Eine PM²-basierte Softwarelösung für den europäischen öffentlichen Sektor

Wie sieht eine Software aus, mit der Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erfolgreich strategische Vorhaben priorisieren, steuern, umsetzen und berichten können?

Bei OpenProject sind wir dieser Frage letzte Woche während eines Hackathons nachgegangen. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über unsere Ergebnisse.

Die von uns definierten Anforderungen basieren auf PM², der von der Europäischen Kommission bereitgestellten Open Source Projektmanagement Methodik.

Wer sich jetzt schon zu den Ergebnissen ‘spoilern’ lassen möchte, kann sich folgendes Video (nur auf Deutsch verfügbar) ansehen, das wir zum Abschluss des Hackathons dem Ministerium präsentieren durften:

Artikelnavigation:

• Gesucht: Eine Software-Lösung für die strategische Umsetzung von Digitalisierungs-Vorhaben
• Geliefert: Voller Einsatz für zehn neue Funktionen und Umsetzung in PM²
• Gefunden? – Wie geht es nach dem Hackathon weiter?

Gesucht: Eine Software-Lösung für die strategische Umsetzung von Digitalisierungs-Vorhaben

Transparenz ist einer unserer Grundpfeiler, und so möchten wir in diesem Artikel einen Überblick über diesen Hackathon, die Anforderungen und natürlich auch unsere Lösungsvorschläge geben.

Bedingungen waren unter anderem:

• Kompatibilität mit PM² (Tailoring)
• Durchgängigkeit auf den verschiedenen Ebenen: Portfolio, Programm und Projekt
• Ressortübergreifende Zusammenarbeit
• Agilität
• Spaß für Anwender:innen

Herausforderungen für uns:

• Nur eine Woche zur Umsetzung von zusätzlichen Funktionen sowie umfassendem Demo-Material, Dokumentation und (Video-)Präsentation. Und das alles neben unserem Tagesgeschäft, einschließlich der Veröffentlichung von Version 16.2.
• Hineinversetzen in die Lebenswelt und mehrere User-Stories der öffentlichen Verwaltung, wo völlig anders gearbeitet wird als wir es selbst tun. Hier kam uns unsere umfassende Erfahrung mit dem öffentlichen Sektor, u.a. im Zusammenhang mit openDesk, sehr zu Gute.

Überblick über die angeforderten User-Stories:

Vorgegeben waren mehrere User-Stories, mit jeweils abzubildenden Daten wie Budget, Status, Ziel-Zustände und mehr. Alle User-Stories enthielten mindestens eine fiktive Persona, aus deren Sicht die Umsetzung mithilfe der Softwarelösung zu zeigen war.

1. Portfoliobestandteile priorisieren
2. Portfolio steuern
3. Programmstatus berichten
4. Projektstatus berichten

Zusätzlich zu den vorgegebenen User-Stories haben wir vorgestellt, wie die Lösung per Mobile-App auch von unterwegs aussehen könnte.

Geliefert: Volles Engagement für zehn neue PM²-Funktionen

Neben 19 Entwickler:innen waren viele weitere Mitarbeiter:innen bei OpenProject mit vollem Einsatz am Hackathon beteiligt. Trotz oder auch gerade aufgrund von kurzem Zeitrahmen und komplexen Anforderungen war die Energie und der Teamzusammenhalt an allen Tagen spürbar, über unsere weltweit hinaus verteilten remote-Arbeitsplätze hinweg.

Für Rosanna Sibora, die während des Hackathons ihre erste Arbeitswoche bei OpenProject als Chief Product Officer hatte, war dieses Engagement, Kreativität und Leidenschaft des Teams ein sehr eindrücklicher Start:

“Im Hackathon war ich beeindruckt, wie gut die selbstorganisierten Teams zusammen gearbeitet haben. Das hat mir deutlich gemacht, wie eingespielt das OpenProject Team ist und wie offen und empowering die Kultur hier ist. Wir haben gezeigt, dass 2+2 deutlich mehr als 4 ist und was man mit sehr guter Kollaboration und Empowerment erreichen kann.” – Rosanna Sibora, CPO, OpenProject GmbH

