation constitue un élément essentiel de la réflexion autour d’un lot de travaux.
C’est pourquoi OpenProject 17.6 permettra également de créer et de lier des pages XWiki directement à partir de la description du lot de travaux. Grâce aux nouvelles commandes de l’éditeur, les utilisateurs peuvent soit créer une nouvelle page wiki, soit associer une page existante sans quitter OpenProject.
Une fois insérée, la page wiki apparaît comme référence directement dans la description, ce qui permet à toutes les personnes concernées d’accéder facilement aux informations pertinentes tout en travaillant sur la tâche.
Image : Intégration d’OpenProject et d’XWiki (APERÇU) : ajouter des wikis depuis XWiki aux descriptions des lots de travaux.
Suivre les références dans OpenProject et XWiki
Jusqu’à présent, nous avons abordé la création de liens entre OpenProject et XWiki. Mais une véritable intégration va bien au-delà de cela. Elle relie les informations entre les deux plateformes et met en évidence ces liens là où cela compte.
L’intégration prochaine de XWiki a été conçue précisément dans ce but. Dans OpenProject, les utilisateurs peuvent également voir d’où provient la référence à un lot de travaux dans XWiki. Ces références apparaissent automatiquement dans la section Mentionné dans de l’onglet Wiki.
Image : Intégration d’OpenProject et d’XWiki (APERÇU) : lot de travaux avec la section « Référencé dans » mise en évidence.
Cela apporte des informations complémentaires sans que les utilisateurs aient à effectuer des recherches dans leur base de connaissances. Les équipes peuvent rapidement comprendre comment le travail sur les projets et les connaissances sont reliés entre OpenProject et XWiki.
Cette intégration respecte également les autorisations définies dans XWiki. Les utilisateurs ne voient et n’accèdent qu’aux pages qu’ils sont autorisés à consulter. Si une page liée existe mais qu’un utilisateur ne dispose pas des autorisations nécessaires pour y accéder, OpenProject indiquera que cette page est liée tout en protégeant le contenu soumis à restriction. Cela est rendu possible grâce à une connexion sécurisée basée sur OAuth entre OpenProject et XWiki.
Conseil
Vous souhaitez découvrir cette intégration du point de vue de XWiki ? XWiki propose déjà une intégration avec OpenProject qui permet aux utilisateurs de faire référence aux lots de travaux OpenProject et d’y accéder directement depuis les pages XWiki. Pour en savoir plus, consultez la page Intégration d’OpenProject à XWiki.
Dans quels cas les organisations devraient-elles utiliser l’intégration XWiki ?
OpenProject propose déjà un module wiki. Ce wiki interne sera également mis à jour lors des prochaines versions et reste un excellent choix pour la documentation spécifique à un projet. Pour les organisations qui gèrent de grandes quantités de connaissances au sein de leurs équipes et de leurs projets, XWiki offre des fonctionnalités qui vont au-delà de la simple documentation spécifique à un projet.
C’est souvent le cas lorsque des connaissances doivent être partagées entre plusieurs projets, services ou équipes. Les organisations peuvent utiliser XWiki pour gérer les directives de l’entreprise, les descriptions de processus, les procédures opérationnelles, les connaissances sur les produits et d’autres informations qui dépassent le cadre d’un seul projet.
En connectant OpenProject et XWiki, les équipes peuvent maintenir un lien étroit entre ces connaissances organisationnelles et les lots de travaux où elles sont nécessaires.
Important
L’intégration XWiki est prévue sous forme d’add-on Enterprise et convient particulièrement aux organisations qui ont besoin de fonctionnalités dédiées à la gestion des connaissances, à l’échelle des équipes, des services et des projets. Parallèlement, le travail mené dans le cadre de cette intégration contribue à l’élaboration d’un concept de wiki plus large qui profitera à tous les utilisateurs d’OpenProject.
Pourquoi XWiki ?
XWiki est une plateforme open source dédiée à la gestion des connaissances et à la collaboration. Les organisations l’utilisent pour créer des bases de connaissances internes, des portails de documentation technique, des intranets, des bibliothèques de procédures et des applications métier personnalisées.
