OpenProject und Nextcloud: Eine starke Kombination für Projektmanagement an Universitäten
An der Universität Duisburg-Essen entsteht der FutureWaterCampus, der Wissenschaftler und Expertinnen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenbringt. Um die Arbeit der Teams effizienter und sicherer zu gestalten, hat eine Arbeitsgruppe ein Campus Information Managementsystem entwickelt. Sein Fundament: OpenProject und die neue Nextcloud-Integration.
Treffpunkt Campus: Der FutureWaterCampus in Essen
Der FutureWaterCampus (FWC) an der Universität Duisburg-Essen ist ein Kooperationsprojekt des Zentrums für Wasser- und Umweltforschung (ZWU) und dem Institut für Baubetrieb und Baumanagement (IBB). Mit Mitteln des Landes NRW und des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) gefördert, bietet der FWC einen Treffpunkt für Fachteams aus unterschiedlichen Fachrichtungen und Unternehmen. Wissenschaftler:innen mehrerer Universitäten und Praxispartner wie etwa die regionalen Wasserverbände kommen hier zu Projekten zusammen. Gemeinsam erforschen die Beteiligten, wie der Umgang mit Wasser und Abwasser nachhaltig gestaltet werden kann. Viele Teams von unterschiedlichen Hochschulen, Lehrstühlen und aus der freien Wirtschaft – das erfordert eine solide Basis für die Kollaboration. Wenn die eine Arbeitsgruppe Excel-Listen in einer gemeinsamen Dateiablage pflegt und die andere ihre ToDo-Listen bei einem Onlinedienst ablegt, ist das im besten Fall unzweckmäßig. Wenn dazu noch Dokumente per Mail hin- und herwandern (und dabei vielleicht jemand im CC vergessen wurde), dann ist das Chaos vorprogrammiert. Die Lösung: ein gemeinsames Projekt- und Datei-Management. Das Projekt InnoCimFWC (Innovatives Campus Information Managementsystem im FutureWaterCampus) hat zu diesem Zweck das Campus Information Managementsystem (CIM) entwickelt.
Innovatives Campus Information Managementsystem
Das Campus Information Managementsystem (CIM) visualisiert Prozesse und Ziele des FutureWaterCampus und der angeschlossenen Projekte, analysiert und bewertet deren Umsetzung. Um die optimale Zusammenarbeit aller Beteiligten zu gewährleisten, hat das in diesem Fall federführende Institut für Baubetrieb und Baumanagement (IBB) die folgenden Punkte auf der Wunschliste notiert:
- Organisationsstruktur professionalisieren (Unis und andere Netzwerke)
- Entscheidungsprozesse im Netzwerk effektiver gestalten
- Programm-Management verbessern, vor allem in Hinblick auf Informations- und Kommunikations-Technologie
- Monitoring der Ziele, Projekte und Prozesse
Die Verantwortlichen suchten nach einer Lösung, die einerseits Ziele und Umsetzung („Mission Statement“) und andererseits die eingeschlagenen Wege („Vision Statement“) berücksichtigt. Die gesuchte Software sollte klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement unterstützen und nach Möglichkeit on-premises laufen. Da Teammitglieder bei der Zusammenarbeit an Forschungsprojekten viele Dokumente austauschen, war ein angeschlossenes Dateimanagement ebenfalls wichtig.
Grundgerüst: Open Source
Schnell war klar, dass OpenProject als Projektmanagement-Software gut geeignet war. Sie bildet das Grundgerüst für das Campus Information Managementsystem, denn sie erfüllt alle Voraussetzungen: Kollaboration, Controlling und Monitoring – und das auf der Grundlage offener Standards. Privatsphäre und Datensouveränität sind durch das Hosting auf den eigenen Servern garantiert. Was zu Beginn des Projekts noch fehlte: eine angeschlossene Dokumentenverwaltung. Nextcloud als sichere und quelloffene Cloud wäre die ideale Plattform. Wie wäre es, eine neue Integration zu entwickeln, welche die beiden Open-Source-Lösungen miteinander verknüpft?