Umsetzung von OpenProject – hinter den Kulissen:

• Volle Energie und Leidenschaft, nicht nur bei den Entwickler:innen
• 15.000+ Zeilen neuer Code
• Teambildung für Entwicklung neuer Funktionen, die Umsetzung auf einer Demo-Instanz sowie Vision und Gestaltung von Produkt-Mockups weiterer Funktionen
• Tägliche Hackathon-Dailys, Retros und Pulse-Checks und weiteren Absprachen, 100% remote Zusammenarbeit mithilfe von anderen Open Source Software Tools wie Big Blue Button und Element
• Parallel weiterlaufendes Tagesgeschäft, Support und Release von OpenProject 16.2

Umsetzung von OpenProject – auf Produktebene:

Während OpenProject in der aktuellen Version bereits einen Großteil der Anforderungen ermöglicht, gab es dennoch ein paar Aspekte, die wir im Rahmen der Hackathon-Woche ausbauen oder komplett neu entwickeln wollten. Besonders relevant und auch User-Story übergreifend war die Entwicklung von Funktionen zum Berichten und Management von Zielen, Risiken und Budgets.

Hier eine Übersicht unserer Entwicklungsschwerpunkte des Hackathons:

• Planung und Steuerung von Portfolios und Programmen
• Ergänzung der Portfolio- und Programm-Dashboards
• Portfoliomanagement mit Vorschlag-Funktionalität
• Verknüpfung und verbesserte Darstellung der Budgetplanung und -übersicht
• Berechnetes Scoring von Projekten
• Risikomanagement und -Übersicht
• Statusbericht-Besprechungen erzeugen
• Dokumente Modul mit Echtzeitbearbeitung
• Mobile App Erweiterungen für Portfolio/Programmmanagement
• KI Grundlagen und Unterstützung in Dokumenten und Projekt- und Portfoliomanagement
• PDF-Export von Portfolio- und Programmstatus

Wie die oben genannten Funktionen bzw. Umsetzungen von Anforderungen am Ende der Hackathon-Woche aussahen, wollen wir uns nun im Detail ansehen.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass wir hier zum einen nur die Schwerpunkte darstellen und im Rahmen des Hackathons einige weitere Funktionen geplant, designt und auch entwickelt worden sind. Zum anderen sind die Funktionen innerhalb kürzester Zeit entstanden und daher noch nicht ausreichend getestet und fertiggestellt.

Planung und Steuerung von Portfolios und Programmen

Für die Umsetzung von PM² brauchte OpenProject neben den Projekten auch Portfolios und Programme. Diese zu modellieren war der erste Schritt im Hackathon. Portfolio, Teilportfolio und Programm erweitern die bisherige Projekthierarchie um die Fähigkeit, Projekte zu gruppieren und in der Auswahl zu managen.

Ergänzung der Portfolio- und Programm-Dashboards

Auf den Übersichtsseiten von Portfolio, (Teil)Programm oder ggf. auch von Projekten möchten Manager:innen auf einen Blick wichtige Informationen zu Zielen, Meilensteine, Risiken und Budgets sehen. Dafür wurden während des Hackathons Widgets geschaffen, die diese Informationen visuell aggregieren: Diagramme zu Budgets und Risiken, Auflistung der Bestandteile und deren Priorität, Status und Fortschritt der Ziele. Diese Widgets wurden als Prototypen in einem neuen Dashboard mit dem OpenProject Design System implementiert.

Portfoliomanagement mit Vorschlag-Funktionalität

Für den Bereich Portfoliomanagement wurde ein eigenes Modul geschaffen, in dem Manager:innen zunächst Portfoliovorschläge erstellen können, um diese dann zur Überprüfung vorlegen zu können. Diese könnten dann als PDF heruntergeladen oder zu einer Besprechung hinzugefügt werden.