Contrairement à un simple outil de documentation, XWiki aide les équipes à structurer leurs connaissances en fonction de leurs propres processus. Les pages peuvent être organisées selon des hiérarchies claires, enrichies de données structurées, reliées à d’autres contenus et gérées à l’aide d’autorisations détaillées, d’un historique des versions, de flux de travail et d’une fonctionnalité de recherche.
Associé à OpenProject, il offre une alternative open source puissante et souveraine permettant de relier la gestion de projet à la gestion des connaissances d’entreprise.
XWiki vous intéresse ? Découvrez-en davantage sur ses fonctionnalités de gestion des connaissances sur la page Pourquoi XWiki ?.
Exemple : assurer la cohérence entre les travaux liés aux projets et le savoir-faire de l’entreprise
Imaginez une équipe d’ingénieurs aérospatiaux qui développe un outil d’optimisation des performances d’un avion. La gestion du projet s’effectue dans OpenProject, tandis que les spécifications techniques, les procédures de test et les directives d’ingénierie sont gérées dans XWiki.
Sofia, ingénieure système, est chargée de veiller à ce que ces connaissances soient tenues à jour. Lorsque l’équipe commence à travailler sur une nouvelle fonctionnalité ou une nouvelle exigence, elle peut associer directement les pages XWiki concernées aux lots de travaux correspondants dans OpenProject. Les ingénieurs n’ont plus besoin de parcourir la documentation ni de partager manuellement des liens. Les informations sont disponibles exactement là où le travail s’effectue.
Cette intégration est également bénéfique pour Sofia. Lorsque les équipes de projet consultent la documentation technique depuis OpenProject, ces liens deviennent visibles grâce à l’intégration. Au lieu de se demander quels projets ou quelles tâches reposent sur une spécification donnée, elle peut rapidement voir où celle-ci est utilisée et accéder directement aux lots de travaux correspondants.
Au fur et à mesure que le développement avance, chacun peut facilement passer de la gestion du projet dans OpenProject aux connaissances stockées dans XWiki. Il en résulte un meilleur contexte, moins de recherches et moins d’écarts entre la documentation et la mise en œuvre.
Perspectives : quelle est la prochaine étape pour l’intégration d’OpenProject et de XWiki ?
La version 17.6 d’OpenProject marque la première étape majeure de l’intégration de XWiki du côté d’OpenProject. Les équipes pourront relier le travail sur les projets et la gestion des connaissances de l’entreprise directement au sein de leurs flux de travail quotidiens, que ce soit via l’onglet « Wiki », les descriptions des lots de travaux ou les références automatiques entre les deux plateformes.
Mais ce n’est qu’un début. Alors qu’OpenProject et XWiki continuent de faire évoluer cette intégration, nous étudions d’ores et déjà des pistes pour de futures améliorations, notamment :
- Lier des pages XWiki (et des wikis internes à OpenProject) à des projets.
- Référencer du contenu du wiki dans les descriptions de projet et d’autres champs d’OpenProject.
- Pages XWiki gérées automatiquement, avec des permissions d’accès synchronisées entre OpenProject et XWiki.
- Une page d’aperçu centralisée du contenu wiki sur OpenProject et XWiki.
Comme toujours, nos projets futurs sont susceptibles d’évoluer à mesure que nous tirons des enseignements de nos utilisateurs et que nous affinons notre feuille de route.
Notre objectif commun reste inchangé : fournir aux organisations une solution open source performante qui relie la gestion de projet et la gestion des connaissances d’entreprise, tout en préservant la flexibilité, la transparence et la souveraineté des données.
Pour les organisations qui souhaitent abandonner Atlassian, OpenProject et XWiki constituent ensemble une solide alternative open source à la suite Jira et Confluence : OpenProject pour la planification, le suivi et la réalisation des projets ; XWiki pour la documentation structurée, la gestion des connaissances d’entreprise et la collaboration.
Souhaitez-vous suivre l’avancement de l’intégration de XWiki et des autres fonctionnalités à venir ? Consultez la feuille de route d’OpenProject. Nous avons hâte de vous faire part d’autres nouvelles à mesure que cette collaboration continue de se développer.