OpenProject und Nextcloud: Ein starkes Team
OpenProject und Nextcloud, eine ideale Kombination für Projektmanagement und Dateiverwaltung. Beide Projekte engagieren sich für Datensouveränität, und so lag es auf der Hand, zusammen ein neues Feature zu implementieren: die Nextcloud-Integration für OpenProject. Finanziell unterstützt vom IBB sowie weiterer Nutzer:innen von OpenProject, die Stadt Köln und das BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat), arbeiteten Entwickler:innen beider Plattformen Hand in Hand. Die Teams waren während dieser Zeit im ständigen Austausch mit der Universität Duisburg-Essen, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse erfüllt werden.
Spezifikationen, Tests und Feedback waren dank der Verwaltung in OpenProject transparent: Alle Beteiligten hatten stets Zugriff auf das Projekt, konnten den aktuellen Status einsehen und die Kommunikation verfolgen. Da die Integration auch Open-Source ist und der Quellcode öffentlich ist, kann dieser jederzeit im Detail geprüft werden. Viele weitere gemeinsame Nutzer:innen profitieren von dieser Integration, wie die Stadt Köln, die dann finanzielle Unterstützung für die zweite und dritte Phase dieser Integration bot.
Die neue Integration kombiniert die Stärken beider Open-Source-Applikationen: Das klassische und agile Projektmanagement und den Workflow von OpenProject und die Dokumenten-Management-Funktion von Nextcloud. Nutzer:innen können Nextcloud-Dateien und -Ordner mit Arbeitspaketen in OpenProject direkt verknüpfen. Aus OpenProject heraus lassen sich Dateien in Nextcloud hochladen. So sind projektbezogene Daten und die aktuellen Versionen immer leicht auffindbar. Ein neues Widget für das Nextcloud-Dashboard zeigt zudem OpenProject-Benachrichtigungen an.
Auf gute Zusammenarbeit!
Die neue Integration überzeugt in jeder Hinsicht: Alle Daten liegen an zentraler Stelle, sicher und datenschutzkonform auf den eigenen Servern der Universität. Die Aufgaben sind übersichtlich angeordnet, und alle Teammitglieder können jederzeit auf Dokumente, Bilder usw. der Projekte zugreifen. Für ToDos erstellen die Nutzer:innen Arbeitspakete in OpenProject und weisen diese Teammitgliedern zu. Das Kanban-Board kommt zur Aufgabenverwaltung zum Einsatz. Es zeigt den Status der Arbeitspakete an und verschafft einen guten Überblick über erledigte und anstehende Aufgaben.
Auch das Assignee-Board von OpenProject ist im Einsatz; es vermittelt einen Überblick über die Arbeitsbelastung des Teams. Bei Bedarf verschieben Anwender:innen Arbeitspakete per Drag & Drop von einem Beauftragten zum anderen. Zur Kontrolle und zum Monitoring von Forschungsprojekten erstellt die Universität Duisburg-Essen Quality Score Cards. Dazu verwenden die Teammitglieder selbstdefinierte Felder und maßgeschneiderte Arbeitspakete. Den Key Performance Indicator (KPI) mehrerer Projekte nutzen sie, um den Fortschritt des übergeordneten Projekts zu berechnen.
Damit ist die Integration aber noch nicht komplett, denn das nächste Feature steht bereits in den Startlöchern: Mit der Version 13.0 kommt bei OpenProject die Erstellung von geteilten Projektordnern mit vordefinierten Ordnerstrukturen auf Basis von Projekt-Templates. So können Projekt-Admins direkt eine vordefinierte Ordnerstruktur je Projekt vorgeben und haben so weniger Chaos in den Dateien. Eine starke Partnerschaft unter Open Source begeisterten Organisationen.
Finden Sie heraus, wie andere Universitäten, Bildungs- und Forschungseinrichtungen ihre Projekte mit OpenProject verwalten.
