Neues vom Produktteam: Interne Kommentare
Mit OpenProject 16.0, geplant für den 21. Mai 2025, führen wir eine neue Möglichkeit ein, mit Ihrem Team zu kommunizieren: Mithilfe von internen Kommentaren im Aktivitäts-Tab eines Arbeitspakets. In diesem Blogartikel erklären wir, warum wir dieses Feature entwickelt haben, wie Sie es nutzen können und welche Weiterentwicklungen möglich sind.
Tipp
Interne Kommentare sind im Enterprise Professional Plan enthalten.
Warum brauchen wir interne Kommentare?
OpenProject ist nicht nur ein Tool für Projektmanagement, sondern auch für Teamkommunikation. In öffentlichen Einrichtungen, Krankenhäusern, Universitäten sowie kleinen und großen Unternehmen nutzen Teams OpenProject, um Informationen auszutauschen.
Ein Großteil dieser Informationen befindet sich innerhalb einzelner Projekte. Viele unserer Nutzer arbeiten projektübergreifend, wobei jedes Projekt eine begrenzte Anzahl an Nutzer:innen mit unterschiedlichen Rollen hat. Jede Rolle besitzt eigene Berechtigungen: Projektadministrator:innen haben in der Regel vollen Zugriff, Projektmitglieder dürfen nur bestimmte Arten von Arbeitspaketen erstellen oder Statusänderungen durchführen, während externe Mitarbeitende (ohne Projektmitgliedschaft) eventuell nur lesen und kommentieren dürfen. Dieses Berechtigungssystem erlaubt eine sehr feingranulare Zugriffskontrolle.
In Version 13.1 hatten wir das Teilen von Arbeitspaketen als Funktion eingeführt. Seitdem können Nutzer:innen, die keine Projektmitglieder sind, gezielt auf einzelne Arbeitspakete eingeladen werden – mit Lese-, Lese- und Kommentier- oder sogar Bearbeitungsrechten.
Das Teilen ist besonders hilfreich, wenn Personen nur in kleinem Umfang eingebunden werden sollen, z. B. externe Mitarbeitende, Kund:innen, Lieferant:innen oder Beobachtende. Bisher konnten jedoch alle Personen mit Zugriff auf ein Arbeitspaket auch alle Kommentare im Aktivitäts-Tab sehen – was nicht immer gewünscht ist. Manchmal möchte ein Kernteam Inhalte vertraulich untereinander besprechen – getrennt von dem, was für andere Stakeholder sichtbar ist.
Genau hier kommen interne Kommentare ins Spiel.
Interne Kommunikation
Mit internen Kommentaren kann die Sichtbarkeit einzelner Kommentare auf eine ausgewählte Gruppe innerhalb des Projekts eingeschränkt werden.
Ein Projektadministrator kann die Funktion für das Projekt aktivieren. Standardmäßig sind interne Kommentare nur für Projektadministrator:innen sichtbar. Administrator:innen auf Instanz-Ebene können jedoch weiteren Rollen die Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Bearbeiten interner Kommentare zuweisen.
Alle Projektmitglieder mit diesen Rechten sehen unter dem Kommentarfeld eine neue Option: “Interner Kommentar”.
Ist die Checkbox aktiviert, wird der Kommentar als interner Kommentar markiert. Die Hintergrundfarbe des Kommentarfelds ändert sich entsprechend.
Nach dem Speichern wird der Kommentar ebenfalls farblich hervorgehoben und durch ein Schloss-Symbol als intern gekennzeichnet.
Nutzer:innen ohne die entsprechenden Rechte können diese Kommentare nicht sehen – auch nicht, dass neue Kommentare veröffentlicht wurden. Sie erscheinen weder im Aktivitäts-Tab noch auf Übersichtsseiten zur Nutzer- oder Projektaktivität.
Anwendungsbeispiele
Interne Kommentare können eine effizientere Kommunikation innerhalb eines Projekts ermöglichen. Sie helfen, alle relevanten Informationen zentral zu bündeln, ermöglichen eine abgestufte Kommunikation, wenn externe Kund:innen oder Lieferant:innen beteiligt sind, und sind auch für Helpdesk-Szenarien hilfreich.
Alle Informationen an einem Ort behalten
Ein Projekt hat oft viele Stakeholder – und nicht alle sollen auf alle Informationen zugreifen können. Idealerweise findet die gesamte Kommunikation zu einem Thema oder Arbeitspaket an einem Ort statt. Bisher mussten vertrauliche Gespräche aber oft ausgelagert werden – – in ein separates Arbeitspaket (in einem anderen Projekt), in einen Matrix-Chat oder per E-Mail. Das führt zu doppelter Datenhaltung und Intransparenz.
Mit internen Kommentaren kann das gesamte Team im selben Arbeitspaket arbeiten, das als zentrale Informationsquelle dient, während das Kernteam weiterhin intern kommunizieren kann.
Zusammenarbeit mit externen Kund:innen oder Lieferant:innen
Externe Partner oder Lieferanten sind oft Teil von Projekten. Sie können mit spezifischen Rollen in Projekte oder einzelne Arbeitspakete eingebunden werden. So bleibt die Kommunikation im Projektkontext und muss nicht über externe Tools stattfinden.
Dennoch kann es sinnvoll sein, manche Gespräche nur im Kernteam zu führen – etwa zu Preisen, Verträgen oder internen Bewertungen. Mit eingeschränkt sichtbaren Kommentaren kann dieses “Meta-Gespräch” direkt im Arbeitspaket stattfinden, ohne dass Externe Zugriff haben.
OpenProject als Helpdesk-Tool nutzen
Die Einführung interner Kommentare ist ein Schritt hin zu einer besseren Helpdesk-Funktionalität. Support-Teams können interne Notizen hinterlegen, die Kund:innen nicht sehen, während sie gleichzeitig mit öffentlichen Antworten interagieren.
In Zukunft wird das durch weitere Funktionen ergänzt, etwa durch die Möglichkeit, Arbeitspakete automatisiert aus eingehenden E-Mails zu erstellen und das Beantworten von Kommentaren per E-Mail zu ermöglichen.
Ihr Feedback
Wir freuen uns darauf, interne Kommentare im Mai mit Version 16.0 zu veröffentlichen.
Als Open Source Softwareunternehmen schätzen wir die Ideen und das Feedback unserer Gemeinschaft ganz besonders. Wenn Sie Ideen oder Wünsche zu dieser Funktion haben, besuchen Sie unsere Community-Instanz und teilen Sie Ihre Gedanken.
Ein großer Dank geht an ZenDiS für die Unterstützung dieser Entwicklung. Wir hoffen, Sie freuen sich ebenso auf das neue Feature wie wir.
