Erfolgreiche Projektabwicklung: Zeit und Budget einhalten

Was macht ein erfolgreiches Projekt aus?

Sie liefern ein erfolgreiches Projekt, wenn Sie die Budget- und Terminvorgaben sowie die Erwartungen der Beteiligten in Bezug auf Umfang und Qualität erfüllen.

Wichtige Erfolgsfaktoren eines Projekts

Eine Menge Forschung floss bereits in die Frage, was ein Projekt zum Erfolg führt. Dabei wurde eine Anzahl von Gründen für den Erfolg identifiziert. Wenn man verschiedene Artikel darüber vergleicht, wie man ein Projekt zum Erfolg führt, läuft alles auf sechs Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg hinaus, auf die ich im Folgenden näher eingehen werde.

Neben den identifizierten Erfolgsfaktoren ist OpenProject als webbasierte Open-Source-Projektmanagementsoftware bestens geeignet, um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen und Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Alle projektbezogenen Informationen befinden sich an einem Ort und sind jederzeit für jeden zugänglich.

Festlegung von Projektzielen mit Interessengruppen

Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an klare Projektziele festlegen. Was ist das beabsichtigte Ergebnis Ihres Projektes? Definieren Sie die Projektleistungen und -mittel sowie die Ergebnisse, z. B. eine Produktivitätssteigerung. Machen Sie sich klar, wer Ihre Interessengruppen sind und welche Interessen sie haben. Einigen Sie sich gemeinsam auf die Ziele und halten Sie sie schriftlich fest. Dabei sollten die Ziele S.M.A.R.T. sein, um sinnvoll und nachvollziehbar zu sein. Während des gesamten Projekts können die Ziele als Richtschnur dienen, und Sie können jede Ihrer Handlungen jederzeit mit ihnen abgleichen.

Neben den Projektzielen gibt es noch die Projektanforderungen. Die Projektanforderungen sind die Bedürfnisse der Benutzer:innen und können sowohl funktional als auch nicht-funktional sein. Das Dokumentieren aller Anforderungen führt zur Festlegung des Projektumfangs. Um die Projektziele zu erreichen, müssen die Projektanforderungen erfüllt werden. Deshalb müssen Sie sich auch mit allen Beteiligten über die Anforderungen einigen. Nicht alle Anforderungen sind zu Beginn des Projekts bekannt, so dass es sich um einen fortlaufenden Prozess der Anforderungsdefinition und -änderung handelt, der ein ständiges Feedback mit den Beteiligten erfordert, um die Anforderungen abzustimmen.

In OpenProject können Sie die Roadmap verwenden, um Ziele festzulegen und diese mit allen Beteiligten zu teilen.

Einen Projektplan erstellen und ihn fortlaufend anpassen

Ein Projektplan ist nicht das gleiche wie der Zeitstrahl für das Projekt. Vielmehr beschreibt der Projektplan die Prozesse der Projektdurchführung und -kontrolle; wie das Team das Projekt durchführen wird. Mit dem Projektplan sind Sie auf alle möglichen Schwierigkeiten vorbereitet und wissen, ob Sie über genügend Ressourcen verfügen, ob Sie das Projekt fristgerecht durchführen können, was es kosten wird usw. Der Plan kann Ziele, Umfang und Beteiligte enthalten und definiert dann Zeit-, Änderungs-, Qualitäts-, Risiko- und Kostenmanagement, Kommunikation - und alles, was sonst noch für das Team geklärt werden muss. Stellen Sie bei der Erstellung des Projektplans sicher, dass Sie mit den relevanten Teammitgliedern zusammenarbeiten, um nicht nur deren Zustimmung, sondern auch deren fundiertes Wissen einzuholen. Geben Sie den Plan nach seiner Erstellung so früh wie möglich im Projekt weiter. Und seien Sie bereit, ihn laufend an interne und externe Änderungen anzupassen.

