Comment utiliser les « buckets » de backlog dans OpenProject pour structurer et gérer facilement votre backlog

Le « trou noir » du carnet de commandes et comment s’en sortir grâce à OpenProject

Presque toutes les équipes agiles en arrivent à un moment où le backlog produit — qui était autrefois une source de clarté et d’orientation — commence à être perçu davantage comme un fardeau. Et cela ne reflète pas les capacités de l’équipe. Cela arrive même aux meilleurs. À mesure que les produits évoluent, la gestion des priorités concurrentes et des objectifs changeants devient de plus en plus complexe, tout en veillant à ce que l’équipe reste concentrée sur les tâches qui apportent le plus de valeur.

Ce qui est encore plus frustrant, c’est que la plupart des outils de gestion de projet ne facilitent en rien cette tâche. Ils sont très efficaces pour recenser le travail, mais offrent peu de conseils sur la manière de le structurer concrètement, ce qui oblige les équipes à inventer leurs propres systèmes, ce qui se traduit par un balisage incohérent, des intitulés de tickets vagues et des séances de mise au point qui tournent en rond. Les priorités peuvent facilement se perdre dans la longue liste des tâches en attente, l’attention peut rapidement se disperser et la clarté peut s’estomper. Les équipes méritent mieux que cela.

C’est précisément là qu’OpenProject entre en jeu. Grâce aux catégories de backlog, OpenProject offre aux équipes un moyen intégré d’organiser leur backlog en catégories pertinentes — en distinguant les tâches urgentes des tâches exploratoires, celles qui sont bien définies de celles qui restent encore floues —, ce qui facilite les discussions sur la hiérarchisation des priorités, rend la planification plus prévisible et clarifie la voie à suivre pour tout le monde.

Ces catégories ne servent pas seulement à harmoniser les efforts, elles améliorent également la productivité de votre équipe. Plutôt que de repartir de zéro ou de recommencer le processus d’affinage, vous pouvez rapidement déplacer des éléments d’un groupe à un autre à mesure que les priorités évoluent. Rien n’est perturbé, votre travail est simplement réorganisé.

Comment tirer le meilleur parti des « buckets » de Backlog

Considérez les « buckets » du backlog comme des bacs dans lesquels vous pouvez regrouper des lots de travail connexes. Vous pouvez créer autant de compartiments que nécessaire, en fonction des besoins de votre équipe. Nous sommes ravis de vous proposer quelques idées sur la manière dont vous pouvez utiliser les « buckets » de Backlog avec votre équipe.

[!CONSEIL] Ces catégories peuvent suivre un système de nommage thématique, en phase avec votre processus de développement de produits.

• 🏗️ Prêt pour le développement : éléments entièrement affinés, chiffrés et classés par ordre de priorité, qui disposent de tout ce dont un développeur a besoin pour se mettre immédiatement au travail.
• 🍒 Les « fruits mûrs » : des tâches modestes et bien définies qui peuvent être réalisées rapidement, avec un minimum d’effort, et qui apportent une valeur ajoutée immédiate.
• 🔭 Recherche nécessaire : Éléments trop vagues ou incertains pour permettre de passer à l’action et qui nécessitent des recherches, des précisions ou une analyse approfondie avant de pouvoir aller de l’avant.
• 🎨 Conceptions requises : des fonctionnalités dont le fonctionnement est bien compris et qui ont été jugées prioritaires, mais dont le développement ne peut débuter tant que la conception UI/UX n’est pas finalisée.
• 💡 Idées pour l’avenir : des concepts et des demandes intéressants qui ne constituent pas une priorité pour le moment, mais qu’il convient de garder à l’esprit pour y réfléchir ultérieurement.

[!CONSEIL] Vous pouvez également utiliser les « buckets » de Backlog pour organiser un triage de vos bogues.

• 🔥 Bug critique : perturbation de l’environnement de production, risque de perte de données ou faille de sécurité. Cela nécessite une attention immédiate — laissez tout tomber.
• ⛔ Bugs hautement prioritaires : le fonctionnement de base est perturbé pour un nombre important d’utilisateurs. Il n’existe aucune solution de contournement acceptable. Priorité pour le prochain sprint.
• ⚠️ Bug de priorité moyenne : Le fonctionnement est affecté, mais il existe une solution de contournement, ou l’impact se limite à des cas marginaux ou à un petit groupe d’utilisateurs. Prévoyez-le dans les sprints à venir.
• 🐛 Bugs de faible priorité : problèmes mineurs liés à l’expérience utilisateur, défauts esthétiques ou cas limites qui se produisent rarement. Faible impact sur les utilisateurs. Prévoyez ce rendez-vous dès que la capacité le permettra.
• 🔍 Bugs nécessitant une analyse : Les informations disponibles ne sont pas encore suffisantes pour procéder à un triage. Nécessite une reproduction, des précisions de la part du journaliste ou une analyse technique approfondie avant de pouvoir être traité en priorité.
• 📦 Bugs reportés : Problème connu, mais dont la résolution n’est pas prévue dans un avenir proche. Conservé à des fins de visibilité, mais ne fait plus partie de la planification active.

[!CONSEIL] Pour les équipes plus importantes travaillant en sous-équipes au sein d’un même backlog, vous pouvez également envisager de diviser ce backlog en espaces d’équipe.

