Meeting Management Software für effektive Kommunikation

Planen, organisieren und verfolgen Sie Ihre Besprechungen mühelos mit unserer Open Source Lösung für Besprechungs-Management.

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Nahtloses Meeting Management für effektive Zusammenarbeit

Besprechungen sind das Herzstück einer effektiven Teamarbeit, die die Zusammenarbeit fördert und die Ziele aufeinander abstimmt. Für komplexe und dynamische Projekte ist ein strukturierter und effizienter Besprechungsprozess von entscheidender Bedeutung. Mit OpenProject können sich Teams schnell anpassen, wertvolle Erkenntnisse gewinnen und sich mit jeder Sitzung kontinuierlich verbessern. Erstellen Sie einzelne Besprechungen oder Terminserien, um die Zusammenarbeit im Team zu optimieren und Zeit zu sparen.

Discover how OpenProject’s meeting management features help you schedule meetings, create agendas, and document decisions efficiently. Assign responsibilities to team members, ensuring every task has a clear owner. Easily integrate meetings into your calendar and send invitations to participants with just a few clicks. Our meeting minutes feature helps track discussions and follow-up actions, ensuring that every conversation results in tangible progress and keeps your projects on track.

Erstellen Sie in OpenProject strukturierte Tagesordnungen, damit Ihre Besprechungen konzentriert und organisiert ablaufen. Unterteilen Sie Tagesordnungen in übersichtliche Abschnitte und Punkte, so dass Sie Diskussionen leicht leiten und alle wichtigen Punkte abdecken können. Verknüpfen Sie Tagesordnungspunkte direkt mit Arbeitspaketen, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektaktualisierungen nahtlos miteinander zu verbinden. So wird sichergestellt, dass Ihr Team zusammenhält und jedes Meeting zu sinnvollen Fortschritten führt.

Learn more about scheduling meetings in OpenProject

Laden Sie Teammitglieder direkt per E-Mail ein, so dass Sie alle in das Gespräch einbeziehen können. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Teilnehmende über anstehende Besprechungen benachrichtigen und so sicherstellen, dass wichtige Interessengruppen stets informiert sind. Jede Einladung enthält alle wichtigen Besprechungsdetails, so dass die Teammitglieder wissen, was sie erwartet. So bleibt die Kommunikation klar und das Engagement wird von Anfang an gefördert.

Read the tutorial on meeting management in OpenProject

Wiederkehrende Besprechungen

Effiziente Terminplanung mit automatischer Besprechungserstellung

Die effiziente Verwaltung regelmäßiger Besprechungen ist entscheidend, um Projekte auf Kurs zu halten. Unsere wiederkehrenden Besprechungen machen die manuelle Planung wiederkehrender Meetings überflüssig und sorgen für mehr Konsistenz und Teamorientierung. Richten Sie ganz einfach Terminserien auf der Grundlage einer Vorlage ein, passen Sie die Häufigkeit Ihrer wiederkehrenden Besprechungen an und überlassen Sie dem System die Erstellung jedes einzelnen Termins - so können Sie sich auf produktive Diskussionen konzentrieren.

Sorgen Sie für einen strukturierten Besprechungsablauf, indem Sie Arbeitspakete mit Ihrer Vorlage für Besprechungsserien verknüpfen. Anstehende Besprechungen für diese Besprechungsserie werden auf der Grundlage dieser Vorlage eingerichtet. Halten Sie Ihre wiederkehrenden Besprechungen strukturiert und anpassungsfähig, indem Sie Vorlagen verwenden, die jederzeit angepasst werden können. Ändern Sie die Details nach Bedarf, um sich ändernden Prioritäten Rechnung zu tragen, und legen Sie die Besprechungszeitpunkte innerhalb der Serie fest, um Flexibilität zu gewährleisten, ohne die Konsistenz zu verlieren.

Learn how to create structured meeting agendas

Fügen Sie Besprechungen in Ihr bestehendes Kalendersystem ein, um einen einheitlichen Zeitplan zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jede geplante Sitzung nahtlos in den Arbeitsablauf Ihres Teams einfügt und das Risiko von Doppelbuchungen oder verpassten Terminen vermieden wird. Die Teammitglieder sehen alle Besprechungszeiten und -themen an einem Ort und können so ihre Zeit effektiver einteilen. Ein optimierter Zeitplan hilft dem gesamten Team, sich auf die Prioritäten zu konzentrieren.

Learn how to integrate meetings into your calendar

Verknüpfen Sie Arbeitspakete direkt mit Meetings

Verknüpfen Sie Tagesordnungspunkte direkt mit bestimmten Arbeitspaketen, so dass Sie während der Diskussionen leicht auf Aufgaben und Projektmeilensteine verweisen können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede Besprechung mit den allgemeinen Projektzielen übereinstimmt und die Gespräche produktiv sind und beim Thema bleiben. Durch die direkte Verknüpfung mit Arbeitspaketen können Teams in die Details eintauchen und mühelos datengestützte Entscheidungen treffen. Diese Funktion ermöglicht einen reibungsloseren Übergang von der Planung zum Handeln und stellt sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird.