Verknüpfung und verbesserte Darstellung der Budgetplanung und -übersicht

OpenProject bietet bereits eine umfassende Funktion für Budgetierung und Kostenerfassung, allerdings war diese bisher auf das eigene Projekt beschränkt. Im Rahmen des Hackathons wurden daher projektübergreifende Budgets, eine Unterscheidung zwischen gebuchten und geplanten Kosten, sowie eine Modellierung von Teilbudgets erstellt. Auf der Übersichtsseite von Projekten sowie in Projektlisten können damit Gesamtbudgets und deren Werte angezeigt werden.

Berechnetes Scoring von Projekten

Projektportfolio-Manager:innen möchten automatisch Projektbewertungen auf der Grundlage von Projektattributen berechnen können, um Projekte im Portfolio besser bewerten und priorisieren sowie diese Bewertung Stakeholdern mitteilen zu können. An dieser Funktionalität wurde im Rahmen des Hackathons weitergearbeitet und auf der Demo-Instanz aktiviert, um Rang-Werte zur Gewichtung von Projekten anzuzeigen.

Das heißt, es lassen sich nun Formeln auf frei konfigurierbaren Werten anwenden, die dann gemeinsam einen Score berechnen können. Dies erhöht die Vergleichbarkeit und Transparenz von Bewertungen.

Diese Funktion befindet sich noch in der Entwicklung (vielen Dank an Stadt Köln für die Unterstützung), daher zeigen wir hier einen Designentwurf:

Risikomanagement und -Übersicht

Da Risikomanagement eine zentrale Anforderung für den öffentlichen Sektor darstellt, haben wir ein separates Risiko-Modul erstellt. Dieses zeigt eine Risikomatrix, welche farblich unterscheidbare Risiken eines Projekts, Portfolios, oder Programms auflistet.

Die Modellierung geschieht auf Basis von Eintrittswahrscheinlichkeit (1-5) und Auswirkung (1-5). Aus diesen beiden Werten errechnet das System ein Risiko-Level.

Das bedeutet auch: Risiken haben nun einen eigenen Datentyp und sind fester Bestandteil von OpenProject. Nutzer:innen werden angeregt, Risiken zu erfassen und regelmäßig zu überwachen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Statusbericht-Besprechungen erzeugen

Statusberichte sind ein wesentlicher Bestandteil von PM². Gleichzeitig beschränkt sich ein Statusbericht nicht auf das Erstellen eines Dokuments, sondern wird in der Regel in einer Besprechung weiter kommuniziert. Deshalb haben wir eine Funktion zur automatischen Erstellung von Statusbericht-Besprechungen entworfen.

Direkt aus dem Dashboard heraus können Manager:innen Vorschläge für eine Statusbericht-Besprechung mit dem Lenkungsausschuss generieren. Als Baseline können sie verschiedene Zeitpunkte wählen, und die aktuell relevanten Informationen aus dem Portfolio hinzufügen. Das System erzeugt daraus eine Agenda mit den gewählten Veränderungen zur weiteren Bearbeitung.

Dokumente Modul mit Echtzeitbearbeitung

Vor einigen Wochen hat OpenProject erfolgreich an den Hack Days 2025 in Paris teilgenommen, organisiert von der Digitalen Direktion der französischen Regierung, DINUM (direction interministérielle du numérique). Die dort entwickelten Funktionen haben wir nun weiter ausgebaut und um eine kollaborative Echtzeitbearbeitung für mehrere Nutzer gleichzeitig ergänzt.

Um typische textuelle Artefakte zu erstellen, gemeinschaftlich zu bearbeiten und zu teilen, wurde das Dokumente-Modul von OpenProject komplett umgebaut. Dies ermöglicht jetzt nicht nur automatisch aktualisierte Inhalte, sondern auch in Echtzeit gleichzeitige Bearbeitung.

Mobile App Erweiterungen für Portfolio/Programmmanagement

Seit einiger Zeit arbeiten wir an einer mobilen App (iOS/Android) für OpenProject. Im Rahmen des Hackathons wurden auch hier Funktionen entwickelt, wie die Unterscheidung zwischen Portfolio, Programm und Projekt.

Bitte haben Sie Verständnis, dass die Entwicklung einer mobilen App einige Zeit braucht und wir vor der Veröffentlichung eine hohe Qualität sicherstellen wollen. Wir werden selbstverständlich berichten, sobald die mobile App für Nutzer:innen verfügbar sein wird.

