Étude de cas
EGS-plan
EGS-plan utilise OpenProject pour guider ses clients vers le succès en termes de planification et de réalisation de bâtiments.
egs-plan.de
La structure logique, le haut degré de flexibilité et la possibilité de communiquer au sein d'OpenProject garantissent une très bonne vue d'ensemble du projet. L'intégration avec Nextcloud fournit également un stockage en nuage qui rassemble les tâches et les fichiers en un seul endroit. Plus besoin de chercher dans de longues piles de fichiers.
Les projets types permettent de travailler rapidement sur les projets
EGS-plan est un bureau de planification spécialisé dans les services de construction qui soutient les clients avec des concepts d’énergie durable, de la planification à la mise en œuvre et au suivi des performances. De nombreux projets suivent un processus similaire, c’est pourquoi EGS-plan travaille beaucoup avec des projets modèles dans OpenProject, car ils peuvent être copiés en quelques secondes et adaptés selon les besoins.
La fonction placeholder users d’OpenProject est également un atout : ils sont créés une fois dans le projet modèle et peuvent ensuite être attribués lors de la copie - en fonction de la disponibilité et de l’adéquation des employés.
Lors du lancement d’un nouveau projet, les membres sont ainsi introduits dans des structures de projet qui leur sont déjà familières et peuvent passer directement au travail proprement dit, en se concentrant pleinement sur le contenu. Cela rend le travail de projet très efficace !
Intégrations avec Nextcloud et le logiciel MonKey d'EGS-plan
La gestion de projet doit être rapide et efficace. Des intégrations efficaces avec d’autres outils facilitent grandement le travail quotidien. Les organisations comme EGS-plan en particulier, qui doivent régulièrement traiter de très grandes quantités de données, bénéficient des intégrations.
Le plan EGS-plan travaille avec Nextcloud depuis des années et apprécie donc grandement l’intégration avec OpenProject. Les employés peuvent rapidement télécharger de grandes quantités de données vers Nextcloud, les lier à OpenProject et y accéder à nouveau à tout moment.
Grâce aux logiciels libres, EGS-plan a également pu créer et utiliser sa propre intégration avec le logiciel MonKey développé en interne. Le logiciel MonKey aide les ingénieurs à préparer les données pour le suivi technique et l’optimisation de l’exploitation des bâtiments. L’idée sous-jacente correspond à une idée de base que l’on retrouve également dans OpenProject : Pour qu’un travail soit réussi, l’information doit circuler en un seul endroit, ce qui constitue une source unique de vérité.
Concentrez-vous sur l'essentiel grâce à des structures de rôle claires et à la fonction de partage.
EGS-plan travaille avec OpenProject depuis trois ans et a mené à bien de nombreux projets. Dans la plupart des projets, il n’y a qu’une à cinq personnes au maximum qui sont impliquées et qui ont généralement un rôle de membre de base. L’accès est réduit au minimum, ce qui profite à tous : Les employés peuvent se concentrer sur l’essentiel sans modifier ou supprimer par inadvertance des contenus à un niveau supérieur.
Dans le cas d’une cross-departmental collaboration, les personnes extérieures au projet ont des permissions de lecture seule, ce qui signifie qu’elles sont toujours informées des progrès, même si elles ne sont pas activement impliquées. Avec environ 100 employés - qui ont tous accès à OpenProject - il n’y a que trois administrateurs de système chez EGS-plan qui ont accès à tous les projets et qui s’occupent de l’administration des utilisateurs, par exemple.
La fonction Share d’OpenProject est également très utile pour EGS-plan. Par exemple, les collaborateurs externes peuvent également avoir accès aux paquets de travail dont ils ont besoin. Ceci est essentiel pour le respect de la protection des données, qui est une priorité absolue pour EGS-plan.
Gestion efficace des fichiers
EGS-plan traite quotidiennement de grandes quantités de données, auxquelles il est possible d’accéder de manière rapide et sécurisée grâce à l’intégration Nextcloud d’OpenProject.
Des structures claires
OpenProject a permis à EGS-plan de passer de 20 à 100 employés grâce à des structures claires et à des processus de projet facilement reproductibles.
Accès réglementé
La plupart des employés d’EGS-plan disposent d’un niveau minimum d’autorisations d’édition et de lecture, le cas échéant. Cela simplifie le travail au niveau du projet et réduit les risques au niveau du système.
Protection maximale des données
EGS-plan accorde une grande importance au GDPR et aux autres directives relatives à la protection des données. Avec OpenProject, la protection des données est garantie et les employés peuvent se concentrer sur leur travail.
L'intégration avec Nextcloud
Gestion sécurisée et efficace des fichiers.
EGS-plan apprécie l'intégration Nextcloud d'OpenProject. Ils peuvent facilement collaborer sur les big data et s'assurer que tout le monde travaille sur le même fichier.
Modèles de projets avec lots de travaux
Reproduction simple de projets de structure similaire.
Avec les modèles de projets, vous ne devez pas toujours partir de zéro. Vous pouvez gagner du temps et simplifier la planification.
Partager
Partagez les lots de travaux avec des utilisateurs qui ne sont pas membres du projet.
La fonction de partage d'OpenProject permet de gérer les autorisations au niveau des tâches. Cela permet de s'assurer que chacun n'a accès qu'aux données dont il a réellement besoin.
Réunions
Collaborer sous forme de réunions dynamiques.
Créez une réunion, ajoutez des points à l'ordre du jour, envoyez des invitations - et bien plus encore. Les réunions récurrentes peuvent être facilement copiées, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.
