Comment utiliser OpenProject en tant que logiciel OKR ?
La gestion des objectifs sous forme de buts et de résultats clés (OKR) est un cadre éprouvé utilisé par des entreprises de toutes tailles pour aligner la stratégie et l’exécution. Pour travailler avec succès avec les OKR, les équipes ont besoin d’un logiciel OKR flexible et transparent qui prenne en charge à la fois la planification stratégique de haut niveau et la gestion des tâches quotidiennes. La solution OpenProject est parfaitement adaptée comme logiciel OKR pour atteindre cet objectif.
Lisez le guide suivant pour apprendre comment vous et votre organisation pouvez utiliser le logiciel OpenProject pour gérer vos OKR en trois étapes.
Aperçu : notre expérience avec OpenProject en tant que logiciel OKR
La solution OpenProject est connue comme le meilleur logiciel de gestion de projet et de gestion des tâches. Ce que beaucoup ne savent pas encore, c’est que l’outil peut également être utilisé à merveille pour la méthodologie OKR. En d’autres termes, pour la définition d’objectifs stratégiques avec des buts et des résultats clés. L’équipe d’OpenProject est un bon exemple de la façon dont OpenProject fonctionne dans la pratique en tant que logiciel OKR. Depuis le premier trimestre 2025, nous utilisons OpenProject pour planifier et suivre nos initiatives stratégiques, nos objectifs et les résultats clés correspondants.
Aujourd’hui, nous partageons notre expérience et nos enseignements, afin de vous permettre de bénéficier de nos essais et d’utiliser ces instructions pour mettre en place vos propres OKR dès maintenant.
Remarque
Cet article présente quelques captures d’écran. Veuillez noter que certaines d’entre elles illustrent le projet OKR de notre entreprise, tandis que d’autres sont basées sur des données de démonstration. Néanmoins, le processus et la structure reflètent la manière dont nous travaillons avec les objectifs et les résultats clés en interne.
Apprentissage 1 : maîtres OKR et vérifications régulières
Pour commencer à utiliser les OKR dans notre entreprise, nous avons sélectionné et formé deux maîtres OKR. Ils sont experts en matière d’OKR et savent mieux que quiconque comment traiter les objectifs et les résultats clés, par exemple lorsqu’il s’agit de formuler ou de poser des questions telles que « Que dois-je faire avec les OKR que nous n’avons pas terminés au cours de ce trimestre ? ».
Pour ce faire, ils assistent également à nos réunions régulières de contrôle des OKR pour répondre aux questions et s’informer de la manière dont les différentes équipes OKR procèdent. Nous avons programmé ces contrôles hebdomadaires au cours des premiers trimestres. Maintenant que tout le monde a acquis de l’expérience dans l’utilisation des OKR, certaines équipes ont modifié la fréquence des réunions de contrôle, qui deviennent bihebdomadaires, voire mensuelles.
Apprentissage 2 : équipes OKR dédiées dans le cadre d’un projet spécifique
Comme nous utilisons le logiciel OpenProject pour de nombreux projets différents, il était évident que nous avions besoin d’un projet OKR dédié pour tous nos objectifs et résultats clés. Néanmoins, ce projet OKR n’est pas limité dans le temps. De nouveaux OKR sont ajoutés chaque trimestre et, en parallèle, nous pouvons à tout moment consulter les trimestres précédents.
Ce que nous avons appris : la création d’équipes OKR dédiées est très utile. Non seulement parce que la composition des équipes OKR peut différer de notre structure d’équipe habituelle, mais aussi parce que les équipes OKR peuvent nécessiter des autorisations différentes.
En outre, nous avons créé un wiki OKR dès le début, que les maîtres OKR tiennent à jour. Les employés peuvent y trouver toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler en interne avec les OKR.
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Guide : comment utiliser OpenProject comme logiciel OKR en 3 étapes
Tels sont les principaux enseignements que nous avons tirés après trois trimestres de travail avec les OKR dans le cadre d’OpenProject. Voyons maintenant comment vous pouvez utiliser l’outil pour les OKR, étape par étape.
Navigation rapide :
Étape 1 : définition du projet
Étape 2 : ajouter des OKR
Étape 3 : suivi
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Étape 1 : créer un projet OKR avec des paramètres spécifiques
La première étape d’OpenProject consiste toujours à créer un nouveau projet, inviter des membres et à ajuster tous les paramètres nécessaires.
Pour un projet OKR, vous aurez besoin de types de lots de travaux spécifiques, tels que
- Initiative stratégique
- Objectif
- Résultat clé
- Tâche
Ce sont les types de lots de travaux que nous utilisons pour gérer nos OKR chez OpenProject.
Pour les statuts, nous nous appuyons sur les mêmes que ceux que nous utilisons habituellement, par exemple « nouveau », « en cours » ou « fermé ». En outre, nous avons ajouté le statut « déplacé au trimestre suivant », ce qui est très utile si vous souhaitez poursuivre un objectif ou un résultat clé au cours des mois suivants. De cette façon, il suffit aux responsables de mettre à jour le statut et de changer la version, par exemple de « Objectifs 2025 T3 » à « Objectifs 2025 T4 ».
Comme indiqué ci-dessus, nous vous conseillons de créer des groupes OKR pour les différentes équipes afin que tout le monde, par exemple le maître OKR, puisse assigner des lots de travaux aux équipes spécifiques. Cela permet aux équipes individuelles de voir d’un coup d’œil quels sont les OKR qui leur appartiennent et de décider entre elles qui est responsable de tel ou tel objectif ou assigné à telle ou telle tâche.
