Neues vom Produktteam: Echtzeit-Kollaboration in Dokumenten

Ab Version 17.0 – die derzeit für Januar 2026 geplant ist – führt OpenProject ein komplett neu gestaltetes Dokumentenmodul mit Echtzeit-Kollaborationsfunktionen ein. Dies ist ein bedeutender Fortschritt für die Zusammenarbeit von Teams innerhalb von OpenProject, da nun mehrere Benutzer:innen Dokumente gleichzeitig bearbeiten und dabei die Änderungen der anderen in Echtzeit sehen können.

Warum wir diese Änderung brauchten

Projektteams arbeiten zunehmend verteilt und asynchron. Ganz gleich, ob Sie Ideen sammeln, Projektanforderungen formulieren, Statusberichte schreiben oder die nächste Arbeitsphase planen, die Zusammenarbeit ist der Kern dessen, was Projekte erfolgreich macht. Herkömmliche Arbeitsabläufe bei der Bearbeitung von Dokumenten führen jedoch häufig zu Reibungsverlusten: Dateien werden dupliziert, Versionen sind nicht mehr synchronisiert und die Teammitglieder wissen nicht, welche Version die aktuellste ist. Parallele Bearbeitung führt zu Konflikten, Datenverlust und Frustration.

Wir bei OpenProject sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Kommunikation und Zusammenarbeit unserer Anwender:innen zu verbessern. Wir glauben, dass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, die Beiträge anderer sehen und darauf vertrauen möchten, dass ihre Änderungen nicht verloren gehen oder überschrieben werden. Genau aus diesem Grund haben wir an der Verbesserung des Dokumenten-Moduls gearbeitet.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel beschriebenen Änderungen mit Version 17.0 veröffentlicht werden sollen, derzeit geplant für den 14. Januar 2026.

Zusammenarbeit in Echtzeit in OpenProject

Das überarbeitete Dokumenten-Modul bringt Zusammenarbeit in Echtzeit nach OpenProject. Wenn Sie ein Dokument öffnen, können Sie sehen, wer es sonst noch aktiv bearbeitet. Die Cursor aller aktiven User erscheinen auf der Seite und zeigen genau an, wo sie sich befinden und welche Änderungen sie vornehmen, während sie tippen.

Bei der Zusammenarbeit in Echtzeit geht es nicht nur darum, dass Sie die Änderungen anderer Benutzer:innen sehen können. Es geht auch darum, Hindernisse zu beseitigen, die Teams ausbremsen: Schluss mit dem Warten, bis jemand die Bearbeitung abgeschlossen hat, bevor Sie Ihren Beitrag einbringen können. Schluss mit dem Zusammenführen widersprüchlicher Versionen. Schluss mit der Suche in E-Mail-Anhängen oder gemeinsam genutzten Datenträgern, um die neueste Version eines Dokuments zu finden. Das aktuellste Dokument befindet sich immer an einem Ort und alle arbeiten mit derselben verlässlichen Informationsquelle.

Was ist neu bei Dokumenten

Das neue Modul „Dokumente“ bedeutet sowohl eine erhebliche Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit als auch einen grundlegenden technologischen Wandel:

Gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit: Mehrere Benutzer:innen können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten. Sie sehen, wer online ist, wo sich die Cursor befinden und was sie live ändern. Ein komplexes Konfliktmanagement geschieht automatisch im Hintergrund und stellt sicher, dass keine Änderungen verloren gehen.

Moderner Rich-Text-Editor: Dokumente verwenden jetzt BlockNote, einen modernen Open Source Rich-Text-Editor, der das Schreiben und Formatieren einfach und intuitiv macht. Das Hinzufügen umfangreicher Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien oder Codeblöcke ist ganz einfach.

Dynamische Arbeitspaket-Referenzen: Sie können jetzt Referenzen auf Arbeitspakete direkt in Dokumente einfügen, indem Sie die Befehle /op oder /workpackage verwenden. Diese Referenzen werden dynamisch aktualisiert, d.h. wenn sich der Name, der Status oder der Typ eines Arbeitspakets ändert, wird dies automatisch im Dokument berücksichtigt. Das macht es auch einfach, auf Funktionen zu verweisen oder Fehler zu referenzieren, ohne Informationen, die veraltet sein könnten, manuell zu kopieren und einzufügen.