KI-Grundlagen und Unterstützung in Dokumenten und Projekt- und Portfoliomanagement

OpenProject wurde um zwei grundlegende Dienste erweitert: Haystack für das Zusammentragen von relevanten Informationen sowie ein eigenes LLM (Large Language Model). Beide Dienste arbeiten im selben Netzwerk wie OpenProject und haben keinen Zugang zum Internet. Keine Daten verlassen für KI das Cluster.

Im Detail sind folgende KI-Funktionen entstanden:

KI generierte Entwürfe von Statusberichten

• Erzeugen von Entwürfen eines Statusberichts unter Berücksichtigung der für den/die ausführende:n Nutzer:in sichtbaren Arbeitspakete sowie Attribute mithilfe einer lokalen KI, die auf PMflex trainiert wurde

KI-Assistenz im Projekt- und Portfolio-Management

• Anzeige von Best-Practices nach PMflex auf der Übersichtsseite als Ergebnis einer Analyse der Projektdaten, Arbeitspakete usw.
• Eine sichere, lokale KI unterstützt bei der Einführung von Best-Practices aus PMflex und bringt wertvolle Management-Hinweise zum richtigen Zeitpunkt

KI-Unterstützung in Dokumenten

• Schreibtools im Editor von OpenProject (übersetzen, umformulieren, Rechtschreibung prüfen, Entwürfe erzeugen, usw.)
• Funktionen, die Menschen aus anderen KIs gewöhnt sind, direkt im Editor
• Das Dokumente-Modul nutzt das LLM, um einfache Text-Aufgaben, z. B. Zusammenfassungen, zu ermöglichen

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PDF-Export von Portfolio- und Programmstatus

Wir glauben an eine einzige Quelle der Wahrheit für Projektdaten. Es gibt jedoch viele Anwendungsfälle, in denen ein Export der Daten äußerst hilfreich ist, z.B. wenn Informationen in externen Systemen dokumentiert werden müssen. Während des Hackathons haben wir daher eine Engine für Statusberichte entwickelt, die aus den Daten im System herausragende PDF-Dateien erstellt.

• Statusinformationen
• Budget
• Risiken
• Ziele
• KPIs
• Meilensteine
• Selbstdefinierte Attribute
• […]

Ein großes Kudos geht an das [deutsche Innenministerium] (https://www.bmi.bund.de/EN/home/home_node.html), das den PDF-Export von Arbeitspaketen im Jahr 2023 gefördert hat. Die von uns entwickelte PDF-Exportbibliothek legte den Grundstein für diese Funktion.

Als Ausblick arbeiten wir an weiteren Konfigurationsoptionen, um den Export an spezifische Bedürfnisse anzupassen. Außerdem planen wir, weitere Diagramme und Illustrationen hinzuzufügen.

Gefunden? – Wie geht es nach dem Hackathon weiter?

Alle veröffentlichten Funktionen können Sie dann entweder in OpenProject selbst oder in openDesk, der sicheren Office- und Kollaborations-Suite speziell für die öffentliche Verwaltung, verwenden.

Die Einführung könnte wie folgt ablaufen:

• Bezug durch die ZenDiS als Modul von openDesk:

  • Monatliche Releases
  • Security-Konzepte
  • Wartung
  • Support
  • Hosting

• Bereitstellung von Demo-Umgebungen in der SaaS Infrastruktur von OpenProject

Auch wenn viele der Themen noch in Bearbeitung sind, zeigt dieser Hackathon eindrücklich, wie OpenProject als Open Source Lösung konkrete Anforderungen der Verwaltung umsetzt – schnell, kompetent und kollaborativ.

Die Tendenz hin zu mehr Datensouveränität, offenen Standards und unabhängigen Softwarelösungen ist deutlich. Und das zwar besonders, aber nicht nur im öffentlichen Sektor.

Wer jetzt auf eine zukunftsfähige, souveräne Lösung setzen möchte, findet in OpenProject einen starken und erfahrenen Partner. Erfahren Sie hier mehr über OpenProject für die öffentliche Verwaltung.