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OpenProject: Die kollaborative Excel-Alternative für Projekt-Management

Excel für Projektmangement

Excel ist eine weit verbreitete und häufig genutzte Standardanwendung. Wenn Unternehmen Projektmangement einführen ist die Verwendung von Excel naheliegend. Excel ist häufig bereits installiert und die Nutzer sind bereits mit der Nutzung vertraut.

Limitierungen von Excel

Zwar wird Excel häufig für Projektmangement verwendet, doch  es hat einige Limitierungen bei der Verwendung für effektives Projektmangement:

  • Excel unterstützt keine Kollaboration. Nur ein Nutzer kann jeweils gleichzeitig an einer Excel-Tabelle arbeiten. Während dies für einen Top-Down Projektplan funktionieren kann führt es schnell zu problemen wenn mehr als eine Person gleichzeitig an einem Projekt arbeitet.
  • Durch die fehlende Kollaborationsfunktion ist keine effektive Zuweisung zu Projektmitgliedern möglich. Nutzer werden nicht informiert über Projekte, Meilensteine oder Arbeitspakete, zu denen sie zugewiesen sind.
  • Excel bietet zudem keinen integrierten Gantt-Chart: Eine einfache Visualisierung ist daher nicht möglich. Während es Templates gibt um dies zu addressieren, können komplexe Abhängigkeiten nicht gut dargestellt werden.

Excel kann zwar für eine erste Top-Down Projektplanung verwendet werden, für eine eine effektive Projektdurchführung fehlt allerdings Kollaboration, Nutzermanagement und Workflow-Management.

OpenProject ist die optimale Lösung um den nächsten Schritt von einem groben Projektplan zu tatsächlicher Projektkollaboration und -implementierung zu nehmen . OpenProject schließt die Lücke, indem Nutzern die Möglichkeit gegeben wird anpassbare Tabellenansicht (ähnlich wie Excel) zu erstellen, während gleichzeitig Funktionen zur Kollaboration und zum professionellen Projektmanagement geboten werden.

Projektplan Excel
Projektplan in Excel

Excel-Tabellen in OpenProject übertragen – und zusammenarbeiten

OpenProject kann frei konfigurierbare Spalten in der Arbeitspaketliste anzeigen – und erlaubt damit Nutzern die gleichen Spaltennamen wie in Excel-Tabellen zu verwenden. Dardurch wird OpenProject zu einer mächtigen Excel-Alternative.
Projektenamen, Phasen und Meilensteine, die zuvor in Excel festgehalten wurden, können somit direkt in OpenProject nachverfolgt werden.

Zusätzlich können Nutzer zu den verschiedenen Projekten, Meilensteinen und Arbeitspaketen zugewiesen werden. Diese Projektmitglieder werden via E-Mail über Änderungen informiert. OpenProject’s Workflows und Status-Aktualisierungen helfen dabei die Änderungen zu verfolgen.
Um Meilensteine eines Projekts direkt im Projektplan darzustellen können Sie die OpenProject Enterprise Edition oder Cloud Edition verwenden und Relationen (z.B. „enthält“) als Spalten in der Tabellenansicht darstellen. Dies erlaubt die direkte Darstellung der enthaltenen Meilensteine.

Sie können die verschiedenen Ansichten speichern um schnell verschiedene Aspekte eines Projekts darzustellen (z.B. um den gesamten Projektplan oder nur die enthaltenen Meilensteine anzuzeigen).

Projektplan
Projektplan in OpenProject

OpenProject konfigurieren um Projektinformationen darzustellen

Der Wechsel von Excel zu OpenProject ist einfach. Zur Darstellung relevanter Informationen können eigene Spalten direkt in OpenProject konfiguriert werden.

Eigene Typen erstellen

Standardmäßig können Sie Phasen, Meilensteine und Tasks in OpenProject erstellen. Falls Sie weitere Typen verwenden möchten (z.B. um Projekte in der Projektliste anzuzeigen), navigieren Sie zur Administration und wählen Sie Arbeitspaket-Typen. Wählen Sie den grünen +Typ Button aus, geben Sie einen Namen ein (z.B. Projekt) und kopieren Sie einen Workflow von einem bestehenden Typ (z. B. von einem Task).