Arbeitspakete, die direkt mit der Meeting-Agenda in OpenProject verknüpft sind

Verantwortlichkeiten zuweisen

Weisen Sie ganz einfach die Verantwortung für jeden Tagesordnungspunkt zu, so dass jeder weiß, wer für die wichtigsten Aufgaben und Folgemaßnahmen verantwortlich ist. Durch die eindeutige Festlegung der Rollen während der Besprechungen werden Unklarheiten beseitigt und die Teammitglieder in die Lage versetzt, die Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen. Diese Funktion trägt auch dazu bei, dass die Besprechungen planmäßig verlaufen, da alle wissen, welche Rolle sie beim Vorantreiben der Ergebnisse spielen. Indem Sie klare Erwartungen festlegen, können Sie eine Kultur der Verantwortlichkeit und des proaktiven Engagements fördern.

Assign presenters to each agenda item in OpenProject meeting management software

Dokumente hinzufügen

Laden Sie alle erforderlichen Dateien direkt auf der Meeting Seite hoch und verwalten Sie sie, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmende Zugriff auf die neuesten Dokumente und Referenzen haben. Sie müssen während einer Besprechung nicht mehr in E-Mails oder freigegebenen Laufwerken kramen - alles, was Sie brauchen, ist hier zu finden. Ganz gleich, ob es sich um Projektunterlagen, Berichte oder Präsentationsfolien handelt, die Teammitglieder können ganz einfach auf Anhänge zurückgreifen und so informiertere und effektivere Unterhaltungen führen. So können Sie alles an einem Ort aufbewahren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team optimieren.

Add attachments directly to OpenProject meeting agendas

Agenda-Backlogs

Verwenden Sie das Meeting-Backlog, um offene Tagesordnungspunkte zu sammeln und zu verwalten, die in früheren Besprechungen nicht behandelt wurden. Ganz gleich, ob Ihre Besprechung Teil einer Serie oder ein einmaliges Ereignis ist, mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass wichtige Themen nicht vergessen werden. Überprüfen Sie die offenen Punkte und ordnen Sie sie künftigen Besprechungen zu, um die Transparenz und Kontinuität Ihrer Diskussionen zu gewährleisten. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und sich auf ungelöste Prioritäten zu konzentrieren.

OpenProject interface displaying a recurring meeting’s agenda and backlog items

Tagesordnungspunkte zur nächsten Besprechung verschieben

Verschieben Sie unerledigte Tagesordnungspunkte einfach auf die nächste Sitzung einer wiederkehrenden Besprechung, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Wenn ein Thema nicht besprochen wird, müssen Sie es nicht manuell kopieren – es wird nahtlos auf die nächste Sitzung übertragen. So bleiben Ihre Besprechungen organisiert und wichtige Diskussionen finden zur richtigen Zeit statt. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und seien Sie sicher, dass kein Tagesordnungspunkt vergessen wird.

Ein Dropdown-Menü zum Verschieben eines Tagesordnungspunkts auf die nächste Sitzung in Terminserien in OpenProject

Halten Sie alle auf dem gleichen Stand

Vereinfachen Sie die Nachverfolgung und verbessern Sie die Rechenschaftspflicht

Die Nachverfolgungstools von OpenProject stellen sicher, dass jede Entscheidung und jeder Aktionspunkt aufgezeichnet, nachverfolgt und leicht zugänglich ist. Mit Funktionen, die das Anfertigen von Notizen vereinfachen, wiederkehrende Besprechungen optimieren und einen detaillierten Änderungsverlauf bieten, kann sich Ihr Team auf die Erzielung von Ergebnissen konzentrieren, ohne den Überblick über wichtige Details zu verlieren.

Sie können die Ergebnisse von Tagesordnungspunkten direkt zu Besprechungen in OpenProject hinzufügen, sodass Sie wichtige Entscheidungen, Fragen und Folgemaßnahmen im Verlauf der Besprechung erfassen können. Mit dieser Funktion können Sie wesentliche Details direkt in der Tagesordnung für einmalige und wiederkehrende Besprechungen dokumentieren und so eine klare und strukturierte Aufzeichnung der Diskussionen und Ergebnisse gewährleisten.

Learn how to document meeting results in agendas

Sparen Sie Zeit durch das Kopieren vergangener Besprechungen. Die Einrichtung von Besprechungen mit identischen Tagesordnungen ist zwar einfacher und effizienter, wenn Sie die Terminserien-Funktion verwenden, aber das Kopieren ist immer noch eine nützliche Option, wenn eine bestimmte Besprechungsagenda nur einmal neu erstellt werden muss oder einzigartige Details aufweist.

Duplizieren Sie eine Besprechung einfach mit einem einzigen Klick, passen Sie bei Bedarf Details an und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche - den Fortschritt Ihres Projekts. Auf diese Weise können Sie auf einfache Weise für Konsistenz sorgen und Ihr Team auf langfristige Ziele ausrichten.

Learn how to copy meetings easily

Behalten Sie mit dem Besprechungsverlauf den Überblick über jede Änderung, die innerhalb einer Besprechung vorgenommen wurde. Sehen Sie, wer Tagesordnungspunkte, Anhänge oder Notizen hinzugefügt oder geändert hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden. Diese Transparenz ermöglicht es den Teammitgliedern, über alle Anpassungen auf dem Laufenden zu bleiben, und gewährleistet die Verantwortlichkeit während des gesamten Prozesses. Durch das Führen eines klaren Prüfpfads können Sie frühere Änderungen leicht überprüfen, Missverständnisse klären und den Verlauf Ihrer Besprechungen im Laufe der Zeit vollständig aufzeichnen.

See how meeting history works