Kostenloses Tool zur Content-Planung: Praktische Tipps für Marketing-Teams mit OpenProject

Marketingteams, wir kennen die typischen Herausforderungen. Gute Content-Planung verdient mehr als Haftnotizen und verstreute Tools. Manchmal braucht es nur eine intelligente Struktur und das richtige Tool, um Chaos in Klarheit zu verwandeln. Verwenden Sie OpenProject und passen Sie es für Ihre Zwecke an, um Ihre Inhalte effizient an einem Ort zu planen. Die Software ist kostenlos, quelloffen und für die Zusammenarbeit im Team entwickelt. Von der Diskussion einer neuen Strategie bis zur Übergabe von Inhalten zur Überprüfung – verwalten Sie Ihre Marketingarbeit auf klare und präzise Weise. Und gehen Sie mit gutem Beispiel in Ihrer Organisation voran.

Dieser Artikel gibt Ihnen Tipps und praktische Einblicke, wie wir bei OpenProject unser eigenes Tool einsetzen: für die Content-Planung, Social-Media-Kalender, Kampagnenkoordination und vieles mehr.

Suchen Sie ein leistungsstarkes und kostengünstiges Tool für die Content-Planung?

Vor allem kleine Marketingteams stehen vor Herausforderungen wie:

• Wie planen und organisieren wir unsere Inhalte effektiv?
• Wie können wir transparent machen, welche Inhalte noch überprüft werden müssen oder zur Veröffentlichung bereit sind?
• Was sollen wir mit Inhaltsideen tun, die noch kein konkretes Veröffentlichungsdatum haben?
• Wie können wir sicherstellen, dass das gesamte Team vollständige Transparenz über Inhaltspläne und Verantwortlichkeiten hat?
• Wie koordinieren wir uns mit anderen Abteilungen – wie Vertrieb oder Produktentwicklung – ohne endlose E-Mail-Verläufe oder fehlende Feedbackschleifen?
• Wie können wir mit Freiberuflern oder externen Partnern zusammenarbeiten, ohne ihnen gleich Zugriff auf sämtliche Inhalte zu gewähren?

Und vor allem: Wie können wir alles an einem Ort verwalten, ohne für ein weiteres Tool bezahlen zu müssen?

OpenProject ist kostenlos und Open Source

Vielleicht haben Sie bereits versucht, diese Herausforderungen mit Tools wie Trello, Asana oder Notion zu lösen – aber keines davon passt so richtig zu Ihrem Arbeitsablauf? Vielleicht mangelt es den Tools an Transparenz, sie lassen sich nur schwer anpassen oder sind einfach zu teuer?

OpenProject ist eine leistungsstarke Alternative zu diesen Content- und Projektplanungstools. Die Software ist kostenlos und Open Source – das bedeutet keine Lizenzgebühren in der Community Edition, volle Datenkontrolle und maximale Flexibilität. Sie können die Einrichtung genau auf die Arbeitsweise Ihres Marketingteams zuschneiden.

Mit OpenProject lassen sich alle Arten von Inhalten an einem Ort einfach verwalten – von Blogartikeln und Social-Media-Beiträgen bis hin zu Videos, Designs und Texten –, sodass Ihr gesamter Planungsprozess miteinander verknüpft bleibt.

Es verfügt über alle wesentlichen Funktionen für die Inhaltsplanung und Teamzusammenarbeit:

• Agile Boards zur Verfolgung des Content-Status vom Entwurf bis zur Veröffentlichung.
• Kalenderansichten zur Planung von Blogbeiträgen, Kampagnen und Social-Media-Inhalten.
• Beziehungen zwischen Aufgaben/Inhalten (z. B. der Social-Media-Post zu einem Blogartikel).
• Dateiverwaltung und Kommentare für eine transparente Zusammenarbeit an einem Ort.

Einblicke: Wie wir OpenProject im Marketingteam einsetzen

Aber lasst uns konkret werden: Wie sieht OpenProject tatsächlich aus, wenn es als Tool für die Inhaltsplanung eingesetzt wird? In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick, wie wir – das OpenProject-Marketingteam – unsere eigene Software täglich nutzen. Denn wir kennen die Herausforderungen der Content-Planung aus erster Hand. Und wir wissen genau, wie man OpenProject so anpasst, dass Marketingaufgaben effektiv organisiert und strukturiert werden können.

OpenProject bietet Ihnen viel Flexibilität – aber genau deshalb ist es wichtig zu wissen, wie Sie das Beste daraus herausholen können.

Inhaltsplanung mit OpenProject

Beginnen wir mit den Grundlagen: In OpenProject beginnt alles mit einem „Projekt“ – das muss jedoch kein klassisches Projekt mit Deadlines und Meilensteinen sein. Sie können einfach ein Projekt namens „Marketing“ erstellen und es als Arbeitsbereich für Ihr Team nutzen. Je nach Ihrer Struktur können Sie auch Unterprojekte wie Content-Marketing oder Event-Marketing erstellen. Wenn Sie ein kleines Team sind, empfehlen wir Ihnen, mit nur einem Projekt zu beginnen, damit alles an einem Ort bleibt und leicht zu verwalten ist.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Arbeitspakete zu definieren. In OpenProject sind Arbeitspakete die Bausteine und können verschiedene Typen haben, wie z. B. Aufgabe, Kampagnenziel, Blogartikel oder Social-Media-Beitrag. Hier kommt die Flexibilität von OpenProject voll zur Geltung: Sie definieren die Typen, die für Ihre Marketingarbeit sinnvoll sind, und wählen die Statuswerte, die Ihren Workflow widerspiegeln.