Conseil
Nous sommes toujours en train d’expérimenter les champs personnalisés pour les lots de travaux OKR. Une idée consiste à créer un champ personnalisé pour le niveau de confiance, au niveau de l’objectif et du résultat clé. Les responsables peuvent ensuite mettre à jour régulièrement le niveau de confiance afin d’indiquer à quel point ils estiment que l’objectif ou le résultat clé sera atteint d’ici la fin du trimestre, par exemple en le fixant à 0,7 s’ils évaluent la probabilité de réussite à 70 %.
Étape 2 : lancer les initiatives stratégiques, les objectifs et les résultats clés pour le trimestre suivant
Maintenant que tout est prêt, l’étape 2 peut commencer : définir les initiatives stratégiques, les objectifs et les résultats clés spécifiques au trimestre. Cette étape s’appuie sur la vision, la mission et les objectifs annuels de l’entreprise, en veillant à ce que chaque nouveau OKR contribue directement à la stratégie globale. En règle générale, les initiatives et les objectifs stratégiques sont définis et approuvés au niveau de la direction, tandis que les résultats clés correspondants et les tâches connexes sont ensuite discutés et affinés en collaboration au sein de chaque équipe.
Relations du lot de travaux
Bien entendu, ces lots de travaux doivent tous être liés de manière intelligente. Dans OpenProject, il suffit d’utiliser les relations parent-enfant pour afficher les dépendances entre une initiative stratégique, ses objectifs et ses résultats clés :
En savoir plus sur les relations entre les lots de travaux dans OpenProject.
Attributs et descriptions des lots de travaux
Une fois que vous avez créé tous les lots de travaux pertinents pour le trimestre et que vous avez établi toutes les relations, il peut être utile de les modifier en bloc pour y ajouter des informations supplémentaires :
- Fixez les dates de début et de fin au début et à la fin du trimestre.
- Définissez la version, par exemple « T4 2025 », afin de pouvoir filtrer sur ce critère.
- Ajustez les priorités si nécessaire.
Outre ces attributs généraux, il est toujours utile d’ajouter les descriptions des lots de travaux et, si vous travaillez avec des estimations et des progrès, de remplir les champs relatifs aux travaux, selon votre mode de rapport de progression (qui est défini au niveau de l’instance).
Étape 3 : contrôler et programmer des réunions régulières des OKR
Une fois que tout est configuré dans OpenProject, le véritable travail peut commencer. Pour suivre l’évolution de votre OKR, vous pouvez filtrer et enregistrer des tableaux de lots de travaux, des tableaux ou des diagrammes de Gantt.
Tableaux des lots de travaux
Voici une capture d’écran réelle de nos tableaux de lots de travaux OKR internes :
Vous pouvez consulter les tableaux des lots de travaux enregistrés pour toutes les équipes pour différents trimestres, ainsi que les tableaux spécifiques à chaque équipe. Au niveau de la direction, il est utile d’avoir une vue filtrée de toutes les initiatives stratégiques sur l’ensemble des trimestres.
Tableaux
Certaines équipes préfèrent travailler avec des tableaux plutôt qu’avec des vues de tableaux. Pour les OKR, un tableau parent-enfant est utile pour afficher les objectifs et les résultats clés correspondants :
Ce type de tableau fonctionne bien pour les vérifications (bi)hebdomadaires des OKR afin de contrôler et de discuter des progrès réalisés pour chaque objectif.
Réunions
En ce qui concerne OKR, les enregistrements réguliers sont essentiels non seulement pour l’équipe, mais aussi pour le niveau de direction ou des maîtres OKR. C’est ici qu’intervient l’une des fonctionnalités les plus populaires d’OpenProject : le module Réunions. Mettez en place une série de réunions récurrentes basées sur un modèle, et vous disposerez d’un espace dédié pour examiner régulièrement la progression de vos objectifs et de vos résultats clés.
En quelques clics, vous pouvez les ajouter à l’ordre du jour, inclure des commentaires et enregistrer un résultat pendant la réunion. Rien de plus pratique : tout est présenté en un coup d’œil, avec des liens directs vers les lots de travaux et les invitations envoyées par courrier électronique aux participants. Terminé.
Vue d’ensemble et statistiques
Utilisez la page d’aperçu du projet pour voir d’un coup d’œil les résultats clés qui sont à risque, clôturés ou reportés au trimestre suivant. Voici un exemple de la page d’aperçu de l’OKR de l’entreprise OpenProject :
Remarque
OpenProject est un logiciel OKR qui est fréquemment mis à jour, avec de nouvelles versions chaque mois. À l’avenir, nous prévoyons d’améliorer notre configuration en expérimentant des tableaux de bord encore plus détaillés et une automatisation plus poussée. Consultez notre feuille de route pour savoir ce que nous prévoyons de publier prochainement !
Commencez un essai pour tester OpenProject pour vos OKR
Une fois que tout est configuré, votre équipe peut tirer pleinement parti d’OpenProject en tant que logiciel OKR afin d’aligner les objectifs, de suivre les résultats et d’assurer le suivi des responsabilités.
OpenProject aide les équipes à implémenter des OKR sans changer d’outils. Avec des types de lots de travaux flexibles et un suivi intuitif, vous pouvez aligner stratégie et exécution en un seul endroit. Votre équipe et vous-même travaillez également avec des OKR ? Essayez OpenProject maintenant et voyez comment un logiciel OKR basé sur l’open source peut rationaliser votre alignement stratégique.