Datei-Anhänge: Hängen Sie Dateien an jedes Dokument an, um zusätzlichen Kontext, unterstützende Materialien oder verwandte Ressourcen bereitzustellen. Alles bleibt organisiert an einem Ort.

Verbessertes Design und Benutzerfreundlichkeit: Die gesamte Nutzungsoberfläche wurde neu gestaltet, wobei der Schwerpunkt auf Übersichtlichkeit und bessere Bedienbarkeit liegt. Besonderes Augenmerk wurde auf ein ablenkungsfreies Bearbeitungserlebnis gelegt.

Werfen Sie einen Blick auf dieses kurze Vorschau-Gif, das die oben aufgeführten Funktionen zeigt:

Vorschau auf OpenProject 17.0: Vier aktive Editor:innen im Modul „Dokumente“, Hinzufügen eines Bildes zum Dokument, Verknüpfen von Arbeitspaketen sowie gemeinsames Verfassen und Bearbeiten von Texten.

Technische Grundlagen

Um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen, waren umfangreiche Arbeiten an den technischen Grundlagen des Moduls “Dokumente” erforderlich. Wir haben zwei leistungsstarke Open Source Technologien übernommen: BlockNote als unseren Rich-Text-Editor und Hocuspocus als unser Toolkit für die Zusammenarbeit in Echtzeit.

BlockNote bietet das Bearbeitungserlebnis, mit dem Benutzer:innen direkt interagieren. Es ist erweiterbar, modern und auf die Zusammenarbeit ausgerichtet. Ein besonders spannender Aspekt bei der Verwendung von BlockNote ist, dass unsere neuen Referenzkomponenten für Arbeitspakete generisch und wiederverwendbar sind, so dass auch andere Tools, die BlockNote verwenden, von diesen Komponenten profitieren können. Zum Beispiel basiert Docs, Teil der französischen LaSuite und des deutschen openDesk, auf BlockNote. XWiki testet auch eine Integration mit BlockNote, die es Benutzer:innen dieser Tools ermöglicht, unsere BlockNote-Erweiterung aufzurufen und dynamische Links zu OpenProject-Arbeitspaketen in ihren Text einzufügen. Die Kombination aus der Wissensmanagement-Plattform von XWiki und den Arbeitsmanagement-Funktionen von OpenProject ist besonders gut als Ersatz für das Jira-Confluence-Paket von Atlassian geeignet. Solche Integrationen schaffen eine einheitlichere Erfahrung für Benutzer:innen, die mit verschiedenen Tools in ihrem digitalen Arbeitsbereich arbeiten.

Hokuspokus kümmert sich um die komplexe Echtzeit-Synchronisierung und Konfliktlösung, die im Hintergrund stattfindet. Wenn mehrere Anwender:innen gleichzeitig arbeiten, sorgt Hocuspocus dafür, dass die Änderungen korrekt zusammengeführt werden, keine Änderungen verloren gehen und die Bearbeitung reibungslos verläuft.

Diese Technologien bilden eine solide Grundlage für die kollaborative Bearbeitung im Documenten-Modul und in Zukunft möglicherweise auch in anderen Bereichen von OpenProject.

Ein Blick in die Zukunft

Das neue Modul “Dokumente” ist der erste Schritt in einer größeren Vision für die Echtzeit-Zusammenarbeit in OpenProject. Gleichzeitig ist es auch ein Testlauf. Wir verwenden das Modul “Dokumente”, um unsere Technologie zu verfeinern, unsere Infrastruktur zu testen und zu erfahren, wie unsere Benutzer:innen in der Praxis zusammenarbeiten.

Sobald die Technologie stabil ist und wir praktische Erfahrungen gesammelt haben, planen wir, die Echtzeit-Zusammenarbeit in anderen Bereichen von OpenProject einzuführen, in denen sie von Nutzen sein kann. Arbeitspakete sind ein offensichtlicher nächster Kandidat. Unser Ziel ist es, Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihren Kolleg:innen bei der Bearbeitung von Arbeitspaketbeschreibungen oder der Aktualisierung selbstdefinierter Felder in Echtzeit zuzusehen – und zwar mit derselben Erfahrung, die Sie derzeit in „Dokumente“ haben.

