Vorschau: Projektinitiierungs-Workflow für PM² und andere Standards (Enterprise Add-on)

Wer nach Projektmanagement-Standards wie PM² oder PMflex arbeitet, stützt sich bei der Erstellung neuer Projekte auf ganz bestimmte Anforderungen. Ein neuer Projektinitiierungsantrag ist daher oft zeitaufwändig und fehleranfällig: Welche Excel-Version enthält eigentlich die aktuellen Daten? Und welche Informationen benötige ich, um den Antrag zu stellen? In vielen Organisationen dient dieser Projektinitiierungsantrag als formale Grundlage für die Genehmigung, Budgetierung und Priorisierung.

Als Projektportfoliomanager:in möchten Sie Projektinitiatoren die Möglichkeit geben, Projektinitiierungsanträge einfach auf einer Plattform für Projekt- und Portfoliomanagement zu erstellen und zu bearbeiten. Deshalb wollen wir den Projektinitiierungsprozess mit OpenProject erheblich vereinfachen: Aktuell entwickeln wir einen Assistenten, der Anwender:innen Schritt für Schritt durch den Projektinitiierungs-Workflow führt.

In diesem Blogartikel erfahren Sie genau, wie dieser Workflow die Arbeit von Portfoliomanager:innen und allen an der Erstellung neuer Projekte Beteiligten vereinfachen wird. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Vorschau einer noch in der Entwicklung befindlichen Funktion handelt, die daher noch Änderungen unterliegen kann.

Wichtig

Diese Funktion soll derzeit mit Version 17.1 im Februar 2026 als Enterprise-Add-on im Premium-Plan veröffentlicht werden. Weitere Informationen zu den verschiedenen OpenProject-Plänen finden Sie auf unserer Preisseite.

Automatisierte Anleitung für komplexe Prozesse

Jeden Monat veröffentlichen wir neue Funktionen und Enterprise-Add-ons für OpenProject. Einerseits bedeutet dies, dass die Software immer leistungsfähiger wird. Projektmanager:innen können schneller, effektiver und zielgerichteter arbeiten. Andererseits sind wir uns bewusst, dass Anwender:innen eine klare Anleitung durch die Software benötigen – insbesondere wenn die zugrunde liegenden Prozesse komplex sind, sei es auf Basis von PM², PMflex oder anderen Projektmanagement-Standards.

Gerade zu Beginn von Projekten kann ein schrittweiser Ablauf äußerst hilfreich sein. Die Idee: Projektportfolio-Manager:innen definieren in einer Vorlage bestimmte Schritte und Attribute. Wer dann ein neues Projekt anlegt, folgt einfach den vordefinierten Schritten. Am Ende entsteht ein Arbeitspaket, das alle notwendigen Informationen enthält und direkt der verantwortlichen Person oder Gruppe zugewiesen wird, die den Antrag prüft.

So wird sichergestellt, dass Standards eingehalten werden, alles zentral dokumentiert ist und sich die Anwender:innen auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, statt auf das Tool.

Das nützt ein Workflow für Projektinitierungsanträge

Kommt Ihnen Folgendes bekannt vor? Um einen Projektinitiierungsantrag gemäß PM² oder PMflex zu erstellen, müssen Sie verstreute Excel-Tabellen – oder, noch schlimmer, E-Mails – durchsuchen und sind am Ende immer noch nicht sicher, ob Sie über die aktuellen und korrekten Daten verfügen. Und selbst wenn alle Daten vorhanden sind, müssen sie noch von einer Person aus dem Portfolio- oder Programmmanagement überprüft werden. Aber wie und wann?

Diese unklaren Prozesse kosten Zeit und verursachen Frustration, was zu unvollständigen Projektinitiierungsanträgen führt.

Deshalb sollten wir:

• Klare Prozesse und erforderliche Attribute in einer Vorlage vordefinieren.
• Eine Funktion aktivieren, die die Benutzer:innen Schritt für Schritt anleitet.
• Den Workflow mit einer Automatisierung vervollständigen, die alle Informationen bündelt und den nächsten Schritt einleitet.

Unsere Vision ist es, dies insbesondere für Benutzer:innen von PM² und PMflex zu ermöglichen und dafür als Enterprise-Add-on anzubieten. Gleichzeitig möchten wir auch Teams, die andere Methoden verwenden – wie PRINCE2, SAFe, OKR – von vordefinierten Standards und einer geführten Projekterstellung profitieren lassen.

!TIP] PMflex ist der Projektmanagement-Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Da OpenProject Teil von openDesk, der All-in-One-Suite für Büro und Zusammenarbeit, die speziell auf den öffentlichen Sektor in Deutschland zugeschnitten ist, wird der Projektinitiierungsassistent grundsätzlich auch für openDesk-Nutzer:innen im jeweiligen Plan verfügbar sein.

Ein strukturierter Prozess hilft Unternehmen:

• die kognitive Belastung für Projektinitiator:innen zu reduzieren.
• sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden.
• Fehler aufgrund veralteter oder inkonsistenter Daten zu vermeiden.
• Die Projektinitiierung abteilungsübergreifend zu standardisieren.
• Neue Mitarbeitende einfacher einzuarbeiten.
• Die Transparenz für Prüfende und Entscheidungsträger:innen, die am Genehmigungsprozess beteiligt sind, zu verbessern.
• Die Übergabe ans Portfolio- oder Programmmanagement zu automatisieren.
• Die Dokumentation an einem zentralen Ort aufzubewahren.