OpenProject unterstützt Ihre Planung mit der Arbeitspaket-Tabelle, in die Sie viele Informationen einfügen können, und mit Gantt-Diagrammen für den Zeitplan.

Ständige Kontrolle

Seien Sie immer auf dem Laufenden über den Status und den Fortschritt Ihres Projekts. Nur wenn Sie wissen, wo Sie stehen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Den Überblick zu behalten ist wichtig für das Problem- und Risikomanagement. Dabei bezieht sich das Tracking nicht nur auf das Budget, die Zeit und die Qualität eines Projekts, sondern auch auf seine Anforderungen. Stehen Sie in engem Kontakt mit Ihren Stakeholdern, um die Erwartungen ständig abzugleichen und zu steuern

In OpenProject ist es einfach, schnell einen Überblick über Ihr Projekt zu erhalten. Holen Sie sich einen Überblick über alle Projekte auf Projektebene und erstellen Sie Kostenberichte , um das Budget oder das aktuelle Budget zu überprüfen.

Einführung einer formalen Projektmanagement-Methodik mit einem qualifizierten Team

in weiterer Faktor für den Erfolg Ihres Projekts ist die Anwendung einer formalen Projektmanagement-Methodik mit einem Team, das über das entsprechende Projektmanagement-Know-how verfügt. Ein strukturierter Ansatz mit agilen, Wasserfall- oder hybriden Projektmanagement-Tools gewährleistet eine effiziente, zielorientierte Zusammenarbeit. Dabei muss das Projektteam über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, um die Projektmanagement-Methodik auf das Projekt zuzuschneiden. Ein kleineres Projekt kann z.B. eine weniger rigorose Anwendung der Projektmanagement-Methodik erfordern.

OpenProject unterstützt alle Methoden des Projektmanagements und ermöglicht auch einen hybriden Ansatz

Kommunikation von Projektergebnissen und Aktivitäten

Wenn Sie die Koordinationszeit reduzieren und Ihr Team effizient arbeiten lassen wollen, müssen Sie eine einfache und reibungslose Kommunikation sicherstellen. Jedes Teammitglied muss die zu erbringenden Leistungen im Blick haben und immer auf dem neuesten Stand sein. Informationen müssen jederzeit für alle verfügbar sein, um Fehlinformationen und langwierige Informationssuche zu vermeiden.

OpenProject dient als Kollaborationswerkzeug, das allen Projektmitgliedern jederzeit Zugriff auf alle projektbezogenen Informationen bietet. Mehrere Funktionen ermöglichen einen optimalen Informationsaustausch.

Unterstützung durch die Geschäftsleitung

Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, benötigen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie genehmigt Projekte, weist Projekten im Unternehmen Prioritäten zu und ist ein spezieller Interessenvertreter, der berücksichtigt werden muss, damit Ihr Projekt weiterläuft und eine hohe Priorität hat. Sie sollten nahe an der Geschäftsleitung sein, um deren Perspektive kennenzulernen, die viel breiter ist und über Ihr Projekt hinausgeht. Auf diese Weise können Sie diese Perspektive berücksichtigen, wenn Sie Ihr Projekt an die Geschäftsleitung verkaufen, und sicherstellen, dass es immer an erster Stelle steht und als wichtig für die Organisation angesehen wird.

Sogar dem Führungsteam kann der Zugang zu OpenProject gewährt werden, um transparent zusammenzuarbeiten. Zur Unterscheidung zwischen Benutzer:innen und Stakeholdern können verschiedene Rollen mit Berechtigungen erstellt werden.

Projekterfolgsquote verbessern

Sie können den Projekterfolg beeinflussen, indem Sie die oben erwähnten Erfolgsfaktoren beachten. So können Sie den Projektumfang besser eingrenzen, die Ziele immer im Auge behalten, strukturiert vorgehen, die Erwartungen der Interessensgruppen und der Geschäftsleitung erfüllen und Termine einhalten. Auf diese Weise wird sich die Erfolgsquote Ihres Projekts erhöhen.