Fallstudie
medius KLINIKEN
Der gemeinnützige Klinikverbund der medius KLINKEN setzt auf Projektmanagement mit OpenProject für die Planung und Steuerung komplexer Projekte nach PRINCE2.
www.medius-kliniken.de
Mit dem Wegfall der selbstverwalteten Jira Server Version haben wir nach alternativen Lösungen für eine selbst-gehostete Projektmanagement-Software gesucht. Der Funktionsumfang von Taiga reichte nicht aus, um interdisziplinär alle Anforderungen abzudecken. OpenProject können wir flexibel und weitreichend für unsere Bedürfnisse konfigurieren. Es ist der Alleskönner, um unsere Projekte zeiteffizient zu planen und asynchron zu steuern.
medius Kliniken setzten auf Projektmanagement nach PRINCE2 mit OpenProject
Der gemeinnützige Klinikverbund der medius KLINKEN, bestehend aus 3 Kliniken und weiteren medizinischen Versorgungszentren, Pflegeakademien und Praxen, mit über 3.300 Mitarbeitern, setzt auf die Methodik des strukturierten Projektmanagements nach PRINCE2 für die Planung und Steuerung komplexer Projekte. Aktuell arbeiten ca. 80 Personen aktiv in OpenProject.
medius KLINIKEN setzt dabei OpenProject ein, um seine Projekte nach PRINCE2 abzubilden, insb. für die initiale Einrichtung der Projektumgebungen und den Abschluss der Projekte. Dafür gibt es Checklisten in jeder Phase. Insbesondere für die Anfangsphase eines Projektes bis Genehmigung sowie für den Projektabschluss gibt OpenProject dabei sehr klare Strukturen für alle Projektbeteiligte vor.
Strukturierung von komplexen Projekten mit OpenProject durch detaillierte Abbildung von Projektaufträgen
Neue Projektaufträge, wie bspw. die Einführung einer roboter-assistierten Chirurgie mithilfe der daVinci-Operationssysteme oder die klinikübergreifende Vereinheitlichung und Modernisierung von Viewpoint, der Software für strukturierte Ultraschallbild- und Befunddokumentation, werden in OpenProject angelegt. Zu Beginn eines neuen Projektes müssen detaillierte Fragen in einer vorgegebenen Reihenfolge in Form von Arbeitspaketen in OpenProject strukturiert beantwortet werden.
Dabei sind Arbeitspaket-Typen nach PRINCE2 konfiguriert wodurch die Projektprodukte und Arbeitsaufträge sehr genau beschrieben sowie von den involvierten Vorgesetzten und Endanwendern abgenommen werden. Die eigentliche Durchführung der Projekte in OpenProject wird dann den Teams überlassen, dabei können sie beispielsweise die agilen Boards einsetzen. Am Ende eines Projektes wird ein detaillierter Projektabschlussbericht erstellt.
Mehr Transparenz und schnellere Entscheidungen bei Genehmigungsprozessen und Fördergeldern
Genehmingungsprozesse (z.B. Datenschutzgenehmigungen, Informations- und Sicherheitsbeauftragte (ISB), Betriebsratsgenehmigungen) beschleunigt der Einsatz von OpenProject erheblich durch die Möglichkeit der asynchronen Bearbeitung. Stellungnahmen können direkt hochgeladen, Rückfragen über Arbeitspakete geklärt werden, der Status und die Verantwortlichkeiten sind zu jeder Zeit transparent.
Bei komplexen Sachverhalten und Förderprogrammen lässt sich dank OpenProject gut der Überblick behalten, wie etwas für die Erfüllung von beinahe 100 Muss- und Kann-Kriterien im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes. Hier lassen sich komplexe Beziehungen in OpenProject abbilden, wie etwa die 1:n Zuordnung von Fördertatbestand zu Projekt oder die n:m Beziehungen von Muss-Kriterien zu Projekten. Diese lassen sich über die Relationen in OpenProject transparent darstellen und nachverfolgen.
Flexible Konfigurierbarkeit
OpenProject lässt sich an die jeweiligen Anforderungen anpassen, wie bspw. die Umsetzung von Projekten nach PRINCE2.
50% Zeitersparnis bis Genehmigung
Durch die asynchrone Bearbeitung von Genehmigungen in OpenProject werden Prozesse deutlich schneller umgesetzt.
Transparenz und Übersichtlichkeit
Für eine Gesamt-Projektplanung gibt es einen extra Arbeitspaketfilter für relevante Stakeholder, der den Projektfortschritt zu jeder Zeit übergreifend darstellt.
Klare Prozesse
Projekte folgen einem klaren Prozess nach PRINCE2 und werden insb. zu Beginn in einem Projektantrag sehr genau spezifiziert, um spätere Überraschungen zu vermeiden.
Gantt Chart
Gesamtprojektplanung
In einem Gantt Diagramm wird die Gesamtprojektplanung inkl. Abhängigkeiten übersichtlich dargestellt.
Arbeitspakete
Typen und Default-Beschreibungen
Arbeitspaket-Typen sind nach PRINCE2 konfiguriert und liegen in einem Projekt-Template bereit, um für jeden neuen Projektauftrag detailliert beantwortet zu werden.
Relationen
Darstellung von Relationen in der Arbeitspaketliste
Bei komplexen Sachverhalten, wie z.B. der Erfüllung von Förderkriterien, dienen die Relationen dazu, einen Überblick über die Projekte und die zugehörigen Muss-Kriterien zu erhalten.
Wiki
Detaillierte Dokumentation
Erstellung einer detaillierten Projektleitdokumentation, inkl. Checklisten, im Wiki.