Schauen wir uns an, woran das OpenProject-Team derzeit arbeitet, um diese Idee eines Projektinitiierungsassistenten zu verwirklichen.

Vorschau auf die Funktion: Projektinitiierungs-Workflow (Enterprise-Add-on)

Das geplante Enterprise-Add-on ermöglicht es Projektinitiator:innen, den Prozess in vier Schritten zu durchlaufen.

1. Vorlage für die Projekterstellung auswählen

Wählen Sie die richtige Projekt-, Programm- oder Portfolio-Vorlage aus, die von Ihrem Portfoliomanager definiert wurde, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Attribute und Schritte enthalten sind.

Bild: Vorschau-Mockup, das die Benutzeroberfläche zur Auswahl verschiedener Vorlagen für den Start des Projektinitiierungsantrags in OpenProject zeigt.

2. Füllen Sie die vordefinierten Anforderungen aus

Geben Sie die erforderlichen Informationen in einem übersichtlichen und geführten Formular ein. Die angezeigten Felder hängen von der gewählten Vorlage ab und stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten erfasst werden.

Bild: Vorschau-Mockup mit der Oberfläche zum Ausfüllen verschiedener Anforderungen für den Projektinitiierungsantrag, wie z. B. Termine, technische Informationen oder Rechtsgrundlagen.

3. Projektinitiierungsantrag einreichen, um Automatisierungen auszulösen

Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, reichen Sie den Initiierungsantrag ein. Der Workflow bündelt automatisch alle Informationen und sendet sie an die zuständige Prüfperson.

Bild: Vorschau-Mockup mit der Oberfläche zum Einreichen eines Projektinitiierungsantrags in OpenProject.

4. Status und exportiertes Artefakt im Arbeitspaket überprüfen

Nach der Einreichung erstellt OpenProject automatisch ein Arbeitspaket, zusätzlich zu dem gerade erstellten Projekt. Mit diesem Arbeitspaket können Sie den Status des Initiierungsantrags verfolgen. Zusätzlich generiert OpenProject aus Ihren Informationen ein Artefakt in Form einer PDF-Datei und fügt es dem neu erstellten Arbeitspaket hinzu.

Für diesen Schritt haben wir noch kein Mockup, aber das erstellte Arbeitspaket könnte in etwa so aussehen:

Bild: Demo-Arbeitspaket eines Projektinitiierungsantrags in OpenProject mit automatisch generierter Beschreibung, hochgeladener PDF-Datei (dem Artefakt) und Kommentar von „System”.

Praxisbeispiel: Wie dieser Assistent die tägliche Arbeit verbessert

Stellen Sie sich Anna vor, eine Projektkoordinatorin in der IT-Abteilung einer mittelgroßen deutschen Stadtverwaltung. Bislang begann ihr Arbeitstag oft auf die gleiche Weise: mit der Suche nach der richtigen Version einer Projektinitiierungsdatei. Eine Version war auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert, eine andere war an eine E-Mail angehängt und eine dritte wurde „erst letzte Woche” von einem Kollegen aktualisiert – aber niemand wusste mehr, wo.

Als sie endlich die richtige Datei gefunden hatte, bestand die nächste Herausforderung darin, herauszufinden, welche Felder obligatorisch waren. Einige Projekte erforderten zusätzliche Informationen, andere nicht. Und wenn etwas fehlte, schickte der Portfoliomanager die Anfrage Tage später mit Kommentaren wie „Bitte aktualisieren Sie Abschnitt 3.2“ oder „Begründung für die Budgetplanung fehlt“ zurück.

Mit dem neuen Projektinitiierungs-Workflow in OpenProject wird dieser Prozess voraussichtlich viel einfacher. Anna wählt die richtige Vorlage aus, folgt den vordefinierten Schritten und füllt nur die für den Projekttyp relevanten Felder aus. Kein Rätselraten, keine Versionsverwirrung, kein Hin und Her.

Wenn sie die Anfrage einreicht, werden alle Informationen automatisch gebündelt und dem zuständigen Prüfer zugewiesen – was den Prozess transparent, strukturiert und deutlich schneller macht. Und da der Workflow mit der PMflex-Projektinitiierungsphase übereinstimmt, kann ihr Unternehmen sicherstellen, dass jedes neue Projekt mit vollständigen und standardisierten Unterlagen beginnt.

Ausblick

Der Projektinitiierungs-Workflow ist der erste Schritt zu einer Reihe von geführten Prozessen in OpenProject. Nach Fertigstellung dieser Funktion planen wir die Unterstützung weiterer PMflex-konformer Assistenten, um das strukturierte Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement noch einfacher zu gestalten – insbesondere für die öffentliche Verwaltung und große Organisationen mit standardisierten Prozessen.

Wir freuen uns darauf, Ihnen im Laufe der Entwicklung weitere Einblicke zu geben.