Um den Typ in allen neu erstellten Projekten zu verwenden, aktivieren Sie Typ für neue Projekte standardmäßig aktivieren.
Klicken Sie anschließend auf Anlegen.

Projekttyp erstellen

Angezeigte Spalten konfigurieren

OpenProject erlaubt die Erstellung eigener Spalten – ähnlich wie Excel. Beipielhaft erstellen wir die Spalte Projektstatus. Dies kann über benutzerdefinierte Felder in OpenProject getan werden.

Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, gehen Sie zu Administration und wählen Sie Benutzerdefinierte Felder aus dem Seitenmenü aus. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitspakete Tab ausgewählt ist und klicken Sie auf den angezeigten Link oder Button um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen. Geben Sie den Namen (z.B. Projektstatus) ein und ändern Sie das Format zu Liste.
Geben Sie anschließend die Werte ein, die der Nutzer auswählen können soll (z.B. Grün, Gelb, Rot). Wählen Sie Für alle Projekte ein um das benutzerdefinierte Feld in allen Projekten zu aktivieren.

Benutzerdefinierte Felder

Im nächsten Schritt, wählen Sie Arbeitspaket-Typen aus dem Seitenmenü aus und wählen Sie einen Typ, für den der Wert gesetzt werden soll. In diesem Beispiel wählen wir den Typ Projekt aus. Im Tab Formkonfiguration verschieben Sie das erstellte Feld (Projektstatus) zu einer der Attributgruppen (z.B. Details) auf der linken Seite (via Drag & Drop). Klicken Sie auf Speichern am Ende der Seite.

Formkonfiguration

Wiederholen Sie diese Schritte um weitere Spalten hinzuzufügen.

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind können wir den Projektplan erstellen.

Projektplan erstellen

Navigieren Sie zu einem bestehenden Projekt oder erstellen Sie ein neues Projekt (selektieren Sie Projekt auswählen im Topmenü oben links und wählen Sie + Projekt aus dem Dropdown-Menü aus) und wählen Sie Arbeitspakete auf der linken Seite aus.

In der dargestellten Liste, klicken Sie auf das kleine + Icon rechts von den dargestellten Spalten. Dies öffnet ein Pop-up Menü zur Anpassung der angezeigten Spalten. Klicken Sie auf die weiße Fläche innerhalb des Menüs um weitere Spalten hinzuzufügen und wählen Sie das neu erstellte benutzerdefinierte Feld aus (z.B. Projektstatus). Ändern Sie optional die Sortierung der Spalten (via Drag & Drop) und entfernen Sie nicht benötigte Spalten.
Mit der OpenProject Enterprise Edition und Cloud Edition können Sie Abhängigkeiten, wie z.B. Enthält, direkt in der Liste anzeigen um z.B. in Projekten enthaltene Meilensteine darzustellen.

Klicken Sie anschließend auf Anwenden.

Erstellen Sie anschließend die verschiedenen Projekte, Phasen und Meilensteine. Um dies zu tun, klicken Sie auf den grünen + Erstellen Button auf der rechten Seite und wählen Sie z.B. Projekt. Geben Sie den Projektnamen ein und klicken Sie auf Anlegen. Wiederholen Sie diese Schritte für weitere Projekte, Phasen und Meilensteine.

Arbeitspakete Spalten

Um die Projekte, Phasen und Meilensteine zu planen, aktivieren Sie das Gantt-Diagramm indem Sie auf das Gantt-Icon in der Toolbar auf der oberen rechten Seite klicken. Hovern Sie über den Zeitplan und setzen Sie das Start- und Enddatum, indem Sie über dies via Drag- und Drop mit der Maus ziehen.

Speichern Sie die Ansicht, indem Sie auf das Konfiguration Icon (mit den drei Punkten) klicken und Speichern aus dem Dropdown-Menü auswählen. Geben Sie einen Namen ein (z.B. Projektplan), aktivieren Sie Seite in Projektnavigation anzeigen und klicken Sie auf Speichern. Die Ansicht ist nun im Seitenmenü unterhalb des Arbeitspakete-Eintrags sichtbar und kann leicht erreicht werden.

Projektplan

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