Zugriff auf das neue Dokumentenmodul

Für Cloud-Benutzer:innen: Wenn Sie ein OpenProject Cloud-Abonnement haben, ist das neue Dokumenten-Modul ab Version 17.0 verfügbar. Sie brauchen nichts weiter zu tun. Hocuspocus und alle anderen Abhängigkeiten sind dann bereits installiert und konfiguriert. Stellen Sie einfach sicher, dass das Modul “Dokumente” für jedes Projekt, in dem Sie es verwenden möchten, aktiviert ist, und Sie können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen.

Für On-Premises-Benutzer:innen: Wie Sie auf das neue Dokumenten-Modul zugreifen, hängt von Ihrer Installationsart ab:

• Containerisierte Installationen (Kubernetes, Docker, oder Helm-Charts): Alles funktioniert ohne weitere Einstellungen. Hocuspocus wird automatisch für Sie installiert und konfiguriert und die Zusammenarbeit in Echtzeit ist standardmäßig aktiviert.

• Paketbasierte Installationen (DEB/RPM-Pakete): Sie müssen Abhängigkeiten wie z.B. Hocuspocus manuell installieren und konfigurieren, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen. Wir bereiten eine Anleitung für Administrator:innen vor, die Sie durch diesen Prozess führt.

Was mit vorhandenen Dokumenten passiert

Alle Dokumente, die vor Version 17.0 erstellt wurden, sind weiterhin mit dem CKEditor-basierten Texteditor zugänglich. Diese Dokumente unterstützen keine Echtzeit-Zusammenarbeit, sind aber voll funktionsfähig und unverändert. Sie können sie weiterhin wie bisher verwenden.

Ab Version 17.0 verwenden alle neu erstellten Dokumente BlockNote und unterstützen die Zusammenarbeit in Echtzeit (wenn die Echtzeit-Zusammenarbeit richtig konfiguriert und aktiviert ist). Das bedeutet, dass Sie in Ihrer OpenProject-Instanz sowohl Dokumente im alten als auch im neuen Stil nebeneinander haben. Ältere Dokumente sind zur leichteren Identifizierung mit einem ‘Legacy’-Label versehen.

Alles funktioniert ohne weitere Einstellungen. Wenn die Echtzeit-Zusammenarbeit aktiviert ist und Benutzer:innen neue Dokumente erstellen, die Echtzeit-Zusammenarbeit aber anschließend deaktiviert wird (entweder manuell oder aufgrund von Problemen beim Erreichen des Hocuspocus-Servers), sind diese Dokumente nicht mehr zugänglich. Wir sind uns bewusst, dass dies zum Verlust des Daten-Zugriffsführen kann. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, die Echtzeit-Zusammenarbeit nicht zu deaktivieren, nachdem sie aktiviert wurde.

Wenn die Echtzeit-Zusammenarbeit nicht aktiviert ist, z. B. weil Hocuspocus nicht verfügbar ist, verwenden neue Dokumente weiterhin den alten Stil mit CKEditor, ohne die Funktionen für die Echtzeit-Zusammenarbeit.

Ihr Feedback

Natürlich gibt es noch viel zu tun, bevor wir eine Echtzeit-Zusammenarbeit über alle Bereiche von OpenProject hinweg erreichen. Wir würden uns sehr über Ihre Hilfe freuen, damit wir dieses Ziel erreichen können.

Ihr Feedback wird uns helfen zu verstehen, was wir richtig machen, was wir verbessern können und worauf wir uns konzentrieren sollten. Verändert die Echtzeitbearbeitung in OpenProject Ihre Arbeitsweise? Werden Sie sie in Ihren eigenen Projekten verwenden? Wie können wir sie verbessern?

Als Open Source Unternehmen entwickeln wir in der Öffentlichkeit und schätzen Input aus unserer Community sehr. Wenn Sie Gedanken zum neuen Modul Dokumente haben, Fragen zur Funktionsweise oder Ideen, wie wir es noch besser machen können, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Treten Sie unserer Community-Instanz bei und teilen Sie uns Ihr Feedback mit.

Danksagungen

Wir möchten dem Team hinter BlockNote – Yousef El-Dardiry, Nick Perez und Matthew Lipski – dafür danken, dass sie einen so hervorragenden Open Source Rich-Text-Editor entwickelt haben. Vielen Dank auch an das Team hinter Hocuspocus für die Bereitstellung der robusten Infrastruktur für die Zusammenarbeit in Echtzeit, welche dies ermöglicht.

Wir möchten uns auch bei den Design-, Entwicklungs- und QA-Teams von OpenProject für ihre harte Arbeit bedanken, die all das möglich gemacht hat.