Ein Blogartikel könnte beispielsweise die folgenden Status durchlaufen: Neu → Zu planen → Geplant → In Bearbeitung → Braucht Review → Veröffentlicht.

Um Ihre Einrichtung noch präziser zu gestalten, können Sie Rollen wie Beauftragte:r und Verantwortliche:r verwenden, um die Zuständigkeiten zu klären – zum Beispiel, wer gerade einen Beitrag überprüft und wer letztendlich für die Veröffentlichung oder das Teilen verantwortlich ist. Und wenn Ihr Team zusätzliche Informationen benötigt, um auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie selbstdefinierte Felder erstellen, um beispielsweise Kampagnenziele, Zielgruppen oder Veröffentlichungskanäle zu verfolgen. All dies lässt sich vollständig an den Arbeitsablauf Ihres Teams anpassen.

Tabellenansicht oder Board – arbeiten Sie so, wie es Ihrem Team am besten passt

In OpenProject können Sie je nach Arbeitsstil Ihres Teams in verschiedenen Ansichten arbeiten:

Die Tabellenansicht zeigt Ihre Content-Aufgaben in einem vertrauten, tabellenkalkulationsähnlichen Format an. Sie eignet sich hervorragend für die Massenbearbeitung, Filterung, Gruppierung und Anpassung von Spalten – wie Status, Enddatum oder Zugewiesene Person.

Mit der Board-Ansicht können Sie Inhalte in einem agilen Layout im Kanban-Stil organisieren. Sie eignet sich perfekt für die visuelle Planung und Änderungen per Drag-and-Drop zwischen Status wie In Bearbeitung, Braucht Review oder Veröffentlicht.

Sie können jederzeit zwischen den Ansichten wechseln, und jede Ansicht kann so angepasst werden, dass sie genau das anzeigt, was Ihr Marketingteam benötigt.

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Mit dieser Struktur ist Ihr Marketing-Team bereit, alle Arten von Content-Workflows zu verwalten, von Blogbeiträgen über Social Media Management hin zur Event-Planung.

Blogartikel-Management

Wir haben Ihnen oben bereits einige Einblicke in unser Blogartikel-Management gegeben. Lasst uns nun den gesamten Prozess von der Idee bis zur Veröffentlichung durchgehen.

1. Eine Person hat eine Idee und erstellt ein neues Arbeitspaket vom Typ Blogartikel. Sie fügt alle ihre Gedanken in die Beschreibung ein und erwähnt ihre Kolleg:innen oder Teamleitung im Tab „Aktivität”, um zu besprechen, ob und wann diese Idee weiterverfolgt werden kann.

2. Die erwähnte Person antwortet und aktualisiert den Status von Neu auf Zu planen. Außerdem weist sie das Arbeitspaket der Person zu, die für das Verfassen und Veröffentlichen verantwortlich ist.

3. Wenn der Artikel geschrieben ist, wird der Status auf Braucht Review gesetzt und die zugewiesene Person wird zu der Kollegin oder dem Kollegen geändert, der/die das Review machen wird. Dadurch sind die Verantwortlichkeiten in jeder Phase klar.

4. Spätestens wenn der Artikel zur Veröffentlichung bereit ist, muss ein Datum festgelegt werden. Wenn Sie einen Kalender in OpenProject eingerichtet haben (durch Filtern nach Typ Blogartikel), wird der Artikel nun dort angezeigt.

Hier ein Einblick in den Blogartikel-Kalender bei OpenProject:

[!TIPP] Abonnieren Sie Ihren OpenProject-Kalender in Ihrer externen Kalender-App. So sehen Sie immer, wann Blogartikel geplant sind. Das ist nicht nur für Ihr Team hilfreich, sondern auch für den Vertrieb, den Support oder andere, die sich einen schnellen Überblick über kommende Inhalte verschaffen möchten.

5. Sobald der Artikel veröffentlicht ist, wird das Arbeitspaket als Geschlossen markiert. Dadurch wird es aus Ihren offenen Arbeitslisten entfernt, bleibt aber für zukünftige Referenzzwecke oder zum Performance-Management weiterhin vorhanden.

Natürlich möchten Sie Ihren neuen Inhalt nun vielleicht mit der ganzen Welt teilen. Schauen wir uns dazu an, wie Sie Social-Media-Beiträge mit OpenProject verwalten können.

Social-Media-Management

Sobald Ihre Inhalte fertig sind, ist es an der Zeit, sie zu veröffentlichen – und Social Media ist in der Regel der nächste Schritt. Mit OpenProject können Sie Ihre Social-Media- Posts genauso präzise planen und koordinieren wie Ihre umfangreicheren Inhalte.