• 🖥️ Front-end - Les composants de l’interface utilisateur et tout ce que les utilisateurs voient et avec quoi ils interagissent directement dans le produit.
• ⚙️ Backend - Les API, les modèles de données et les fonctionnalités essentielles qui assurent le fonctionnement du produit en arrière-plan.
• 📱 Mobile - Tout ce qui concerne l’application mobile.
• 🚀 DevOps - Infrastructure, pipelines de déploiement, surveillance et tout ce qui permet d’assurer le bon fonctionnement du produit en environnement de production.
• 🎨 Conception - Une étude UX, des maquettes fonctionnelles et des prototypes sont nécessaires avant de pouvoir entamer le développement.
• 📊 Gestion de produit - Questions relatives au produit, missions d’exploration et initiatives stratégiques qui définissent l’orientation du produit.

Si votre organisation utilise des cadres méthodologiques tels que SAFe, vous pouvez utiliser les « buckets » du Backlog pour hiérarchiser les thèmes au cours de certaines itérations de planification (PI).

• PI n° 1 (01/01/2027 - 31/03/2027) - Éléments dont la livraison a été engagée et priorisée dans le cadre de cet incrément de programme, comme convenu lors de la réunion de planification du PI.

• PI n° 2 (01/04/2027 - 30/06/2027) - Éléments provisoirement retenus pour le prochain incrément de programme, accessibles afin de permettre une coordination et une préparation en amont.

Si vous classez vos sujets par ordre de priorité dans une feuille de route trimestrielle, vous pouvez créer des catégories de backlog pour les trimestres à venir.

• 3e trimestre 2026 - Éléments dont la livraison est prévue ce trimestre et qui ont été classés par ordre de priorité ; leur mise au point et leur préparation en vue du développement sont en cours.
• 4e trimestre 2026 - Éléments retenus pour le trimestre suivant, visibles afin de permettre une coordination et une préparation en amont de la planification.
• 1er trimestre 2027 - Idées et initiatives à un stade précoce, provisoirement orientées vers l’avenir, susceptibles d’évoluer en fonction des priorités.

Important 

Ces méthodes de classification ne sont que des suggestions et ne doivent servir que de source d’inspiration. Nous vous encourageons vivement à choisir le modèle qui correspond le mieux au mode de fonctionnement de votre équipe.

Autres améliorations prévues dans la feuille de route

Nous nous efforçons en permanence d’améliorer votre expérience d’utilisation des compartiments Backlog. Vous souhaitez avoir votre mot à dire sur la suite des événements ? Tous les éléments de la feuille de route ci-dessous renvoient vers le lot de travail OpenProject correspondant dans notre feuille de route publique, où vous pouvez suivre l’avancement des travaux, vous abonner aux mises à jour et partager vos commentaires.

Voici quelques nouveautés auxquelles vous pouvez vous attendre :

Compartiments de carnet de commandes basés sur des filtres

Outre les « Backlog buckets » manuels déjà disponibles, nous prévoyons de mettre en place des « Smart Backlog buckets ». Lors de la création d’un « bucket », vous pourrez définir un ensemble de filtres : par type, priorité, statut, responsable ou tout autre attribut pertinent pour votre équipe. OpenProject remplira alors automatiquement ce « panier » avec tous les lots de travail correspondants et le maintiendra en permanence synchronisé à mesure que votre backlog s’étoffe et évolue. Un nouvel article correspondant à vos critères a-t-il été ajouté ? Il atterrit directement dans le bon bac, sans qu’il soit nécessaire de le trier manuellement. Il en résulte un carnet de commandes qui s’organise de lui-même, ce qui permet à votre équipe de passer moins de temps à mettre de l’ordre et davantage de temps à produire concrètement.

Modification groupée des compartiments de la liste des tâches en attente

Souhaitez-vous sélectionner rapidement plusieurs lots de travail et les ajouter au même compartiment en quelques clics seulement ? Nous proposerons cette fonctionnalité très prochainement grâce à la nouvelle fonctionnalité de modification groupée des compartiments

Catégories de tâches en attente dans les listes de lots de travail

Si vous utilisez déjà des listes de tâches dans le cadre de votre travail quotidien, vous allez adorer ce qui vous attend. OpenProject intègre désormais des catégories de backlog dans les listes de lots de travail. Vous pourrez ainsi bientôt filtrer votre liste pour n’afficher que les éléments d’une catégorie spécifique, afficher la catégorie attribuée dans une colonne dédiée, et même regrouper ou trier l’ensemble de votre liste par catégories.

Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment dans votre backlog

Souhaitez-vous vous concentrer uniquement sur certains compartiments du backlog lors d’une session de raffinement du backlog ? Pas de problème. Nous vous permettrons de choisir les compartiments qui doivent être visibles à l’écran, afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur ce qui compte pour vous.

Définir les priorités des catégories de la liste des tâches en attente

Certains paniers ont plus d’importance que d’autres, n’est-ce pas ? Pas de problème. Nous vous permettrons de réorganiser rapidement vos compartiments de votre liste de tâches en attente afin qu’ils reflètent vos priorités.

Essayez-le vous-même et dites-nous ce que vous en pensez

Vous ne savez toujours pas si les « buckets » de Backlog vous conviennent ? C’est le moment idéal pour les essayer et nous faire part de votre avis. Si vous avez d’autres remarques ou suggestions, n’hésitez pas à les formuler dans les commentaires des lots de travail concernés.