Jeder Social-Media-Beitrag wird zu einem eigenen Arbeitspaket. Sie können den Typ auf „Social Media” setzen und selbstdefinierte Felder verwenden, um Kanäle (z. B. LinkedIn, X/Twitter, Instagram) oder Kampagnen-Tags zu verfolgen. So bleibt alles strukturiert und filterbar.

Ein typischer Prozess könnte wie folgt aussehen:

1. Erstellen Sie für jeden geplanten Social-Media-Beitrag ein Arbeitspaket vom Typ Social Post. Fügen Sie den Inhaltsentwurf direkt in die Beschreibung ein oder hängen Sie bei Bedarf eine Datei an. Achten Sie darauf, ein Datum hinzuzufügen, damit Ihr Beitrag im Kalender erscheint.

2. Fügen Sie Beziehungen zwischen Social-Media-Beiträgen und den Inhalten, die sie unterstützen (z. B. einem Blogartikel oder einer Kampagne) hinzu. Auf diese Weise sehen Sie immer, welche Social-Media-Aktivitäten zu welchen Hauptinhalten gehören.

3. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und arbeiten Sie in den Kommentaren zusammen, um Ihre Beiträge fertigzustellen. Sie können auch das gesamte Team zuweisen, wenn Sie noch nicht wissen, wer genau sich darum kümmern wird.

Veranstaltungs- und Kampagnenmanagement

Bei OpenProject führen wir eigentlich nicht viele Marketingkampagnen oder Großveranstaltungen durch – aber wir wissen, wie wichtig eine strukturierte Koordination für Teams sein kann, die dies tun. Insbesondere wenn mehrere Parteien beteiligt sind, kann es ohne ein klares System schnell chaotisch werden.

Hier kommt die Flexibilität von OpenProject ins Spiel: Sie können für jede Veranstaltung oder Kampagne ein eigenes Unterprojekt erstellen. So können Sie Ihre Planung strukturieren, spezifische Einstellungen festlegen und sogar externe Stakeholder oder Agenturen einladen, ohne ihnen Zugriff auf Ihren gesamten Marketing-Arbeitsbereich zu gewähren.

Meetings organsieren

Müssen Sie Termine abstimmen, Aufgaben zuweisen oder Kampagnenmaterialien überprüfen? Verwenden Sie das Modul „Besprechungen”, um Tagesordnungen zu erstellen und Meeting-Ergebnisse festzuhalten. Dies hilft nicht nur bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, sondern auch bei wiederkehrenden internen Check-ins oder Retrospektiven.

[!TIPP] Bei OpenProject nutzen wir unser eigenes Besprechungsmodul für regelmäßige Einzelgespräche zwischen Teamleitung und Content-Managerin. Die Content-Managerin fügt einfach die Arbeitspakete hinzu, an denen sie gerade arbeitet oder die sie besprechen muss – und eine Besprechungsvorlage sorgt dafür, dass alle Gespräche einer einheitlichen Struktur folgen. Genau solche Prozesse meinen wir, wenn wir von „alles in einem System“ sprechen.

Zusammenarbeit übers Marketingteam hinaus

OpenProject ist die perfekte Wahl für aufgeschlossene und smarte Marketingteams, die ein Content-Planungstool genau an ihre Bedürfnisse anpassen möchten. Von der Verwaltung von Blogartikeln und der Planung von Social-Media-Beiträgen bis hin zur Koordination von Kampagnen, Veranstaltungen und Teambesprechungen – alles bleibt an einem Ort, strukturiert und transparent. Sie definieren den Workflow, die Inhaltstypen und alle anderen Anforderungen für die Zusammenarbeit.

Marketingteams sind oft die ersten, die ihre Arbeit ordentlich strukturieren, aber selten die ersten, die die Tools bekommen, die sie dafür brauchen. OpenProject hilft Ihnen, die Vorreiterrolle zu übernehmen, indem es Ihnen ein kostenloses Content-Planungstool bietet: Optimieren Sie Ihre Content-Prozesse, arbeiten Sie effizient mit anderen Teams zusammen und setzen Sie ein Beispiel für transparente, organisierte Arbeit in Ihrem gesamten Unternehmen.

Zeigen Sie, wie intelligente Teamarbeit aussieht. Werden Sie zum Vorbild dafür, wie Ihr Unternehmen Dinge erledigt.

Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion

Wahrscheinlich lesen Sie diese Zeilen nicht nur aus Neugier. Sie verwalten Kampagnen, holen Freigaben ein und versuchen, Ordnung in das kreative Chaos zu bringen. Wir waren selbst einmal in derselben Situation, und deshalb haben wir dieses Setup für uns entwickelt. Wenn es für uns funktioniert, könnte es auch für Sie funktionieren.

Sie wissen, dass jeder gute Artikel mit einer Call-to-Action endet, und hier ist unserer: Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion. Keine Kreditkarte, keine Telefonnummer, kein Druck. Nach 14 Tagen entscheiden Sie ganz allein, ob Sie weitermachen möchten – doch wir sind überzeugt, dass OpenProject für sich selbst sprechen wird.